Khái niệm “văn phòng điện tử E-Office” tuy mới xuất hiện nhưng đã thổi một luồng gió mới đến thị trường doanh nghiệp, đặc biệt là sau những tác động tiêu cực của Covid. Các nhà quản trị doanh nghiệp đều tò mò xem nó gì gì? Tại sao nó lại trở thành xu hướng trong thời đại ngày nay.

Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây

1. Văn phòng điện tử E-Office – Sân chơi mới của doanh nghiệp số 

Vào những năm 20 của thế kỷ 21, thế giới bước vào thời kỳ đỉnh cao của công nghệ thông tin – trí tuệ nhân tạo – điện toán đám mây, thậm chí họ còn dự đoán đây chưa phải là điểm cao nhất của việc con người chinh phục những đỉnh cao công nghệ. Trong kinh doanh, nó càng cần sự nhanh nhạy với thị trường, áp dụng tiến bộ công nghệ để đi đầu mọi lĩnh vực hơn, đưa doanh nghiệp hoạt động nhanh gọn, linh hoạt hơn. Ngược lại, nếu chậm chân trong kinh doanh cũng như tiến bộ công nghệ, doanh nghiệp bạn rất dễ đóng vai người lạc hậu, kẻ chậm chạp. Từ sự kết nối toàn cầu của Internet cùng nhu cầu tối ưu hóa quy trình, giải quyết nhanh chóng các phát sinh trong công việc đã được đúc kết lại trong những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ xa. Trong đó, các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang từng bước triển khai văn phòng điện tử E-Office. Đây là tín hiệu đáng mừng cho thấy bước chuyển mình đáng kể khi văn phòng truyền thống được mô hình hóa sang văn phòng điện tử với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp.

Tuy nhiên đừng nhầm lẫn giữa văn phòng điện tử E-Office với website. Trong khi website là nơi doanh nghiệp thể hiện những gì mình có với khách hàng (hình thức liên hệ, sản phẩm, dịch vụ, giới thiệu doanh nghiệp) với mục đích chính là tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp thì văn phòng điện tử E-Office là sự tương tác của nội bộ công ty với nhau, nó thể hiện những gì công ty có (nhân lực, trí lực, phòng ban, tài sản,..) khi được mô hình hóa, số hóa. Lúc này, văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa. Đây một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Với những ưu điểm đó, văn phòng điện tử đáp ứng những nhu cầu quản lý từ xa của nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong thời điểm xã hội giãn cách do dịch – người lao động làm việc ở nhà. Sau khi hết giãn cách, đây vẫn là xu hướng được áp dụng, bởi nó thỏa mãn là nhu cầu giảm thiểu chi phí trong hoạt động như chi phí in ấn, quản lý giấy tờ sổ sách. Văn phòng điện tử E-Office giúp doanh nghiệp tiến dần đến “văn phòng không giấy” – nơi tất cả các tài liệu sổ sách đều được lưu trữ trên hệ thống nội bộ của công ty. Lâu dài là sự phát triển của doanh nghiệp với nhiều vệ tinh, nhưng được tập hợp và tái hiện trên một không gian duy nhất – Không gian số.

2. Mô hình văn phòng điện tử E-Office trên thế giới và Việt Nam

Không ai có thể phủ nhận những lợi ích của chuyển đổi số với doanh nghiệp, nó gần như đã cải tiến bài toán kinh doanh hiện nay lên một tầm cao mới so với kinh doanh truyền thống. Văn phòng truyền thống có ý nghĩa vật lý nhiều hơn một nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Chưa chắc phòng lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp có thể chưa hết những dữ liệu mà bạn cần (việc lưu trữ nó ở đâu và cách tìm ra nhanh chóng khá mất nhiều thời gian). Lúc này, người ta sẽ nhận thấy sự xuất hiện của văn phòng điện tử E-Office rất cần thiết.

Văn phòng điện tử ra đời song hành cùng sự phát triển của chuyển đổi số doanh nghiệp, nó là bước chuyển mình của quản trị truyền thống thủ công nặng giấy tờ, trao đổi trực tiếp sang quản trị trực tuyến giao việc, làm việc, lưu trữ giấy tờ sổ sách qua mạng. Vào thời điểm công nghệ 4.0 phát triển như vũ bão, văn phòng điện tử được coi là thế mạnh của các doanh nghiệp trong việc khẳng định mình đi đầu trong xu thế chuyển đổi số. Ở nước ngoài, văn phòng điện tử xuất hiện từ khá sớm (ước chừng vào khoảng những năm 2011 – khi cách mạng công nghiệp 4.0 bắt đầu được giới thiệu tại Hội chợ Công nghiệp ở Đức). Sau đó, khi chuyển đổi số chớm nở ở thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp đi đầu đã có một tư duy tích cực khi họ nhìn thấy những điểm sáng của việc xây dựng văn phòng điện tử E-Office – nó cần phải song song cùng chuyển đổi số doanh nghiệp. Hay nói cách khác, trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp đã “bê nguyên” những gì một văn phòng truyền thống có, số hóa và hệ thống dữ liệu trên văn phòng điện tử E-Office.

