Bạn đã làm gì để trau dồi kỹ năng quản lý công việc của mình trong các dự án quan trọng?

Bạn không thể đánh dấu tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình đúng hạn?

Bạn bối rối không biết tại sao, ngay cả khi đã dành đủ thời gian cho công việc, bạn vẫn không thể đạt được mức năng suất mong muốn?

Bài viết này với mục đích duy nhất là giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn bằng cách trau dồi các chiến lược và kỹ năng quản lý công việc của bạn. 

Vì vậy, hãy bắt đầu với cuộc hành trình có khả năng mang lại cho bạn những kết quả đáng kinh ngạc sớm hơn bạn mong đợi.

1. Điều gì làm cho quản lý công việc trở thành một kỹ năng quan trọng?

Một trong những trách nhiệm chính của người quản lý dự án là đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức. Thật không may, một số người có rất nhiều tiềm năng nhưng lại không đặt ra tiêu chuẩn cao trong công việc.

Ai là người chịu trách nhiệm cho việc này? Quản lý nhiệm vụ kém của các nhà quản lý dự án. Không có nghi ngờ gì về điều đó.

Doanh nghiệp của bạn không thể có được thành công nếu không nhận ra tiềm năng thực sự của lực lượng lao động.

Ở đây, tôi đã liệt kê một số lý do “mạnh mẽ” khiến quản lý công việc trở thành một kỹ năng thiết yếu cần có trong hồ sơ của bất kỳ nhà quản lý dự án lành nghề nào. 

1.1 Nhiệm vụ ưu tiên

Chỉ cần có một danh sách việc cần làm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn và làm việc ngẫu nhiên với chúng, mà không xác định tầm quan trọng của chúng, sẽ không hoàn thành công việc cho bạn. Đây là nơi quản lý tác vụ thông minh phát huy tác dụng. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ sẽ giúp các thành viên trong nhóm của bạn hiểu được nhiệm vụ nào có giá trị cao và cần được bắt đầu ngay lập tức với một trọng tâm duy nhất.

1.2 Cải thiện giao tiếp giữa người quản lý dự án và thành viên nhóm

Các lỗ hổng giao tiếp và hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm và người quản lý dự án có thể khiến các tổ chức tốn nhiều thời gian. Quản lý tác vụ tạo điều kiện giao tiếp suôn sẻ giữa người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm vì có một hình ảnh rõ ràng về trách nhiệm công việc của cá nhân và nhóm ở một địa điểm tập trung. 

1.3 Nâng cao trách nhiệm công việc

Quản lý công việc đảm bảo phân chia rõ ràng vai trò và trách nhiệm công việc. Mọi người đều biết họ phải làm những công việc gì, khi nào bắt đầu và hoàn thành chúng. Không có lý do gì để trì hoãn hoặc đổ lỗi cho người khác về việc không thể hoàn thành công việc đúng hạn.

1.4 Cải thiện sự hài lòng trong công việc

Theo Gallup , việc thay thế một nhân viên toàn thời gian có thể tốn từ một nửa đến hai lần số tiền lương của nhân viên sắp nghỉ việc.

Quản lý tác vụ cho phép người quản lý dự án phân công nhiệm vụ dựa trên tính khả dụng, khối lượng công việc và bộ kỹ năng của nhân viên. Quản lý công việc cải thiện sự hài lòng trong công việc của nhân viên vì họ có thể làm việc mà không có khối lượng công việc nặng nhọc, căng thẳng quá mức và nguy cơ kiệt sức. Kết quả là họ gắn bó và làm việc hiệu quả hơn, đó là một dấu hiệu lành mạnh cho bất kỳ tổ chức nào.  

2. Cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc của bạn với các mẹo hữu ích

Mẹo số 1. Hoàn thành nhiệm vụ “khẩn cấp” trước tiên

Khi bắt đầu làm việc vào buổi sáng, nhiều người dễ dàng chọn những nhiệm vụ nhỏ, ít quan trọng hơn những nhiệm vụ khó khăn hơn bởi vì họ không muốn xông thẳng vào những nhiệm vụ khó khăn. 

Tôi đề nghị bạn làm ngược lại. Khi bắt đầu làm việc vào buổi sáng, hãy xác định nhiệm vụ có thời hạn gần nhất hoặc nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao khiến bạn lo lắng. 

Điều đó không dễ dàng, nhưng phương pháp này sẽ giúp bạn thoát khỏi khó khăn. Hãy nói với bản thân rằng đó chỉ là một nhiệm vụ khác mà bạn cần làm và phần còn lại của ngày sẽ tốt hơn sau khi loại bỏ nó ra khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Bằng cách thử và hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trước tiên, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ tương đối dễ dàng và đơn giản khác. 

Mẹo số 2. ủy thác nhiệm vụ 

Bạn là người quản lý, không phải Siêu nhân. Bạn không nên làm mọi thứ một mình.

Hãy nhớ rằng ủy quyền là một công cụ quản lý quan trọng và bạn cần thực hành nó một cách khôn ngoan. 

Là người quản lý, bạn nên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hoặc có giá trị cao và nếu danh sách nhiệm vụ của bạn quá nhiều, cách tốt nhất là ủy thác một số nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn. 

Ủy quyền nhiệm vụ không chỉ giảm bớt khối lượng công việc của bạn mà còn nâng cao tinh thần của nhân viên khi họ có nhiều cơ hội thử thách hơn để phát triển.

