Cuộc cách mạng công nghệ cùng làn sóng chuyển đổi số đã tái định nghĩa hoàn toàn cách thức các doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc. Tài liệu, giấy tờ và các phương pháp làm việc thủ công giờ đây đã nhường chỗ hệ thống quản lý công việc tân tiến.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành nhằm tối ưu năng suất và nâng cao chất lượng thực hiện công việc. Vậy hệ thống quản lý công việc là gì? Quy trình để triển khai hệ thống quản trị công việc hiệu quả, tối ưu năng suất cho doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết sau đây.

1. Hệ thống quản lý công việc là gì?

Hệ thống quản lý công việc là nền tảng phần mềm giúp tổ chức và quản lý mọi quy trình làm việc tập trung trên nền tảng số.

Hệ thống quản lý công việc giúp số hóa và tự động hóa mọi khâu trong quy trình làm việc của nhân viên, vạch rõ phương hướng và mục tiêu để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, đây cũng là công cụ để các nhà quản lý kiểm soát, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự.

2. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai Hệ thống Quản lý công việc?

Thực trạng của các công ty trên toàn thế giới cùng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Quản lý công việc truyền thống là điểm đau năng suất của mọi doanh nghiệp. Các phương pháp tổ chức và thực hiện công việc thủ công làm cho quy trình vận hành trong doanh nghiệp trở nên rối rắm, rời rạc, gây lãng phí nguồn lực, từ đó kìm hãm sự phát triển của tổ chức.

• 90% nhân viên cho biết họ cảm thấy kiệt sức và xuống tinh thần khi phải đối mặt với các công việc mang tính chất lặp lại
• 1000 giờ làm việc/ năm là khoảng thời gian bị lãng phí cho những quy trình làm việc thủ công, rườm rà
• 500 là con số các công việc bị trì hoãn hoặc chậm tiến độ do thiếu đi các công cụ hỗ trợ phân bổ công việc và quản lý tiến độ
• 55% nhân sự mắc lỗi hoặc quên việc vì công có công cụ nhắc việc

Những con số trên đã nói lên thực trạng đáng báo động của các doanh nghiệp khi thiếu công cụ hỗ trợ và không áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý công việc. Bởi vậy, việc áp dụng hệ thống quản lý công việc không chỉ giúp giải quyết các nút thắt cho bài toán năng suất của doanh nghiệp, mà còn góp phần tạo nên sức bền cho bộ máy vận hành, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc bằng cách:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình công việc của tổ chức.
• Dữ liệu quản lý tập trung để dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan đến các công việc.
• Giao việc và quản lý tiến độ làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi.
• Báo cáo tự động, trực quan tình hình thực hiện công việc.
• Triển khai và tổ chức công việc trên một nền tảng duy nhất, giúp luồng công việc diễn ra liền mạch, liên thông giữa các phòng ban.

3. Các chức năng chính của Hệ thống Quản lý công việc

3.1. Hỗ trợ lập kế hoạch

Lập kế hoạch công việc là một trong những tính năng cốt lõi trong hệ thống quản lý công việc. Phần mềm quản trị công việc cho phép người dùng xây dựng bản kế hoạch công việc chi tiết, bài bản với các tiêu chí như: Loại công việc (thường/ quy trình/ lặp), Thời gian thực hiện, Người phụ trách, KPI đầu ra,…

Dựa vào bản kế hoạch trên hệ thống, nhân sự sẽ nắm rõ được nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm của mình để đáp ứng đúng mục tiêu đề ra. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để nhà quản lý giám sát và đánh giá xuyên suốt quá trình thực hiện công việc của nhân viên.

3.2. Theo dõi tiến độ công việc

Thời gian là yếu tố quan trọng cần đảm bảo trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Một công việc chậm tiến độ cũng có thể khiến cả dự án bị trì trệ, ảnh hưởng. Bởi vậy, làm thế nào để kiểm soát thời gian thực hiện và đảm bảo tiến độ công việc là điều cần lưu tâm. Nếu như trước kia, các nhà quản lý phải theo dõi tiến độ cũng như đo lường tỷ lệ hoàn thành công việc một cách thủ công thì bây giờ, với hệ thống quản lý tiến độ công việc, quá trình này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Hệ thống cung cấp sẵn các số liệu đo lường tiến trình công việc, dự án một cách trực quan dưới dạng timeline, gantt chart,… giúp nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện công việc thông qua việc đánh giá các chỉ số như số ngày thực hiện, % hoàn thành công việc, số đầu việc còn lại,… để từ đó có kế hoạch điều chỉnh, xúc tiến kịp thời.

Hệ thống giúp theo dõi tiến độ công việc trực quan theo thời gian thực

3.3. Đánh giá hiệu quả công việc

Hệ thống quản lý công việc giúp kiến tạo môi trường làm việc số công bằng, minh bạch thông qua công tác đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Bằng việc theo dõi và phân tích các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc như KPI, tỷ lệ hoàn thành công việc,… nhà quản lý có thể đánh giá một cách chính xác năng suất làm việc của mỗi nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc còn cung cấp hệ thống báo cáo tự động dưới dạng dashboard giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá kết quả công việc một cách trực quan mà không cần tốn thời gian tổng hợp và xử lý dữ liệu.

