App sắp xếp công việc đang dần trở thành công cụ không thể thiếu trong quá trình làm việc. Với khối lượng công việc lớn, chồng chéo nhau khiến bạn thường xuyên trễ hẹn hay quên những đầu việc quan trọng, thì việc sử dụng các ứng dụng sắp xếp công việc sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian khoa học và hiệu quả hơn.

Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những app sắp xếp công việc tốt nhất, mang lại hiệu quả cao.

I./ App sắp xếp công việc là gì

App sắp xếp công việc là phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ bằng cách tự động sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý, khoa học. Ứng dụng này giúp bạn viết ra, sắp xếp và lập kế hoạch cho mọi thứ bạn cần hoàn thành. Nó giải phóng mọi thứ ra khỏi đầu bạn, giải phóng nguồn lực tinh thần cho công việc của bạn.

II./ Lợi ích của app sắp xếp công việc?

Việc sử dụng app sắp xếp công việc đem lại rất nhiều tiện lợi cho người dùng. Những lợi ích nổi trội nhất có thể kể đến như:

1. Tạo ra một môi trường làm việc khoa học

Phần mềm xếp lịch làm việc giúp bạn sắp xếp lịch trình công việc một cách khoa học.Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn thay thế việc sử dụng sổ sách, giấy tờ rắc rối để quản lý.

2. Tiết kiệm tối đa thời gian

Khối lượng công việc hàng ngày đang tăng theo cấp số nhân. Các yếu tố bên ngoài tác động và ảnh hưởng đan xen. Bạn sẽ khó có thể phụ thuộc vào trí nhớ hoặc những giải pháp thủ công khác để quản lý công việc. Chưa kể khi bạn quên một số nhiệm vụ sẽ dẫn đến tình trạng công việc bị dồn đọng vào cuối ngày.

Khi sử dụng app sắp xếp công việc, bạn có thể chủ động thiết lập thời gian thực hiện các công việc sao cho phù hợp nhất với lịch trình của mình và ưu tiên các đầu việc quan trọng, tránh tình trạng công việc chồng chéo dẫn đến chậm tiến độ. Sử dụng thuần thục các công cụ quản lý công việc cũng là một cách để phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

3. Tăng hiệu suất công việc

Quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp bạn kỉ luật được bản thân đồng thời tăng năng suất, hiệu suất làm việc hiệu quả hơn.

4. Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng

Khi đã nắm trong tay một lịch biểu chi tiết về thời gian và tiến độ công việc, bạn có thể kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Ví dụ như dự án lớn có đầu việc phát sinh cần xử lý ngay, bạn có thể chủ động lùi lịch của một công việc khác để ưu tiên đầu việc quan trọng hơn trước. Hoặc khi bạn đang chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ, thì phần mềm nhắc nhở công việc chắc chắn là thứ bạn cần.

III. Top 10+ app sắp xếp công việc hiệu quả, chuyên nghiệp

Dưới đây là 10 ứng dụng sắp xếp công việc được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhất hiện nay:

1.   Due

Nếu bạn là người hay quên và thích “nước đến chân mới nhảy” thì Due chính là ứng dụng dành cho bạn. Chỉ cần liệt kê các công việc cần hoàn thành và ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Due có thể đáp ứng được nhu cầu sắp xếp công việc cơ bản nhất.

2. Google Calender

Google Calendar là ứng dụng lên lịch làm việc thuộc hệ sinh thái Google. Chỉ cần có tài khoản Gmail là người dùng có thể sử dụng miễn phí ứng dụng Google Calendar để theo dõi lịch trình công việc. Bên cạnh tính năng ghi chú các mốc thời gian quan trọng, app còn có chức năng đặt lịch thông báo nhắc nhở đến hạn cho bạn.

3. Todoist

Todoist là một ứng dụng việc cần làm hữu ích cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ, tạo các nhiệm vụ phụ và xem các nhiệm vụ của bạn dưới dạng bảng Kanban.

4. Zoom Shift

ZoomShift là phần mềm lập kế hoạch cho nhân viên thực sự sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Sử dụng ZoomShift để xây dựng lịch trình trực tuyến cho nhân viên của bạn. Tính đến các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên, tình trạng sẵn sàng, làm thêm giờ và xung đột trong ca khi tạo lịch trình. Xuất bản lịch trình của bạn và gửi email / văn bản / thông báo đẩy cho tất cả nhân viên của bạn. Sau khi ca làm việc được công bố cho phép nhân viên của bạn yêu cầu giao dịch theo ca và hoán đổi.

5. Any.do

Any.do là ứng dụng sắp xếp công việc hoàn toàn miễn phí được nhiều người sử dụng nhờ sở hữu các tính năng nổi bật, mang lại hiệu quả tích cực. Khi sử dụng phần mềm này, người dùng chỉ cần thêm danh sách các công việc cần làm và gắn nhãn cho từng công việc (hôm nay, ngày mai, sắp tới…), hệ thống sẽ tự động sắp xếp chúng một cách hợp lý, khoa học.

Phần mềm hiển thị dưới dạng lịch trực quan giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ cần hoàn thành. Any.do cũng có tính năng lọc các công việc theo ngày đến hạn hoặc lọc theo danh mục để bạn chủ động theo dõi.

