Bạn đã lập một kế hoạch chi tiết, phân công vai trò và truyền đạt những kỳ vọng, nhưng khoảng cách trong giao tiếp và thiếu sự hợp tác nhóm đang khiến dự án bị chậm tiến độ. Và bạn cần tìm ra giải pháp trước khi dự án vượt khỏi tầm kiểm soát. Điều quan trọng có phải là rèn luyện cho nhân viên những kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả đúng không? Cùng AsiaSoft tìm hiểu 5 cách để thúc đẩy tinh thần hợp tác của các thành viên trong nhóm nay trong bài viết dưới đây!

5 Cách rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về các yếu tố thiết yếu để nâng cao kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả, dưới đây là năm bước khả thi để giúp thúc đẩy chúng trong các dự án của bạn:

1.1 Khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực

Giao tiếp cởi mở là một trong những kĩ năng làm việc nhóm có thể thúc đẩy sự tin tưởng, tôn trọng và hiểu biết. Khuyến khích các thành viên trong nhóm tự do phát biểu, bày tỏ ý tưởng và minh bạch với nhau. Khi mọi người cảm thấy thoải mái bày tỏ suy nghĩ và quan điểm của mình, điều đó có thể dẫn đến việc giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Chẳng hạn, thu hút phản hồi từ các thành viên trong nhóm có thể giúp đảm bảo rằng tất cả các quan điểm đều được xem xét khi đưa ra quyết định.

Lời khuyên đã được chứng minh để thành công:

• Thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng và nhất quán.
• Sử dụng diễn đàn thảo luận mở để đăng câu hỏi, ý tưởng và thông tin cập nhật.
• Gửi các cuộc khảo sát hoặc thăm dò thường xuyên để nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm.
• Thiết lập các cuộc họp thường xuyên để tất cả các thành viên trong nhóm luôn cập nhật thông tin.
• Sử dụng phần mềm quản lý công việc để mọi người có thể cộng tác dễ dàng và hiệu quả hơn.

1.2 Thiết lập các mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể

Kĩ năng làm việc nhóm sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi các thành viên trong nhóm hiểu được mục đích chung trong công việc của họ, họ sẽ có động lực hơn để làm việc cùng nhau để đạt được những mục tiêu đó. Xác định các mục tiêu và mục tiêu được chia sẻ để giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm hiểu những gì cần phải hoàn thành và khi nào. Đặt ra các mốc thời gian hợp lý, để các thành viên trong nhóm không cảm thấy quá tải và có kế hoạch rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án.

• Tạo các mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn).
• Thiết lập thời gian biểu cho công việc và chia mục tiêu thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo kỹ năng và thế mạnh của họ.
• Thảo luận về những trở ngại tiềm ẩn và tiến hành phiên động não để giải quyết chúng.
• Áp dụng phần mềm thiết lập mục tiêu của nhân viên để theo dõi và theo dõi dễ dàng hơn.

1.3 Cung cấp đầy đủ nguồn lực và hỗ trợ để cải thiện kĩ năng làm việc nhóm 

Bạn phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có các nguồn lực và sự hỗ trợ phù hợp để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm từ việc cung cấp quyền truy cập vào phần mềm hoặc nền tảng cần thiết đến cung cấp giờ làm việc linh hoạt để phù hợp với lịch trình của mọi người. Khi bạn thiết lập niềm tin và cung cấp cho nhóm của mình những công cụ họ cần để thành công, điều đó có thể dẫn đến quy trình làm việc hiệu quả, tăng năng suất và tinh thần cao hơn.

• Xác định những công cụ, kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để hoàn thành dự án.
• Đánh giá khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm và cung cấp hỗ trợ thêm nếu cần.
• Cung cấp giờ làm việc linh hoạt cho các nhóm từ xa.
• Cung cấp các cơ hội đào tạo bổ sung cho các thành viên trong nhóm để luôn cập nhật các xu hướng mới nhất của ngành.
• Sử dụng các công cụ cộng tác để tạo điều kiện giao tiếp và chia sẻ tài liệu dễ dàng.

