Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch triển khai ERP rõ ràng, có chiến lược. Bằng phương pháp triển khai phù hợp với đầy đủ các quy trình cần thiết được thực hiện, doanh nghiệp có thể dễ dàng thành công và phát triển cùng ERP.

Mỗi quá trình triển khai ERP đều có những điểm khác nhau và không theo một khuôn mẫu chuẩn nào. Tuy nhiên quá trình triển khai sẽ luôn có những điểm tương đồng cốt lõi đối với mỗi trường hợp. Ở cấp độ cao, chiến lược triển khai ERP bao gồm các giai đoạn giống nhau như, mua gói giải pháp ERP, cài đặt giấy phép hoặc phần mềm, chuyển dữ liệu tài chính và giao dịch, lập sơ đồ các quy trình kinh doanh và quyền truy cập hệ thống cho từng bộ phận, nhóm người dùng hoặc vai trò kinh doanh.

Các giai đoạn của phương pháp triển khai ERP

Phương pháp triển khai ERP đơn giản hay phức tạp sẽ dựa trên một số yếu tố của doanh nghiệp. Ví dụ như quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của dự án và việc doanh nghiệp đang triển khai giải pháp on-premise hay cloud.

Các giải pháp on-premise sẽ bao gồm thêm một số bước. Trong đó gồm: cài đặt cơ sở hạ tầng phần cứng và bổ sung nhân viên bảo trì. Bởi vì các hoạt động hỗ trợ, ví dụ như lưu trữ cấu hình, đều được quản lý nội bộ. Do đó, các giai đoạn bổ sung này có thể thay đổi và thường kéo dài thời gian thực hiện.

Triển khai Cloud ERP có thể lược bỏ một số bước so với quá trình triển khai hệ thống on-premise. Nhà cung cấp giải pháp sẽ quản lý yếu tố cơ sở hạ tầng. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào việc chuyển dữ liệu, thay đổi quy trình, đào tạo nhân viên. Các bước bổ sung về lưu trữ, máy chủ và bảo trì thường do nhà cung cấp ERP quản lý.

Nhóm dự án ERP

Nhóm dự án chịu trách nhiệm về tình trạng chung của dự án triển khai. Họ phải giám sát quy trình mỗi ngày và kiểm tra, hướng dẫn người dung thường xuyên. Nhóm dự án có thế có những điểm khác biệt nhất định tùy thuộc vào quy mô của công ty. Một yếu tố khác ảnh hưởng đến nhóm dự án là lựa chọn giải pháp ERP của doanh nghiệp: Cloud ERP hay on-premise.

Thành viên nhóm dự án ERP gồm quản lý dự án từ nhà cung cấp ERP và của doanh nghiệp. Thêm vào đó là các nhà phân tích, nhà phát triển, người dùng chính và kỹ sư. Mỗi thành viên hoàn thành các vai trò, chiến thuật độc lập, tập trung vào việc tiến hành các tác vụ cấu hình, cài đặt, kiểm tra và di chuyển.

Với những quy trình triển khai nhỏ hơn hoặc được triển khai dựa trên nền tảng đám mây, các nhóm dự án sẽ bao gồm một người quản lý dự án, những người dùng chính. Có thể có tư vấn từ nhà cung cấp ERP giúp cài đặt, di chuyển dữ liệu và thử nghiệm.

Với những doanh nghiệp lớn, việc triển khai ERP có thể phức tạp hơn và cần có ban chỉ đạo. Bao gồm giám đốc điều hành, quản lý doanh nghiệp v.v. Họ sẽ thiết lập các hạng mục quan trọng như chiến lược. mục tiêu phù hợp với khoản đầu tư ERP.

Ngân sách triển khai ERP

Thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP phụ thuộc vào việc thiết lập ngân sách thực tế. Lý do chính mà các công ty vượt quá ngân sách thường do mở rộng phạm vi dự án ERP. Ngân sách triển khai ERP có thể được chia thành ba loại: chi phí kỹ thuật, chi phí nhân công và chi phí di chuyển dữ liệu.

Chi phí kỹ thuật gồm phần mềm, giấy phép, phần cứng và chi phí triển khai kỹ thuật đã biết. Thêm vào đó là các yếu tố như nâng cấp phần cứng và phần mềm cơ sở hạ tầng, cấu hình cơ sở dữ liệu, bảo trì và hỗ trợ, tùy chỉnh và lưu trữ.

Chi phí nhân lực gồm chi phí liên quan đến con người nội bộ trong doanh nghiệp và bên ngoài. Bao gồm chi phí giáo dục và đào tạo, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn. Đôi lúc, chi phí có thể thay đổi nếu doanh nghiệp thuê thêm nhân viên bên ngoài.

