KPI là một chỉ số rất đỗi quen thuộc trong kinh doanh hoặc marketing. Tuy nhiên đối với những ai mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn khá mơ hồ. 

Để hiểu rõ hơn về KPI và cụ thể các chỉ số KPIs, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Asia Soft nhé. 

1. KPI là gì?

KPI là gì? KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator,” trong tiếng Việt thường được dịch là “Chỉ số hiệu suất chính.” KPI là các số liệu hoặc thước đo được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành của một mục tiêu hoặc nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

KPI được sử dụng để đo lường và theo dõi sự thành công của một tổ chức, dự án, hoặc một quá trình kinh doanh. Chúng giúp người quản lý và nhân viên biết được liệu họ đang tiến gần hơn hay xa hơn so với các mục tiêu đã đặt ra và giúp họ điều chỉnh chiến lược và hành động của mình để đạt được kết quả mong muốn.

2. Đặc điểm của KPI

2.1. KPI bắt nguồn từ việc phân tách hoặc chia nhỏ các mục tiêu chiến lược của công ty

• KPI là thước đo hiệu suất công việc cho từng vị trí: KPIs là các chỉ số hoặc tiêu chí được sử dụng để đo lường hiệu suất của từng vị trí làm việc trong công ty. KPIs giúp đánh giá cụ thể và định rõ mức độ hoàn thành của nhiệm vụ và mục tiêu của từng vị trí.
• Nội dung đo lường phản ánh các mục tiêu chiến lược của công ty: KPIs không tồn tại độc lập; chúng phản ánh mục tiêu chiến lược của công ty. Mục tiêu chiến lược là những mục tiêu dài hạn và quyết định hướng đi chung của công ty. KPIs thể hiện mức độ đóng góp của từng vị trí vào việc đạt được các phần liên quan của mục tiêu chiến lược.
• KPI hỗ trợ hiệu quả cho mục tiêu chiến lược của công ty: Khi KPI được thiết lập một cách thông minh, chúng trở thành công cụ hỗ trợ việc đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. Các vị trí trong tổ chức coi việc đạt được các phần liên quan trong mục tiêu chiến lược của công ty là trách nhiệm chính của họ.
• KPI có thể thay đổi và điều chỉnh: KPIs không cố định và có thể phải điều chỉnh khi mục tiêu chiến lược của công ty thay đổi. Khi trọng tâm chiến lược thay đổi, KPIs cũng cần thay đổi để phản ánh những ưu tiên mới.

Tóm lại, KPIs không chỉ đo lường hiệu suất mà còn giúp các vị trí trong tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ của họ và đóng góp vào mục tiêu chiến lược của công ty. Điều này giúp đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả của công việc trong tổ chức theo hướng của chiến lược tổng thể.

2.2. Các chỉ số KPI là thước đo các thành phần có thể kiểm soát được của hiệu suất

Hiệu quả của hoạt động điều hành doanh nghiệp là kết quả của sự tác động tổng hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài. Điều này có nghĩa rằng tổ chức không thể kiểm soát hoàn toàn môi trường và các yếu tố bên ngoài.

Khi thiết lập các KPIs, cần loại trừ những yếu tố không thể kiểm soát được, như các biến số bên ngoài. Điều này đảm bảo rằng KPIs phản ánh mức độ đóng góp thực sự của nhân viên và bộ phận vào hiệu suất công việc.

Ví dụ, khối lượng bán hàng và thị phần đều là tiêu chuẩn để đo lường khả năng phát triển thị trường của bộ phận bán hàng, trong khi khối lượng bán hàng là kết quả của việc nhân tổng quy mô thị trường và thị phần, trong đó tổng quy mô thị trường là một biến không thể kiểm soát được. Trong trường hợp này, so với cả hai, thị phần phản ánh nội dung cốt lõi của hiệu suất công việc và phù hợp hơn như một chỉ số hiệu suất chính.

2.3. KPI là thước đo các hoạt động kinh doanh chủ chốt

Nội dung công việc của từng vị trí liên quan đến các khía cạnh khác nhau, nhiệm vụ công việc của quản lý cấp cao phức tạp hơn, nhưng KPI chỉ đo lường công việc có tác động lớn hơn đến mục tiêu chiến lược chung của công ty và đóng vai trò không thể thiếu trong việc đạt được mục tiêu chiến lược.

2.4. KPI được toàn bộ tổ chức công nhận

KPI không do cấp trên bắt buộc xác định và ban hành, cũng không phải do chính vị trí đó xây dựng, quá trình xây dựng nó được hoàn thành với sự tham gia của cấp trên và nhân viên, thể hiện sự đồng thuận mà hai bên đã đạt được. Nó không phải là một công cụ để ngăn chặn những điều trên mà là sự hiểu biết chung về yêu cầu thực hiện công việc của các nhân sự có liên quan trong tổ chức.

Các đặc điểm của KPI xác định tầm quan trọng của nó trong tổ chức.

