Chuyển đổi là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay nếu như không muốn bị đánh bật ra khỏi thị trường. Với hơn 20+ năm kinh nghiệm thực hiện rất nhiều dự án cho hơn 10.000+ khách hàng của AsiaSoft đã đúc kết được những bài học thực tế.

Trong bài viết này sẽ chia sẻ đến với anh/chị những kiến thức quan cần nắm rõ trước khi triển khai thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

I./ Phân biệt Số hóa và Chuyển đổi số

1. Số hóa là gì?

Số hóa bao gồm Số hóa dữ liệu (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization), trong đó:

– Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý hay analog sang định dạng kỹ thuật số.

+ Ví dụ 1: anh/chị scan giấy tờ bản cứng chuyển thành file bản mềm trên điện thoại, máy tính; hay báo cáo giấy chuyển thành báo cáo qua file Word, PDF.

– Số hóa quy trình là việc sử dụng các dữ liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để cải thiện quy trình vận hành và kinh doanh

+ Ví dụ 2: Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm riêng lẻ như Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng (CRM),… để tối ưu hóa quy trình làm việc của một phòng ban cụ thể, từ đó thu thập và phân tích dữ liệu thời gian thực.

Như vậy, có thể thấy Số hóa dữ liệu là tiền đề để hướng tới số hóa quy trình từ đó quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên nhanh hơn, bớt cồng kềnh hơn nhờ sức mạnh của Số hóa.

2. Chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là một quá trình chuyển đổi quản trị từ mô hình truyền thống sang mô hình nền tảng số.

Cụ thể là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của doanh nghiệp đó cũng như tăng tốc độ của các hoạt động kinh doanh.

+ Ví dụ 3: Doanh nghiệp sản xuất cơ khí sử dụng giải pháp phần mềm ERP trong toàn bộ hoạt động sản xuất, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự, kế toán, quản lý tác nghiệp, quản lý văn bản và tài sản. Lúc này toàn bộ hoạt động, dữ liệu được liên kết, liên thông giữa các bộ phận, các công đoạn theo quy trình chuẩn từ đó giúp tăng hiệu quả, hiệu suất công việc, tối ưu trải nghiệm khách hàng và giúp Ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời.

3. Điểm giống và khác nhau giữa Số hóa và Chuyển đổi số

Số hóa giống Chuyển đổi số ở khía cạnh áp dụng công nghệ nhằm cải thiện quy trình vận hành của doanh nghiệp. Những công nghệ được áp dụng có thể đơn giản như Ví dụ 1 đến phức tạp như Ví dụ 2 ứng dụng các công nghệ mới như IOT (kết nối thiết bị vật lý và phần mềm công nghệ thông qua internet), AI (trí tuệ nhân tạo),…

Số hóa và Chuyển đổi số khác nhau ở yếu tố con người và giá trị bền vững. Khác với Số hóa, Chuyển đổi số không đơn giản chỉ đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng thật nhiều công nghệ tiên tiến vào quy trình vận hành.

– Đầu tiên, bản thân quy trình làm việc và toàn bộ đội ngũ nhân lực từ bậc lãnh đạo đến các cấp nhân viên phải được “cải tạo” lại để trở nên linh hoạt hơn, thành thục về việc sử dụng ứng dụng công nghệ làm đòn bảy trong quản trị vận hành. Theo McKinsey, 4 trong 5 phẩm chất của những doanh nghiệp Chuyển đổi số thành công nằm ở yếu tố con người: chủ trương lãnh đạo, bồi dưỡng năng lực, động viên nhân viên, giao tiếp trong doanh nghiệp và cuối cùng mới là nâng cấp công nghệ.

– Thứ hai, Chuyển đổi số là một nỗ lực cần được lên kế hoạch chi tiết và cần sự quyết tâm, cam kết của Ban lãnh đạo, đội triển khai dự án cũng như cán bộ nhân viên. Không như Số hóa, Chuyển đổi số không thể hoàn thiện chỉ trong một dự án đơn lẻ. Do vậy, có thể nói một lộ trình Chuyển đổi số sẽ bao gồm nhiều dự án Số hóa đồng bộ, liên thông trên cùng một hệ thống. Ngoài ra, tính bền vững của Chuyển đổi số còn thể hiện ở nhiều yếu tố khác như việc tích hợp các công nghệ với nhau và việc đáp ứng đúng và đem lại nhiều giá trị hơn từ đó tạo trải nghiệm tuyệt vời cho Khách hàng của doanh nghiệp.

