Phân công công việc luôn là một hoạt động diễn ra theo tính chu kỳ, thường xuyên. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách phân công công việc chuẩn form mới nhất 2022.

I./ Tổng quan về mẫu phân công công việc

1. Phân công công việc là gì?

Thuật ngữ “phân công công việc” không được tiêu chuẩn hóa và do đó nó được sử dụng khác nhau trong từng tình huống/ trường hợp cụ thể. Vì thuật ngữ “phân công công việc” bao gồm “công việc” và “phân công”, có thể suy ra rằng hoạt động này, tức là nhiệm vụ hoặc công việc được sắp xếp riêng biệt. Việc phân công có thể diễn ra trong các dự án và các hoạt động trong dây chuyền.

Phân công công việc là hoạt động diễn ra mang tính chu kỳ, lặp đi lặp lại

Về nguyên tắc, hình thức phân công công việc có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau:

• Bằng lời nói hoặc bằng văn bản
• Tình huống hoặc tiêu chuẩn hóa
• Ngoại tuyến hoặc trực tuyến

2. Lợi ích của phân công công việc

• Dễ dàng theo dõi ai chịu trách nhiệm về công việc nào: Thông qua phân công công việc, nhiệm vụ của từng cá nhân đã được xác định rõ ràng, chi tiết. Điều này giúp cho nhà quản trị lẫn nhân viên thực hiện trong cùng một dự án dễ dàng giám sát tiến độ công việc hơn bao giờ hết.
• Nó chứa một số thông tin như nhiệm vụ nào cần được thực hiện theo mức độ ưu tiên, tiêu chuẩn cần phải đạt được khi hoàn thành nhiệm vụ,… Nó giúp người được giao thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Bằng cách giao công việc cho một nhóm hoặc một người cụ thể, họ biết công việc nào cần làm theo mức độ ưu tiên và thực hiện công việc đó một cách hiệu quả để tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Nâng cao năng suất lao động nhờ vào việc nhân viên sẽ biết việc mình cần phải làm, công việc nào cần chú trọng, công việc nào cần ưu tiên để thực hiện trước,… điều này sẽ giúp năng suất lao động của tổ chức được nâng cao.

3. Thông tin quan trọng trong một bảng phân công công việc cần phải có 

Phân công công việc chủ yếu chứa bốn phần thông tin thiết yếu này:

• Nhiệm vụ nào được thực hiện ( Loại công việc) : Giải thích rõ ràng cho nhân viên biết nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên.
• Lý do thực hiện nhiệm vụ đó (Mục đích thực hiện): Khi bạn giao công việc mới cho nhân viên trước khi hoàn thành công việc hiện tại, bạn cần giải thích lý do của nó.
• Các tiêu chuẩn mà nhiệm vụ đã hoàn thành cần đáp ứng là gì (Mô tả): Cho nhân viên biết về việc đánh giá công việc đã hoàn thành, thời gian cần hoàn thành công việc,…
• Hướng dẫn mọi động cơ: Điều này có nghĩa là yêu cầu nhân viên thông báo cho người quản lý của họ về nhiệm vụ đã hoàn thành và những vấn đề họ gặp phải khi thực hiện nhiệm vụ, cung cấp tài liệu hướng dẫn nếu có.

II./ Cách lập kế hoạch phân công công việc

1. Kiểm tra loại công việc

Ví dụ, một số công việc phải được thực hiện trong một bộ phận. Nhưng một số công việc phải được phân chia giữa các bộ phận khác nhau và các bộ phận đó phải xây dựng các quy trình quản lý công việc làm việc nội bộ.

2. Đánh giá kỹ năng của nguồn lực nhân sự 

Mỗi nhân viên đều có tài năng của họ. Vì vậy, trước khi lên lịch làm việc, tốt hơn hết bạn nên lập một sơ đồ quy trình làm việc. Việc đánh giá kỹ năng nhân sự của nhà quản trị là một hoạt động vô cùng quan trọng của tổ chức. Đánh giá kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự giúp tổ chức làm việc hiệu quả hơn.

Sau khi phân tích kỹ năng của nhân viên, hãy phân công công việc trong sơ đồ cho những nhân viên được chỉ định. Ngoài ra, hãy giữ một người dự phòng nếu nhân viên được chỉ định không thể thực hiện công việc.

3. Tính thời gian giao việc cần thiết

Mỗi dự án sẽ có một tiến độ công việc riêng cần phải hoàn thành. Và nhiệm vụ của nhà quản trị chính là xác định làm sao các mốc thời gian để có thể phân chia nhiệm vụ sao cho hợp lý, đủ thời gian cho người lao động thực hiện thành công phần công việc của mình là một vấn đề quan trọng. Vì vậy, việc tính toán thời gian cần thiết cho từng giai đoạn của công việc hoặc dự án để hợp lý hóa quy trình làm việc và hoàn thành công việc một cách hiệu quả không hề là một công việc dễ dàng.

Thay vì việc sử dụng các công cụ thủ công thì nhà quản trị nên lựa chọn ứng dụng các hệ thống phần mềm giao việc và quản lý tiến độ công việc để có được cái nhìn bao quát về hiệu suất trong doanh nghiệp.

4. Tránh sự trùng lặp công việc

Khi bạn phân công người lao động vào các quy trình cơ bản khác nhau, sẽ có khả năng trùng lặp công việc vì tất cả người lao động đều làm những công việc không được đề cập trong biểu đồ.

Do đó, hãy kiểm tra cẩn thận quy trình làm việc trong toàn tổ chức và đảm bảo rằng không có sự trùng lặp công việc.

5. Triển khai ý tưởng cho khách hàng

Việc triển khai ý tưởng cho khách hàng là một trong những bước chính khi lập một kế hoạch phân công công việc. Cung cấp một ý tưởng rõ ràng cho khách hàng về giao tiếp có nghĩa là thông báo cho anh ta biết rõ ràng anh ta nên giao tiếp với ai để có thông tin về dự án và chỉ định một người chịu trách nhiệm về trong suốt vòng đời dự án.

Việc xem xét các kỳ vọng của khách hàng là điều quan trọng hơn cả để thiết lập các tiêu chuẩn của công ty. Nó cũng giúp tìm hiểu các tiêu chuẩn thị trường. Nó sẽ có thể đạt được khi bạn phân công công việc hợp lý.

III./ Mẫu bảng phân công công việc phổ biến nhất

• Mẫu bảng phân công công việc theo tuần

Mẫu phân công công việc được thực hiện theo tuần

• Mẫu phân công công việc theo tháng

Mẫu bảng phân công công việc được thực hiện theo tháng

• Ví dụ về Mẫu bảng phân công công việc của phòng khám đa khoa

Ví dụ mẫu phân công công việc của phòng khám đa khoa