Với tư cách một nhà lãnh đạo, liệu bạn đã nắm rõ 4 vai trò cốt lõi của mình đối với tổ chức? Là một trong những nguyên tắc quản trị nền tảng, mô hình POLC được giải thích dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Đây không phải bài viết về một mô hình hay lý thuyết mới lạ để bạn cân nhắc việc áp dụng nó hay không trong tổ chức. Ngược lại, POLC là khung lý thuyết nền tảng của quản trị chiến lược mà mọi nhà lãnh đạo cần phải nằm lòng. Nó sẽ cho bạn cái nhìn bao quát và toàn diện nhất về 4 vai trò của lãnh đạo đối với tổ chức.

Cụ thể, bài viết dưới đây sẽ đưa ra:

• Mô hình POLC là gì?
• Ví dụ về POLC – Mô hình POLC trong chiến lược xoay chuyển tình thế của Coca-Cola
• 4 thách thức chính trong từng phương diện của POLC mà các nhà lãnh đạo cần phải đối mặt ngày nay

POLC là gì?

POLC là một khung lý thuyết chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị. Nó là viết tắt của 4 từ:

• Planning: Lập kế hoạch
• Organizing: Tổ chức
• Leading: Lãnh đạo
• Controlling: Kiểm soát

Bốn chức năng này được tích hợp sâu sắc trong thực tế điều hành một tổ chức. Mặc dù không phải tất cả các cấp độ quản lý đều tham gia thực hiện cả 4 vai trò, và nó không nhất thiết có mặt đầy đủ trong công việc hàng ngày của mỗi nhà quản lý; tuy nhiên, việc phân loại các chức năng của POLC đóng vai trò như một khuôn khổ để bạn nhận thức rõ ràng hơn việc mình đang làm và xác định các bước thực hiện tiếp theo.

Dưới đây là bảng tổng hợp về vai trò chính, nhiệm vụ cụ thể và những thách thức lớn nhất tương ứng đối với từng chức năng lãnh đạo. Từng phần sẽ được đi sâu vào phân tích hơn trong các đoạn sau.

Planning – Hoạch định chiến lược và mục tiêu

Thách thức: Thiết kế tổ chức nhất quán

Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và đóng vai trò não bộ, quyết định toàn bộ quá trình về sau của mô hình lãnh đạo POLC. Nó bao gồm việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó.

Quá trình thiết lập kế hoạch bao gồm nhiều bước cụ thể. Về cơ bản nó đi theo mô hình sau:

“Nếu tầm nhìn và sứ mệnh là trái tim và linh hồn của bản kế hoạch kinh doanh, thì chiến lược sẽ là bộ não.”

Một bản kế hoạch chỉ có ý nghĩa khi nó được liên kết với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Đồng thời, giống như một bộ não phải hoạt động tốt thì mới điều khiển được tứ chi, để bản kế hoạch đi vào thực tế, cần đảm bảo các chiến lược được thiết lập phù hợp. Tất cả các yếu tố trong bản kế hoạch đòi hỏi sự nhất quán và liên kết chặt chẽ với nhau.

Điều này trên thực tế đang đặt ra nhiều thách thức và khó khăn hơn tưởng tượng. Thách thức của việc thiết lập một bản kế hoạch nhất quán nằm ở việc:

• Thứ nhất, nhất quán giữa mục tiêu và chiến lược: mục tiêu đề ra có thể chưa thực sự đo lường được hiệu quả chiến lược, từ đó không thể cải thiện và tối ưu hiệu quả.
• Thứ hai, nhất quán giữa các mục tiêu: cần đảm bảo các mục tiêu không tạo ra cạnh tranh về ưu tiên. Do việc tập trung nguồn lực hoàn thành mục tiêu này có thể đòi hỏi sự hy sinh một mục tiêu khác.
• Thứ ba, nhất quán giữa các định hướng chiến lược: một tổ chức không thể vừa có chiến lược mở rộng sản phẩm và tùy chỉnh sản phẩm cùng một lúc và mong chờ sẽ làm tốt cả hai.

Sự nhất quán chiến lược không chỉ là thách thức trong việc lập kế hoạch mà còn là bài toán lớn hơn ở bước thực thi. Do đó, làm thế nào để thiết kế một tổ chức nhất quán về mọi mặt đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo ngày nay.

Organizing – Xây dựng sơ đồ tổ chức & Thiết kế công việc

Thách thức: Chuyên môn hóa hay đa dạng hóa công việc?

Organizing là chức năng thứ hai của quản lý liên quan đến việc phát triển một cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp sơ đồ tổ chức sắp, theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án, theo khu vực địa lý hoặc khách hàng.

Chức năng Organizing này cũng bao gồm việc thiết kế công việc. Bản chất của thiết kế công việc là quyết định các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng công việc cá nhân, cũng như cách thức các nhiệm vụ đó được thực hiện.

Thách thức chính được đề ra ở đây là xác định định hướng của các công việc riêng lẻ nhằm sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực của tổ chức. Theo truyền thống, thiết kế công việc được dựa trên lĩnh vực chuyên môn, với niềm tin rằng yêu cầu công việc càng hẹp thì cá nhân thực hiện công việc càng thành thạo, hiệu quả. Tuy nhiên, khi công việc trở nên quá hẹp và chuyên biệt, nó kéo theo sự mệt mỏi và các kết quả tiêu cực, bao gồm việc giảm mức độ hài lòng trong công việc và cam kết với tổ chức; tăng tỷ lệ vắng mặt, nghỉ việc và tai nạn lao động.

