Trong xu hướng chuyển đổi số 4.0 mạnh mẽ trong những năm gần đây kết hợp với dân số Việt Nam hơn 70% sở hữu Smartphone thì bảo hành điện tử dần trở thành 1 phần không thể thiếu trong hoạt động dịch vụ hậu mãi khách hàng của các doanh nghiệp Việt Nam muốn nâng cao lợi thế cạnh tranh cũng như muốn bảo vệ quền lợi và trải nghiệm của người tiêu dùng Việt.

Tuy nhiên mỗi 1 sản phẩm 1 doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn & quy trình bảo hành riêng vì vậy nhiều doanh nghiệp mong muốn triển khai phần mềm bảo hành điện tử nhưng chưa tìm được giải pháp phù hợp.

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu 3 giải pháp triển khai bảo hành điện tử phổ biến nhất hiện nay

Giải pháp bảo hành điện tử là gì?

Giải pháp bảo hành điện tử là giải pháp bảo hành sản phẩm trực tuyến thay thế cho phương pháp bảo hành thông thường bằng giấy hay thẻ bảo hành. Người tiêu dùng có thể kích hoạt hoặc kiểm tra bảo hành của sản phẩm thông qua hệ thống điện tử truyền thống ( điện thoại, máy tính,…)

Thay vì phải điền thông tin vào thẻ bảo hành thì chỉ cần quét mã QR trên tem bảo hành điện tử để kích hoạt bảo hành điện tử. Ngoài ra các thông tin về thời hạn và chính sách bảo hành sẽ được lưu trữ trên hệ thống online (website, app) thông qua mã QR, khách hàng sẽ không cần giữ giấy bảo hành thông thường nữa

Xác định các yêu cầu của giải pháp

1. Đối tượng kích hoạt bảo hành

Có 2 nhóm đối tượng có thể kích hoạt bảo hành là:

– Người tiêu dùng kích hoạt bảo hành khi mua: Trong trường hợp này phù hợp với các ngành hàng như: Đồ gia dụng, đồ điện tử,… các sản phẩm có kích thước và giá tiền lớn.

– Đại lý, NPP kích hoạt bảo hành khi bán: Đồ điện – đèn, linh kiện điện tử,… các sản phẩm có kích thước nhỏ, số lượng lớn, giá tiền không quá cao.

2. Hình thức kích hoạt bảo hành

Có  3 hình thức kích hoạt bảo hành phổ biến nhất hiện nay là:

– Kích hoạt bảo hành thông qua nhắn tin SMS

Đây là hình thức người tiêu dùng sẽ nhắn tin SMS theo hướng dẫn trên tem bảo hành sản phẩm để kích hoạt bảo hành.

– Ưu điểm:

• Không cần 3G khi kích hoạt bảo hành

– Nhược điểm:

• Doanh nghiệp tốn kém khi phải duy trì đầu số kích hoạt bảo hành
• Người tiêu dùng mất phí mỗi lần kích hoạt
• Không xem được thông tin và nguồn gốc sản phẩm

(Đây là hình thức bảo hành cũ, đã không còn phổ biến và phù hợp trong giải đoạn hiện nay)

– Kích hoạt bảo hành thông qua Website

Thông thường với hình thức kích hoạt này thì tem bảo hành điện tử sẽ có 1 mã QR code. Người tiêu dùng, đại lý,NPP quét mã QR code trên tem bảo hành sản phẩm sau đó truy cập tới website bảo hành của doanh nghiệp sau đó tiến hành điện thông tin và kích hoạt bảo hành

Ưu điểm:

• Kích hoạt bảo hành nhanh chóng và miễn phí
• Ngoài kích hoạt bảo hành có thể xem được đầy đủ thông tin về sản phẩm và yêu cầu bảo hành sủa chữa trên website bảo hành của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin của khách hàng đã kích hoạt bảo hành
• Chi phí triển khai rẻ, thời gian triển khai nhanh chóng

Nhược điểm:

• Smartphone hoặc máy tính cần có internet

– Kích hoạt bảo hành thông qua App của doanh nghiệp

Thay vì kích hoạt bảo hành ở website thì người tiêu dùng, đại lý, npp sẽ cài đặt app bảo hành để sử dụng kích hoạt bảo hành điện tử.