• Trước hết, KPIs là sự phân chia các mục tiêu chiến lược của công ty, việc xây dựng KPI thúc đẩy hiệu quả việc thực hiện chiến lược của công ty ở từng đơn vị, bộ phận
• Thứ hai, KPI mang lại cho cấp trên và cấp dưới sự thống nhất rõ ràng về trách nhiệm công việc và các yêu cầu thực hiện chủ yếu, đảm bảo sự nhất quán trong nỗ lực của các loại nhân sự ở mọi cấp độ
• Thứ ba, KPI cung cấp cơ sở minh bạch, khách quan và có thể đo lường được cho việc quản lý hiệu quả hoạt động 
• Thứ tư, với vai trò phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh trọng điểm, KPI giúp nhân viên ở từng vị trí tập trung vào những khía cạnh có động lực lớn nhất cho chiến lược của công ty
• Thứ năm, bằng cách thường xuyên tính toán và xem xét kết quả thực hiện KPI, người quản lý có thể hiểu rõ các thông số hiệu suất chính trong lĩnh vực kinh doanh, chẩn đoán kịp thời các vấn đề tồn tại và đưa ra hành động để cải thiện chúng

3. Vai trò của KPI

Cụ thể việc sử dụng KPI để đo lường hiệu suất làm việc sẽ giúp:

• Xác định các chỉ số hiệu suất của bộ phận/cá nhân dựa trên kế hoạch / kế hoạch mục tiêu phát triển của tổ chức
• Giám sát các quy trình hoạt động liên quan đến mục tiêu hiệu suất
• Kịp thời phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, phát hiện những lĩnh vực cần cải thiện và phản hồi cho các bộ phận/cá nhân tương ứng.
• Kết quả KPI đầu ra là cơ sở, căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc.

Khi một công ty, bộ phận hoặc thậm chí một vị trí đã thiết lập được hệ thống KPI rõ ràng, công ty đó có thể:

• Liên kết các mục tiêu cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty;
• Đối với người quản lý, việc đánh giá và kiểm soát định kỳ kết quả KPI của bộ phận/cá nhân có thể định hướng việc xây dựng các mục tiêu chính xác;
• Đo lường tập trung các hành vi mà công ty yêu cầu;
• Đánh giá định lượng và định tính mức độ đóng góp vào việc tạo ra lợi nhuận trực tiếp và gián tiếp.

4. Nguyên tắc SMART của các chỉ số hiệu suất chính

Có một nguyên tắc SMART quan trọng trong việc xác định các chỉ số hiệu suất chính. SMART là tên viết tắt của 5 từ tiếng Anh:

• S là viết tắt của Cụ thể, nghĩa là việc đánh giá hiệu quả công việc phải tập trung vào các chỉ số công việc cụ thể và không được chung chung;
• M là viết tắt của Measurable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất mang tính định lượng hoặc hành vi và có sẵn dữ liệu hoặc thông tin để xác minh các chỉ số hiệu suất này ;
• A là viết tắt của Attainable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có thể đạt được bằng cách làm việc chăm chỉ và tránh đặt ra các mục tiêu quá cao hoặc quá thấp;
• R là viết tắt của Relevant, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có liên quan rõ ràng đến các mục tiêu cao hơn và cuối cùng được tích hợp với các mục tiêu của công ty;
• T là viết tắt của Timebound, tập trung vào thời hạn cụ thể để hoàn thành các chỉ số hiệu suất.

Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính thường tuân theo quy trình sau:

4.1. Thiết lập hệ thống chỉ số đánh giá

Hệ thống chỉ tiêuở mọi cấp độ có thể được thiết lập theo trình tự từ vĩ mô đến vi mô. Đầu tiên, làm rõ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, tìm ra trọng tâm kinh doanh của doanh nghiệp và xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của các lĩnh vực kinh doanh trọng điểm này, từ đó thiết lập KPI cấp doanh nghiệp. Tiếp theo, người đứng đầu từng bộ phận cần xây dựng KPI cấp phòng ban dựa trên KPI cấp doanh nghiệp. Sau đó, người đứng đầu từng bộ phận và nhân sự KPI của bộ phận đó làm việc cùng nhau để chia nhỏ KPI thành các KPI chi tiết hơn. Các chỉ số đo lường hiệu quả công việc này là yếu tố, cơ sở để đánh giá nhân viên.

4.2. Đặt tiêu chí đánh giá

Nói chung, các chỉ số đề cập đến các khía cạnh mà công việc được đo lường hoặc đánh giá; các tiêu chuẩn đề cập đến mức độ cần đạt được trên mỗi chỉ số. Các chỉ số giải quyết vấn đề “cái gì” chúng ta cần đánh giá, còn các tiêu chuẩn giải quyết vấn đề “người được đánh giá phải làm như thế nào” và họ phải hoàn thành “bao nhiêu”.

4.3. Xem xét các chỉ số hiệu suất chính

Mục đích của việc xem xét các chỉ số hiệu suất chính chủ yếu là để xác nhận xem các chỉ số hiệu suất chính này có thể phản ánh toàn diện và khách quan hiệu suất công việc của đối tượng được đánh giá hay không và liệu chúng có phù hợp với hoạt động đánh giá hay không.

Trên đây là những thông tin cơ bản về KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) là gì mà bạn cần biết. Cảm ơn bạn đã đọc đến đây và đừng quên theo dõi Asia Soft để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.