Chi phí di chuyển dữ liệu ERP sẽ bao gồm các lĩnh vực như khai thác dữ liệu legacy system data, Thêm vào đó là chi phí ngừng hoạt động và chuyển dữ liệu sang giải pháp ERP mới.

Chi phí triển khai ERP

Không có con số cụ thể về chi phí triển khai ERP. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ước tính căn cứ vào một số yếu tố quan trọng. Ví dụ như: quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, số buổi đào tạo người dung, v.v Yếu tố cuối cùng là giải pháp ERP được lựa chọn: Cloud ERP hay ERP on-premise.

Theo nguyên tắc chung, các phương pháp hay nhất đề xuất lập kế hoạch cho ít nhất một phần trăm ngân sách hoạt động của doanh nghiệp. Con số này tăng và giảm theo quy mô của doanh nghiệp.

Các giải pháp on-premise sẽ đòi hỏi chi phí lớn hơn, bao gồm chi phí trả trước lớn và liên tục. Chi phí này nhằm mua và quản lý phí giấy phép vĩnh viễn. Ngoài ra, các giải pháp on-premise cần thêm các chi phí liên quan đến duy trì cơ sở hạ tầng. Ví dụ như bảo trì IT, phần cứng, bổ sung nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết, v.v.

Chi phí triển khai ban đầu của hệ thống Cloud ERP sẽ thấp hơn nhiều so với hệ thống on-premise. Với Cloud ERP, doanh nghiệp cần tập trung vào yêu cầu phần mềm và khả năng kết nối với hệ thống cấu trúc trong doanh nghiệp. Nhà cung cấp ERP sẽ phụ trách lưu trữ và duy trì cơ sở hạ tầng cloud. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí thời gian và nguồn lực.

Kế hoạch quản lý thay đổi hệ thống ERP

Một trong những trở ngại lớn nhất trong quá trình triển khai ERP là chuyển đổi nhân viên sang các quy trình kinh doanh mới của doanh nghiệp. Việc chuyển nhân viên sang các hệ thống, quy tắc và thủ tục mới đòi hỏi sự rõ ràng và đào tạo, và các công ty cần có một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc cho điều đó.

Kế hoạch triển khai ERP: Phương pháp & Quy trình

Kế hoạch quản lý thay đổi phải có một lộ trình chi tiết xác định các mục tiêu cụ thể của các quá trình mới với một số yếu tố sau:

• Phân tích – Phân tích mức độ sẵn sàng của nền tảng mới để xác định các cơ hội và rủi ro.
• Đánh giá vai trò – Xem xét lực lượng lao động hiện tại của doanh nghiệp, xác định khoảng trống nhân sự.
• Kế hoạch truyền thông – Xây dựng một kế hoạch truyền thông chi tiết xác định các mục tiêu, cột mốc quan trọng, các công việc và quá trình chuyển đổi.
• Hỗ trợ lực lượng lao động – Giúp nhân viên phát triển mạnh mẽ với hệ thống mới bằng cách thực hiện các vai trò mới và kế hoạch đào tạo.
• Thực hiện đào tạo – Thực hiện đào tạo tích hợp cho các hệ thống mới.

Thiết kế và phát triển

Trong giai đoạn thiết kế và phát triển kế hoạch triển khai ERP, khách hàng và nhà cung cấp cần trao đổi liên tục. Điều này nhằm xác định các thủ tục và thỏa thuận về cách quy trình ERP mới sẽ hoạt động. Sau khi các quy trình được xác định, khung cơ sở dữ liệu sẽ được hình thành. Các nhu cầu và thủ tục mới sẽ được theo dõi dựa trên khung cơ sở dữ liệu.

Ví dụ, doanh nghiệp chuyển từ giải pháp on-premise sang giải pháp Cloud ERP, hoặc giải pháp mới cần kết nối với các nền tảng khác. Ví dụ: POS, giải pháp quản lý hàng tồn kho v.v. Nhóm dự án sẽ cần thiết kế, phát triển các tùy chỉnh đó. Hoặc họ có thể APIs trước khi di chuyển bất kỳ dữ liệu nào sang hệ thống mới. Sau đó, nhóm dự án sẽ xác định dữ liệu cần chuyển từ giải pháp cũ sáng giải pháp mới.

Di chuyển dữ liệu

Di chuyển dữ liệu là bước quan trọng trong một kế hoạch triển khai ERP thành công. Tuy nhiên, quá trình di chuyển dữ liệu từ hai hệ thống khác nhau khá cồng kềnh. Sẽ luôn tồn tại những vấn đề bất ngờ trong quá trình di chuyển dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp nên chọn lọc kỹ càng các dữ liệu, lựa chọn những dữ liệu cần thiết nhất. Mục tiêu là di chuyển dữ liệu “sạch”, quét, di chuyển đến vị trí tương ứng trong hệ thống mới. Doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình này hiệu quả hơn bằng cách phối hợp với một nhà phân tích dự án trước đó, nhằm thực hiện phân tích sơ đồ và dữ liệu.

