Hà Nội: 1900 636 585

TP Hồ Chí Minh: 1900 63 66 89

Đà Nẵng: 023 6222 9308

18 September, 2023

KPI là gì? Đặc điểm KPI? Và nguyên tác xác định KPI hiệu quả?

KPI là một chỉ số rất đỗi quen thuộc trong kinh doanh hoặc marketing. Tuy nhiên đối với những ai mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn khá mơ hồ. 

Để hiểu rõ hơn về KPI và cụ thể các chỉ số KPIs, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Asia Soft nhé. 

1. Các khái niệm liên quan đến KPI

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator,” trong tiếng Việt thường được dịch là “Chỉ số hiệu suất chính.” KPI là các số liệu hoặc thước đo được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành của một mục tiêu hoặc nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

KPI được sử dụng để đo lường và theo dõi sự thành công của một tổ chức, dự án, hoặc một quá trình kinh doanh. Chúng giúp người quản lý và nhân viên biết được liệu họ đang tiến gần hơn hay xa hơn so với các mục tiêu đã đặt ra và giúp họ điều chỉnh chiến lược và hành động của mình để đạt được kết quả mong muốn.

2. Đặc điểm của KPI

2.1. Xuất phát từ sự phân rã các mục tiêu chiến lược của công ty

Điều này trước hết có nghĩa là, với tư cách là thước đo hiệu suất công việc cho từng vị trí, nội dung đo lường được phản ánh bằng các chỉ số hiệu suất chính cuối cùng phụ thuộc vào các mục tiêu chiến lược của công ty. Khi KPI hình thành một phần hoặc hệ thống hỗ trợ hiệu quả cho các mục tiêu chiến lược của công ty, vị trí mà nó đo lường sẽ coi việc đạt được các phần liên quan trong mục tiêu chiến lược của công ty là trách nhiệm chính của nó; nếu KPI tách biệt khỏi các mục tiêu chiến lược của công ty, thì vị trí của nó sẽ các biện pháp sẽ Định hướng nỗ lực của vị trí này cũng sẽ khác với việc hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của công ty.

KPI xuất phát từ việc phân chia các mục tiêu chiến lược của công ty, ý nghĩa thứ hai của nó là KPI là sự sàng lọc và phát triển hơn nữa các mục tiêu chiến lược của công ty. Mục tiêu chiến lược của công ty là dài hạn, mang tính định hướng và tổng quát, các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính cho từng vị trí rất phong phú về nội dung, đặt ra cho vị trí đó, tập trung đánh giá hiệu quả công việc trong năm và có thể đo lường được. Do đó, các chỉ số hiệu suất chính là việc phát hiện ra các yếu tố cụ thể thực sự thúc đẩy việc hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của công ty và phản ánh cụ thể chiến lược của công ty về yêu cầu hiệu suất của từng vị trí.

Ý nghĩa cuối cùng là các chỉ số hiệu suất chính sẽ điều chỉnh khi các mục tiêu chiến lược của công ty phát triển.

Khi trọng tâm chiến lược của công ty thay đổi, các chỉ số hoạt động chính phải được sửa đổi để phản ánh nội dung mới trong chiến lược của công ty.

2.2. Các chỉ số KPI là thước đo các thành phần có thể kiểm soát được của hiệu suất

Hiệu quả của hoạt động điều hành doanh nghiệp là kết quả của sự tác động tổng hợp của các yếu tố bên trong và bên ngoài, các yếu tố bên trong là những bộ phận mà nhân viên ở mỗi vị trí có thể kiểm soát và tác động, đồng thời cũng là bộ phận được đo lường bằng các chỉ số hoạt động chính. Các chỉ số hiệu suất chính nên cố gắng phản ánh những tác động có thể kiểm soát trực tiếp từ công việc của nhân viên, loại trừ những ảnh hưởng khác do người khác hoặc môi trường gây ra. Ví dụ, khối lượng bán hàng và thị phần đều là tiêu chuẩn để đo lường khả năng phát triển thị trường của bộ phận bán hàng, trong khi khối lượng bán hàng là kết quả của việc nhân tổng quy mô thị trường và thị phần, trong đó tổng quy mô thị trường là một biến không thể kiểm soát được. Trong trường hợp này, so với cả hai, thị phần phản ánh nội dung cốt lõi của hiệu suất công việc và phù hợp hơn như một chỉ số hiệu suất chính.

