Quản lý dự án giờ đây dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ vào sự phổ biến của các nền tảng, công cụ và tài nguyên thương mại điện tử giá cả phải chăng.

Nhưng khi công việc kinh doanh trực tuyến của bạn phát triển, bạn sẽ gặp phải một loạt thách thức mới. Một trong những trở ngại đó khiến cho các nhà quản trị phải đau đầu đó là:

• Quản lý hàng tồn kho
• Hỗ trợ khách hàng
• Vận chuyển và giao hàng

May mắn thay, bạn có thể giải quyết những vấn đề này bằng cách làm theo các nguyên tắc quản lý dự án đơn giản. Làm như vậy có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả, tăng năng suất và hợp lý hóa các hoạt động của bạn.

1. Định nghĩa quản lý dự án

Quản lý dự án là việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đáp ứng các yêu cầu của dự án. 

Việc sử dụng các nguyên tắc quản lý dự án cho phép bạn bắt kịp quy mô cửa hàng trực tuyến của mình. Bạn có thể áp dụng các cách sau:

• Tăng hiệu quả: Một lợi ích đáng kể của quản lý dự án là tăng hiệu quả. Đó là bởi vì nó cho phép bạn tối ưu hóa quy trình của mình, cho phép nhóm của bạn làm được nhiều việc nhất có thể trong thời gian ngắn hơn.

• Thúc đẩy sự hợp tác: Cái hay của quản lý dự án là mọi thành viên trong nhóm đều biết họ cần làm gì vào bất kỳ thời điểm nào. Do đó, việc quản lý các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh Thương mại điện tử của bạn sẽ dễ dàng hơn.

• Tăng hiệu suất: Quản lý dự án cho phép bạn có một quy trình có cấu trúc để hoàn thành công việc. Do đó, bạn có thể đo lường và cải thiện hiệu suất của nhóm.

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Làm cho khách hàng của bạn hài lòng có thể là một việc khó thực hiện. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của quản lý dự án, bạn sẽ có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh tổng thể của mình. Điều này có thể dẫn đến các sản phẩm chất lượng hàng đầu, dịch vụ xuất sắc và khách hàng hài lòng.

• Giải quyết các vấn đề: Không có doanh nghiệp nào hoạt động mà không có bất kỳ vấn đề nào. Điều này thậm chí còn đúng hơn khi có rất nhiều bộ phận chuyển động liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp trực tuyến của bạn. Với chiến lược quản lý dự án phù hợp, bạn sẽ biết cách tốt nhất để giải quyết mọi vấn đề.

2. Thực hiện quản lý dự án trong doanh nghiệp thương mại điện tử

Bây giờ bạn đã biết quản lý dự án là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp Thương mại điện tử của bạn, đã đến lúc tìm hiểu cách áp dụng nó.

2.1. Xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả 

Tất nhiên, bạn không thể thực hiện dự án một cách hiệu quả nếu bạn không có đội ngũ phù hợp.

Cách bạn cấu trúc nhóm của mình sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố khác nhau. Điều này bao gồm số lượng thành viên, hệ thống phân cấp và phân phối nhiệm vụ.

Tùy thuộc vào phạm vi dự án của bạn, bạn có thể cần xây dựng các loại nhóm khác nhau. Bạn có thể có một nhóm các nhà thiết kế và phát triển web, nhà nghiên cứu sản phẩm, chuyên gia tiếp thị và đại diện bán hàng.

Tuy nhiên, bạn cũng sẽ cần một nhóm ứng phó với khủng hoảng. Họ sẽ là những người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro. Điều này bao gồm những điều sau đây:

• Theo dõi và trả lời đánh giá (tích cực hoặc tiêu cực)
• Giải quyết sự chậm trễ trong vận chuyển và giao hàng
• Giải quyết khủng hoảng quan hệ công chúng
• Giảm thiểu các sự cố kỹ thuật (tức là máy chủ ngừng hoạt động)

Nhóm ứng phó khủng hoảng của bạn nên đưa ra một kế hoạch quản lý danh tiếng trực tuyến. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra những giải pháp thích hợp khi có sự cố xảy ra.