Ưu điểm:

• Thuận tiện khi đại lý, npp bảo hành số lượng sản phẩm lớn
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp dễ dàng truyền thông tới khách hàng thông qua App
• Xây dựng kịch bản CRM, bán hàng linh động & hiệu quả trên App

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư của doanh nghiệp lớn

(Đây là hình thức phù hợp đối với những sản phẩm mà đối tượng kích hoạt bảo hành là đại lý, NPP)

3. Tem bảo hành và hình thức dán tem

3.1. Hình thức tem bảo hành điện tử

– Với hình thức kích hoạt bảo hành thông qua SMS thì trên tem bảo hành điện tử sẽ là mã số bảo hành và hướng dẫn nhắn tin kích hoạt bảo hành

– Với hình thức kích hoạt bảo hành thông qua Website và App thì trên tem bảo hành điện tử sẽ chứa mã số bảo hành và mã Qr code

3.2. Hình thức dán tem

Đây là phần khó khăn nhất khi doanh nghiệp triển khai bảo hành điện tử vì điểm khác biệt so với bảo hành truyền thống là tem bảo hành điện tử sẽ được dán vào sản phẩm ngay khi sản xuất. Với mỗi 1 loại sản phẩm và yêu cầu nhập – xuất kho khác nhau sẽ có hình thức dán tem khác nhau.

– Dán tem bảo hành điện tử lên sản phẩm

Đây là hình thức dán tem đơn giản nhất khi triển khai bảo hành điện tử. Khi sản xuất thì nhà sản xuất sẽ dán 1 tem bảo hành điện tử lên 1 sản phẩm

Ưu điểm:

• Thời gian dán nhanh chóng
• Số lượng tem bảo hành điện tử cần ít

Nhược điểm:

• Phải bóc sản phẩm ra khỏi hộp thì mới có thể kích hoạt bảo hành
• Nếu cần xuất và nhập kho theo mã bảo hành điện tử sẽ không thuận tiện dẫn tới việc không quản lý được tồn kho

– Dán tem bảo hành điện tử lên sản phẩm và vỏ hộp

Ngoài việc dán tem bảo hành điện tử lên sản phẩm thì ta cần in tem đó thành 2 tem giống nhau. 1 tem dán trên sản phẩm, 1 tem dán bên ngoài vỏ hộp

Ưu điểm:

• Khi kích hoạt bảo hành hoặc xuất – nhập kho không cần phải bỏ sản phẩm ra khỏi hộp

Nhược điểm:

• Thời gian dán tem lâu hơn
• Số lượng tem cần in nhiều gấp đôi

( Phương án này phù hợp với các sản phẩm khó bóc vỏ hộp hoặc doanh nghiệp cần xuất nhập kho nhanh)

– Dán tem bảo hành điện tử trên sản phẩm và trên vỏ thùng

Đối với các loại sản phẩm có thùng chứa nhiều sản phẩm. VD: thùng đèn có 50 chiếc đèn trong thùng, ấm siêu tốc có 4 âm trong 1 thùng,…

Ngoài việc dán tem bảo hành trên sản phẩm ta dán thêm 1 tem trên thùng hàng. Tem thùng sẽ đại diện cho tất cả các sản phẩm bên trong thùng

Ưu điểm:

• Xuất nhập kho nhanh vì chỉ cần quét mã QR trên tem thùng
• Không cần bóc vỏ thùng cũng có thể kích hoạt bảo hành

Nhược điểm:

• Thời gian dán tem lâu hơn
• Khâu dán tem sẽ phức tạp

(Phương dán này phù hợp với các sản phẩm có quy cách thùng lớn và doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian xuất – nhập kho và kích hoạt bảo hàn)