Gần đây, nhiều tổ chức đang nỗ lực đa dạng hóa trong thiết kế công việc. Nhiều công việc bắt đầu được thiết kế dựa trên các nguyên tắc như trao quyền, luân chuyển vị trí và làm việc theo nhóm. Mục đích chính là tạo điều kiện cho nhân viên được va chạm, học hỏi trong nhiều lĩnh vực liên quan bên cạnh việc phát triển chuyên môn chính.

Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng cần có yếu tố đa dạng hay ‘T-shape’. Việc cân bằng giữa đa dạng hóa và chuyên môn hóa còn là bài toán khó đối với nhiều nhà lãnh đạo. Tùy thuộc vào từng vị trí, thiết kế công việc nên được tùy chỉnh theo.

Leading – Dẫn dắt & Tạo ảnh hưởng

Thách thức: Tư duy & quản trị thay đổi

“Leading” – Vai trò này bao gồm việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, kể cả trong công việc hay đời sống.

Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi một nửa số công ty trong “Danh sách Fortune 500 năm 2019” được thành lập trong thời kỳ kinh tế suy thoái. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp kỳ lân ngày nay, bao gồm Airbnb, Slack và Uber, đều sinh ra trong Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu.

Bí mật nằm ở việc áp dụng tư duy và khả năng quản trị để tận dụng sự thay đổi và bứt phá, thay vì để nó lấn át. Nghiên cứu về cách ứng phó và dẫn dắt sự thay đổi, mô hình 8 bước quản trị thay đổi của John Kotter dưới đây sẽ đóng vai trò làm “tấm bản đồ chỉ đường” cho doanh nghiệp đi đúng hướng và vượt qua những cuộc suy chuyển

“The only constant is change.”

(Tạm dịch: Thứ duy nhất không thay đổi là sự thay đổi.)

Câu nói này ngày càng đúng hơn với thực tế thị trường hiện nay. Cuộc cách mạng chuyển đổi số, đại dịch COVID-19, sự ra đời của Blockchain hay tiền điện tử… tất cả đang tác động thay đổi không ngừng đến thị trường và toàn bộ đời sống. Trong bối cảnh này, một nhà lãnh đạo có khả năng dẫn dắt tổ chức trước những biến đổi là cần thiết hơn bao giờ hết.

Controlling – Kiểm soát

Thách thức: Xây dựng cỗ máy cải tiến liên tục

Bước cuối cùng trong mô hình POLC là Controlling – Kiểm soát, được định nghĩa là quá trình đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch so với tiêu chuẩn.

Về quá trình thực hiện, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính:

• (1) Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động
• (2) So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn
• (3) Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết

Về phương pháp thực hiện, cũng có ba phương pháp kiểm soát chính phân loại theo ba đối tượng cần kiểm soát là: hành vi, kết quả và con người. Cụ thể như sau:

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, nhiều biến động, xu thế toàn cầu hóa và nhu cầu minh bạch tổ chức lan tỏa nhanh chóng, chức năng kiểm soát ngày càng đóng vai trò quan trọng. Trong quá trình ra quyết định, các nhà lãnh đạo không thể không phụ thuộc vào những công cụ kiểm soát, đo lường số liệu để làm cơ sở cho phương án hành động.

Cùng với đó, một trong những thách thức về kiểm soát được quan tâm hàng đầu hiện nay là phương pháp kiểm soát chiến lược nhằm đưa ra phân tích và giải pháp cải tiến. Theo khảo sát của Sciencedirect về sự thay đổi ưu tiên trong chức năng của kiểm soát: năm 2014, vai trò chính của kiểm soát trong tổ chức là cung cấp dữ liệu và báo cáo; mặt khác năm 2019, vai trò của kiểm soát có xu hướng chuyển sang tập trung vào phân tích và tư vấn giải pháp. Nói một cách ngắn gọn, các tổ chức ngày nay có xu hướng quan tâm ít hơn về mặt báo cáo dữ liệu đơn thuần, và quan tâm nhiều hơn đến thực thi và cải tiến.

Với nhu cầu kiểm soát nhằm cải tiến và thay đổi đang chiếm ưu thế, có thể nhận thấy thị trường ngày nay đang trở nên linh hoạt, nhanh nhạy hơn. Các nhà lãnh đạo chủ động trang bị kiến thức, áp dụng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ và ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hoá nền tảng… Tất cả là dấu hiệu của một kỷ nguyên quản trị cải tiến liên tục. Để bắt đầu hành trình cải tiến của mình, liệu doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị đủ những tri thức và công cụ cần thiết để cạnh tranh?

Nhắc đến quản trị cải tiến, không thể không nhắc đến các giải pháp chuyển đổi số và các công cụ tối ưu hóa dữ liệu. Công nghệ số hóa đóng vai trò là công cụ đo lường dữ liệu và dữ liệu là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đưa ra quyết định chuyển đổi, cải tiến.

KẾT

Các chức năng quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát theo mô hình POLC cung cấp cho chúng ta tư duy bao quát nhất về toàn bộ công việc cốt lõi của nhà quản lý. Cho dù bối cảnh thị trường có thay đổi, các công cụ hỗ trợ có thể phát triển và thay thế nhiều nhiệm vụ thủ công, thì các nhà quản lý vẫn sẽ luôn thực hiện những chức năng thiết yếu và đặc thù này.

Sưu tầm Internet