Việc quản lý một chuỗi cửa hàng cafe không hề đơn giản. Người quản lý không thể trực tiếp tới tất cả các chi nhánh hàng ngày. Vậy làm sao để có thể bao quát mọi hoạt động kinh doanh? Làm sao để tăng doanh thu, nhân viên trung thực và tránh thất thoát? Cách quản lý chuỗi cửa hàng cafe từ xa dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp các câu hỏi này.

Các yếu tố cần đảm bảo trong quản lý chuỗi cửa hàng cafe

1. Quản lý chất lượng sản phẩm cafe

Chất lượng đồ uống luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu của chuỗi kinh doanh cafe. Đồ uống có chất lượng không tốt, hoặc không đồng đều, ổn định đều dễ mất khách. Chuỗi cafe phải đảm bảo: thực khách đặt chân tới bất cứ chi nhánh nào cũng sẽ được thưởng thức cafe với hương vị giống nhau, đặc trưng của thương hiệu.

Để làm được điều này, chuỗi cửa hàng cafe cần xây dựng quy trình quản lý và giám sát chất lượng. Đồng thời, phải có công cụ phù hợp để thực hiện và quản lý các tiêu chuẩn này.

• 1.1 Quản lý chặt chẽ kho nguyên liệu cung cấp cho chuỗi cửa hàng cafe

Thay vì để các cửa hàng cafe tự túc tìm nguồn nguyên liệu pha chế, hãy xây dựng kho nguyên liệu tổng cho mọi cửa hàng trong chuỗi. Các cửa hàng bắt buộc phải lấy nguyên liệu từ kho tổng. Đây là cách tốt nhất để kiểm soát nguồn gốc, chất lượng đồ uống.

• 1.2 Quản lý chất lượng nguyên liệu pha chế cafe

Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lắp đặt các thiết bị bảo quản nguyên liệu pha chế phù hợp. Nguyên liệu cần được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo không có tình trạng để hàng tồn kho lâu, hết hạn hay hư hại. Bảo quản nguyên liệu tốt sẽ vừa tránh hư hại, vừa đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

• 1.3 Quản lý định mức nguyên liệu pha chế cafe

Một phần không thể thiếu nếu muốn quản lý chuỗi cửa hàng cafe hiệu quả đó là quản lý định mức. Để tránh gian lận, thất thoát, chuỗi pha chế cần có cách quản lý định mức nguyên liệu pha chế cafe.

Thông thường, các chuỗi cafe đều đã có sẵn các công thức pha chế, kèm định mức cụ thể. Đối chiếu giữa doanh số chi tiết của các loại đồ uống trong một ngày, nhà quản lý sẽ tính toán được lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, còn dư thừa hoặc thiếu và nhập bổ sung. Điều này sẽ tránh được tình trạng sử dụng nguyên liệu ngoài luồng phân phối.

2. Quản lý chuỗi cửa hàng cafe về chất lượng phục vụ

Chất lượng phục vụ là vấn đề rất quan trọng đối với chuỗi cửa hàng cafe. Quản lý chuỗi cửa hàng cafe về chất lượng phục vụ như thế nào? Các cửa hàng cần có thiết bị quản lý, bao quát phù hợp như: Hệ thống camera, hệ thống phần mềm quản lý hoạt động bán hàng của nhân viên.

Ngoài ra, cần có các buổi đào tạo cho nhân viên về phong cách phục vụ, kiến thức sản phẩm, nghiệp vụ bán hàng,… Tất cả các hoạt động này đều có thể tổ chức và quản lý từ xa.

3. Quản lý hoạt động bán hàng tại cửa hàng cafe

Quản lý hoạt động bán hàng gồm có: phiên bán hàng, đơn hàng, hóa đơn, thanh toán, két tiền mặt, doanh số, nhân viên bán hàng,… Các dữ liệu bán hàng cần được cập nhật theo thời gian thực và báo về trung tâm quản lý. Mục đích là để nhà quản lý không cần phải trực tiếp tới cửa hàng cafe vẫn có thể theo dõi được.

4. Quản lý tài chính trong chuỗi cửa hàng cafe

Làm sao để không cần tới cửa hàng vẫn có thể giám sát chặt chẽ tài chính? Đây là vấn đề mà nhiều chuỗi cửa hàng gặp phải. Quản lý tài chính tránh thất thoát, gian lận, tránh lãng phí. Việc quản lý tài chính hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn rõ dòng tiền, đưa ra chiến lược đầu tư phù hợp.

Để tránh việc cửa hàng thua lỗ do tài chính không rõ ràng, thiếu minh bạch, cần làm rõ các chỉ số: Doanh thu chi nhánh, lợi nhuận, giá vốn hàng hóa, chi phí định kỳ, tồn kho, công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng,…

5. Quản lý nhân sự trong chuỗi cửa hàng cafe

Nhân viên trực tiếp phục vụ khách hàng và đem doanh thu về. Do đó, nhân viên trong chuỗi cửa hàng cafe cần hiểu sản phẩm, chủ động, trung thực và có thái độ tích cực trong công việc.

Các chuỗi cửa hàng cafe sẽ cần có cách quản lý nhân viên phù hợp. Vừa đảm bảo nhân viên trung thực, vừa giúp nhân viên có động lực làm việc.

