Chuyển đổi số trong bối cảnh bình thường mới, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Cuộc phỏng vấn sau đây với Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ tại KPMG Luxembourg sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Đại dịch hiện nay đã định hình lại cách chúng ta làm việc. Một bình thường mới khó định đoán – nơi mà mọi thứ đều có thể thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp cần được trang bị những công nghệ phù hợp để gia tăng tốc độ hành động và ứng nguy – nắm cơ linh hoạt.

Cuộc phỏng vấn dưới đây giữa Sophie Dubroca, quản lý Nhân sự & Chuyển đổi tại KPMG Luxembourg và đồng nghiệp Jean-Christophe Denis, Đối tác tư vấn công nghệ, sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về những thách thức của chuyển đổi số và những trọng tâm trong chiến lược công nghệ mà các công ty cần lưu ý trong thời đại biến động này.

Măc dù những thách thức và chiến lược được đề cập bởi hai chuyên gia người Luxembourg, đội ngũ Base nhận thấy đây đồng thời cũng là bài toán chung của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số, do đó thực hiện dịch bài phỏng vấn sang tiếng Việt với hy vọng có thể chia sẻ tới các chủ doanh nghiệp những kinh nghiệm hữu ích.

Sophie Dubroca (SD): Jean, chúng ta đã nghe rất nhiều về chuyển đổi số, từ khóa đang đứng đầu trong danh sách chiến lược của các công ty hiện nay. Vậy những yếu tố quan trọng nhất làm nên thành công của chuyển đổi số là gì?

Jean-Christophe Denis (JCD): Thứ nhất, chuyển đổi số là một hành trình, chứ không chỉ là một buổi “go-live” công cụ hay một giải pháp mới. Điều thiết yếu cho quá trình này là sự chuẩn bị đúng cách, nhằm quản lý kỳ vọng và việc triển khai thực tế trên người dùng cuối – ở đây là đội ngũ nhân viên. Vì vậy tất nhiên, dành đủ thời gian để xác định bài toán doanh nghiệp và lắng nghe nhu cầu của nhân sự là yếu tố thành công quan trọng đầu tiên. Tuy nhiên, không phải là yếu tố quan trọng nhất.

Một chiến lược quản trị thay đổi toàn diện để theo sát quá trình chuyển đổi mới là lời giải quan trọng nhất. Điều này bao gồm việc đảm bảo sự gắn kết từ đầu của tất cả các bên liên quan, sự hoạch định rõ ràng về giải pháp sẽ triển khai và lợi ích của nó, cũng như thiết lập các kế hoạch truyền thông nội bộ và lộ trình đầu tư trong tương lai. Trên hết, cần có sự giám sát việc thực hiện của nhân viên để có thể đo lường mức độ thành công và đảm bảo tính bền vững của chuyển đổi số.

Tất nhiên, tất cả điều này cần phải đặt ngang tầm ưu tiên với bảo mật dữ liệu và an ninh mạng nhằm tuân thủ các quy định hiện hành và củng cố niềm tin của tập thể.

SD: Bối cảnh COVID-19 đã tác động đến phương pháp quản trị thay đổi của các doanh nghiệp như thế nào? Có những thách thức gì doanh nghiệp đang phải đối mặt

JCD: Tình hình hiện nay đã buộc nhiều doanh nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số. Và đôi khi do chúng ta quá tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở hạ tầng và dịch vụ của mình, mà quên đi việc đảm bảo trải nghiệm nhân viên. Một công cụ chỉ hữu ích thôi là chưa đủ, để có được vị trí bền vững trong thói quen làm việc của tổ chức, nó còn phải đơn giản và dễ sử dụng.

Điều kiện làm việc từ xa hiện nay khiến cho việc kết nối của nhân viên với những thay đổi trong tổ chức trở nên khó khăn hơn. Do đó, những cảm xúc khác nhau mà con người trải qua một cách tự nhiên trong quá trình chuyển đổi số cũng dễ dàng bị phóng đại. Nếu đó là cảm giác hào hứng và phấn khích, thì chúng ta không có gì cần lo ngại; nhưng khi đó là lo lắng và căng thẳng – những cảm xúc hoàn toàn bình thường và dễ hiểu – thì việc quản lý sẽ tương đối phức tạp. Việc tổ chức các buổi đào tạo từ xa và đảm bảo thông tin, kiến thức được chuyển giao một cách hiệu quả cũng trở nên khó khăn hơn.