1.4 Nâng cao kĩ năng làm việc nhóm bằng cách thúc đẩy giải quyết vấn đề

Các nhóm đôi khi có thể có những bất đồng hoặc gặp trở ngại khi làm việc trong khi thực hiện một công việc. Khi điều này xảy ra, là một Leader bạn cần thúc đẩy một môi trường hợp tác, nơi mọi người có thể cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất. Điều này không chỉ giúp các thành viên nâng cao kĩ năng làm việc nhóm hoàn thành công ciệc một cách hiệu quả mà còn tăng cường sự năng động của nhóm và xây dựng lòng tin giữa các thành viên. Ngoài ra, khi bạn biết cách xử lý xung đột nó có thể giúp nhóm đạt được kết quả thành công.

• Khuyến khích đối thoại cởi mở và các cuộc trò chuyện có ý nghĩa.
• Cho phép sự tham gia bình đẳng từ các thành viên trong nhóm.
• Lắng nghe ý kiến ​​và quan điểm của nhau.
• Động não giải pháp như một nhóm.

1.5 Xây dựng lòng tin và các mối quan hệ tích cực

Một nhóm có sự tin tưởng mạnh mẽ có thể dễ dàng giải quyết vấn đề và cùng nhau đưa ra quyết định hơn. Xây dựng mối quan hệ và nuôi dưỡng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm bằng cách tích cực tương tác với mọi người. Điều này có thể bao gồm các cuộc thảo luận thường xuyên về dự án và quy trình làm việc, kỷ niệm các mốc quan trọng và ghi nhận công việc được hoàn thành tốt. Bạn cũng nên tìm cơ hội để tập thể dục nhóm hoặc hoạt động ngoài giờ làm việc để nâng cao kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả.

• Tạo bầu không khí tôn trọng, tin tưởng và chấp nhận tại nơi làm việc.
• Thúc đẩy giao tiếp lành mạnh, cả bằng lời nói và phi ngôn ngữ.
• Hãy linh hoạt để phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau.
• Lắng nghe cẩn thận các thành viên trong nhóm của bạn và sẵn sàng thỏa hiệp.

Làm việc nhóm hiệu quả: Nền tảng của sự thành công

Hợp tác hiệu quả là nền tảng của quản lý dự án thành công. Khi các thành viên trong nhóm có mối quan hệ giữa các cá nhân mạnh mẽ, mục tiêu rõ ràng, nguồn lực và sự hỗ trợ dồi dào cũng như môi trường hợp tác để làm việc, thì đó có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi để đạt được thành công của dự án.

Hợp tác làm việc theo nhóm có thể:

• Nâng cao tính sáng tạo và đổi mới: Khi những bộ óc khác nhau kết hợp với nhau, nó có thể mở ra một cấp độ sáng tạo và đổi mới hoàn toàn mới có thể rất có lợi trong việc đạt được các mục tiêu của dự án.
• Tăng sự hài lòng và động lực trong công việc: Làm việc cùng nhau có thể mang lại trải nghiệm làm việc thú vị và thúc đẩy cảm giác hoàn thành mà cuối cùng dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn.
• Đảm bảo việc ra quyết định và quản lý rủi ro tốt hơn: Các thành viên trong nhóm có thể tập hợp kiến ​​thức và kinh nghiệm của mình để đưa ra quyết định tốt hơn và đánh giá rủi ro chính xác hơn.
• Tăng năng suất và hiệu suất: Khi các nhóm cộng tác với nhau, các kỹ năng và tài nguyên chung của từng cá nhân có thể được sử dụng để tăng hiệu quả và năng suất.

Khi sử dụng những chiến lược này, bạn có thể hướng tới việc xây dựng đội ngũ hợp tác thành công và giải quyết vấn đề đồng thời tăng cường sự tin tưởng và mối quan hệ tích cực giữa các thành viên trong nhóm của bạn. Và đạt hiệu quả tốt nhất bạn nên có cho doanh nghiệp của mình một phần mềm phù hợp để quản lý mọi hoạt động của công ty. Asia Soft là một sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Tìm hiểu ngay tại đây!