Kaizen, một thuật ngữ xuất thân từ Nhật Bản Kai (change = thay đổi) & zen (good = tốt). Được sáng tạo với mong cầu thiết lập môi trường không ngừng tổ chức dành cho các doanh nghiệp.

*** Hiện nay, chiến lược Kaizen đang ngày càng được ứng dụng nhiều trong các tổ chức doanh nghiệp trên toàn thế giới. Đây được xem là một chiến lược giúp doanh nghiệp cải tiến từ những vấn đề chi tiết nhất, nhằm hướng tới một kết quả lớn dần theo thời gian.

Khi áp dụng kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình có thể kể tới như:

1. Lợi ích hữu hình

– Tích lũy từ lợi ích nhỏ tạo nên hiệu quả lâu dài

– Cắt giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi,…

– Hướng tới những sản phẩm tối ưu và hiệu quả

– Nâng cao năng suất và kỹ năng của nhân viên

2. Lợi ích vô hình

– Tạo động lực để phát triển các ý tưởng và kỹ năng của nhân viên

– Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết trong doanh nghiệp

– Tạo thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

– Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

*** Hiện nay có rất nhiều bước để thực hiện Kaizen khác nhau. Nhưng suy cùng, cách thức tiến hành Kaizen được rút gọn khoa học nhất trong 6 bước.

Dưới đây là 6 bước giúp bạn và doanh nghiệp dễ dàng thực hiện Kaizen khoa học hơn:

1. Xác định vấn đề và mục tiêu

Trong bước này, bạn trước tiên cần phải xác định được tình trạng của doanh nghiệp. Tức là xác định doanh nghiệp đang trong giai đoạn nào của thời kỳ khủng hoảng hay phát triển ổn định. Để từ đó có sự thống nhất một mục tiêu.

2. Đo lường các dữ kiện

Để đạt được mục tiêu, bạn cũng cần phải đo lường các loại dữ liệu cần để phân tích và đánh giá, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp. Thứ nhất là nguyên nhân sâu xa của vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải là gì? Thứ hai là dữ kiện liên quan đến bên ngoài như dữ liệu khách hàng, dữ liệu đối thủ, chiến dịch, xu hướng mới, chính sách xã hội, chính sách nhà nước có tác động ít hay nhiều đến vấn đề của doanh nghiệp.

3. Phân tích các dữ kiện

Bạn có thể phân tích toàn bộ dữ kiện trên bằng sơ đồ Ishikawa hay còn được gọi là sơ đồ xương cá. Biểu đồ xương cá là một công cụ được sử dụng phổ biến để xác định nguyên nhân vấn đề và quản lý chất lượng. Biểu đồ xương cá này cho chúng ta phân tích được các nhóm nguyên nhân chính đến từ:

– Con người – manpower

– Máy móc thiết bị – machine

– Nguyên vật liệu – material

– Phương pháp làm việc – method

– Tài chính, môi trường.

4. Tìm kiếm giải pháp

Nếu bạn đã nắm rõ mọi vấn đề và tìm được mọi khía cạnh ngóc ngách nằm trong dữ kiện, thì bạn dễ dàng tìm ra giải pháp để bắt đầu tiến hành Kaizen hiệu quả. Trong bước này bao gồm: tạo, phân loại và ưu tiên các cải tiến mình đã tìm ra. Tức là chọn ra giải pháp dựa trên ma trận của sự tác động hay ảnh hưởng và cơ hội.

5. Tiến hành Kaizen

Thống nhất được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp trong Kaizen là gì, bạn dễ dàng thực hiện những thay đổi và theo dõi tiến độ. Doanh nghiệp áp dụng chương trình thí điểm trong giai đoạn đầu, sau đó tiến hành từng bước, không nên thay đổi toàn diện ngay lập tức.

Tức là, bạn cần đi thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệm trước. Chẳng hạn như Kaizen cho một bộ phận Marketing trước tiên, sau đó đến các bộ phận Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng,… Trong quá trình thực hiện, cấp quản lý phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát. Từ đó có thể phát hiện ra được những lỗ hổng, kịp thời xử lý.

6. Kiểm tra và bảo mật

Bước này yêu cầu tiêu chuẩn hoá và tối ưu hoá các giải pháp đã, đang và sẽ thực hiện. Trong khi tiến hành Kaizen, doanh nghiệp của bạn có thể có điểm chưa phù hợp, chắc chắn cũng có điểm đặc biệt phù hợp. Bạn cần nhanh chóng loại bỏ nhược điểm và thúc đẩy ưu điểm.

Đồng thời hãy thực hiện lặp lại chu trình từng bước. Từ đó dễ dàng xác định được các vấn đề phát sinh và ngày càng đổi mới các giải pháp phù hợp với xu hướng thời đại. Điều này có ý nghĩa với giá trị cốt lõi của Kaizen chính là “cải tiến liên tục”.

Như vậy, để bứt phá hơn trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cũng như để ngày càng phát triển và bền vững hơn nữa, bạn cần có những quyết định chuyển mình đúng đắn. Đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.