Là một nhà quản lý có năng lực, có kỹ năng, bạn không chỉ được mong đợi đạt được kết quả mà còn đảm bảo nhóm của bạn làm việc hiệu quả, có động lực và đạt được kết quả mong muốn. 

Ngoài ra, bạn phải kiểm soát được khối lượng công việc của nhóm mình để tránh làm việc quá sức và kiệt sức. Vậy bạn sẽ làm sao?

Quản lý khối lượng công việc hiệu quả nói thì dễ hơn làm vì khối lượng công việc có thể thay đổi bất cứ lúc nào. 

Là một nhà quản lý, bạn có rơi vào những trường hợp sau không?

• Nhiệm vụ bị trì hoãn giữ nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau khác
• Một số nhân viên cảm thấy choáng ngợp trước những nhiệm vụ quá sức được giao
• Các nhà phát triển phàn nàn về khung thời gian chạy nước rút không thực tế

Mặc dù đúng là mỗi tình huống sau đây có thể phát sinh do nhiều yếu tố khác nhau, nhưng việc quản lý khối lượng công việc bị lỗi là nguyên nhân chính trong mỗi tình huống được liệt kê ở trên. 

Và bây giờ là tin tốt. Quản lý khối lượng công việc thông minh có thể giải quyết vấn đề. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp các nhà quản lý cân bằng khối lượng công việc của nhóm thông qua các chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng một cách hiệu quả. 

Bắt đầu nào! 

Quản lý khối lượng công việc là gì? 

Quản lý khối lượng công việc có thể được định nghĩa là một quy trình cẩn thận, được lên kế hoạch tốt trong đó các nhà quản lý giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng, tính khả dụng và khối lượng công việc hiện tại của họ. 

Quản lý khối lượng công việc thông minh cũng đề cập đến việc phân bổ nhiệm vụ công bằng, đồng đều giữa các nhân viên để không ai bị quá tải hoặc sử dụng không hết công việc. Mọi người đều biết họ phải làm gì, với ai ( trong trường hợp nhiệm vụ nhóm ), và hoàn thành khi nào ( thời hạn ). 

Quản lý khối lượng công việc nhằm mục đích: 

• Làm cho mọi người cảm thấy hài lòng với vai trò công việc của họ
• Tạo ra kết quả chất lượng cao 
• Tạo lịch trình dự án chính xác
• Phân chia công việc hợp lý 
• giám sát hiệu suất

Nói cách khác, quản lý khối lượng công việc mang lại sự rõ ràng cho vai trò công việc và trách nhiệm của các cá nhân trong nhóm. Đó là sự phân bổ công việc công bằng và hiệu quả trong nhóm của bạn, giúp tối đa hóa hiệu suất của họ và tăng sự hài lòng trong công việc. Nhóm của bạn sẽ cung cấp công việc chất lượng với tốc độ nhanh hơn.  

Tại sao quản lý khối lượng công việc lại quan trọng?

Tôi nghĩ rằng định nghĩa về quản lý khối lượng công việc đã giải thíchthích rõ ràng về lý do tại sao nó lại quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh này. Các chuyên gia làm việc đang chịu áp lực rất lớn để đáp ứng thời hạn và cung cấp chất lượng công việc cho khách hàng. 

Quản lý khối lượng công việc rất quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao ngày nay vì những lý do sau. 

Sử dụng tối ưu tài nguyên

Nhóm của bạn có thể bao gồm những người làm việc chăm chỉ, có động lực cao, nhưng có giới hạn cho những gì một người có thể đạt được trong một ngày. Thông qua quản lý khối lượng công việc hiệu quả, bạn có thể đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của mình nhận được công việc phù hợp dựa trên kỹ năng và năng lực của họ. Điều này đảm bảo cung cấp công việc chất lượng cao, tăng năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn. 

Giảm căng thẳng và tránh bị kiệt sức 

Căng thẳng, lo lắng và trầm cảm đã gây thiệt hại cho nền kinh tế toàn cầu khoảng 1 nghìn tỷ đô la do mất năng suất. Khi mọi người được giao những nhiệm vụ không phù hợp với kỹ năng của họ hoặc bị quá tải với khối lượng công việc quá lớn, họ phải vật lộn để đương đầu và thường xuyên cảm thấy căng thẳng. Quản lý khối lượng công việc tốt cho phép người quản lý tối ưu hóa khối lượng công việc, từ đó dẫn đến sự phân bổ công việc hợp lý giữa các nhân viên. Kết quả là, sức khỏe của nhân viên được cải thiện và họ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. 