2.2. Xác định mục tiêu của bạn

Giống như trong bất kỳ kế hoạch dự án nào , điều quan trọng là phải đặt mục tiêu rõ ràng. Và khi chúng tôi nói “mục tiêu rõ ràng”, chúng tôi muốn nói rằng mục tiêu đó phải cụ thể và có số liệu đo lường được.

Bạn không thể chỉ nói rằng bạn muốn doanh nghiệp Thương mại điện tử của mình phát triển. Nó sẽ hữu ích nếu bạn xác định mức tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình.

Điều đó có nghĩa là tăng doanh số bán hàng? Nếu có, bạn sẽ đo lường doanh số bán hàng của mình như thế nào? Bạn đang mong đợi tăng trưởng bao nhiêu?

Làm như vậy cho phép bạn chỉ định những gì bạn muốn đạt được cho doanh nghiệp của mình và cách bạn có thể theo dõi tiến trình của mình.

2.3. Lên kế hoạch cho dự án 

Một kế hoạch dự án tuyệt vời là nền tảng của một doanh nghiệp Thương mại điện tử thành công.

Tùy thuộc vào dự án của bạn, kế hoạch của bạn có thể bao gồm những điều sau đây:

• Phân tích cạnh tranh
• Nghiên cứu thị trường
• Danh sách các tính năng của trang web
• Các lựa chọn thanh toán

Nhưng ít nhất, kế hoạch dự án của bạn nên có tuyên bố về tầm nhìn, lộ trình sản phẩm và kế hoạch phát hành.

Bất kể, kế hoạch dự án của bạn không cần phải ở trên giấy. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý dự án để lập kế hoạch những phần mềm này sẽ giúp banj xem trạng thái dự án của mình, ủy thác nhiệm vụ, giao tiếp với nhóm của mình, đính kèm tệp,…

2.4. Thiết lập thời hạn

Một mục tiêu không có thời hạn chỉ là một giấc mơ. Do đó, bạn phải thiết lập một mốc thời gian.

Lý tưởng nhất là sẽ hữu ích nếu bạn đặt thời hạn dài hạn và ngắn hạn.

Chẳng hạn, mục tiêu dự án hiện tại của bạn là tăng doanh số Thương mại điện tử lên tới 25% trong vòng 12 tháng tới. Điều này có nghĩa là thời hạn dài hạn của bạn là 12 tháng.

Mặt khác, thời hạn ngắn hạn của bạn có thể là hàng quý hoặc hàng tháng.

Chỉ ra những nhiệm vụ mà mỗi nhóm cần hoàn thành có thể đóng góp cho mục tiêu dự án của bạn. Sau đó, đặt ra một sản phẩm có thể phân phối ngắn hạn.

2.5. Chọn phương pháp phù hợp

Tùy thuộc vào cách bạn vận hành doanh nghiệp Thương mại điện tử của mình và những gì bạn muốn đạt được, bạn phải chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp. Hôm nay, chúng tôi sẽ điểm qua năm phương pháp phổ biến nhất để giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp với mình.

2.5.1. Quản lý dự án tinh gọn

Quản lý dự án tinh gọn là một phương pháp quản lý và triển khai dự án, tập trung vào sự đơn giản, linh hoạt, và tối ưu hóa hiệu suất. Phương pháp này đã xuất hiện từ các nguyên lý của phong trào “Agile” trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nhưng sau đó đã lan rộng và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực công nghiệp khác nhau.

Mục tiêu của quản lý dự án tinh gọn là đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và linh hoạt hơn, chủ yếu thông qua việc tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và thúc đẩy sự hợp tác tích cực giữa các thành viên trong nhóm dự án.

2.5.2. Quản lý dự án linh hoạt

Phương pháp quản lý linh hoạt tập trung vào sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi để tạo ra giá trị và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

Phương pháp quản lý dự án này liên quan đến việc tạo ra các phần nhỏ của một dự án cuối cùng. Mỗi phần đó được gọi là một chu kỳ. Điều này lý tưởng để sử dụng nếu bạn đang làm việc trên một sản phẩm mới hoặc thực hiện cập nhật trên toàn trang web.

