Chiến lược triển khai BI được thiết kế để định hướng cách thức sử dụng dữ liệu trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần đến chiến lược này bởi chỉ chọn lựa triển khai một công nghệ phù hợp là không đủ để nhận lại ROI tương xứng. Doanh nghiệp sẽ cần xác định 3 yếu tố sau để xây dựng và triển khai BI thành công.

• Doanh nghiệp sẽ triển khai nền tảng công nghệ thế nào?
• Doanh nghiệp sẽ quản lý hoạt động phân tích dữ liệu ra sao?
• Và liệu doanh nghiệp có thể tạo điều kiện cho nhân sự đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu?

Một chiến dịch BI thành công sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp thu về khoản lợi xứng đáng nhờ sở hữu insight chất lượng cao. Ví dụ như liên kết đến các tiêu chuẩn về hiệu suất bán hàng, dự báo mức lương của nhân sự và đảm bảo bộ phận giao hàng biết sẽ làm gì hàng ngày. Thành công sẽ xảy ra khi doanh nghiệp tiếp cận dự án một cách có hệ thống và đã xác định được rõ ràng chiến lược BI (nghiên cứu, hoạch định và tính toán thực hiện).

Các bước để xây dựng một chiến lược BI

Chiến lược BI cần phải đồng nhất với mục tiêu và tầm nhìn doanh nghiệp. Với BI, dữ liệu sẽ thúc đẩy những thay đổi bên trong doanh nghiệp. Chiến lược này sẽ cho phép nhân viên toàn quyền sử dụng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu được phân tích hàng ngày. Doanh nghiệp có thể bắt đầu quá trình chuyển đổi bằng cách tham khảo một kế hoạch chi tiết như sau.

1. Lựa chọn người điều hành chiến dịch

Doanh nghiệp cần lựa chọn một người điều hành có chung tầm nhìn về BI và có được sự ủng hộ từ đội ngũ nhân viên để đảm nhận dự án. Người này sẽ được đề xuất vị trí Giám đốc Dữ liệu xuyên suốt quá trình thực hiện chiến dịch BI. Giám đốc Dữ liệu hoặc các vị trí quản lý khác có thể sẽ cần nhận được những sự hỗ trợ hoặc đào tạo cần thiết để đảm bảo có thể tham gia quá trình triển khai và tiến hành mở rộng nền tảng này trên toàn bộ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo đội ngũ nhân viên sẽ được cập nhật thường xuyên về tình hình chiến dịch. Khi doanh nghiệp đã khởi chạy nền tảng BI một cách suôn sẻ, hãy tạo lập một số báo cáo chia sẻ với nhân viên để họ biết rằng chiến dịch đang được vận hành ổn thỏa.

2. Lựa chọn nền tảng BI

Một nền tảng BI thường rất hữu dụng nhưng đó không phải là tất cả của chiến dịch. Sau khi đã lựa chọn được đội ngũ chủ chốt cho chiến dịch, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá các nền tảng BI để tìm ra nền tảng phù hợp nhất với định hướng kinh doanh của mình. Nhiều nền tảng sẽ có một vài tính năng chung và doanh nghiệp nên cân nhắc sắp xếp mức độ quan trọng đối với các tính năng sau:

• Khả năng truy cập dữ liệu và các nội dung liên quan
• Tương tác với dữ liệu trên một giao diện trực quan
• Khả năng tìm hiểu sâu về dữ liệu và nắm bắt những insight mới
• Thúc đẩy khám phá insight mới về không gian quản lý theo phương pháp tiếp cận từ dưới lên (bottom-up)
• Kết hợp với các công cụ khác trong việc phân tích dữ liệu và chia sẻ bản phân tích trực quan

Khi doanh nghiệp đã quyết định ai là người điều hành chiến dịch BI và nền tảng BI nào sẽ được áp dụng, bước tiếp theo sẽ là xác định và thu hút sự tham gia của các phòng ban.

