Quản lý vật liệu trong doanh nghiệp là một hoạt động vô cùng quan trọng. Hoạt động sản xuất có được thực hiện liên tục, trơn tru theo đúng kế hoạch hay không phần lớn là nhờ vào nguồn nguyên liệu đầu vào. Tuy nhiên công việc này không đơn giản như thế, vậy làm thế nào để quản lý tốt nguyên vật liệu? Hãy cùng Asia Soft theo dõi nhé. 

1. Quản lý vật liệu là gì?

Quản lý vật liệu (hay quản lý nguyên liệu) là quá trình quản lý và điều phối các tài sản vật chất mà một tổ chức sử dụng để sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Các tài sản này có thể bao gồm nguyên liệu, thành phẩm, linh kiện, và các phần tử khác cần thiết để thực hiện các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ.

Việc áp dụng các khái niệm quản lý vật liệu bắt nguồn từ những khó khăn nảy sinh trong ngành hàng không trong Thế chiến thứ hai. Việc sản xuất một chiếc máy bay đòi hỏi một số lượng lớn các bộ phận riêng lẻ, trong đó có nhiều bộ phận phức tạp và phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt. Các bộ phận này có nguồn gốc từ hàng nghìn nhà cung cấp trên khắp phạm vi phân bố địa lý rộng lớn và nhiều bộ phận rất quan trọng đối với chức năng tổng thể của sản phẩm cuối cùng.

Quản lý nguyên vật liệu nhằm giải quyết các vấn đề về nguyên vật liệu từ góc độ của toàn công ty, bao gồm việc điều phối sự hợp tác giữa các nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo tính tương thích và hiệu suất của các vật liệu khác nhau đáp ứng yêu cầu thiết kế, cung cấp thông tin giữa các nhà cung cấp khác nhau và giữa nhà cung cấp với công ty để liên lạc giữa các phòng ban, kiểm soát tốc độ dòng nguyên liệu. Sau khi máy tính được đưa vào doanh nghiệp, nó càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện quản lý nguyên vật liệu, vai trò của quản lý nguyên vật liệu được phát huy đầy đủ.

2. Mục tiêu quản lý vật liệu

Mục tiêu chính của quản lý vật liệu là đảm bảo rằng tổ chức hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất trong việc quản lý các nguồn vật liệu. Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể của quản lý vật liệu:

• Chuẩn hóa các thông số kỹ thuật của vật liệu, giảm bớt các loại vật liệu và quản lý hiệu quả những bổ sung và thay đổi mới về thông số kỹ thuật của vật liệu.
• Cung cấp kịp thời các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, tránh tình trạng ngừng việc chờ nguyên liệu.
• Kiểm soát hợp lý giá mua và giảm chi phí nguyên vật liệu.
• Đảm bảo nguyên liệu đầu vào có chất lượng tốt và kiểm soát nhà cung cấp hợp lý.
• Gửi và nhận vật liệu một cách hiệu quả để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và tránh tạo ra vật liệu chết và chất thải.
• Nắm vững việc kiểm kê nguyên vật liệu phù hợp và giảm thiểu tình trạng tồn đọng vốn.
• Có thể đánh giá hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
• Tận dụng tối đa không gian lưu trữ.

3. Phân loại quản lý nguyên vật liệu 

3.1. Chức năng

Chia vật liệu thành vật liệu chính và vật liệu phụ. Nguyên liệu chính là phần quan trọng nhất của thành phẩm, còn các nguyên liệu phụ hầu hết được gắn vào sản phẩm cùng với quá trình gia công nguyên liệu chính.

3.2. Loại vật liệu

Vật liệu được chia thành nguyên liệu thô và vật liệu đúc. Vật liệu là những vật liệu vẫn cần được xử lý và chúng được chia thành nguyên liệu thô và hồ sơ thô. Vật liệu đúc là vật liệu đã qua xử lý, được chia thành các phụ kiện, bộ phận và cụm lắp ráp.

3.3. Kiểm soát chi phí vật liệu

Nguyên liệu được chia thành nguyên liệu trực tiếp và nguyên liệu gián tiếp. Nguyên liệu trực tiếp được sử dụng để sản xuất sản phẩm. Mức tiêu hao tỷ lệ thuận với sản lượng sản xuất. 

Ví dụ, đối với các bộ phận của máy móc, nguyên liệu gián tiếp là những nguyên liệu hỗ trợ sản xuất sản phẩm. Mức tiêu hao không hoàn toàn tỷ lệ thuận với sản lượng. Theo Điều chỉnh theo điều kiện sản xuất thực tế.

3.4. Phương pháp chuẩn bị nguyên liệu

Theo phương pháp này vật liệu thường được chia thành nguyên liệu thường trực và nguyên liệu không dự phòng, sử dụng cơ chế mức tồn kho, một số nguyên liệu thô nhất định được mua và lưu trữ thường xuyên để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, một số nguyên liệu đặc biệt không thể mua và dự trữ trước, nguyên liệu cần mua khi xúc tiến kế hoạch sản xuất là những nguyên liệu không phải chuẩn bị.

Để đối phó với những thay đổi mạnh mẽ trong chuỗi cung ứng ngày nay, việc đặt ra các tiêu chuẩn về mức tồn kho trở nên khó khăn, mọi người lo lắng về việc hết nguyên liệu nên đặt hàng lớn, dẫn đến việc tích lũy quá nhiều hàng tồn kho an toàn, từ đó làm tăng chi phí nguy cơ ứ đọng hàng tồn kho Làm thế nào để quản lý và bảo quản nguyên vật liệu Mức tồn kho an toàn hợp lý đã trở thành một vấn đề quan trọng đối với sự sống còn của công ty.

