Bạn đã biết cách vẽ một flowchart (lưu đồ quy trình) bằng phần mềm sao cho đúng quy tắc và dễ hiểu với người đọc hay chưa? Hướng dẫn và ví dụ minh hoạ dưới đây có thể giúp đỡ bạn.

Flowchart là gì?

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,...

Một số lợi ích của flowchart đối với doanh nghiệp:

• Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)
• Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
• Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 bước cụ thể, đồng thời đưa ra 3 ví dụ giúp bạn hình dung dễ hơn về cách các yếu tố trong quy trình được phân tích và đưa vào lưu đồ.

Hướng dẫn bạn 3 bước để vẽ flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ lưu đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flowchart chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.

Bước 1: Quyết định xem bạn cần có những lưu đồ quy trình nào

Tất nhiên, việc xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… miệng – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.

Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng ở đó.

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác.

Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:

• Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
• Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
• Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
• Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
• Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
• Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
• Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?

Để thực sự hiểu được sâu bên trong và tất cả khả năng có thể xảy ra của một quy trình, hãy tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp làm việc trong đó. Bạn có thể lựa chọn cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp tập thể và khuyến khích họ chia sẻ cùng nhau. Có thể nhân viên của bạn đã ấp ủ từ lâu và đang sẵn sàng để nảy ra các ý tưởng thú vị.

Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại chúng thành lưu đồ.

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:

Ghi nhớ các ký hiệu sau khi xây dựng và đọc – hiểu các flowchart

Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

• Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy:

Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trang trọng hơn

Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.

• Cách thứ hai: Dùng các công cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị

Rất có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như chia sẻ nó với nhân viên,…

Ở mức độ cơ bản, bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Cao cấp hơn, các phần mềm vẽ quy trình như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần xây dựng.

• Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS)

BPMS không chỉ đơn thuần một phần mềm vẽ flowchart, mà chúng còn có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nhiệm vụ trọng tâm của một phần mềm BPMS là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.

Nếu bạn đã có trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Nếu bạn đang có file Excel mô tả các bước của quy trình và một số nhiệm vụ đang thực hiện; thật tuyệt, bạn có thể upload trực tiếp lên hệ thống để hô biến file đó thành quy trình tự động.

Nếu bạn chỉ mới mường tượng ra quy trình trong đầu, không sao cả, hãy thực hiện theo chỉ dẫn trên phần mềm để thiết kế ra một sự tự động hóa hoàn chỉnh.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được mô tả chi tiết với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì hệ thống sẽ bắn thông báo tự động cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào phần mềm là ngay lập tức thấy được tiến độ của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.