3. Xác định và thu hút sự tham gia của các phòng ban quan trọng.

BI có thể sẽ bao gồm một số phần mềm nhưng đây không chỉ đơn thuần là một dự án CNTT. BI cũng yêu cầu nguồn dữ liệu tài chính nhưng điều này không đồng nghĩa với việc chiến dịch này chỉ liên quan đến bộ phận tài chính.

Doanh nghiệp sẽ cần đại diện từ từng bộ phận liên quan tham gia vào chiến lược BI. Hãy thu hút sự quan tâm của những phòng ban này, tìm hiểu về cách họ sử dụng dữ liệu trong quy trình làm việc và sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh phạm vi chiến lược BI.

4. Hình thành đội ngũ nhân sự cho chiến lược BI

Đội ngũ BI sẽ chịu trách nhiệm triển khai chiến lược BI của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thuê nhân sự mới hoặc đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ có thể yêu cầu nhân sự đồng thời đảm nhận nhiều phần việc. Một nền tảng BI tốt sẽ đảm bảo không cần phải tìm đến các chuyên gia, nhân sự hoàn toàn dễ dàng truy cập cũng như tiếp cận mọi báo cáo và dashboard (nói cách khác là BI tự phục vụ). Tuy nhiên, để khởi chạy và triển khai nền tảng một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân sự được liên kết chặt chẽ. Đây là một số vai trò và trách nhiệm của một nhóm nhân sự cho dự án BI:

• Giám đốc CNTT hoặc Giám đốc Phân tích để quản lý nền tảng
• Một mô hình kiến trúc doanh nghiệp để tích hợp nền tảng với kiến ​​trúc dữ liệu hiện có
• Quản trị viên sắp xếp nội dung, quản lý và cấp quyền cho nhóm người dùng
• Đơn vị kiểm soát dữ liệu và tài liệu về quy trình cũng như thủ tục để áp dụng nền tảng

Tuy vậy, đây chưa phải phải là toàn bộ nhân sự tham gia vào dự án. Doanh nghiệp cũng sẽ cần một ban lãnh đạo và người điều hành chiến dịch để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng thời hạn.

5. Xác định phạm vi của BI

Trước khi doanh nghiệp triển khai giải pháp BI, doanh nghiệp cần xác định được vai trò của BI đối với hoạt động kinh doanh. Ví dụ, Coca Cola tạo lập những dashboard tùy chỉnh dành cho đội ngũ chuyên gia chăm sóc khách hàng. Chipotle tạo ra một cái nhìn toàn diện về mọi chi nhánh để so sánh hiệu suất giữa những cửa hàng. HelloFresh tạo nên những báo cáo kết quả chiến dịch tự động, giúp tiết kiệm hàng trăm giờ phân tích thủ công. Có rất nhiều ví dụ về cách sử dụng BI, doanh nghiệp cần quyết định nên tích hợp BI thế nào để hỗ trợ tốt nhất cho những mục tiêu kinh doanh đặc thù.

Sau khi đã xác định được hoạt động của BI, doanh nghiệp cần quyết định những bộ phận nào cần được ưu tiên áp dụng. Liệu doanh nghiệp có đang sử dụng BI để hiểu và dự đoán hiệu suất tài chính, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng hay những thay đổi về hàng tồn kho? Liệu doanh nghiệp sẽ tính đến việc kết hợp tất cả những yếu tố này hay theo một phương pháp nào khác? Phạm vi phân tích cần phải được xác định rõ ràng trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Phân tích mức độ cạnh tranh đang dần trở thành một yếu tố quan trọng đối với BI. Các công cụ BI cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của đối thủ cạnh tranh, thay đổi trên thị trường và trong hành vi khách hàng. Doanh nghiệp có thể thực hiện công việc này bằng cách phân tích các case study, blog, bài viết hay video về đối thủ cạnh tranh. Sau khi định nghĩa được phạm vi BI, doanh nghiệp sẽ nhận ra một dự án triển khai sẽ lớn thế nào. Lúc này, doanh nghiệp cần xác định nguồn lực triển khai chiến dịch.

6. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu

BI yêu cầu nguồn dữ liệu rõ ràng để có thể đưa ra những phân tích chính xác. Thông thường, các nền tảng BI nhập dữ liệu từ kho dữ liệu. Đối với các BI hiện đại, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn. Dữ liệu sẽ được chia làm hai nhóm: đáng tin cậy và không đáng tin cậy (trusted and untrusted).

Dữ liệu đáng tin cậy được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc dễ dàng nhập vào cơ sở dữ liệu như bảng tính, dữ liệu quản lý quan hệ khách hàng, dữ liệu tài chính,v..v… Dạng dữ liệu này có thể đã được doanh nghiệp sử dụng trong phân tích hoạt động kinh doanh trước đây.

Dữ liệu không đáng tin là các thông tin như email, các cuộc trao đổi với khách hàng, quy trình kinh doanh, hình ảnh, tin tức, tạp chí thương mại,v..v… Với BI hiện đại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa dữ liệu không đáng tin vào một môi trường được quản lý và an toàn cho hoạt động phân tích.

Đội ngũ BI cần khảo sát các bên liên quan và thông tin khách hàng để biết được những nguồn dữ liệu cần được phân tích trước khi triển khai nền tảng BI.

7. Phát triển lộ trình BI

Đội ngũ BI cần phát triển lộ trình triển khai chiến dịch của doanh nghiệp. Dưới đây là những điều doanh nghiệp cần tính đến khi xây dựng một lộ trình BI:

• Theo dõi các mốc quan trọng và mức độ liên kết giữa các bộ phận
• Theo dõi thay đổi trong tương lai và điều chỉnh lộ trình khi cần thiết
• Ngăn chặn rủi ro thay vì xử lý hậu quả

Hãy xác định khi nào nền tảng sẵn sàng để khởi chạy và khi nào kho dữ liệu sẵn sàng đáp ứng chiến dịch BI. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án để thích nghi với chiến lược BI khi cần thiết. Doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích từ BI nếu nắm được thế chủ động. Nếu chiến lược triển khai BI chỉ tập trung vào việc xử lý các yêu cầu báo cáo đột xuất, doanh nghiệp sẽ khó có thể khai thác hết tiềm năng của BI.

Bên cạnh đó, trong lộ trình triển khai, doanh nghiệp cần lưu ý đến những thay đổi gần đây như các xu hướng mới nổi, thay đổi trong thị trường hay hành vi khách hàng.

Chiến lược triển khai BI hiệu quả

Triển khai nền tảng phần mềm BI là một dự án nằm trong một chiến lược toàn diện. Bộ phận phụ trách CNTT sẽ phải tham gia sâu vào dự án này và có thể sẽ đưa ra những ý tưởng đặc biệt để triển khai công cụ BI. Tuy nhiên, đội ngũ IT cần phải thường xuyên trao đổi với các nhân viên khác thuộc dự án BI và tuân theo một kế hoạch quản lý dự án có tích hợp vòng phản hồi.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần thiết lập mô hình báo cáo cho đội ngũ BI. Họ ở vị trí nào trong một mô hình doanh nghiệp rộng hơn? Cần quyết định xem đội ngũ BI sẽ báo cáo với ai và định dạng những báo cáo này thế nào. Cuối cùng, doanh nghiệp nên làm với việc với đội ngũ công nghệ thông tin để xác định phạm vi quyền bảo mật đối với đối tác. Doanh nghiệp mong muốn các đối tác có thể truy cập và làm việc với dữ liệu, tuy nhiên cũng cần phải đảm bảo độ bảo mật dữ liệu.

Hãy chia nhỏ quy trình triển khai thành các giai đoạn và nên bao gồm cả hoạt động đánh giá trong kế hoạch triển khai. Đồng thời doanh nghiệp cần cho phép đối tác, đội ngũ BI và IT đánh giá lẫn nhau trong quá trình thực hiện.