2.3. KPI là thước đo các hoạt động kinh doanh chủ chốt

Nội dung công việc của từng vị trí liên quan đến các khía cạnh khác nhau, nhiệm vụ công việc của quản lý cấp cao phức tạp hơn, nhưng KPI chỉ đo lường công việc có tác động lớn hơn đến mục tiêu chiến lược chung của công ty và đóng vai trò không thể thiếu trong việc đạt được mục tiêu chiến lược.

2.4. KPI được toàn bộ tổ chức công nhận

KPI không do cấp trên bắt buộc xác định và ban hành, cũng không phải do chính vị trí đó xây dựng, quá trình xây dựng nó được hoàn thành với sự tham gia của cấp trên và nhân viên, thể hiện sự đồng thuậnmà hai bên đã đạt được. Nó không phải là một công cụ để ngăn chặn những điều trên mà là sự hiểu biết chung về yêu cầu thực hiện công việc của các nhân sự có liên quan trong tổ chức.

Các đặc điểm của KPI xác định tầm quan trọng của nó trong tổ chức.

  • Trước hết, là sự phân chia các mục tiêu chiến lược của công ty, việc xây dựng KPI thúc đẩy hiệu quả việc thực hiện chiến lược của công ty ở từng đơn vị, bộ phận;
  • Thứ hai, KPI mang lại cho cấp trên và cấp dưới sự thống nhất rõ ràng về trách nhiệm công việc và các yêu cầu thực hiện chủ yếu, đảm bảo sự nhất quán trong nỗ lực của các loại nhân sự ở mọi cấp độ;
  • Thứ ba, KPI cung cấp cơ sở minh bạch, khách quan và có thể đo lường được cho việc quản lý hiệu quả hoạt động ;
  • Thứ tư, với vai trò phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh trọng điểm, KPI giúp nhân viên ở từng vị trí tập trung vào những khía cạnh có động lực lớn nhất cho chiến lược của công ty;
  • Thứ năm, bằng cách thường xuyên tính toán và xem xét kết quả thực hiện KPI, người quản lý có thể hiểu rõ các thông số hiệu suất chính trong lĩnh vực kinh doanh, chẩn đoán kịp thời các vấn đề tồn tại và đưa ra hành động để cải thiện chúng.

3. Vai trò của KPI

Cụ thể việc sử dụng KPI để đo lường hiệu suất làm việc sẽ giúp:

  • Xác định các chỉ số hiệu suất của bộ phận/cá nhân dựa trên kế hoạch / kế hoạch mục tiêu phát triển của tổ chức
  • Giám sát các quy trình hoạt động liên quan đến mục tiêu hiệu suất
  • Kịp thời phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, phát hiện những lĩnh vực cần cải thiện và phản hồi cho các bộ phận/cá nhân tương ứng.
  • Kết quả KPI đầu ra là cơ sở, căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc.

Khi một công ty, bộ phận hoặc thậm chí một vị trí đã thiết lập được hệ thống KPI rõ ràng, công ty đó có thể:

  • Liên kết các mục tiêu cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty;
  • Đối với người quản lý, việc đánh giá và kiểm soát định kỳ kết quả KPI của bộ phận/cá nhân có thể định hướng việc xây dựng các mục tiêu chính xác;
  • Đo lường tập trung các hành vi mà công ty yêu cầu;
  • Đánh giá định lượng và định tính mức độ đóng góp vào việc tạo ra lợi nhuận trực tiếp và gián tiếp.

4. Nguyên tắc SMART của các chỉ số hiệu suất chính

Có một nguyên tắc SMART quan trọng trong việc xác định các chỉ số hiệu suất chính. SMART là tên viết tắt của 5 từ tiếng Anh:

  • S là viết tắt của Cụ thể, nghĩa là việc đánh giá hiệu quả công việc phải tập trung vào các chỉ số công việc cụ thể và không được chung chung;
  • M là viết tắt của Measurable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất mang tính định lượng hoặc hành vi và có sẵn dữ liệu hoặc thông tin để xác minh các chỉ số hiệu suất này ;
  • A là viết tắt của Attainable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có thể đạt được bằng cách làm việc chăm chỉ và tránh đặt ra các mục tiêu quá cao hoặc quá thấp;
  • R là viết tắt của Relevant, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có liên quan rõ ràng đến các mục tiêu cao hơn và cuối cùng được tích hợp với các mục tiêu của công ty;
  • T là viết tắt của Timebound, tập trung vào thời hạn cụ thể để hoàn thành các chỉ số hiệu suất.

Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính thường tuân theo quy trình sau:

4.1. Thiết lập hệ thống chỉ số đánh giá

Hệ thống chỉ tiêuở mọi cấp độ có thể được thiết lập theo trình tự từ vĩ mô đến vi mô. Đầu tiên, làm rõ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, tìm ra trọng tâm kinh doanh của doanh nghiệp và xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của các lĩnh vực kinh doanh trọng điểm này, từ đó thiết lập KPI cấp doanh nghiệp. Tiếp theo, người đứng đầu từng bộ phận cần xây dựng KPI cấp phòng ban dựa trên KPI cấp doanh nghiệp. Sau đó, người đứng đầu từng bộ phận và nhân sự KPI của bộ phận đó làm việc cùng nhau để chia nhỏ KPI thành các KPI chi tiết hơn. Các chỉ số đo lường hiệu quả công việc này là yếu tố, cơ sở để đánh giá nhân viên.

4.2. Đặt tiêu chí đánh giá

Nói chung, các chỉ số đề cập đến các khía cạnh mà công việc được đo lường hoặc đánh giá; các tiêu chuẩn đề cập đến mức độ cần đạt được trên mỗi chỉ số. Các chỉ số giải quyết vấn đề “cái gì” chúng ta cần đánh giá, còn các tiêu chuẩn giải quyết vấn đề “người được đánh giá phải làm như thế nào” và họ phải hoàn thành “bao nhiêu”.

4.3. Xem xét các chỉ số hiệu suất chính

Mục đích của việc xem xét các chỉ số hiệu suất chính chủ yếu là để xác nhận xem các chỉ số hiệu suất chính này có thể phản ánh toàn diện và khách quan hiệu suất công việc của đối tượng được đánh giá hay không và liệu chúng có phù hợp với hoạt động đánh giá hay không.

Trên đây là những thông tin cơ bản về KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) là gì mà bạn cần biết. Cảm ơn bạn đã đọc đến đây và đừng quên theo dõi Asia Soft để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.

 

Tin Tức Khác

20 September, 2023

8 chứng chỉ kế toán hàng đầu giúp nâng cao sự nghiệp của bạn

Nếu bạn là một chuyên gia tài chính, chứng…

19 September, 2023

Mục tiêu SMART là gì? Và cách đặt mục tiêu SMART của riêng bạn

Khi xác định mục tiêu và các chỉ số…

16 September, 2023

Các vấn đề mà việc lưu trữ gặp phải trong kỷ nguyên Big Data

Trong thời đại công nghệ đang phát triển vượt…

14 September, 2023

Big Data là gì? Tìm hiểu về Big Data phần 1 

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các…

11 September, 2023

Phân khúc khách hàng là gì? 5 Cách tiến hành phân tích phân khúc phổ biến 

Chiến lược phân khúc khách hàng vững chắc là…

08 September, 2023

Phong cách lãnh đạo tự do là gì? Bí quyết trở thành nhà lãnh đạo tự do vĩ đại

Lãnh đạo có nhiều hình thức, trong đó hình…

06 September, 2023

13 tính năng của phần mềm quản lý dự án trong doanh nghiệp 

Phần mềm quản lý dự án phần mềm là…

05 September, 2023

Hành trình khách hàng là gì? 5 bước tạo bản đồ hành trình trong doanh nghiệp

Hành trình khách hàng (Customer User Journey) là sự…

24 August, 2023

CÔNG CỤ QUẢN LÝ HÓA ĐƠN TÍCH HỢP VÀO PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Việc tích hợp hoá đơn điện tử với phần…