Quản lý dự án linh hoạt phù hợp với các dự án có tính chất không rõ ràng hoặc thay đổi liên tục trong yêu cầu, nơi mà việc lập kế hoạch trước cho toàn bộ dự án có thể gặp khó khăn. Bằng cách sử dụng phương pháp này, nhóm dự án có khả năng đáp ứng nhanh chóng các thay đổi và tạo ra giá trị cho khách hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.

2.5.3. Quản lý dự án thác nước

Phương pháp này là một trong những phương pháp quản lý dự án lâu đời nhất. Điều này có thể giải thích tại sao nó là tuần tự thay vì lặp đi lặp lại. Tuần tự có nghĩa là bạn phải tạo một kế hoạch cho toàn bộ dự án cùng một lúc, bao gồm cả nghiên cứu và phát triển.

Đây là cách mà hầu hết mọi người tiếp cận một dự án, nhưng nó cũng có nhược điểm. Quản lý dự án thác nước có thể không hiệu quả vì nó chỉ dựa vào các giả định của bạn.

2.5.4. Phương pháp Scrum

Mặc dù được thiết kế để quản lý việc phân phối phần mềm, Scrum nhẹ hơn so với phương pháp Agile. Nó tập trung vào sự linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng và tối ưu hóa hiệu suất trong quá trình triển khai dự án. Phương pháp Scrum thường được áp dụng trong các dự án phát triển phần mềm, nhưng cũng có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác.

Phương pháp Scrum tạo ra môi trường linh hoạt và tăng cường tính tương tác trong nhóm dự án, giúp đạt được mục tiêu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2.5.5. Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban là một phương pháp quản lý dự án tập trung vào việc kiểm soát và tối ưu hóa luồng công việc. Nguyên lý cơ bản của Kanban là hình thành một bảng Kanban, một công cụ trực quan với các thẻ hoặc thẻ (có thể là sticky note hoặc thẻ điện tử) đại diện cho các công việc cần thực hiện. Bảng Kanban sẽ được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn của quy trình công việc.

Kanban giống như phương pháp Scrum, tuy hạn chế đa tác vụ nhưng nó vẫn là một cách Quản lý dự án hiệu quả . Nó cũng cung cấp một cái nhìn trực quan về tình trạng hiện tại của dự án của bạn.

Điều thú vị về phương pháp này là bạn có thể thực hiện các thay đổi khi cần – không cần đợi chu kỳ kết thúc. Do đó, phương pháp Kanban rất linh hoạt và có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và quy mô dự án khác nhau. Nó giúp tăng cường sự kiểm soát, tính linh hoạt và hiệu suất trong quá trình quản lý dự án.

2.6. Chọn đúng công cụ phù hợp với dự án của bạn

Để quản lý dự án của bạn thành công, bạn sẽ cần các công cụ phù hợp.

Chắc chắn, có rất nhiều công cụ PM có sẵn trực tuyến. Nhưng điều bắt buộc là các công cụ bạn chọn phải hoạt động tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn.

Có một số yếu tố ảnh hưởng đến việc chọn công cụ lý tưởng. Khi chọn một công cụ quản lý dự án , nó nên:

• Dễ sử dụng
• Cho phép nhóm của bạn cộng tác
• Cung cấp báo cáo theo thời gian thực
• Tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng
• Mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển
• Đảm bảo an toàn dữ liệu

Khi ghi nhớ những yếu tố này, bạn có thể tìm thấy một công cụ quản lý dự án có thể giúp bạn điều hành doanh nghiệp Thương mại điện tử của mình một cách dễ dàng.

2.7. Tự động hóa càng nhiều càng tốt

Một điều tuyệt vời khác về quản lý dự án là bạn có thể thấy một bức tranh tổng thể về quy trình làm việc của mình. Do đó, bạn sẽ biết bạn có thể tự động hóa phần nào của dự án.

Lý do tự động hóa là để tăng năng suất. Làm như vậy cho phép bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian. Xin lưu ý bạn, thời gian bạn đạt được từ việc tự động hóa các tác vụ có thể được dùng để hoàn thành các tác vụ khác khó hơn.

