Các nhà quản lý dự án thành công đã quen thuộc với những thách thức trong công việc của họ. Một số trong số đó là thiếu mục tiêu rõ ràng, thời hạn chặt chẽ, phân bổ nguồn lực không phù hợp và giao tiếp kém. 

Theo các nghiên cứu, rủi ro của một dự án thất bại là rất cao:

• Một nghiên cứu của IBM cho thấy chỉ 40% dự án đáp ứng các mục tiêu về tiến độ, ngân sách và chất lượng.
• Báo cáo CHAOS của Standish Group cho thấy 31,1% dự án sẽ bị hủy bỏ trước khi hoàn thành và 52,7% dự án sẽ tiêu tốn 189% so với ước tính ban đầu.
• Theo một bài báo từ Viện Quản lý Dự án , một lý do khiến nhiều dự án thất bại là thiếu kế hoạch. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần xác định rủi ro, sự phụ thuộc, các bên liên quan và nhu cầu giao tiếp.

Để lập kế hoạch đúng đắn và thành công, người quản lý dự án cần sử dụng biểu đồ cột mốc. Nó giúp đo lường tiến độ, truyền đạt trạng thái của dự án và theo dõi mức độ gần đến đích của dự án.

Hãy khám phá biểu đồ cột mốc chính xác là gì, cách sử dụng nó và nó có thể giúp bạn như thế nào.

1. Cột mốc dự án là gì?

Một cột mốc quan trọng có thể được định nghĩa là bất kỳ sự kiện quan trọng nào trong một dự án. Đó có thể là việc hoàn thành một sản phẩm có thể bàn giao, đạt đến giai đoạn tiếp theo của công việc hoặc hoàn thành một mục tiêu chính.

Các mốc quan trọng được sử dụng để theo dõi tiến độ và đo lường thành công. Các mốc quan trọng phải được xác định và thống nhất khi bắt đầu một dự án. Khách hàng và các thành viên trong nhóm phải phù hợp với các mốc quan trọng này.

Nếu điều này được thực hiện đúng ngay từ đầu, tất cả các bên liên quan của dự án sẽ đồng ý về bản chất của dự án. Nguy cơ thay đổi và sửa đổi sau khi công việc bắt đầu sẽ được giảm thiểu.

Điều quan trọng, các cột mốc quan trọng cũng giúp thiết lập các mốc thời gian của dự án. Họ đặt kỳ vọng về thời điểm đạt được các sản phẩm hoặc mục tiêu.

Một số ví dụ về các mốc quan trọng của dự án là:

• Phê duyệt thiết kế
• Hoàn thành việc thu thập yêu cầu
• Cung cấp một nguyên mẫu của một sản phẩm
• Hoàn thành giai đoạn thử nghiệm
• Hoàn thành thử nghiệm chấp nhận của người dùng,…

Đó là cách các cột mốc có thể được sử dụng làm điểm đánh dấu để đảm bảo rằng một dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch. Họ cũng cung cấp thành tích và động lực cho các thành viên trong nhóm.

2. Biểu đồ cột mốc là gì?

Biểu đồ cột mốc là một công cụ đơn giản và hiệu quả cho thấy cái nhìn tổng quan về tình trạng và tiến độ của một dự án. Nó còn được gọi là mốc thời gian quan trọng.

Một biểu đồ cột mốc được sử dụng để theo dõi sự phát triển của một dự án. Nó có thể truyền đạt các mốc quan trọng của dự án cho các bên liên quan. Nó được hiển thị như một đại diện trực quan của các sự kiện quan trọng trong một dự án.

Mô tả trực quan này hiển thị dòng thời gian cùng với các sự kiện cụ thể được đánh dấu. Các mốc quan trọng có thể được phân biệt bằng mã màu. Chúng cũng có thể chứa nhãn hoặc mô tả ngắn gọn về cột mốc quan trọng.

Thông thường, một biểu đồ cột mốc bao gồm một đường thời gian nằm ngang với các cột mốc của dự án được hiển thị dưới dạng các thanh hoặc biểu tượng dọc. Nó bao gồm thông tin bổ sung như ngày cụ thể, các nhóm tham gia và tỷ lệ phần trăm hoàn thành.  

Tùy thuộc vào bản chất của dự án, dòng thời gian của biểu đồ cột mốc có thể được chia thành tháng, tuần hoặc thậm chí là ngày. Khi các nhiệm vụ phụ thuộc được đánh dấu và liên kết với các mốc quan trọng, người quản lý dự án có thể xem nhanh những gì cần kiểm tra và những gì cần chú ý hơn.

Biểu đồ cột mốc có thể được tạo bằng cách sử dụng bảng tính hoặc phần mềm quản lý dự án miễn phí. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ lưỡng những ưu, nhược điểm và lợi ích của các công cụ đó.

3. Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ cột mốc

Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng biểu đồ cột mốc trong quản lý dự án 

• Tổng quan rõ ràng về dự án: Biểu đồ cột mốc cung cấp tổng quan cấp cao về dự án. Nó làm nổi bật các ngày và cột mốc quan trọng theo cách dễ hiểu.
• Giúp theo dõi tiến độ: Biểu đồ cột mốc giúp nhóm theo dõi tiến độ và xác định các sự cố hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ. Các bước sau đó có thể được thực hiện trước.
• Quản lý kỳ vọng: Biểu đồ cột mốc thiết lập và quản lý kỳ vọng giữa các bên liên quan và thành viên nhóm. Mọi người sẽ có một ý tưởng rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành và bao nhiêu việc phải làm.
• Tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác: Vì rõ ràng và ngắn gọn, biểu đồ cột mốc có thể truyền đạt rõ ràng tiến độ dự án cho các bên liên quan, khách hàng và thành viên nhóm. Nó cũng cho phép một môi trường hợp tác bằng cách cung cấp sự hiểu biết chung về các mục tiêu, thời hạn và kỳ vọng.
• Cải thiện việc ra quyết định: Biểu đồ cột mốc có thể giúp người quản lý dự án đưa ra quyết định về phân bổ nguồn lực, mức độ ưu tiên của dự án và rủi ro.
• Thúc đẩy trách nhiệm giải trình: Khi các mốc quan trọng được liên kết với các thành viên nhóm có liên quan trên biểu đồ, nó sẽ tạo ra cảm giác trách nhiệm giải trình. Tất cả các thành viên có được một bức tranh rõ ràng về trách nhiệm và thời hạn.

4. Cách tạo biểu đồ cột mốc (Gantt) quan trọng khi thực hiện 1 dự án

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án

Bước đầu tiên trong việc tạo biểu đồ cột mốc là đặt mục tiêu. Trong phần Lập kế hoạch dự án, bạn có thể tạo một tài liệu cho mục đích này.

Liệt kê mục tiêu của dự án và tất cả các mục tiêu cần thiết để đạt được nó. Tài liệu về các mục tiêu có thể dễ dàng được chia sẻ với các thành viên và cộng tác viên để nhận phản hồi.

Điều này làm cho việc cộng tác và đưa ra một danh sách đầy đủ các mục tiêu đã được xem bởi tất cả những người có liên quan trở nên đơn giản.

Bước 2: Tạo danh sách nhiệm vụ và phân công nhiệm vụ

Bây giờ, các mục tiêu phải được chia nhỏ thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Một số trong số chúng sẽ là các nhiệm vụ đơn lẻ hoàn thành mục tiêu. Trong các trường hợp khác, các nhiệm vụ sẽ chứa các nhiệm vụ con.

Các nhà quản lý dự án phải cẩn thận trong việc tạo ra các nhiệm vụ, vì bất kỳ kết thúc lỏng lẻo nào cũng có nghĩa là mục tiêu sẽ không đạt được. Khi danh sách này hoàn tất, các nhiệm vụ phải được giao cho các thành viên trong nhóm có liên quan.

Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn – ASIA SOFT sẽ giúp bạn thực hiện điều này

Bước 3: Tạo biểu đồ cột mốc

Biểu đồ cột mốc là một cách để theo dõi bạn đã đi được bao xa trong dự án. Bằng cách ghi lại các mốc đã hoàn thành, bạn có thể đo khoảng cách bạn đang ở từ vạch đích của một dự án.

Điều này rất hữu ích khi bạn giao dịch với các bên liên quan. Các bên liên quan không quan tâm đến một báo cáo chi tiết, cụ thể về tiến độ của dự án. Họ muốn những nét vẽ rộng cho biết liệu dự án có đang tiến triển theo đúng lịch trình hay không. Biểu đồ cột mốc lý tưởng cho loại báo cáo này vì các cột mốc hiển thị các giai đoạn chính mà bạn đã hoàn thành vào thời điểm này trong dự án, theo kế hoạch của bạn.

Bước 4: Đặt thời hạn và xác định các yếu tố phụ thuộc trong biểu đồ cột mốc

Rõ ràng, thời hạn cho các nhiệm vụ và các mốc quan trọng là rất quan trọng. Bạn có thể thiết lập những thứ này riêng lẻ trong chế độ Tạo dự án. Sau đó, các mốc quan trọng sẽ hiển thị tỷ lệ phần trăm hoàn thành trong thời gian thực khi các nhiệm vụ trong đó được hoàn thành.

Điều này có nghĩa là bạn có thể tự động cập nhật tiến độ dự án ngay cả khi bạn quản lý các nhiệm vụ của mình. Nó giữ cho các bên liên quan liên kết với nhau, xác định sự chậm trễ và rủi ro kịp thời, đồng thời sắp xếp các thành viên trong nhóm để hoàn thành dự án.

Kết luận 

Hầu hết các dự án có những nhiệm vụ cần phải được hoàn thành thành công đúng hạn để dự án thành công. Quản lý dự án biểu đồ cột mốc là một cách cần thiết để các nhà quản lý hình dung tiến độ.

Biểu đồ cột mốc có nhiều dạng. Trong số những thứ hữu ích nhất là những thứ cung cấp một biểu diễn trực quan hấp dẫn về các nhiệm vụ.

Một biểu đồ cột mốc thích hợp mang lại nhiều lợi ích. Các bên liên quan và thành viên nhóm có thể được liên kết với nhau, rủi ro có thể được phát hiện và quản lý, đồng thời có thể quản lý các mốc thời gian. Kết quả: quy trình làm việc và cộng tác liền mạch.

Để hiệu quả hơn trong công việc thì hãy liên hệ ngay ASIA SOFT để có những giải pháp tốt nhất nha!