Đào tạo

Doanh nghiệp cần đảm bảo người dùng cuối và nhân viên hiểu cách sử dụng, tận dụng hệ thống mới. Việc đào tạo cần được chuẩn bị một cách toàn diện và luôn sẵn sàng để nhân viên có thể học hỏi. Đặc biệt, đào tạo online sẽ cần thiết để nhân viên tận dung cơ hội đào tạo theo quỹ thời gian riêng của mình. Chương trình đào tạo cần tập trung trực tiếp đến vai trò của người dùng. Với một số giải pháp ERP phức tạp, doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án đào tạo ngoài giai đoạn triển khai, nhằm thúc đẩy khả năng và quyền sở hữu lâu dài của người dùng.

Thử nghiệm

Sau khi cài đặt hệ thống mới, quản trị viên cần bắt đầu giai đoạn thử nghiệm với nhà cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo hệ thống và dữ liệu có thể chạy đúng như mong đợi. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp khắc phục bất kỳ sự cố nào hoặc thiết lập các biện pháp khắc phục cho những phần chưa đạt tiêu chuẩn.

Các thành viên nhóm dự án và người dùng cần kiểm tra việc di chuyển dữ liệu kỹ càng. Thêm vào đó, giải pháp ERP có thể cần những tinh chỉnh nhất định để phù hợp với doanh nghiệp. Để hệ thống có thể hoạt động tối ưu, nhóm dự án cần sát sao và để ý những ngày di chuyển dữ liệu cuối cùng.

Chính thức hoạt động và triển khai

Đây là thời điểm vô cùng quan trọng: Hệ thống đã được phát triển, hầu hết dữ liệu đã được chuyển, các hoạt động đào tạo và giới thiệu hệ thống mới đã diễn ra và quá trình thử nghiệm đã hoàn tất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn còn một số bước cần tiến hành, ví dụ như dữ liệu dựa trên giao dịch (Transaction-based data), đơn đặt hàng, hàng tồn kho, POs, AR/AP, và số dư sẽ thường xuyên thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu đó ở bước cuối cùng để đảm bảo độ chính xác. Sau khi đã tinh chỉnh mọi thứ, doanh nghiệp có thể thiết lập dữ liệu hoạt động và hệ thống đã sẵn sàng để sử dụng.

Nghiệm thu và đánh giá

Để đánh giá hiệu quả của giải pháp, doanh nghiệp nên xem xét nhiều yếu tố. Ví dụ như: cách khách hàng phản ứng, thói quen áp dụng của nhân viên v.v. Từ đó xác định lợi tức đầu tư thực tế bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

• Về năng suất của lực lượng lao động. Các nhân viên có đang sử dụng và áp dụng công nghệ hết khả năng của nó không?
• Tự động hóa ERP mang lại hiệu quả đáng chú ý hoặc cải thiện sự hài lòng khách hàng không?
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn hay thấp sau khi triển khai?
• Số liệu bán hàng có cải thiện theo thời gian không? Mối quan hệ khách hàng có được cải thiện không?
• Mức tồn kho có giảm không?  Quy trình làm việc tốt hơn thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát không?
• Thông lượng sản xuất như thế nào?

Việc đo lường các chỉ số vô hình có thể khó đánh giá. Tuy nhiên, với các quy trình tự động của ERP, doanh nghiệp sẽ thấy hiệu quả quy trình làm việc được cải thiện rõ ràng. Với Cloud ERP, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Kết quả của quy trình này là tăng doanh thu theo thời gian và tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp có xác định các mốc thời gian để đánh giá chỉ số ERP và hiệu suất tổ chức. Thời điểm phù hợp có thể là sau vài tháng hoặc 1 năm. Lý do cho mốc thời gian này là vì nhân viên có thể đang điều chỉnh theo giải pháp mới.

Hỗ trợ

Hỗ trợ sau triển khai là phần cuối cùng của một dự án triển khai ERP. Nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ sẵn sàng hỗ trợ những sự cố bất ngờ và trả lời những câu hỏi từ người dùng, và tùy thuộc vào quy mô cũng như độ phức tạp của dự án triển khai, nhà cung cấp có thể cung cấp các mức hỗ trợ khác nhau để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, việc triển khai một giải pháp ERP là một dự án quan trọng đòi hỏi sự cam kết và lập kế hoạch cẩn thận của toàn bộ doanh nghiệp. Dự án triển khai ERP cần được lên kế hoạch và thực hiện phù hợp để tối ưu hóa nguồn lực tham gia và tăng doanh thu.

Nguồn: Sưu tầm Internet