Nếu coi Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình là bước thứ nhất và thứ hai. Chuyển đổi số sẽ là bước thứ ba trong công cuộc bứt phá của doanh nghiệp trong nền kinh tế 4.0.

II./ Thời điểm nào doanh nghiệp cần triển khai chuyển đổi số?

Chuyển đổi số đối với doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng mang tính sống còn trong giai đoạn hiện nay cũng như thời gian tới. Chúng ta đang sống trong thế giới thay đổi nhanh chóng và buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi số để đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng thay đổi từ khách hàng, nhân viên, đối thủ cạnh tranh, cổ động và các bên liên quan.

Đặc biệt nếu doanh nghiệp đang gặp những vấn đề này cần phải lên kế hoạch và triển khai chuyển đối số ngay.

1.Nội tại công ty có nhiều vấn đề bất cập

1.1 Quá trình quản lý gặp nhiều khó khăn

Là một nhà lãnh đạo, quản lý bạn có rất nhiều việc phải làm. Việc quản lý, nắm bắt và kiểm soát tình hình doanh nghiệp khiến bạn mất nhiều thời gian và không hiệu quả. Muốn xem báo cáo phải chờ cuối ngày/tuần/tháng/quý của các bộ phận khác gửi lên khiến lãnh đạo phải chờ đợi và ra quyết định chậm trễ.

1.2 Các phòng ban/bộ phận đổ lỗi cho nhau

Một trong vấn đề đau đầu và nhức nhối của doanh nghiệp hiện nay đó là nhiều phòng ban/bộ phận làm việc rời rạc, không thống nhất với nhau khiến cho khó nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng, bộ phận, cá nhân. Khi được hỏi đến thì thường xuyên đùn đẩy, đổ lỗi trách nhiệm cho nhau gây ra tồn đọng công việc, sự vụ. Đặc biệt mỗi phòng ban đều có phần mềm làm việc riêng lẻ khiến cho công việc từng bộ phận khó kiểm soát, không nắm bắt được tiến độ công việc với nhau để có những phương án điều chỉnh thích hợp

2. Nội bộ phòng/ban làm việc riêng rẽ, quản lý khó kiểm soát

2.1. Mất thời gian, công sức cho các công việc không tạo ra giá trị

Với quy trình làm việc lỗi thời, thủ công như nhập lại dữ liệu làm báo cáo tốn rất nhiều thời gian và công sức nhân viên và không tạo ra được giá trị mới cho doanh nghiệp. Chưa kể với những phòng ban có nguồn dữ liệu thông tin lớn phải xử lý cần có thêm nhiều nhân sự tham gia. Chính vì vậy chi phí hoạt động của phòng ban về nhân sự tăng lên nhưng không tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

2.2. Khó khăn trong việc lên kế hoạch sản xuất

Ở những doanh nghiệp sản xuất, lên kế hoạch sản xuất cần rất nhiều thông tin tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau như: Kho, mua hàng, bán hàng, kế toán.. vì vậy đòi hỏi cần có một nguồn thông tin, chính xác, kịp thời để bộ phận sản xuất quyết định cần sản xuất bao nhiêu đơn hàng.

2.3. Không dự báo được dòng tiền

Dự báo dòng tiền là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh  tiếp theo của doanh nghiệp. Khi dự báo được dòng tiền sẽ cho phép doanh nghiệp đẩy mạnh, mở rộng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp và ngược lại. Thông qua dự báo dòng tiền cho phép lãnh đạo đánh giá được lợi nhuận mà doanh nghiệp thu về và những chi phí cần phải thanh toán, giúp lãnh đạo xem xét lại ngân sách, điều chỉnh doanh thu và chi phí, thúc đẩy thu hồi các khoản nợ hay tìm kiếm tổ chức tài chính để bù đắp cho sự thiếu hụt.

III. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu?

Xu hướng chuyển đổi số đã trở thành thiết yếu không chỉ đối với lĩnh vực dịch vụ, công nghiệp & sản xuất. Thời đại công nghệ 4.0 không còn là thời của  “cá lớn” nuốt “cá bé”, mà là thời của “cá nhanh” nuốt “cá chậm”. Bởi lẽ, quá trình chuyển đổi số đã thiết lập lại mặt bằng cạnh tranh, những doanh nghiệp đi chậm sẽ đánh mất lợi thế và bị thị trường loại bỏ.

Bài toán được đặt ra lúc này không còn là “chuyển đổi số hay chết”, mà là “chuyển đổi số như thế nào để tồn tại”?

