Các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm các phương án tổ chức tốt nhất để phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tất cả các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong doanh nghiệp. Và lựa chọn số 1 của họ đó là biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt. Cả hai hệ thống đều có thể đóng vai trò là công cụ trực quan hữu ích để sắp xếp các kế hoạch dự án và đạt được kết quả tốt nhất.

Cùng AsiaSoft tìm hiểu về 2 loại biểu đồ này ngay trong bài viết dưới đây nha!

1. Sơ lược về biểu đồ PERT

Biểu đồ PERT là một lưu đồ hoặc sơ đồ mạng hiển thị các nhiệm vụ dự án trong các hộp riêng biệt. Các phần phụ thuộc của nhiệm vụ sau đó được kết nối bằng các mũi tên giữa các hộp, cho phép người quản lý tạo các mốc quan trọng của dự án cũng như xác định bất kỳ trở ngại tiềm ẩn nào mà nhóm có thể gặp phải.

• Tính năng: Được cấu tạo bởi các yếu tố như hộp, hình tròn, mũi tên và đường kẻ
• Tính linh hoạt: Rất hạn chế
• Tính phù hợp: Lập kế hoạch trước khi dự án bắt đầu

2. Sơ lược về biểu đồ Gantt 

Biểu đồ Gantt (được đặt theo tên của người sáng tạo năm 1910 Henry Gantt) là biểu đồ dạng thanh giúp trình bày các nhiệm vụ của dự án theo dòng thời gian tuyến tính. Biểu đồ Gantt minh họa tất cả các nhiệm vụ dự án sẽ cần được hoàn thành, cùng với thời gian được phân bổ và sự phụ thuộc lẫn nhau của mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng mẫu biểu đồ Gantt miễn phí của chúng tôi để thử tạo một mẫu cho riêng mình.

• Tính năng: Các yếu tố, chẳng hạn như thanh, lịch trình và cột mốc
• Tính linh hoạt: Rất cao
• Tính phù hợp: Thực hiện khi một dự án đang được tiến hành

3. Sự khác biệt giữa biểu đồ PERT với biểu đồ Gantt

3.1. Biểu đồ Gantt dựa trên lý thuyết quản lý dự án.

Biểu đồ Gantt dựa trên lý thuyết quản lý dự án được phát triển vào năm 1910 bởi Henry Gantt. Biểu đồ Gantt hiển thị từng nhiệm vụ theo yêu cầu của một dự án nhất định một cách tuyến tính. 

Sử dụng chế độ xem dòng thời gian này, bạn có thể dễ dàng xác định thời lượng dự kiến ​​của từng nhiệm vụ (cũng như toàn bộ dự án). Ngoài việc trực quan hóa thứ tự của các nhiệm vụ cụ thể, biểu đồ Gantt còn cho phép bạn xác định các cá nhân và nhóm chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

Biểu đồ Gantt được sử dụng để hiển thị lịch trình dự án, kế hoạch hoặc lịch trình nhiệm vụ và quản lý tài nguyên dự án. Nó rất hữu ích trong việc xác định con đường quan trọng của một dự án. 

3.2. Biểu đồ PERT sử dụng phương pháp đường tới hạn.

Hải quân Hoa Kỳ lần đầu tiên đề xuất biểu đồ PERT vào năm 1957, nhưng nó không được sử dụng rộng rãi cho đến khoảng 30 năm sau khi các hoạt động quản lý dự án được quan tâm nhiều hơn.

Biểu đồ PERT sử dụng phương pháp đường tới hạn để xác định đường đi dài nhất thông qua một dự án. Phương pháp đường dẫn quan trọng được sử dụng để xác định ngày hoàn thành sớm nhất, ngày hoàn thành muộn nhất và ngày bắt đầu sớm nhất.

Đây là một kỹ thuật phân tích mạng được sử dụng trong quản lý dự án để xác định thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án. Kỹ thuật này tìm kiếm các hoạt động có liên quan trực tiếp với nhau và tính toán thời lượng (từ đầu đến cuối) dựa trên sự phụ thuộc giữa chúng. Nếu một hoạt động không có bất kỳ sự phụ thuộc nào thì nó được gọi là hoạt động độc lập hoặc hoạt động không quan trọng vì chúng không gây ra bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc hoàn thành các nhiệm vụ khác của dự án. Tuy nhiên, nếu tồn tại một số phụ thuộc thì những nhiệm vụ đó sẽ được coi là hoạt động “quan trọng” hoặc đơn giản là “đường dẫn quan trọng”.

3.3. Biểu đồ PERT có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ.

Biểu đồ PERT được sử dụng để lập kế hoạch cho một dự án. Chúng phù hợp hơn cho các dự án có nhiều nhiệm vụ, cột mốc hoặc sản phẩm có thể bàn giao. 