Tất cả những khía cạnh trên cần được cân nhắc kỹ càng để có thể đưa ra hướng tiếp cận quản trị thay đổi phù hợp và không tạo thêm rào cản cho quá trình chuyển đổi số.

SD: Đâu là những sai lầm phổ biến nhất liên quan đến quản trị thay đổi trong chuyển đổi số? Và chúng ta có thể giải quyết như thế nào?

JCD: Thứ nhất, đôi khi mọi người nghĩ rằng vì chúng ta đang áp dụng công nghệ nên sự thay đổi sẽ diễn ra nhanh chóng, như thể có một công tắc để bật nút “Chuyển đổi số”. Đây thực tế là một quá trình dài hơi và phức tạp hơn nhiều. Nó bắt đầu từ lâu trước khi chúng ta quyết định lựa chọn một giải pháp nào đó và tiếp tục lâu dài sau khi giải pháp đó được triển khai.

Thứ hai, các công ty có xu hướng lựa chọn những sản phẩm tốt nhất trên thị trường. Điều này có vẻ chính đáng, nhưng không phải lúc nào cũng là con đường đúng. Điều quan trọng nhất là một giải pháp phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp và thực sự hỗ trợ đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, một lần nữa, chìa khóa là tập trung vào việc xác định bài toán doanh nghiệp và lựa chọn các sản phẩm có tính năng phù hợp để triển khai.

Tiếp theo, trong khi chuyển đổi số tác động đến từng phòng ban và cá nhân trong tổ chức, các doanh nghiệp lại có xu hướng coi đây là một dự án IT. Chuyển đổi số cần phải được nhấn mạnh là một dự án toàn tổ chức nhằm nâng cao tính trách nhiệm tập thể đối với quá trình này. Và điều này không thể thực hiện được nếu không có sự tham gia và đốc thúc từ người lãnh đạo cao nhất và các cấp quản lý.

Cuối cùng, chuyển đổi số không chỉ là một sự nâng cấp công nghệ. Bản chất sâu hơn của nó là một hành trình văn hóa để chuyển mình thành doanh nghiệp số. Bởi vậy nó đi đôi với nhận thức và hành vi của đội ngũ nhân viên. Nói tóm lại, điểm mấu chốt là: Đừng bao giờ quên rằng chuyển đổi số cần phải đồng nhất với văn hóa doanh nghiệp!

SD: Chiến lược truyền thông nội bộ có thể tạo điều kiện thúc đẩy sự tiếp nhận của người dùng cuối như thế nào?

JCD: Truyền thông nội bộ về chuyển đổi số cho phép tổ chức nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của quá trình này. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, điều cần thiết là phải phân biệt rõ ràng các đối tượng khác nhau và tiếp cận họ qua những kênh và thời điểm phù hợp. Chỉ có sự nhận thức sớm và đúng đắn về công cụ số cũng như các tính năng của nó mới thực sự giúp người dùng tích cực tiếp nhận và sử dụng chúng. Lưu ý là những ngôn ngữ sử dụng để truyền thông cần phải gần gũi, phổ biến với người tiếp nhận và tránh các thuật ngữ công nghệ khó hiểu.

Ngay từ đầu, hãy chỉ định một số người đại diện nằm ngoài bộ phận IT – được coi là người tiên phong hay đại sứ chuyển đổi. Việc có một người truyền bá những thông điệp về chuyển đổi số bằng ngôn ngữ dễ tiếp cận tới mọi người là một cách tốt để tối đa hóa sự tiếp nhận của người dùng. Trên hết, người đại sứ mang đến một bộ mặt thân thiện và có khả năng tạo sự kết nối với cả những cá nhân miễn cưỡng nhất, giúp phá vỡ tâm lý cô lập (silo mentality) trong tổ chức.

SD: Bạn có thể tóm tắt trong một câu về lý do tại sao quản trị thay đổi trong chuyển đổi số lại đóng vai trò trọng tâm trong bình thường mới?

JCD: Các doanh nghiệp sẽ tiếp tục thích ứng với bình thường mới bằng cách theo đuổi mục tiêu trở thành doanh nghiệp số của họ, và đơn giản là một chiến lược quản trị thay đổi phù hợp sẽ là mấu chốt quyết định sự thành công bền vững của chuyển đổi số.

Nguồn: Base