Nó giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và giảm mức độ căng thẳng. Điều này không chỉ làm giảm tình trạng thiếu ngủ mà còn khiến bạn và nhóm của bạn vui vẻ hơn trong công việc . 

Các tác vụ có thể được tự động hóa có thể bao gồm gửi bản cập nhật về xếp hạng công cụ tìm kiếm trang web của bạn.

Thay vì tự tạo báo cáo, bạn có thể thiết lập trang tổng quan trong Google Analytics . Làm như vậy cho phép bạn tạo một báo cáo phân tích với một vài cú nhấp chuột. Hơn nữa, bạn không cần phải di chuyển qua lại để tạo báo cáo.

Đây sẽ là mẫu mà bạn có thể gửi thẳng cho nhóm hoặc các bên liên quan của mình.

Và khi bạn đánh dấu nó ra khỏi danh sách việc cần làm của mình, công cụ quản lý dự án của bạn sẽ tự động đặt nhiệm vụ tương tự cho tuần tới.

2.8. Tạo một kế hoạch truyền thông

Sẽ chẳng ích gì khi chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp nhất nếu bạn không thể giao tiếp với nhóm của mình một cách hiệu quả.

Để doanh nghiệp Thương mại điện tử của bạn thành công, bạn cũng cần thiết lập một kế hoạch truyền thông nhóm . Vai trò của một kế hoạch truyền thông là tránh những thói quen truyền thông sai hoặc không hiệu quả. Nếu không, nó có thể khiến dự án của bạn đi chệch hướng.

Để thiết lập kế hoạch truyền thông của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án Thương mại điện tử khác nhau. 

2.9. Kiểm tra và lặp lại

Trong một thế giới hoàn hảo, bạn lên kế hoạch cho một dự án, thực hiện nó và đạt được mục tiêu của mình. Nhưng đó không phải là luôn luôn như vậy.

Trong cuộc sống thực, không có chiến lược quản lý dự án nào là hoàn hảo. Vì vậy, điều cần thiết là kiểm tra và lặp lại phương pháp của bạn. Đối với cửa hàng trực tuyến của bạn, điều đó có nghĩa là tối ưu hóa trang web của bạn để tối đa hóa doanh số bán hàng.

Dự án thương mại điện tử của bạn có thể đơn giản như thử nghiệm A/B một nút thanh toán. Ví dụ: đây là nơi bạn chứng minh màu sắc và thông điệp của nút nào thúc đẩy nhiều chuyển đổi nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Nó cũng có thể phức tạp như việc thay đổi bố cục trang chủ của bạn. Đó là bởi vì bạn muốn đạt được những điều sau:

• Cung cấp trải nghiệm người dùng trực tuyến tốt nhất cho khách hàng của bạn
• Buộc khách truy cập trang web biến thành khách hàng
• Khuyến khích khách hàng mua thêm 

2.10. Sử dụng ngân sách mở rộng

Nếu bạn muốn hoạt động kinh doanh Thương mại điện tử của mình bền vững, thì bắt buộc phải thêm ngân sách mở rộng quy mô trong kế hoạch dự án của bạn.

Ngân sách mở rộng quy mô giống như ngân sách kinh doanh, ngoại trừ việc ngân sách mở rộng quy mô dựa trên hiệu suất kinh doanh của bạn.

Chẳng hạn, giả sử bạn bắt gặp một sản phẩm ăn khách. Bán nó có thể có nghĩa là bạn có cơ hội tăng doanh thu và doanh thu của mình. Nhưng bạn có vốn cho nó không?

Bạn nên dành ngân sách để mua sắm các sản phẩm có thể mang lại nhiều doanh thu hơn cho doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể sử dụng ngân sách này cho mục đích tiếp thị, đặc biệt là khi có các bản cập nhật thuật toán của công cụ tìm kiếm.

Phần kết luận

Hãy nhớ rằng bạn sẽ luôn luôn gặp phải những thách thức khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của các nguyên tắc quản lý dự án, bạn có thể giải quyết chúng. Quản lý dự án không chỉ nhằm giúp bạn đi đúng hướng. Nó cũng có thể giúp bạn phát triển một doanh nghiệp Thương mại điện tử bền vững.