Biểu đồ PERT nên được tạo bằng các bước sau:

• Chọn các hoạt động cần thiết cho dự án của bạn
• Xác định trình tự hoặc thứ tự hoàn thành của chúng
• Ước tính thời lượng của mỗi hoạt động (bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành nó?)

Thêm ước tính lạc quan (trường hợp tốt nhất), ước tính có nhiều khả năng nhất (trường hợp có nhiều khả năng xảy ra nhất) và ước tính bi quan (trường hợp xấu nhất). Ba ước lượng này được gọi là: E(kỳ vọng), M(edian), U(nder-run).

Nếu bạn cộng tất cả các khoảng thời gian dự kiến ​​và chia tổng đó cho 6 thì tính toán của bạn sẽ luôn nằm trong khoảng 80% – 120%. Nếu phép tính của bạn nằm ngoài phạm vi này thì có thể có điều gì đó không ổn với ước tính của bạn!

3.4. Biểu đồ Gantt hiển thị lịch trình dự án.

Trong biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ được liệt kê theo thứ tự thời gian cùng với thời lượng và ngày tháng của chúng. Đường ngang được gọi là “thanh” trong khi các đường dọc biểu thị từng nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ con. Điều duy nhất có thể nhìn thấy trong biểu đồ Gantt là dự án của bạn sẽ được lên lịch như thế nào trong suốt thời gian của nó, nhưng không có thông tin về việc nó được thực hiện tốt như thế nào trên cơ sở hàng ngày.

4. Biết nên sử dụng biểu đồ nào và khi nào!

Biểu đồ Gantt và Biểu đồ PERT là hai trong số các công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất. Cả hai đều tuyệt vời để lập kế hoạch cho dự án của bạn, nhưng có một số điểm khác biệt chính: Biểu đồ Gantt sử dụng cách tiếp cận lý thuyết và chỉ hiển thị lịch trình, trong khi biểu đồ PERT sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng để tính toán thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện.

Để biết nên sử dụng biểu đồ nào và khi nào thì điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa hai loại biểu đồ quản lý dự án này.

5. Tại sao nên sử dụng biểu đồ Gantt trong Asia Enterprise?

Biểu đồ Gantt rất tốt cho việc lập kế hoạch dự án. Chúng giúp bạn đi đúng hướng và lập kế hoạch tốt hơn bằng cách cho bạn ý tưởng về những việc cần làm, ai sẽ làm, khi nào cần hoàn thành và chi phí là bao nhiêu.

Biểu đồ Gantt là tuyệt vời cho các bài thuyết trình dự án. Nó giúp trình bày trạng thái của một dự án bằng cách cung cấp một biểu diễn trực quan về lịch trình ở dạng thanh hoặc hình chữ nhật có mã thời gian trên đó. Từ đó giúp mọi người biết chính xác vị trí của mình về mức độ hoàn thành so với những người khác đang làm việc trên cùng một dự án. Điều này giúp các nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau như một đơn vị hơn là với tư cách là những cá nhân có thể không hiểu rõ vai trò của nhau mặc dù họ có thể đang tự thực hiện các nhiệm vụ tương tự.

Biểu đồ Gantt rất tốt cho việc quản lý dự án vì người quản lý có thể sử dụng công cụ biểu đồ Gantt một cách hiệu quả khi truyền đạt các mục tiêu và kỳ vọng của họ về các dự án sẽ được hoàn thành trong các khung thời gian nhất định. Bằng cách sử dụng Gantts, các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng nhân viên có được định hướng rõ ràng về các mục tiêu mà không gặp phải bất kỳ vấn đề về thông tin sai lệch nào phát sinh sau này trong các giai đoạn triển khai (chẳng hạn như phân phối khối lượng công việc). Điều này giúp tất cả chúng tôi biết chính xác những gì cần làm ngay bây giờ đồng thời giúp chúng tôi xác định sớm những rủi ro tiềm ẩn để chúng không trở thành vấn đề lớn sau này.

Dễ dàng lập kế hoạch và quản lý dự án để luôn cập nhật thời hạn và dự án của bạn bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt trong Asia Enterprise.

Phần kết luận

Cuối cùng, cả biểu đồ PERT và Gantt chỉ hữu ích khi người sử dụng chúng có kỹ năng. Nếu bạn vẫn không chắc chắn nên sử dụng loại biểu đồ nào hoặc bạn đã chọn một loại biểu đồ nhưng không chắc nó hoạt động như thế nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã trao đổi với người có kinh nghiệm về công cụ này. Họ có thể hướng dẫn bạn thông tin chi tiết về quy trình, cho phép bạn áp dụng chúng để hoạt động tốt hơn trong các dự án của riêng bạn trong tương lai.