Mẹo số 3. Chỉ làm một nhiệm vụ tại một thời điểm

Khi bạn phân chia sự chú ý của mình giữa các nhiệm vụ, nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc của bạn. Chỉ cần nghĩ đến việc lái xe và nghe điện thoại cùng một lúc. Bạn không thể lái xe đúng cách, bạn cũng không thể trò chuyện đúng cách.

Nếu bạn nghĩ rằng việc tung hứng nhiều nhiệm vụ cùng lúc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, thì hãy nghĩ lại. Bạn không thể sai nhiều hơn. Và vâng, chỉ 2,5% mọi người  có thể đa nhiệm một cách hiệu quả.

Nếu bạn có một nhiệm vụ lớn trong tay, bạn có thể chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và đánh dấu từng nhiệm vụ trong khi theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ.

Mẹo số 4. Biết mục đích của bạn đang đi về đâu

Tôi sẽ không ngạc nhiên nếu bạn trễ hạn vì bạn không theo dõi xem bạn và nhóm của bạn đang đầu tư thời gian vào đâu. Bạn không biết mình đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả hay lãng phí nó.

Sử dụng một công cụ theo dõi thời gian tốt sẽ cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn vì bạn có thể ghi lại thời gian dành cho việc hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau. Bạn cũng có thể đặt ước tính thời gian cho các tác vụ và so sánh nó với thời gian thực tế được ghi lại để thực hiện các tác vụ này. Nếu thời gian thực hiện vượt quá thời gian ước tính, bạn có thể tìm ra nguyên nhân của sự sai lệch.

Người quản lý có thể sử dụng hệ thống theo dõi thời gian để đặt thời hạn – ngày bắt đầu và ngày đến hạn cũng như ước tính thời gian. Nó đưa ra mục tiêu rõ ràng cho người được giao nhiệm vụ về ngày giao hàng, để họ có thể lên lịch làm việc phù hợp.

Theo dõi thời gian cũng giúp bạn so sánh hiệu suất trong quá khứ của nhân viên với hiệu suất hiện tại. Họ đã tiến bộ hơn trong việc thực hiện một số nhiệm vụ nhanh hơn trước hay họ cần cải thiện nó.

Mẹo số 5. Giao tiếp rõ ràng

86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng việc thiếu giao tiếp hiệu quả là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại tại nơi làm việc.

Đây là tầm quan trọng của việc giao tiếp tốt để giúp bạn và nhóm của bạn cải thiện chất lượng công việc và giao nhiệm vụ đúng hạn với ít sai sót nhất. Giao tiếp hiệu quả cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, phản hồi, cập nhật hoặc mối quan tâm với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác của dự án trong thời gian ngắn.

Bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp như Trò chuyện tức thời, Thảo luận, Cập nhật theo thời gian thực, v.v. để ngăn chặn thông tin sai lệch và đảm bảo không có phần thông tin quan trọng nào lọt qua kẽ hở.

Thực hành giao tiếp tốt không chỉ là gửi email và tin nhắn nhanh cho người khác mà còn là giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ. 

Mẹo số 6. Có kinh nghiệm trong quản lý thay đổi

Trong thời đại công nghệ hiện, bạn cần theo kịp các xu hướng đang thay đổi. Nếu không, doanh nghiệp của bạn sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.

Vấn đề với nhiều tổ chức là thiếu quy trình yêu cầu và thực hiện thay đổi trong kết quả dự án. Cho dù bạn lập kế hoạch dự án tốt đến đâu, luôn có khả năng xảy ra những thay đổi đột ngột do khách hàng đưa ra.

Đây là lúc bạn cần thành thạo trong quản lý thay đổi, điều này giúp bạn và nhóm của bạn phản ứng kịp thời với các thay đổi nhiệm vụ và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng. Quản lý thay đổi đòi hỏi phải tạo và thực hiện các kế hoạch dự phòng trong khi vẫn cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm của bạn. 

Mẹo số 7. Sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ để đạt hiệu quả tốt nhất

Đây là một trong những không có trí tuệ! Bạn chỉ có thể làm được nhiều việc với notepad, bảng tính và lịch của mình.

Bạn có thích sử dụng một phần mềm quản lý tác vụ giúp tập hợp các nhiệm vụ và dự án phân tán của bạn ở một nơi, đồng thời giúp bạn lên lịch, ưu tiên, ủy quyền và giao tiếp các nhiệm vụ không? 

Một ứng dụng quản lý tác vụ tốt đã trở thành một công cụ thiết yếu, là nền tảng của các nhóm hiện đại. Nó cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát cách bạn tạo, phân bổ, lên lịch và theo dõi các tác vụ từ một nơi duy nhất trong khi cộng tác với những người khác để đảm bảo phân bổ khối lượng công việc rõ ràng. 

Kết luận 

Phần mềm quản lý tác vụ và quản lý tác vụ đã trở thành đồng nghĩa với nhau. Bạn không thể cải thiện kỹ năng quản lý tác vụ của mình nếu không sử dụng một công cụ quản lý tác vụ mạnh mẽ, dễ sử dụng giúp bạn sắp xếp và phân bổ các tác vụ một cách hợp lý.

AsiaSoft, với khả năng quản lý tác vụ hiệu quả và nhiều tính năng ở một nơi, mang đến cho bạn quyền kiểm soát cuối cùng đối với các công việc và nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kịp thời và phân phối dự án.