6. Microsoft To Do

Phần mềm Microsoft To-Do là phần mềm quản lý công việc hoàn toàn miễn phí và tương thích với các ứng dụng hỗ trợ khác thuộc hệ điều hành Windows. Mặc dù không tính phí nhưng Microsoft To Do vẫn đáp ứng đầy đủ những nhu cầu quản lý công việc cơ bản nhất.

7. ColorNote

ColorNote là app sắp xếp thời gian biểu sở hữu các tính năng tạo sổ ghi chú và danh sách các mục công việc. Người dùng có thể gán màu để dễ dàng phân biệt các công việc, dễ dàng dịch chuyển lên hoặc xuống các mục. Đặc biệt, ColorNote còn có tính năng bạn khóa và bảo vệ các ghi chú nhạy cảm khi bạn không muốn người khác đọc được.

8. Microsoft Planner

Microsoft Planner là phần mềm dễ sử dụng nhưng vẫn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc như cung cấp nhiều bản sao lưu dự phòng, khả năng khôi phục tức thời và các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu như HIPAA, FISMA, ISO27001.

Lợi thế nổi trội của Microsoft Planner so với các phần mềm quản lý công việc khác chính là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft, ví dụ như tích hợp với Office 365 Groups để các cuộc hội thoại trong Planner cũng sẽ hiển thị trong Outlook 2016.

9. Calendly

Calendly là công cụ phù hợp để sắp xếp các cuộc hẹn mà không lãng phí thời gian hay phải tạo thêm công việc. Chỉ với một cú click chuột, hệ thống phản hồi về những lịch đang còn trống hoặc đã đầy, từ đó bạn có thể chủ động chuẩn bị cho các sự kiện của mình. Phần mềm cũng tự động thông báo trước cho bạn về bất kỳ thay đổi hoặc hủy bỏ nào, đảm bảo rằng bạn nắm được đầy đủ thông tin về sự kiện.

Tuy nhiên, bạn chỉ có thể thiết lập tính năng này cho những người dùng trong tài khoản của mình; phiên bản cơ bản có những hạn chế, không có hướng dẫn đào tạo hoặc trang web hỗ trợ; và việc thay đổi múi giờ có thể khó khăn.

10. Doodle

Doodle là cách phối hợp các sự kiện nhóm mang tính đột phá, sáng tạo nhất. Với giao diện trực tuyến dễ dàng, chỉ mất vài phút để tìm ngày và giờ phù hợp với lịch trình của mọi người. Nếu bạn muốn thiết lập các cuộc họp với khách hàng cá nhân của mình, Doodle có thể giúp họ và cũng đưa ra phản hồi về những gì họ cần.

Hầu hết mọi người thích Doodle, vì nó đơn giản để phối hợp và dễ sử dụng. Nó cung cấp một loạt các cài đặt, ký tự và tiện ích. Doodle cũng cho phép bạn đồng bộ hóa Lịch Google với chế độ xem tùy chọn tình trạng còn hàng để so sánh tình trạng rảnh / bận của bạn với thời gian đã chọn.

IV./ Những tiêu chí khi lựa chọn app sắp xếp công việc

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp quản lý công việc hiệu quả giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quá quy trình làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, làm thế nào để chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhóm hay doanh nghiệp của mình là một điều không hề đơn giản. Dưới đây sẽ là những tiêu chí quan trọng nhất mà bạn cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp:

1. Đáp ứng được nhu cầu thực tế

Trước tiên, bạn cần xác định doanh nghiệp của mình sẽ cần một phần mềm có những tính năng nào, đáp ứng được những nhu cầu gì. Hãy tìm hiểu thật kỹ, cân nhắc và so sánh trước khi lựa chọn để đảm bảo tìm được được phần mềm phù hợp nhất.

2. Mức độ thân thiện, dễ sử dụng

Bạn cần xem xét về giao diện của ứng dụng quản lý công việc có dễ thao tác sử dụng và phù hợp với mọi đối tượng không. Có rất nhiều phần mềm tuy được đánh giá tốt nhưng giao diện lại khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành – chỉ phù hợp với một vài lĩnh vực đặc thù nhất định. Hay có những phần mềm chỉ có bản tiếng Anh chứ chưa có ngôn ngữ tiếng Việt, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng của đội ngũ nhân sự.

3. Chi phí phù hợp với ngân sách 

Lựa chọn một phần mềm phù hợp với ngân sách của công ty cũng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần phải lưu ý. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có một khoản ngân sách nhất định đầu tư cho việc ứng dụng phần mềm. Chính vì vậy, bạn cần phải lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách thực tế của công ty.

4. Chính sách hỗ trợ kỹ thuật

Các chính sách hỗ trợ, bảo trì của đơn vị cung cấp phần mềm cũng là một trong những vấn đề rất quan trọng khi quyết định sử dụng phần mềm. Do vậy, trước khi quyết định đăng ký sử dụng, bạn cần có một bản cam kết giữa hai bên về chính sách hỗ trợ và các điều khoản cần có khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.