Việc thay đổi mô hình kinh doanh hay cách thức vận hành trong chiến dịch này không hề đơn giản. Không chỉ những startup nhỏ lẻ, ngay đến cả những tập đoàn đa quốc gia cũng có thể phải trả một cái giá đắt nếu đưa ra những quyết định sai lầm trong quá trình chuyển đổi số. Theo một báo cáo mới đây của Mckinsey, 70% các nỗ lực chuyển đổi số của doanh nghiệp đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu.

Vậy, chuyển đổi số như thế nào là hợp lý? Chuyển đổi số như thế nào là hiệu quả? Và quan trọng nhất, chuyển đổi số cần bắt đầu từ đâu?

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH MONG MUỐN & TẦM NHÌN CỦA DOANH NGHIỆP

Chuyển đổi số thành công mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, trong đó chuẩn hoá quy trình làm việc, tăng doanh thu – giảm chi phí, giảm thời gian vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, là kết quả cuối cùng mà mọi doanh nghiệp đều nỗ lực để đạt được.

Mọi sự thay đổi, mọi sự nâng cấp đều cần thiết, các doanh nghiệp cần phải chọn một thứ tự ưu tiên nhất định, vì không phải tất cả vấn đề đều cần được số hóa ngay lập tức. Tâm lý nóng vội muốn chạy theo doanh số hoặc lợi ích trước mắt thường dẫn đến hai hệ quả:

Một là doanh nghiệp sẽ dễ bị sa đà, mất nhiều thời gian và nguồn lực của mình để chữa ngọn mà không chữa gốc, dễ bỏ qua những vấn đề cốt lõi trong nội bộ.

Hai là khi doanh nghiệp tuỳ tiện chọn cho mình một nền tảng để giải quyết nhanh chóng một vấn đề riêng lẻ tức thì, việc tích hợp các nền tảng rời rạc sau này thành hệ thống tổng thể sẽ là một thử thách lớn. Số tiền phải chi trả cho việc này có khi còn lớn hơn rất nhiều so với việc tự phát triển một nền tảng dành riêng cho doanh nghiệp đó.

Dưới sự thay đổi chóng mặt của công nghệ hiện nay, trước khi cân nhắc việc áp dụng chuyển đổi số, các lãnh đạo cần có một tâm thái bình tĩnh, một tầm nhìn dài hạn để tìm ra vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp dựa trên sự thấu hiểu quy trình kinh doanh và bối cảnh thị trường hiện tại. Ngoài ra, tâm lý khách hàng nên được coi là trọng tâm để lên kế hoạch cho một lộ trình chuyển đổi số cho phù hợp.

BƯỚC 2: ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ SẴN SÀNG CỦA DOANH NGHIỆP

Sau khi đã có một hình dung nhất định về lộ trình chuyển đổi số cũng như thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng cho việc chuẩn hóa quy trình vận hành của mình.

Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp cần giải quyết 2 yếu tố:

• Yếu tố thứ nhất: Con người

Đây là yếu tố quan trọng nhất trong 4M (hay 5M – 1I – 1E trong quản trị sản xuất hiện đại), công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ. Và hiển nhiên, không có một công cụ thần thánh nào có thể cứu sống doanh nghiệp khi mà bản thân những người sử dụng nó không có tư duy thay đổi.

Về bản chất, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan toả đến các cấp nhân viên. Do vậy, việc nuôi dưỡng một văn hoá đề cao sự thay đổi và tôn trọng những quan điểm mới mẻ là một bước ngoặt quan trọng cho việc thay đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp.

• Yếu tố thứ hai: Dữ liệu

Hệ thống Dữ liệu của Doanh nghiệp bao gồm dữ liệu liên quan đến con người, khách hàng, Nhà cung cấp, hệ thống quyết toán, dữ liệu thu, chi, kế toán, công nợ, doanh thu, doanh số, lịch sử giao dịch, lợi nhuận, sản phẩm…

Đây là những tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Song, ít có lãnh đạo nào được trang bị những hiểu biết cần thiết về nền tảng dữ liệu để có thể hiểu rõ các con số đang nói gì cũng như hình thành hệ thống dữ liệu có tính kết nối chặt chẽ.

Một số lãnh đạo có xu hướng phụ thuộc nhiều vào cảm tính và những quan sát dựa trên kinh nghiệm của mình. Tuy nhiên, sự quan sát dù có tinh tế đến mấy cũng khó có thể được đảm bảo khi thiếu đi một cơ sở dữ liệu đứng đằng sau nó.

Ở phần này chúng tôi đã đưa ra những khái niệm và mục tiêu mà Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng trước khi bắt đầu triển khai chuyển đổi số.