Là một nhà quản lý, chắc bạn cũng hiểu rõ hiệu quả làm việc thấp tác động xấu thế nào đến doanh nghiệp của bạn. Thế nhưng công cụ quản lý có lỗi gì trong chuyện này hay không?

Thông thường khi nhìn thấy kết quả đầu ra không tốt, hiệu quả làm việc không cao, chúng ta vẫn thường có thói quen đổ lỗi ngay cho nhân viên của mình. Ngược lại, nhân viên của bạn cũng sẽ đưa ra một loạt lý do để biện minh cho tình trạng không mấy tốt đẹp này. Cứ thế, nó bỗng nhiên trở thành một vòng lặp đau đớn và không có hồi kết.

Nếu hiệu quả làm việc vẫn không được cải thiện dù cho bạn có hát vang bài ca “năng suất” bao nhiêu đi chăng nữa, thì có lẽ đây là lúc bạn cần đào sâu để hiểu rõ hơn gốc rễ của vấn đề. Rằng biết đâu chính công cụ quản lý công việc mà bạn đang sử dụng mới là thứ kéo tụt hiệu quả bên trong doanh nghiệp của bạn.

Vậy xuất phát từ những lý do nào mà công cụ quản lý bạn đang sử dụng có thể gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp?

1. Công cụ quản lý của bạn không còn bắt kịp với xu thế hiện nay

Trong kỷ nguyên 4.0 với những bước tiến vượt bậc về công nghệ và tự động hóa, sao chúng ta vẫn còn phải lập kế hoạch hay thời gian biểu bằng tay?

“Công nghệ lạc hậu” là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hiệu quả làm việc không cao. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng những nhân viên làm việc bán thời gian hay những nhân viên làm việc từ xa, trong khi họ chẳng có lấy một phần mềm quản lý trực quan, tự động và online.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp ngày nay cũng rất dễ rơi vào tình trạng phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Việc không có sự giao tiếp thường xuyên giữa quản lý và nhân viên hay không có một công cụ trực quan để quản lý cũng như cập nhật tiến độ cũng rất dễ làm dự án đổ bể. Từ đó dẫn đến một sự lãng phí về mặt nguồn lực và những chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

2. Bạn có công cụ quản lý, nhưng nhân viên của bạn hoàn toàn không biết cách sử dụng nó

Đây là trường hợp mà phần lớn doanh nghiệp đều gặp phải, đặc biệt là đối với những nhân viên mới và những nhân viên làm việc bán thời gian. Có trong tay một phần mềm quản lý đắt tiền vẫn chưa phải là tất cả, đó còn phải là một phần mềm vừa trực quan, thân thiện, dễ sử dụng nhưng vẫn có thể đáp ứng đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.

Sau khi đã có được cho mình một phần mềm như vậy, việc tiếp theo là hướng dẫn cho họ cách sử dụng thông qua tài liệu hoặc đào tạo trực tiếp. Đây không phải là một thử thách quá khó khăn, đặc biệt là khi bản thân phần mềm bạn đang sử dụng đã được tinh gọn.

Công cụ quản lý của bạn có đang làm nhân viên cảm thấy khó xử?

3. Công cụ quản lý ở đó, nhưng tiến độ công việc đang ở đâu?

Một rào cản khác khiến cho hiệu quả làm việc của doanh nghiệp không được tối ưu xuất phát từ việc tiến độ không được giám sát một cách chủ động và gắt gao. Tâm lý chung của nhân viên khi đang thực hiện một công việc hay một dự án đó là họ rất ngại phải báo cáo nhiều, mà sâu hơn là bởi họ ngại phải lãng phí thời gian vào công việc này. Vậy nên trừ khi được hỏi đến, bằng không họ sẽ mãi “chôn chặt” bí mật về tiến độ cho đến khi công việc được hoàn thành.

Mặt khác, bản thân bạn dù là người quản lý nhưng cũng không chủ động nắm bắt được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, dẫn đến việc bạn phải yêu cầu hết người này đến người khác báo cáo mới có thể biết được tiến độ dự án hiện đang ở đâu. Việc này vô hình trung làm mất thời gian một cách hai chiều, từ đó gián tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.

Nếu phần mềm bạn đang sử dụng chỉ tối ưu cho một tính năng duy nhất như lập kế hoạch và phân công công việc, hay việc cập nhật tiến độ thông qua một phần mềm cồng kềnh cũng mất thời gian không kém so với việc báo cáo trực tiếp thì có lẽ bạn nên ngừng chỉ trích nhân viên của mình đi thôi!

Từ những lý do kể trên, chắc bạn cũng có thể thấy rõ những tác động tai hại của một phần mềm quản lý không tốt lên hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Nhân viên của bạn có lỗi hay không? Tất nhiên là có. Thế nhưng lỗi của họ là ngại thay đổi, đã quen với quy trình cũ quá lâu mà không dám bắt đầu với những giải pháp mới mẻ và toàn diện hơn.

Còn bạn, đứng trên cương vị một nhà lãnh đạo, bạn có cảm thấy hài lòng về công cụ quản lý công việc mà mình đang sử dụng không?