Cách thức truyền tải thông điệp cũng quan trọng không kém bản thân nội dung thông điệp đó. Liệu mạng xã hội có thể giúp doanh nghiệp làm truyền thông nội bộ hiệu quả?

Cách đây khoảng 10 năm, hàng loạt các mạng xã hội đã ra đời và phổ biến rộng rãi, mà đại diện tiêu biểu chính là Facebook. Tính lan tỏa, mức độ tương tác và khả năng trao đổi thông tin dễ dàng ở mạng xã hội có được là điều mà các doanh nghiệp cũng rất mong muốn có được đối với công tác truyền thông nội bộ.

Từ đó, hình thức mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp (enterprise social network) được hình thành để chỉ tất cả các ứng dụng công nghệ dưới hình thức mạng xã hội được sử dụng trong quy mô doanh nghiệp, với mục tiêu đem lại sự gắn kết nội bộ. Một số cái tên lớn có thể kể đến là Yammer hay Facebook Workplace. Đến nay, hình thức này vẫn được coi là một trong những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất có thể được áp dụng như một kênh truyền thông nội bộ.

Đáng tiếc rằng bất chấp mức độ phổ biến của nó, các mạng xã hội nội bộ đang không thực sự chứng minh được nhiều tác dụng. Vì sao một mạng xã hội nội bộ lại không thể giúp doanh nghiệp làm truyền thông nội bộ tốt hơn? Để tìm hiểu câu trả lời, hãy bắt đầu từ bản chất cũng như những gì chúng ta cần từ hoạt động truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ là gì? 

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…

Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.

Nguyên tắc của truyền thông nội bộ? 

Xuất phát từ định nghĩa của truyền thông nội bộ, làm thế nào để biết hoạt động truyền thông nội bộ đang thực sự làm đúng chức năng của nó? Hãy bắt đầu đánh giá từ từng yếu tố làm nên truyền thông nội bộ.

Nội dung của thông điệp: Phải định hình được các giá trị doanh nghiệp

Như đã nói, nội dung của thông điệp là yếu tố chủ chốt trong hoạt động truyền thông nội bộ. Vậy những thông điệp nào là thông điệp cần truyền tải? Đó chính là các giá trị, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi – những thứ định hình nên văn hóa doanh nghiệp, tạo nên tính gắn kết và thống nhất trong công ty.

Phần lớn các tổ chức đều mang trong mình một sứ mệnh nào đó lớn lao hơn là lợi nhuận đơn thuần. “Vì sao chúng ta cần làm những việc này” sẽ quan trọng hơn “chúng ta cần làm gì” và “làm như thế nào”. Tuy nhiên, khi sứ mệnh đó được chuyển thành các chiến lược và hành động cụ thể ở tầm thực thi thì không dễ dàng để các nhân viên có thể nắm bắt được.

Bởi vậy, mục tiêu của truyền thông nội bộ là giúp cho các nhân viên hiểu được những sứ mệnh, giá trị đó gắn liền với công việc của họ như thế nào. Bằng cách truyền tải tới nhân viên một “ý thức về mục đích”, truyền thông nội bộ hiệu quả có thể tạo cho nhân viên động lực để cùng phấn đấu cho những mục tiêu chung

Đối tượng truyền tải: Thông điệp phải xuất phát từ lãnh đạo trước khi lan tỏa tới nhân viên

Để kiểm soát được nội dung của các thông điệp theo đúng định hướng công ty thì những thông điệp đó trước hết phải xuất phát từ phía lãnh đạo. Đồng thời, tất cả các thông tin được truyền đạt chia sẻ công khai trong công ty phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo nhất quán với các giá trị của doanh nghiệp đặt ra.

Các giao tiếp không chính thống khác, tuy rằng có thể giúp lan tỏa thông điệp nhanh chóng hơn, hay thúc đẩy tính gắn kết giữa các thành viên, nhưng đồng thời lại có khả năng bóp méo thông điệp, tạo ra những hiểu nhầm không đáng có. Đặc biệt trong những giai đoạn mà doanh nghiệp đứng trước biến cố, thay đổi lớn hoặc gặp trình trạng khủng hoảng, việc để các giao tiếp không chính thống vượt khỏi tầm kiểm soát có thể làm lây lan tính tiêu cực trong đội ngũ nhân viên.

Tính chất của thông điệp: Thông tin phải minh bạch tới toàn bộ doanh nghiệp

• Minh bạch sẽ tạo nên lòng tin.