Tăng năng suất

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn đạt được năng suất cao hơn và quản lý khối lượng công việc giúp điều đó trở nên khả thi. Phân bổ khối lượng công việc hợp lý giúp giảm khối lượng công việc và tăng năng suất khi các thành viên trong nhóm của bạn làm việc với thái độ tích cực, nhận ra tiềm năng của họ và nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đề ra. 

Loại bỏ sự mơ hồ xung quanh vai trò và trách nhiệm công việc

Bạn không thể mong đợi nhóm của mình làm việc hiệu quả khi có sự nhầm lẫn xung quanh vai trò và trách nhiệm công việc; không ai có một ý tưởng rõ ràng về những gì để làm việc và khi nào. Quản lý khối lượng công việc mang lại sự rõ ràng cho việc phân bổ nhiệm vụ vì mọi người đều biết họ phải làm gì khi bắt đầu và ngày đến hạn. Nó khuyến khích sự minh bạch trong nhóm và giảm đáng kể xung đột liên quan đến nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm. 

Cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên

Báo cáo về mức độ tương tác và giữ chân người lao động năm 2021 của Achievers Workforce Institute cho thấy 23% nhân viên sẽ tiếp tục làm công việc hiện tại do họ có được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Quản lý khối lượng công việc khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn vì nhân viên không cảm thấy làm việc quá sức và chịu áp lực nghiêm trọng liên tục. Có một thực tế là những nhân viên hạnh phúc, làm việc hiệu quả ít có khả năng rời khỏi tổ chức hơn so với những người bị căng thẳng, kiệt sức. 

5 mẹo hàng đầu nhà quản lý nên áp dụng để quản lý khối lượng công việc hiệu quả

Giờ đây, như nhiều nhà quản lý dự án đã nhận thấy, việc quản lý khối lượng công việc nói thì dễ hơn làm. Các trưởng nhóm phải duy trì sự cân bằng tốt giữa các nhiệm vụ, dự án, thời hạn và kỹ năng. 

Bạn phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn đang làm việc hiệu quả mang lại giá trị hơn là thực hiện những việc tốn nhiều thời gian mà không mang lại giá trị gì. 

Dưới đây là các mẹo với kế hoạch hành động có thể giúp bạn quản lý khối lượng công việc hiệu quả để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. 

Phân tích và lập kế hoạch công việc 

Quá trình quản lý khối lượng công việc bắt đầu với việc phân tích và lập kế hoạch nhiệm vụ. Liệt kê tất cả các dự án và nhiệm vụ mà nhóm của bạn đang thực hiện và tạo thời gian ước tính để hoàn thành dự án. So sánh khả năng của nhóm bạn với những nỗ lực cần thiết để hoàn thành dự án. 

Tạo lịch trình dự án bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt là cách hiệu quả nhất để lập kế hoạch và trực quan hóa cách các giai đoạn khác nhau của dự án liên kết với nhau. 

Đây là cách bạn sắp xếp các nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt. 

• Thêm danh sách nhiệm vụ và nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt
• Sắp xếp chúng theo cách bạn muốn chúng được thực hiện và trực quan hóa chúng trong chế độ xem dòng thời gian
• Gán nhiệm vụ hoặc đăng ký toàn bộ danh sách nhiệm vụ cho một hoặc nhiều người
• Đặt phụ thuộc nhiệm vụ
• Theo dõi tiến độ nhiệm vụ với tỷ lệ phần trăm 
• Kéo và thả các nhiệm vụ trong biểu đồ để thay đổi ngày bắt đầu, ngày đến hạn hoặc thậm chí cả thời lượng của chúng 

Nguồn lực sẵn có và phân công nhiệm vụ phù hợp 

Khi bạn đã tạo dòng thời gian cho dự án và đặt trình tự các nhiệm vụ, bây giờ bạn nên kiểm tra tính khả dụng của tài nguyên và phân công nhiệm vụ tương ứng. Người quản lý nên có một bức tranh rõ ràng về nguồn lực sẵn có để giữ cho nhiệm vụ của mọi người được cân bằng và có thể quản lý được. Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ được đánh giá cao nhất có thể giúp bạn đạt được kỳ tích đầy thách thức này vì bạn có thể phân bổ, chỉ định và theo dõi các tác vụ một cách dễ dàng. 

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên. 

• Chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý để dễ dàng quản lý quy trình làm việc 
• Tạo danh sách việc cần làm cho các thành viên trong nhóm để giúp họ định hướng rõ ràng về những việc cần làm
• Giao nhiệm vụ cá nhân hoặc nhóm.
• Đặt ước tính thời gian thực tế, ngày bắt đầu và ngày đến hạn để xác định lượng thời gian hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
• Đảm bảo giao đúng nhân viên cho mọi nhiệm vụ hoặc dự án.