Công nghệ quản lý chuỗi cửa hàng cafe từ A đến Z

Công nghệ quản lý chính là điểm mấu chốt giải bài toán quản lý chuỗi cửa hàng cafe. Tất cả các chuỗi cửa hàng cafe chuyên nghiệp, kinh doanh thành công đều đang sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả. Vậy, phần mềm có vai trò như thế nào? Có thể giải quyết những điểm nào trong bài toán quản lý chuỗi cửa hàng cafe?

1. Phần mềm quản lý mọi hoạt động bán hàng chuỗi cửa hàng cafe

Bán hàng thông minh: 

• Tích hợp công cụ order, chọn món, đặt bàn
• Tích hợp công cụ in hóa đơn, thanh toán nhanh bằng máy POS, QR code
• Quản lý các chương trình giảm giá, tích điểm, khuyến mãi cho từng khách hàng

Bán hàng minh bạch:

• Lưu dấu mọi thao tác, số lần tạo/sửa/xóa/in đơn hàng
• Lưu mọi dữ liệu đặt bàn, thanh toán, doanh số, cập nhật theo thời gian thực
• Thiết lập sẵn các yếu tố về giá thành, chương trình khuyến mãi,… thống kê đầy đủ qua các báo cáo
• Theo dõi, quản lý phiên bán hàng, két tiền mặt, quy rõ trách nhiệm của nhân viên

→ Mọi hoạt động bán hàng đều được lưu trữ. Bán hàng thông minh giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bán hàng minh bạch giúp kiểm soát doanh thu, tránh thất thoát, sai lệch dữ liệu và đảm bảo sự trung thực của nhân viên.

2. Phần mềm quản lý chặt chẽ kho nguyên liệu của chuỗi cửa hàng cafe

Phần mềm sẽ giúp quản lý chuỗi cửa hàng cafe trở nên dễ dàng hơn. Nhất là vấn đề quản lý kho, quản lý chất lượng nguyên liệu.

Quản lý kho hiệu quả:

• Quản lý xuất nhập kho, tồn kho với dữ liệu rõ ràng
• Tích hợp công cụ kiểm kho thông minh, quét barcode, quản lý vị trí hàng hóa
• Quản lý lưu chuyển hàng hóa giữa các kho, các chi nhánh

Kiểm soát chất lượng nguyên liệu pha chế:

• Quản lý thông tin, số lượng nguyên vật liệu
• Quản lý thông tin lưu chuyển nguyên vật liệu: ngày nhập, ngày xuất, lộ trình vận chuyển, điều kiện vận chuyển

→ Số liệu quản lý kho hàng minh bạch, rõ ràng. Kiểm kho nhanh chóng, lưu chuyển hàng hóa nhanh và đơn giản hơn. Điều này giúp tránh tình trạng hàng tồn kho lâu, hư hại hàng hóa tại kho và trong khi vận chuyển. Nhà quản trị kịp thời ra quyết định, điều chỉnh nhập nguyên vật liệu phù hợp với tình hình kinh doanh.

3. Quản lý nhân sự hiệu quả trong chuỗi cửa hàng cafe

Làm sao để nhân viên chủ động, tự giác, trung thực và có thái độ tốt trong công việc? Đáp án chính là: Doanh nghiệp cần có chế độ lương, thưởng, KPI làm việc và cách đánh giá chất lượng công việc phù hợp. Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe để quản lý nhân sự bao gồm:

• Quản lý phiên làm việc, chấm công, tính lương, thưởng
• Quản lý đầu việc, giao việc, KPI, đánh giá chất lượng công việc
• Quản lý các thao tác bán hàng trong ca làm việc

→ Sự hài hoà giữa chế độ lương thưởng và cách giao việc, kiểm soát KPI, kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ giúp nhân viên chủ động, tích cực, trung thực và hứng thú làm việc.

4. Quản lý tài chính chuỗi cửa hàng cafe

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe, mọi thông tin về doanh số, chi phí,… được cập nhật theo thời gian thực. Nhà quản trị có thể theo dõi các báo cáo doanh thu, tính toán lợi nhuận và ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.

Quản lý dòng tiền hiệu quả nhờ các tính năng:

• Quản lý doanh thu
• Quản lý chi phí
• Quản lý tồn kho
• Quản lý công nợ nhà cung cấp
• Quản lý công nợ khách hàng

5. Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng chuỗi cửa hàng cafe

Quản lý chăm sóc khách hàng là một phần đặc biệt của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe. Với các chuỗi kinh doanh lớn, chuyên nghiệp chắc chắn không thể bỏ qua bước chăm sóc khách hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng:

• Quản lý thông tin 360 độ về khách hàng
• Quản lý lịch sử giao dịch, thanh toán
• Quản lý các khuyến mãi, tích điểm, voucher,… cho từng khách hàng
• Tích hợp công cụ marketing giúp khách hàng cập nhật được các khuyến mãi từ chuỗi cafe

Trên đây là cách quản lý chuỗi cửa hàng cafe từ xa hiệu quả. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, bài toán quản lý của chuỗi cafe trở nên đơn giản hơn. Doanh nghiệp đi theo hướng phát triển chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp, hãy liên hệ tới chuyên gia chuyển đổi số/công nghệ thông tin để được tư vấn phần mềm phù hợp.

Sưu tầm Internet