William Edwards Deming là chuyên gia tư vấn quản lý được biết đến qua Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act nghĩa là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động). Trong đó, ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục trong một tổ chức, trái ngược với việc phải sửa chữa sau khi sự việc đã xảy ra.

Tương tự như 10 điều răn của Chúa: ông cũng phát triển 14 nguyên tắc quản lý mà một tổ chức cần tuân thủ để thành công. Việc áp dụng 14 nguyên tắc Quản lý của Deming ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức sẽ đem đến một sự thay đổi hoàn toàn. Bằng cách áp dụng 14 nguyên tắc này cho tất cả các cấp, doanh nghiệp có thể sẽ có được một diện mạo hoàn toàn mới.

Hệ kiến thức sâu rộng

William Edwards Deming chỉ ra rằng mọi công ty – dù lớn hay nhỏ, cung cấp dịch vụ hay sản xuất, lợi nhuận hay phi lợi nhuận – luôn phải đối mặt với vô vàn kiến ​​thức. Deming gọi đây là Hệ kiến ​​thức sâu rộng, thâm nhập vào công ty từ bên ngoài. Nó dẫn đến những thay đổi, mà phương cách quản lý hiện thời cần tiếp nhận.

Theo William Edwards Deming, hệ kiến ​​thức sâu rộng được tạo thành từ bốn thành phần, cùng lúc tác động vào thế giới quan. Các thành phần này hoạt động như những lăng kính giúp ta nhìn nhận, và cả bốn đều có liên quan với nhau:

– Định giá hệ thống

– Khái niệm các biến số và hiểu biết về hệ thống

– Tâm lý học

– Nguyên lý kiến ​​thức

14 nguyên tắc quản lý của Deming được giới thiệu lần đầu tiên trong cuốn sách Thoát khỏi cơn khủng hoảng (Out of the Crisis). Với 14 nguyên tắc quản lý quan trọng, ông đã đưa ra cách để cải thiện tính hiệu quả của một công ty. Rất nhiều trong số những nguyên tắc này mang tính triết học, trong khi một số có tính tự động lập trình nhiều hơn.

Tất cả 14 nguyên tắc quản lý của Deming đều có thể mang lại sự biến chuyển. Dưới đây là phần mô tả ngắn về 14 nguyên tắc này:

1. Xây dựng mục đích bất biến

Hãy cố gắng để không ngừng cải tiến các sản phẩm và dịch vụ của mình để duy trì sự cạnh tranh, đảm bảo tính nhất quán trong kinh doanh, và duy trì việc làm cho nhân viên. Không chỉ thực hiện những điều chỉnh vào cuối quá trình sản xuất, mà phải làm ngay khi đánh giá được những cải tiến đó là cần thiết.

2. Triết lý mới

Một thời kỳ kinh tế mới sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức mới, và việc quản lý phải chuẩn bị sẵn sàng trước những thay đổi đó. Nếu không chịu chuyển mình, một công ty sẽ không thể tồn tại trong thời kỳ mà những biến đổi diễn ra hàng ngày.

3. Ngừng phụ thuộc vào việc thanh tra, kiểm tra

Hãy chấm dứt sự phụ thuộc vào việc thanh tra và kiểm tra chất lượng đầu ra. Việc kiểm tra chất lượng nên được thực hiện ngay trong quá trình để sớm có những điều chỉnh. Cùng với nguyên tắc số 1, nó nâng cao tầm quan trọng của những cải tiến kịp thời.

4. Chấm dứt loại hợp đồng có “giá thấp nhất”

Hãy chuyển sang một nhà cung cấp khác. Dừng việc đàm phán kinh doanh dựa trên mức giá thầu thấp nhất với các nhà cung cấp. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với các nhà cung cấp sẽ rất có lợi trong dài hạn, vì nó thúc đẩy lòng tin và tăng sự trung thành. Một tổ chức nên có những nhà cung cấp có thể trông cậy được; vì họ là một phần của dây chuyền sản xuất và là mắt xích đầu tiên cho một sản phẩm đạt chất lượng tốt.

5. Liên tục tìm ra vấn đề

Phải liên tục và không ngừng cải tiến. Việc không ngừng cải tiến quy trình sản xuất và dịch vụ sẽ giúp cải thiện chất lượng và năng suất, từ đó giảm được chi phí. Nguyên tắc này cũng có liên hệ với nguyên tắc số 1 và số 3. Chất lượng được cải tiến sẽ làm giảm sự lãng phí nguyên liệu, và tạo ra hiệu quả về mặt chi phí.

6. Tiến hành các lớp huấn luyện về công việc

Việc đào tạo và phát triển nhân viên là yếu tố quan trọng cho sự sống còn của tổ chức. Bằng cách kết hợp việc này vào hoạt động của tổ chức, người lao động sẽ quen với nó như là một phần trong Kế hoạch phát triển bản thân của họ.