Đặt kỳ vọng hoặc ưu tiên rõ ràng 

Sau khi bạn đã tạo và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình, đây là lúc để người quản lý sắp xếp mọi thứ một cách thẳng thắn – đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và đặt thời hạn thực tế, có thể đạt được. Điều đó có nghĩa là nói với các cấp dưới trực tiếp của bạn những gì bạn muốn từ họ một cách rõ ràng, nếu chỉ chia sẻ bản mô tả công việc sẽ không hiệu quả. 

Dưới đây là một số lời khuyên cho các nhà quản lý để đặt kỳ vọng đúng cách. 

• Xác định những kỳ vọng của bạn từ những người được báo cáo trực tiếp của bạn, làm thế nào họ có thể đạt được những kỳ vọng đó và mục đích của những kỳ vọng của bạn từ các thành viên trong nhóm của bạn là gì ?
• Đặt kỳ vọng phù hợp với thế mạnh của các thành viên trong nhóm của bạn. Hiểu những lĩnh vực họ nổi trội, các yếu tố kích hoạt hành vi và động lực của họ.
• Giao tiếp rõ ràng, sớm và thường xuyên thông qua các phương tiện liên lạc khác nhau (nhắn tin, trò chuyện, hội nghị truyền hình, gặp mặt trực tiếp và gọi điện thoại) để gửi thông điệp của bạn kịp thời và hiệu quả. 
•  Đừng ra lệnh cho những người được báo cáo của bạn mà hãy khuyến khích cuộc trò chuyện hai chiều , nơi bạn thảo luận về các yêu cầu và mong đợi của nhau. 
• Đánh giá hiệu suất và thái độ của nhân viên của bạn thường xuyên thông qua các cuộc họp trực tiếp. Nhân viên của bạn không nên cảm thấy bị quản lý vi mô, sai khiến hoặc không hài lòng.

Theo sát nhân viên một cách nhất quán và điều chỉnh khi cần thiết

Ngay cả những dự án được lên kế hoạch tốt cũng có thể gặp phải những rào cản bất ngờ có thể đi chệch hướng. Người quản lý cần phải hành động nhanh chóng và thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực để đảm bảo đáp ứng thời hạn. Bạn nên thường xuyên đăng ký trực tiếp với họ để tìm hiểu xem các thành viên trong nhóm có hài lòng hay choáng ngợp với các nhiệm vụ được giao hay không. 

Nếu một thành viên trong nhóm bày tỏ mối quan tâm của họ về việc có quá nhiều nhiệm vụ trong tay, bạn có thể giảm bớt khối lượng công việc của họ. Để làm được điều đó, bạn sẽ phải kiểm tra xem ai đó có ít việc phải làm hơn bình thường hay không. Bằng cách này, các nhà quản lý có thể cân bằng khối lượng công việc và cho các thành viên trong nhóm của họ thấy rằng họ quan tâm đến mối quan tâm về khối lượng công việc và mức độ căng thẳng trong công việc của họ .  

Dưới đây là một số lời khuyên cho các nhà quản lý để theo dõi nhân viên hiệu quả. 

• Hãy là một người lắng nghe tích cực
• Ghi chú trong phiên họp để tránh bỏ sót những điểm quan trọng đã thảo luận với nhân viên của bạn
• Đừng biến các cuộc họp riêng của bạn chỉ tập trung vào công việc. Bạn có thể đưa vào các cuộc thảo luận bình thường và thêm chút hài hước để giúp nhân viên cảm thấy thư giãn
• Chia sẻ chương trình nghị sự trước là rất quan trọng 
• Luôn kết thúc bằng một lưu ý tích cực

Sử dụng công cụ quản lý khối lượng công việc nhóm tốt nhất

Hãy tưởng tượng nó có thể trở nên dễ dàng và dễ dàng như thế nào đối với bạn khi bạn có thể thấy tiến trình của mọi nhiệm vụ và những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm trong một chế độ xem toàn cảnh. Việc sử dụng công cụ cộng tác nhóm và quản lý công việc được xếp hạng hàng đầu như AsiaSoft giúp người quản lý kiểm tra tính khả dụng của tài nguyên, lên lịch và phân bổ nhiệm vụ, đồng thời theo dõi chúng ở mọi giai đoạn của dự án. 

Phần kết luận 

Các nhà quản lý phải nhớ rằng trừ khi nhân viên của họ được thoải mái và vui vẻ, họ không thể hoàn thành công việc có chất lượng. Đó là lý do tại sao quản lý khối lượng công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà người quản lý dự án cần có trong môi trường làm việc năng động, nhịp độ nhanh ngày nay.