Việc chia sẻ các giá trị của doanh nghiệp sẽ không thể tạo ra hiệu quả nếu như bản thân nhân viên không có cách hiểu chính xác và nhất quán đối với các giá trị đó. Tính minh bạch này không chỉ liên quan đến những từ ngữ bạn dùng để mô tả thông điệp, nó còn ở cách thức bạn truyền tải những thông điệp này: nó có được tuyên bố công khai không; nó có đến được với toàn bộ nhân viên hay không; lãnh đạo có thực sự nhấn mạnh và coi chúng là thứ cần được biết hay không;…

Hình thức truyền tải thông điệp: Phải tạo ra tương tác 2 chiều trong nội bộ 

Bất kỳ hoạt động truyền thông nào đều liên quan đến 2 đối tượng: đối tượng chia sẻ thông điệp và đối tượng nhận thông điệp; và hoạt động truyền thông chỉ có hiệu quả nếu 2 bên liên tục tương tác trao đổi thông tin. Việc tương tác 2 chiều trong truyền thông nội bộ không chỉ giúp bạn hiểu được nhân viên đang tiếp nhận thông điệp chính xác đến mức độ nào để có biện pháp cải thiện, mà còn góp phần thắt chặt mối quan hệ giữa nhân viên với công ty.

Về điểm này, hình thức mạng xã hội đã chứng minh được tác dụng. Tính tương tác trên các mạng xã hội như Facebook rất cao là bởi việc tương tác này diễn ra hoàn toàn dễ dàng và tự nhiên. Trái lại, những hình thức như gửi email, làm tạp chí, bảng tin, tuy rằng đảm bảo được tính chính thống, nhưng lại không thuận tiện để thúc đẩy sự trao đổi thông tin từ nhân viên.

Giờ đây, khi đã nắm được những tiêu chí như thế nào là một hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn hẳn cũng sẽ hiểu được vì sao các mạng xã hội không nên trở thành một lựa chọn ưu tiên khi làm truyền thông nội bộ.

Vì sao mạng xã hội không phù hợp cho mục đích của truyền thông nội bộ?

Thông tin không mang tính chính thống

Đây chính là điểm trừ lớn nhất khi sử dụng mạng xã hội. Bản chất mạng xã hội đã có những đặc trưng “xã hội” của nó, tức là bao gồm những giao tiếp thân mật, nơi mà tất cả mọi người đều có những tiếng nói tương đương. Điều này đi ngược lại nguyên tắc về đối tượng truyền tải thông điệp của truyền thông nội bộ, khi mà tiếng nói phải xuất phát từ phía lãnh đạo, và lãnh đạo phải có quyền kiểm soát đối với những nội dung được chia sẻ. Giống như đưa ra một thông báo bằng văn bản luôn có một sức mạnh lớn hơn thông báo bằng lời nói, thì một thông báo trên mạng xã hội thường không để lại quá nhiều tầm ảnh hưởng.

Thông tin không có tính hệ thống

Một nguyên nhân khác làm hạn chế tầm ảnh hưởng của các thông tin trên mạng xã hội nội bộ là tính thiếu cấu trúc, thiếu hệ thống của nó. Sở dĩ mạng xã hội có được lượng tương tác lớn là bởi thông tin trên mạng xã hội được cập nhật nhiều và liên tục; song điều này cũng khiến những thông tin quan trọng nhanh chóng bị lép vế. Thông tin được chia sẻ trên mạng xã hội thông thường cũng không được định hướng theo các cấu trúc nhất quán – không phù hợp với những đòi hỏi về tính quy trình và sự đồng bộ trong các doanh nghiệp lớn.

Thông tin không mang tính lưu trữ

Sự thiếu hệ thống của mạng xã hội cũng kèm theo một hệ quả là nó không thuận tiện để truy cập lại những thông tin quan trọng. Điều này có thể tạo ra một rào cản rất lớn trong việc định hình và thống nhất văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các thành viên mới của tổ chức. Hãy tưởng tượng mỗi thành viên mới sẽ lại phải được “đào tạo” lại về tầm nhìn-sứ mệnh-giá trị cốt lõi của tổ chức, và thậm chí có thể tiếp nhận phải những thông tin sai lệch. Nó đã vi phạm nguyên tắc về tính minh bạch trong truyền thông nội bộ.

Mạng xã hội nội bộ – Kênh tương tác hay Kênh truyền thông? 

Khi nhìn vào sự thất bại của việc triển khai mạng xã hội trong doanh nghiệp, chúng ta phải nhìn vào bản chất của mạng xã hội liệu có thật sự phù hợp với những mục tiêu của truyền thông nội bộ mà chúng ta cần đạt được.

Trên thực tế, cách thức truyền tải một thông điệp cũng quan trọng không kém bản thân nội dung của thông điệp đó. Nếu chúng ta lựa chọn một kênh truyền tải thông điệp không phù hợp, không đúng với mục đích của nó, thì bản thân những thông điệp của chúng ta cũng không thể được tiếp nhận một cách trọn vẹn. Mạng xã hội được sinh ra để thúc đẩy tương tác thân mật giữa các thành viên; và bản thân mục đích này đã không phù hợp với môi trường doanh nghiệp: khi mà thông điệp phải đi một cách chính thống từ lãnh đạo tới nhân viên.