7. Quan tâm

Nuôi dưỡng và khuyến khích khả năng lãnh đạo. Khả năng lãnh đạo cần phải được khơi dậy. Bằng sự dẫn dắt và quan tâm, các nhà quản lý có thể giúp đỡ nhân viên của mình cũng như cải tiến để máy móc hoạt động tốt hơn. Tầm nhìn bao quát giúp họ có thể nhìn thấy mọi thứ. Họ cũng phải giao trách nhiệm nhiều hơn cho cấp dưới để tập trung hoàn toàn vào bức tranh toàn cảnh (những vấn đề lớn hơn).

8. Thoát khỏi nỗi sợ

Sợ hãi khiến ta tê liệt. Do đó, cần phải loại bỏ sự sợ hãi trong môi trường làm việc để mọi người có thể làm việc hiệu quả cho công ty, cảm thấy được an toàn và dám mạo hiểm. Sự giao tiếp thẳng thắn, lời động viên, sự tôn trọng và quan tâm lẫn nhau trong công việc và giữa các cá nhân có thể sẽ hữu ích.

9. Phá bỏ những rào cản

Bằng việc loại bỏ ranh giới giữa các phòng ban, sự hợp tác có thể diễn ra tốt hơn và đội ngũ các chuyên gia cũng sẽ hiểu nhau hơn. Lấy ví dụ, có thể thực hiện việc này bằng cách lập ra các đội đa chức năng, trong đó các thành viên đều ngang hàng và cởi mở với những ý tưởng của nhau.

10. Loại bỏ hô hào khẩu hiệu

Loại bỏ những khẩu hiệu “hô hào” tại nơi làm việc. Những câu khẩu hiệu, cảnh báo và lời gợi ý như vậy thật vô nghĩa. Vì các vấn đề về chất lượng và sản xuất không xuất phát từ cá nhân mỗi nhân viên, mà từ chính hệ thống.

11. Loại bỏ những chỉ tiêu

Việc phải cố gắng để đạt được một mức lợi nhuận nào đó sẽ khiến các nhân viên không thể thực hiện tốt công việc của họ và dành đủ thời gian cần thiết cho nó. Sự gấp gáp trong công việc có thể gây ra sai lầm trong sản xuất. Các nhà quản lý nên tập trung vào chất lượng nhiều hơn là số lượng.

12. Tự hào về tay nghề

Hãy để nhân viên tự hào về sự khéo léo và chuyên môn của họ. Điểm này có liên quan đến nguyên tắc số mười một. Nhân viên sẽ cảm thấy thoái mái hơn khi họ được thực hiện công việc của mình một cách tử tế và chuyên nghiệp, mà không phải chịu áp lực về thời gian.

13. Thúc đẩy đào tạo

Hãy kết hợp và tăng cường việc rèn luyện, tự hoàn thiện và phát triển bản thân cho mỗi nhân viên. Nguyên tắc này liên quan trực tiếp đến nguyên tắc số sáu. Bằng cách khuyến khích nhân viên làm việc cho chính bản thân họ và coi sự nghiên cứu và rèn luyện của họ như một minh chứng trong công việc, họ có thể vươn lên một tầm cao mới.

14. Thay đổi là việc của tất cả mọi người

Sự thay đổi là công việc của tất cả mọi người. Hãy đề ra các hành động cụ thể để thực hiện, nhận thức được sự biến chuyển và hãy thay đổi toàn bộ tổ chức.

Sự Chuyển Biến

Bằng cách tiếp nhận thay đổi, một doanh nghiệp sẽ tự có những chuyển biến. Bước đầu tiên là sự chuyển biến của từng cá nhân, nhân viên riêng biệt. Sự chuyển biến này không diễn ra với tốc độ như nhau. Người này có thể nhanh hơn người khác.

Khi một nhân viên chấp nhận thay đổi, anh ta sẽ thấy các sự kiện, con số, thời hạn trong cuộc đời mình và sự tương tác với mọi người mang một ý nghĩa mới. Từ đó, anh ta sẽ áp dụng các nguyên tắc này trong mọi mối quan hệ. Anh ta sẽ tập cách đánh giá những lựa chọn của mình và tìm cách để áp dụng được điều này trong tổ chức nơi anh ta làm việc.

Kết quả là anh ấy có thể trở thành một tấm gương tiêu biểu, luôn lắng nghe và học hỏi từ những người khác. Theo 14 nguyên tắc Quản lý của Deming, khi tất cả nhân viên chuyển biển như vậy, toàn bộ doanh nghiệp sẽ biến chuyển và thực hành triết lý mới.