3. Văn phòng điện tử E-Office khác gì với văn phòng truyền thống ? 

Câu trả lời là vừa khác lại vừa không khác gì văn phòng truyền thống. Không khác ở chỗ văn phòng điện tử E-Office cũng có đầy đủ các phòng ban giống doanh nghiệp bình thường qua việc cá nhân hóa thông tin của mỗi người lên hệ thống, sắp xếp trong 1 phòng ban tương ứng. Người quản lý vẫn là giám đốc, trưởng bộ phận. Các công việc vẫn được triển khai, quản lý – giám sát như đang ở văn phòng truyền thống. Còn cái khác biệt để tạo nên ưu điểm của văn phòng điện tử là nó có thể lưu trữ và phân loại chính xác tài liệu trên một nền tảng trực tuyến thống nhất (ở đây gọi là mạng nội bộ của công ty). Thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác các công việc, dự án triển khai từ trên xuống dưới thông qua các thông báo, văn bản mà không cần mất thời gian phổ biến thông tin từ cấp trên xuống dưới qua truyền miệng như văn phòng truyền thống.

Văn phòng điện tử còn nhanh chóng, gọn hơn cả văn phòng vật lý mặc dù nó không thiếu một chức năng gì cả trong doanh nghiệp. Từ hệ thống phòng ban đến cá nhân trong doanh nghiệp, thậm chí nó còn ưu việt hơn trong quản lý lưu trữ tài liệu, hồ sơ. Trong tương lai gần, khi công nghệ thông tin trở thành lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp, một văn phòng điện tử E-Office có hệ thống quy củ, bài bản chắc chắn giúp cho năng suất, chất lượng công việc của tập thể tăng cao.

4. Lợi ích văn phòng điện tử – Tại sao nó sẽ trở thành xu hướng? 

Là một phần của chuyển đổi số, văn phòng điện tử không nằm ngoài quy luật sẽ trở thành một xu hướng tất yếu với các doanh nghiệp thời đại số vì những lợi ích không thể phủ nhận.

Giảm tối đa chi phí in ấn: Với văn phòng điện tử, các tài liệu, thông tin được lưu trữ dưới dạng file và được sắp xếp theo thứ tự, phân loại trong các thư mục riêng để tiện tra soát. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và đọc trực tuyến ở bất cứ đâu (ví dụ như 10 người trong phòng Marketing có thể đọc về tài liệu của 1 dự án sắp triển khai thay vì phải in ấn thành 10 bản khác nhau). Doanh nghiệp không cần phải bỏ nhiều chi phí cho mua giấy, mực in, máy in, phí bảo trì máy – đây là một con số không nhỏ phải chi ở các văn phòng truyền thống.

Tiết kiệm thời gian: Từ việc mô hình hóa các quy trình làm việc, số hóa dữ liệu cập nhật luôn ở văn phòng điện tử E-Office. Các công việc được thực hiện khoa học, triển khai theo hệ thống hợp lý dẫn đến công việc nhanh chóng hoàn thiện. Đặc biệt nó hiệu quả với hệ thống chấm công online. Ở nhiều phần mềm hỗ trợ cho phép người dùng chấm công tự động GPS (điện thoại cá nhân có thể truy cập vào hệ thống làm giảm thời gian chờ đợi). Điều này rất hiệu quả trong thời điểm thực hiện giãn cách xã hội hoặc đi công tác, làm việc từ xa. Nhân viên cũng tự truy soát số ngày nghỉ phép, công chấm cập nhật luôn trên hệ thống.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Với mỗi quy trình của mỗi phòng ban, giấy tờ, đơn biểu, báo cáo đều có những quy chuẩn riêng. Ở văn phòng điện tử E-Office, các doanh nghiệp sẽ xây dựng mẫu form chuẩn tương ứng với từng phòng ban. Việc thiết lập quy trình nghiệp vụ, sau đó áp dụng trên hệ thống văn phòng điện tử rất quan trọng. Bởi khi thiết lập quy trình đúng, các công việc được thực hiện theo một chuẩn mực nhất định với các bước. Từ bước này đến bước khác, người dùng không thể chạy tắt bước trong làm việc hay làm việc một cách qua loa, không chuẩn chỉ. Bởi vì dễ hiểu, các quy trình nghiệp vụ đó trong quá trình chuẩn hóa sẽ đi kèm với các điều kiện cụ thể. Người dùng phải đáp ứng tất cả các điều kiện trong bước này thì mới được thông qua bước tiếp theo.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ làm giảm tối đa những rắc rối phát sinh như nút thắt cổ chai trong công việc gây tồn đọng công việc, lãng phí tiền bạc và thời gian. Thêm vào đó, người ta còn nhìn thấy khi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, những người mới vào công ty sẽ không mất nhiều thời gian đào tạo – họ chỉ cần theo dõi các quy trình cụ thể trên văn phòng điện tử E-Office và sau đó nhanh chóng có thể làm theo.

