Cuộc sống hiện đại ngày nay, con người đang chìm ngập trong hàng đống công việc và không có đủ thời gian để dành cho gia đình. Nếu không biết cách quản lý công việc hiệu quả, họ khó có thể hoàn thành công việc đúng hạn và chẳng thể nào dành thời gian để nghỉ ngơi.

Vậy, phải làm sao để sắp xếp, quản lý công việc của mình một cách tốt nhất?

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp và thực hiện các công việc cụ thể trong hiện tại và tương lai một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhất. Về cơ bản, đó là việc bạn tạo ra các công việc, sắp xếp, bắt đầu theo dõi chúng, xử lý cho đến khi hoàn thành công việc một cách có kế hoạch, khoa học để tăng hiệu quả và đơn giản hóa các bước.

Quản lý công việc là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần phải trang bị để có được hiệu suất công việc tốt nhất. Kỹ năng này giúp cho mỗi cá nhân không chỉ làm chủ được thời gian của mình mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra vào mỗi ngày.

Với cùng một lượng công việc được giao, nếu nhân viên không biết cách sắp xếp hợp lý thì khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và không có thời gian nghỉ ngơi. Ngược lại, nhân viên có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả để dành thời gian cho các công việc và hoạt động khác.

Vì sao kỹ năng quản lý công việc cần thiết cho cả cá nhân và đội nhóm?

Doanh nghiệp và cá nhân đều cần quản lý công việc để theo dõi quản lý các nhiệm vụ và các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất.

Đối với doanh nghiệp quản lý công việc để giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách chính xác hơn, sắp xếp và lên lịch làm việc cụ thể, hợp lý cho từng nhân viên và bám sát khả năng thực hiện công việc của nhân viên. Nhà quản lý có thể theo dõi, giám sát tiến độ làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá kết quả thực hiện công việc và cân đối, điều chỉnh khối lượng công việc của từng nhân viên.

Còn với cá nhân sẽ kiểm soát được quy trình trong công việc và chủ động thực hiện công việc của mình theo những đầu việc đã có, nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu tình trạng chậm deadline, tránh việc bị bỏ lỡ hay bỏ sót các công việc được giao. Khi quản lý công việc hợp lý cá nhân sẽ có thêm thời gian để phát triển bản thân, chủ động xử lý các tình huống phát sinh và mở rộng cơ hội thăng tiến cho bản thân.

6 kỹ năng giúp quản lý công việc hiệu quả bạn cần trang bị

1. Kỹ năng thiết lập, xây dựng kế hoạch công việc

Phần lớn các công việc mà bạn cần thực hiện trong ngày đều ít nhiều có mối liên hệ với nhau và tác động qua lại lẫn nhau. Mỗi ngày, bạn hãy dành ra một ít thời gian để thiết lập kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng các công việc nhằm đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.

Cùng với đó, bạn hãy đặt mục tiêu cho từng loại công việc. Mục tiêu chính là tấm bản đồ hướng dẫn bạn đi đến đích một cách nhanh chóng, hiệu quả. Mục tiêu như một động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn và hiệu quả hơn.

Bên cạnh việc lên kế hoạch thì bạn cũng nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng nhất sẽ được đặt lên đầu, tiếp theo là những công việc có tầm quan trọng thấp hơn. Đánh dấu lại và đánh giá mức độ hoàn thành những công việc dựa trên mục tiêu đã đặt ra trước đó.

2. Kỹ năng giới hạn thời gian công việc

Mỗi người chỉ có 24 tiếng một ngày nhưng có người hoàn thành được hết công việc còn có người luôn bị thiếu thời gian. Đó là do sự khác biệt giữa những người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian cho công việc với những người không lên kế hoạch công việc cụ thể.

Việc đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo nên động lực thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng lề mề, trì hoãn thời gian làm việc. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian cho công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành công việc đúng thời hạn được giao.

3. Kỹ năng nhắc nhở công việc

Việc phải thực hiện một khối lượng công việc quá lớn, đôi khi bạn không thể quản lý hết được những công việc mà mình cần phải làm. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ của bạn mà hãy sử dụng các công cụ hỗ trợ nhắc nhở để giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn, đầy đủ hơn.

Ngoài ra, nếu bạn làm việc theo nhóm thì việc sử dụng các công cụ để nhắc việc lại càng quan trọng. Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn lên kế hoạch được cụ thể và nhắc nhở các thành viên trong nhóm khi deadline tới gần.

4. Kỹ năng phân chia công việc khi làm việc nhóm (teamwork)

Để phân chia công việc khi làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng thành viên. Hạn chế đừng ôm quá nhiều công việc vào bản thân sẽ vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.

Mặt khác, khi làm việc nhóm bạn cũng nên lắng nghe các thành viên khác trong nhóm của mình. Bởi rất có thể những ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm nhiều kinh nghiệm và những kiến thức mới.

5. Kỹ năng đánh giá công việc

Đánh giá kết quả công việc theo từng giai đoạn thời gian sẽ giúp bạn biết được những việc gì đã làm, việc gì chưa làm và kết quả hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Điều này giúp cho bạn rút ra những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc, góp phần giúp củng cố, điều chỉnh kế hoạch, phương hướng thực hiện công việc. Đồng thời giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất cho cả bản thân và nhóm.

6. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Khi công việc chất đống lên mình, sẽ làm sức khỏe của bạn bị giảm sút ảnh hưởng nhiều đến công việc. Đừng để đầu óc của bạn quá căng thẳng, rất dễ dẫn đến trầm cảm và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng đến công việc cũng như sức khoẻ của bạn sau này. Bạn nên có sự sắp xếp thời gian nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý.