Mở rộng quy mô là đích đến ao ước từ ngày đầu khởi nghiệp của nhiều doanh chủ. Nhưng những mốc tăng trưởng tuyệt vời luôn đi cùng những rủi ro lớn. Doanh nghiệp có thể trở về điểm xuất phát bất cứ lúc nào nếu không chuẩn bị tốt những yếu tố này.

Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp có sự nhầm lẫn giữa “mở rộng quy mô” và “phát triển” nên đã không có sự chuẩn bị tốt cho việc tiến hành mở rộng. Cần phải chắc chắn rằng doanh nghiệp có một nền tảng vận hành đủ vững chắc để không kéo theo sự gia tăng chi phí khi doanh thu tăng. Nếu không, điều này có thể dẫn đến những hiệu quả nghiêm trọng như thiếu hụt tài chính và rối loạn chu trình vận hành vốn đang hoạt động ổn định.

Trong bài viết sau đây, sẽ cùng doanh nghiệp đi qua 5 yếu tố quyết định thành công cho quá trình mở rộng quy mô. Đây là những yếu tố cơ bản song doanh nghiệp lại thường hay bỏ qua

1. Yếu tố văn hoá

Văn hoá được tạo nên bởi con người và những kinh nghiệm, giá trị, niềm tin của mỗi cá nhân trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp có thể là động lực để lao động nâng cao hiệu suất, kết quả kinh doanh nếu phù hợp; ngược lại cũng có thể kìm hãm sự phát triển, suy yếu những thay đổi tích cực nếu lỗi thời và không còn phù hợp với định hướng phát triển của công ty

Duy trì văn hoá không khó đối với quy mô doanh nghiệp 10 nhân viên làm việc cùng nhau mỗi ngày. Nhưng khi doanh nghiệp tiến hành mở rộng, số lượng nhân viên nhân lên 100, 1000 và các quy trình tăng lên, giữ gìn văn hoá doanh nghiệp tích cực là điều cần thiết. Vậy nên trước khi bắt tay vào mở rộng quy mô, doanh nghiệp hãy xem xét liệu văn hoá có còn phù hợp, những mặt nào cần điều chỉnh khi quy mô thay đổi.

2. Yếu tố con người 

Một phần của quá trình mở rộng quy mô là sự gia tăng về số lượng nhân viên, vấn đề ở đây là số lượng đó liệu có đủ đáp ứng mức chất lượng mà doanh nghiệp cần. Theo nghiên cứu của McKinsey, nhân viên có thành tích cao có năng suất cao hơn 400% so với những nhân viên bình thường, và có thể tăng lên 800% tuỳ vào vai trò của vị trí.

Steve Jobs cũng bày tỏ quan điểm tương tự: “Một nhóm nhân viên mức A+ có thể hoàn thành công việc một nhóm khổng lồ những nhân viên ở mức B và C.” Để đảm bảo chất lượng đầu ra đồng đều, doanh nghiệp khi mở rộng cần đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn về tuyển dụng.

Trong khi gấp rút chuẩn bị mở rộng, nhiều doanh nghiệp có xu hướng rút ngắn thời gian tuyển dụng và dễ dàng thỏa hiệp với các tiêu chuẩn. Nhưng nếu bạn tuyển đúng người ngay từ đầu, họ sẽ giúp bạn giúp nâng tầm các tiêu chuẩn và văn hóa doanh nghiệp.

3. Yếu tố về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của bạn đã đáp ứng được yêu cầu mở rộng? Không chỉ về cơ cấu người, mà còn về số lượng quản lý. Ở một thời điểm nhất định, 1 – 2 quản lý sẽ không thể đảm đương được khối lượng công việc khổng lồ nhân lên từ quá trình mở rộng. Nếu doanh nghiệp không tuyển thêm quản lý sẽ dẫn đến ách tắc các luồng ra quyết định, công việc chậm tiến độ.

Doanh nghiệp có thể phát triển đội ngũ quản lý kế cận bằng cách thực hiện các chương trình đào tạo nội bộ. Các chương trình cải thiện kỹ năng mềm, trang bị kỹ năng quản lý cho toàn thể nhân viên, không chỉ giúp nuôi dưỡng quản lý tương lai mà còn nâng cao kỹ năng của mặt bằng chung nhân viên.

Doanh nghiệp cũng có thể cải thiện các chương trình onboarding nhằm giữ chân nhân sự mới. Số lượng nhân sự mới tăng lên đồng nghĩa số lượng ứng viên tiềm năng cho vị trí quản lý tăng lên.

Quy trình onboarding mẫu cho doanh nghiệp đang mở rộng quy mô

DeVry Education là một ví dụ khi tăng lượng nhân viên mới lên 120 người mỗi tháng thông qua thay đổi chương trình onboarding. DeVry ứng dụng phần mềm quy trình và nâng thời gian onboard của mỗi ứng viên lên tận 1 năm (mức trung bình của ngành là 1 tuần), điều này giúp nâng cao năng lực của nhân sự đầu vào.

Pixar là một ví dụ khác về phát triển chương trình đào tạo cho nội bộ. Thông qua các chương trình về kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu, đồng cảm, kỹ năng quản lý,… giúp Pixar đào tạo được đội ngũ nhân viên phù hợp với văn hoá công ty và sẵn sàng đảm đương các vị trí quan trọng.

4. Yếu tố công nghệ

Để chuẩn bị tốt nền tảng công nghệ cần thiết trước khi mở rộng, bạn sẽ cần trả lời được những câu hỏi dưới đây:

• Công ty có thể phát triển hoặc nên phát triển nhanh đến mức nào?
• Công ty sẵn sàng đánh đổi chất lượng đến mức nào để đẩy nhanh tốc độ triển khai công nghệ?

Ở câu hỏi đầu tiên, một giả định phổ biến cho rằng doanh nghiệp cần phát triển càng nhanh càng tốt về mặt con người, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Công ty có thể mở rộng quy mô nhanh đến mức nào phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị về văn hoá, con người, cơ cấu tổ chức, công nghệ, tài chính, kế hoạch, cả về hữu hình lẫn vô hình.

Ở câu hỏi thứ hai, một số doanh nghiệp lựa chọn đánh đổi chất lượng công nghệ để đẩy nhanh tốc độ triển khai trong giai đoạn startup. Nhưng giai đoạn mở rộng sau đó sẽ đòi hỏi doanh nghiệp nâng cấp công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu tăng trưởng. Lúc này, đánh đổi trước đây sẽ trở thành các vấn đề về nâng cấp và bảo trì, buộc doanh nghiệp phải giải quyết. Doanh nghiệp có thể sẵn sàng đánh đổi nhưng cần phải tính toán được lượng vấn đề và khả năng giải quyết vấn đề.

5. Yếu tố tài chính

Mở rộng quy mô gắn liền với việc chi phí tăng lên. Việc tìm kiếm các nguồn lực tài trợ là điều kiện cần, tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần cân nhắc về khía cạnh tài chính trong các quyết định hàng ngày như: Công ty có nên phát triển đội ngũ IT Inhouse thay vì thuê ngoài, liệu đã đến lúc để nhân viên làm việc từ xa, văn phòng cần thêm bao nhiêu không gian,… Bài toán tài chính không chỉ về tìm kiếm thêm nguồn tiền mà còn về tối ưu chi phí các hoạt động trong doanh nghiệp.

Trong quá trình mở rộng, các quyết định tài chính cần phải phù hợp với chiến lược tài chính. Doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi, rằng liệu một sự thay đổi nhỏ trong tốc độ tăng trưởng có nghĩa là có thể trang trải chi phí tăng thêm nhân sự không; hay tốc độ tăng trưởng có bù đắp được chi phí không.

Trong thời điểm tăng trưởng vàng, nhiều doanh nghiệp đã vội vàng thực hiện kế hoạch mở rộng quy mô mà vội vàng bỏ qua các yếu tố chủ chốt. Chỉ khi bắt đầu gặp khó khăn, doanh nghiệp mới bắt đầu chẩn đoán vấn đề và đi tìm giải pháp, khi đó vấn đề đã được nhân lên theo quy trình và thành các rào cản lớn khó có thể vượt qua. Vì vậy, để quá trình mở rộng quy mô diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ càng giải pháp cho các vấn đề trên mọi phương diện, từ năng lực (đội ngũ, tài chính, sản phẩm…) cho đến năng suất (hệ thống, quy trình…).

Văn hóa, cơ cấu tổ chức, con người, công nghệ, tài chính là những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý và chuẩn bị kỹ khi bắt đầu mở rộng quy mô