Theo McKinsey, khả năng thích ứng linh hoạt của một tổ chức được định nghĩa là “Khả năng tổ chức tự động thích nghi và thay đổi nhanh chóng để đạt được thành công trong một môi trường kinh doanh bất định, không rõ ràng và đầy biến động”.

Khi doanh nghiệp có khả năng linh hoạt cao và sở hữu tốc độ thích ứng nhanh trước những thay đổi không thể tránh khỏi của thị trường, doanh nghiệp đó có thể nắm giữ thị phần, tăng hiệu quả tổ chức và đạt được sự hài lòng và gắn bó trung thành của khách hàng.

Để liên tục tiến bộ và vượt qua đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể xây dựng và đo lường khả năng thích ứng linh hoạt của mình như thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu 5 bước đi đặt “nền móng” cho một quá trình xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt hiệu quả nhé!

Áp dụng tư duy đúng

Để phát triển năng lực thích ứng linh hoạt trong tổ chức, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có một tư duy đúng đắn. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhanh nhẹn, nhưng cũng cần giữ sự ổn định. Các chuyên gia của McKinsey đã cho ý kiến: “Các ý tưởng về sự linh hoạt giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng với các thách thức và cơ hội mới. Trong khi đó, các ý tưởng về sự ổn định củng cố sự chắc chắn và hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp thông qua việc định hình các yếu tố “xương sống”, do vậy không nên thay đổi quá thường xuyên”.

Để đạt được sự cân bằng giữa linh hoạt và ổn định, doanh nghiệp có thể định hình trước các yếu tố khó thay đổi hơn như cấu trúc tổ chức và quy trình kinh doanh, kết hợp với các ý tưởng linh hoạt trong việc phân bổ nguồn lực và dự án cộng tác liên phòng ban..

Tuyển đúng người

Trong việc xây dựng một tổ chức linh hoạt, bộ phận Quản lý nhân sự đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nguồn nhân lực của công ty có thể trở thành lợi thế để đạt được tính linh hoạt hoặc ngược lại, có thể trở thành trở ngại lớn nhất trong quá trình phát triển.

Vì vậy, việc đánh giá và lựa chọn ứng viên không chỉ cần dựa trên các kỹ năng chuyên môn cụ thể, mà còn cần được đánh giá qua các yếu tố khác như khả năng sáng tạo, tò mò, tinh thần hợp tác và tinh thần “doanh nhân”.

Sự đổi mới và tự chủ cao trong công việc của nhân sự sẽ giúp đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức. Điều này cũng sẽ đảm bảo đội ngũ nhân viên của công ty có đủ kiến thức chuyên môn để hoàn thành công việc và giúp duy trì tính linh hoạt của tổ chức. Đây là sự cân bằng cần thiết đối với nguồn nhân lực của công ty.

Tạo ra tầm nhìn và các mục tiêu chung

Một tầm nhìn nhất quán khắp tổ chức, kết hợp với chiến lược kinh doanh và các kế hoạch hành động chung chí hướng tại cả cấp phòng ban và cấp cá nhân sẽ giúp tổ chức phát triển khả năng thích ứng linh hoạt mạnh mẽ. Thực tế, đây là một trong những nguyên tắc quan trọng mà các tổ chức hoạt động chậm, ổn định thường thiếu để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Việc thiết lập tầm nhìn rõ ràng, công khai giúp tăng cường sự kết nối với đội ngũ nhân sự, tăng sự hài lòng với công việc của từng cá nhân, tăng năng suất nhóm, đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Cuối cùng, một tầm nhìn rõ ràng, được phân chia thành các mục tiêu cụ thể, giúp đội nhóm sắp xếp ưu tiên công việc phù hợp để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất cho tổ chức. Bằng cách tăng cường hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cũng đang thúc đẩy chính sự linh hoạt của tổ chức.

Xóa các “silo” trong tổ chức

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang gặp phải vấn đề về sự tách biệt giữa các bộ phận. Chẳng hạn, bộ phận Marketing, bán hàng và sản phẩm thường chỉ tập trung vào công việc riêng lẻ của mình và chỉ hợp tác trong những trường hợp khẩn cấp.

Vấn đề này được gọi là “hiện tượng silo”, tức là tình trạng mỗi bộ phận chỉ quan tâm đến công việc chuyên môn của mình. Điều này làm giảm tính linh hoạt của tổ chức và khiến cho việc đáp ứng những thay đổi của thị trường trở nên khó khăn hơn. Thay vì mỗi bộ phận theo đuổi các mục tiêu riêng biệt, doanh nghiệp cần thống nhất một mục tiêu chung để tất cả các bộ phận phối hợp làm việc với nhau. Điều này sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, việc loại bỏ hiện tượng “silo” có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là với những doanh nghiệp đã hoạt động theo cơ cấu tổ chức này trong một thời gian dài. Nhưng điều này không phải là không thể thực hiện được, chỉ cần doanh nghiệp có công cụ, chiến lược đúng và quyết tâm thay đổi cao.

Nhìn nhận và cải tiến

Cuối cùng, để nâng cao tính linh hoạt của tổ chức, doanh nghiệp cần phải đánh giá và điều chỉnh các nỗ lực đã làm trước đó. Ví dụ, khi doanh nghiệp nhận ra rằng tầm nhìn chung chưa được hiểu rõ bởi tất cả các bộ phận, dẫn đến xung đột lợi ích giữa các phòng ban, thì ban lãnh đạo cần xác định và truyền đạt lại tầm nhìn của tổ chức một cách toàn diện để toàn thể công ty có thể phối hợp giải quyết vấn đề này.

Doanh nghiệp cần luôn cố gắng để cải tiến chiến lược, hoạt động của mình và hào phóng đón nhận những thay đổi mới – đây cũng là yếu tố quan trọng tạo nên khả năng linh hoạt của tổ chức. Nếu không có khả năng thay đổi nhanh chóng, đồng thời duy trì ổn định các yếu tố cốt lõi, doanh nghiệp sẽ dần trở thành một hệ thống hoạt động chậm chạp, và bị tụt lùi trên thương trường ngày càng khốc liệt.