Từ những ưu điểm đó, văn phòng điện tử E-Office đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của doanh nghiệp thời đại số: KẾT NỐI – AN TOÀN – TỐI ƯU. Kết nối với đầy đủ thông tin các phòng ban, các quy trình công việc xuyên suốt với nhau – An toàn trong mùa dịch, an toàn bảo mật thông tin, an toàn trong lưu trữ tài liệu – Tối ưu năng suất công việc, tối ưu giảm chi phí dư thừa. Nó đã và đang trở thành xu hướng bởi càng ngày các nhà lãnh đạo càng nhìn thấy tầm quan trọng của chuyển đổi số với doanh nghiệp, từ đó nhận ra cần ưu tiên cho việc “xây dựng” văn phòng công nghệ càng nhanh càng tốt.

5. Muốn triển khai văn phòng điện tử, doanh nghiệp cần gì? 

Văn phòng điện tử E-Office sẽ càng ngày càng trở lên thiết thực với các doanh nghiệp số. Họ không thể đứng ngoài “vòng xoáy” cần nhanh chóng xây dựng một văn phòng điện tử để làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, giống như xây dựng một ngôi nhà, người lãnh đạo lúc này cũng cần lên kế hoạch, chuẩn bị “vật liệu” trước khi đưa cho bên IT doanh nghiệp hoặc các bên trung gian những ý tưởng để sau đó xây dựng bản thiết kế.

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo: Như phân tích về một trong những ưu điểm của văn phòng điện tử là chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, giấy tờ. Các doanh nghiệp muốn triển khai văn phòng điện tử E-Office cần chuẩn hóa các giấy tờ, báo cáo được sử dụng trong nội bộ công ty để nhân viên có thể thực hiện theo.

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có cách hoạt động khác nhau với đặc trưng riêng về ngành nghề, nhân công lao động. Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp cho nhân viên cũng như nhu cầu quản lý của ban giám sát là yêu cầu cần thiết. Nó cũng giống như việc xây nhà, bạn xác định đâu là phong cách nhà mình muốn xây dựng, đâu là phong cách nhà, kiểu nhà phù hợp với nhu cầu sử dụng của bản thân.

Lên kế hoạch, hướng dẫn, triển khai: Quá trình này cần người hướng dẫn thật sự am hiểu về về mô hình văn phòng điện tử tương ứng của doanh nghiệp, sau đó hướng dẫn đến đội ngũ nhân viên phía dưới. Có thể thêm vào các yêu cầu, quy chuẩn cần thiết trong quá trình sử dụng. Lúc này, bạn cần lên chi tiết thời gian thực hiện công việc, deadline của việc xây dựng văn phòng điện tử này, những ai làm phần gì cũng như các phần sẽ liên kết với nhau ra sao. Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng văn phòng điện tử. Từ hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa, đây mới là quá trình “xây dựng” thực sự một văn phòng.

Kiểm tra, đo lường, giám sát: Đây là phần đánh giá lại kết quả thu được sau khi triển khai văn phòng điện tử. Từ đó đưa ra kết luận xem nó đã thích hợp để sử dụng lâu dài hay không ? Có gì cần cải tiến, thay đổi hay cắt bỏ. Quá trình nghiệm thu văn phòng điện tử E-Office không phải chỉ diễn ra trong vòng một ngày – một tuần hay một tháng. Nó cần những góp ý, nhận xét xuyên suốt trong cả quá trình sử dụng. Bởi vì cùng với phát triển của công nghệ, có lúc chức năng này sẽ bị hạn chế, lỗi thời. Vai trò của văn phòng điện tử E-Office cần luôn cập nhật những tính năng tốt nhất, ưu việt với doanh nghiệp sử dụng cũng như thời đại.

Ngày nay, các doanh nghiệp cần bắt kịp xu hướng chuyển đổi doanh nghiệp để không bị lạc hậu, bắt nhịp kịp với các xu hướng hiện nay. Văn phòng điện tử E-Office là giải pháp tối ưu nên được tìm hiểu và nhanh chóng áp dụng trong thời đại số ngày nay.