3.4. Chuẩn hóa quy trình làm việc

Bất kể một dự án, công việc nào để đạt được đến kết quả cuối cùng cũng cần phải trải qua nhiều công đoạn thực hiện. Với phương thức làm việc truyền thống trước kia, nhiều công việc, quy trình trong doanh nghiệp không có tài liệu chỉ dẫn cụ thể mà chỉ được các nhân viên ngầm hiểu và tự thống nhất với nhau. Điều này rất dễ dẫn đến trường hợp khi xảy ra sai sót thì không thể truy soát được nguồn gốc, các phòng ban đổ lỗi cho nhau. Quản lý cũng không thể kiểm soát được quy trình đang ở bước nào, tiến độ thực hiện ra sao để có những chỉ đạo kịp thời.

Sự ra đời của hệ thống quản lý công việc gần như đã thiết lập một trật tự mới cho công tác quản trị vận hành doanh nghiệp, sắp xếp các quy trình làm việc theo đúng quy củ, chuẩn mực. Các hệ thống phần mềm quản lý công việc giúp xây dựng, thiết kế và số hóa toàn bộ quy trình làm việc và đưa lên nền tảng một cách rõ ràng, tường minh nhất.

Một quy trình được chuẩn hóa trên phần mềm sẽ có thông tin chi tiết về số bước, người thực hiện, thời gian thực hiện,… Khi nhân sự xử lý công việc và hoàn thành một bước trong quy trình, phần mềm sẽ tự động cập nhật và chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Từ đó, mọi thành viên đều có thể nắm rõ phạm vi trách nhiệm của mình cũng như tiến độ dự án công việc.

3.5. Trao đổi công việc nội bộ

Hệ thống quản lý công việc thiết lập kênh giao tiếp nội bộ để nhân sự có thể trao đổi và cùng phối hợp thực hiện công việc. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm làm việc số xuyên suốt cho nhân viên, giúp họ không bị ngắt quãng hay phân tán tư tưởng vì phải giao tiếp và kết nối bằng nhiều ứng dụng tin nhắn, email như trước kia.

Với phần mềm công việc 4.0, các thành viên có thể thảo luận trực tiếp trên quy trình công việc hoặc chỉnh sửa, đóng góp ý kiến trong phần comment. Như vậy, mọi nhân sự đều có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung công việc đang trao đổi mà không bị trôi, sót tin nhắn.

4. Doanh nghiệp cần làm gì để triển khai Hệ thống Quản lý công việc hiệu quả?

4.1. Xây dựng chiến lược bài bản

Một hệ thống quản lý công việc chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi có định hướng rõ ràng và chiến lược triển khai bài bản. Chiến lược này sẽ giúp làm rõ mục đích sử dụng cũng như phạm vi triển khai hệ thống sao cho phù hợp với nhu cầu và đặc điểm cơ cấu tổ chức.

• Trong chiến lược cần làm rõ:
• Mục tiêu triển khai: Triển khai hệ thống quản lý công việc sẽ giải quyết được vấn đề gì cho doanh nghiệp trong khâu vận hành của mình.
• Phạm vi triển khai: Triển khai hệ thống cho 1 dự án cụ thể, một phòng ban cụ thể hay cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp
• Nguồn lực triển khai: Chính là tất cả các thành viên tham gia sử dụng phần mềm quản lý công việc

4.2. Số hóa tài liệu và quy trình công việc

Để thực hiện quy trình triển khai hệ thống quản lý công việc, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống. Các tài nguyên cần được số hóa bao gồm thông tin về công việc, quy trình làm việc chi tiết, tài liệu phục vụ cho công việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ban hành những chế tài, quy định và chỉ dẫn liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý công việc để đảm bảo mọi nhân sự đều hiểu rõ cách thức vận hành của hệ thống.

4.3. Thiết lập các chỉ tiêu theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc

Muốn nắm bắt được hiệu quả và tiến độ của các công việc, nhà quản lý phải tiến hành thiết lập bộ tiêu chí đánh giá cụ thể. Một số chỉ tiêu gợi ý các nhà quản trị có thể tham khảo bao gồm:

• Tỷ lệ hoàn thành đầu việc
• Tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc
• Tỷ trọng công việc con
• KPI của công việc:

4.4. Lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp

Yếu tố cuối cùng và cũng là nhân tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công của hệ thống quản lý công việc cho doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phần mềm thích hợp để triển khai. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp giải pháp quản lý công việc 4.0 với nhiều tính năng, đặc điểm khác nhau. Điều này vô hình trung làm cho các nhà quản lý bị bão hòa thông tin và bối rối trong việc lựa chọn một phần mềm phù hợp. Để tìm ra đâu là giải pháp quản lý công việc tối ưu nhất cho doanh nghiệp, cần xem xét đánh giá dựa trên những tiêu chí sau:

• Sự phù hợp: Phần mềm có đáp ứng được quy mô nhân sự và nhu cầu quản lý công việc của doanh nghiệp không?
• Tính khả thi triển khai: Phần mềm có tương thích với cơ sở hạ tầng và dữ liệu của doanh nghiệp ko
• Dịch vụ hỗ trợ từ Nhà cung cấp: Doanh nghiệp có được hỗ trợ tư vấn trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm quản lý công việc không?
• Chi phí hợp lý: Chi phí triển khai hệ thống có nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp?

Mức độ thân thiện, dễ sử dụng: Phần mềm có dễ hiểu và dễ dàng thao tác không? Có mất nhiều công sức để đào tạo nhân sự sử dụng không?

Nguồn: Sưu tầm Internet