4. 5 nguyên tắc quản lý vật liệu

Nói chung, bộ phận quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo rằng nguyên liệu được cung cấp đúng lúc, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng giá và đúng địa điểm. Đây là 5R của quản lý nguyên vật liệu:

4.1. Đúng thời điểm

Nghĩa là, nhà cung cấp được yêu cầu giao hàng đúng thời gian quy định để tránh tình trạng giao hàng chậm trễ và giao hàng sớm.

Sự chậm trễ giao hàng của nhà cung cấp sẽ làm tăng chi phí, chủ yếu ở:

• Do nguyên vật liệu bị chậm trễ, các quy trình của xưởng bị nhàn rỗi hoặc chậm trễ, ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên, dẫn đến giảm hiệu quả và lãng phí thời gian sản xuất;
• Để tiếp tục kế hoạch sản xuất bình thường, xưởng cần phải làm thêm giờ hoặc đi làm vào các ngày nghỉ theo luật định, dẫn đến chi phí giờ làm việc tăng lên.

Vì vậy, những khả năng giao hàng chậm trễ cần được phát hiện càng sớm càng tốt để ngăn chặn, đồng thời kiểm soát việc giao hàng sớm không hợp lý, việc giao hàng sớm cũng sẽ làm tăng chi phí, nguyên nhân chính là :

• Giao hàng trước dẫn đến tăng lượng hàng tồn kho và tăng chi phí bảo trì hàng tồn kho;
• Chiếm một lượng lớn vốn lưu động khiến hiệu quả sử dụng vốn của công ty giảm sút.

4.2. Đúng chất lượng

Chất lượng nguyên liệu do nhà cung cấp gửi và nguyên liệu do kho gửi đến nơi sản xuất phải phù hợp và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. 

Các phương pháp đảm bảo chất lượng vật liệu như sau:

• Công ty nên ký thỏa thuận đảm bảo chất lượng với các nhà cung cấp của mình 
• Thiết lập chức năng kiểm tra nguyên liệu đầu vào để xác nhận và kiểm soát chất lượng nguyên liệu 
• Khi cần thiết, cử nhân viên kiểm tra đến nhà máy của nhà cung cấp (thường được sử dụng cho các nhà cung cấp ổn định, hợp tác lâu dài và đơn hàng đặt với nhà cung cấp đạt trên 30% năng lực sản xuất); đồng thời, một số nhân viên kiểm tra không được giao nhiệm vụ làm việc cho một nhà cung cấp trong thời gian dài trong trường hợp mối quan hệ thay đổi
• Xem xét hệ thống chất lượng của nhà cung cấp khi cần thiết hoặc thường xuyên;
• Thường xuyên đánh giá các nhà cung cấp nhằm thúc đẩy việc hình thành cơ chế cạnh tranh lành mạnh và hiệu quả giữa các nhà cung cấp 
• Xây dựng kế hoạch hỗ trợ chất lượng cho các nhà cung cấp giá rẻ, chất lượng trung bình và chất lượng thấp
• Khi cần thiết, mời các tổ chức có thẩm quyền của bên thứ ba tiến hành xác minh chất lượng

4.3. Đúng số lượng

Số lượng nguyên liệu mua phải phù hợp, nghĩa là số lượng đặt hàng kinh tế cho người mua và số lượng đặt hàng kinh tế cho người bán. 

Việc xác định số lượng đặt hàng phù hợp cần xem xét các yếu tố sau:

• Giá thay đổi theo số lượng đặt hàng, nói chung, số lượng đặt hàng càng lớn thì giá càng thấp
• Số lượng đơn đặt hàng và chi phí mua hàng 
• Chi phí duy trì hàng tồn kho và lãi đầu tư vào hàng tồn kho

4.4. Đúng giá

Giá mua liên quan trực tiếp đến giá của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng, cố gắng đạt được giá mua thấp nhất đồng thời đảm bảo đáp ứng các điều kiện khác là công việc quan trọng nhất của nhân viên mua hàng. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận mua sắm cần có quyền ra quyết định trong các lĩnh vực sau:

• Lựa chọn và xác nhận nhà cung cấp

• Sử dụng bất kỳ phương pháp định giá phù hợp nào

• Đề xuất vật liệu thay thế 

Bộ phận mua hàng thường có thể cung cấp các lựa chọn thay thế cho các vật liệu hiện đang được sử dụng và họ cũng có trách nhiệm thu hút sự chú ý của người dùng và người mua về những lựa chọn thay thế này. Tất nhiên, quyết định cuối cùng về việc có chấp nhận các lựa chọn thay thế này hay không là thuộc về người dùng/nhà thiết kế;

• Giữ liên lạc với các nhà cung cấp tiềm năng. 

Bộ phận mua hàng phải duy trì liên lạc với các nhà cung cấp tiềm năng. Nếu người dùng liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp và bộ phận mua hàng không biết gì về điều đó thì “bán hàng cửa sau” sẽ xảy ra, nghĩa là nhà cung cấp tiềm năng trở thành nhà cung cấp duy nhất bằng cách tác động đến các yêu cầu của người dùng về thông số kỹ thuật vật liệu. Hoặc người mua có thể đưa ra một số lời hứa riêng tư cho nhà cung cấp, điều này ngăn cản bộ phận mua hàng ký được hợp đồng lý tưởng với mức giá thấp nhất. 

Nếu nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp cần trao đổi trực tiếp với nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên sản xuất của công ty, bộ phận mua hàng phải chịu trách nhiệm sắp xếp cuộc họp và xem xét kết quả đàm phán.

4.5. Đúng vị trí 

Vị trí xuất xứ của vật liệu phải phù hợp, càng gần nơi sử dụng thì càng tốt. Nếu khoảng cách quá xa, chi phí vận chuyển sẽ cao, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến giá cả, đồng thời không thuận tiện trong việc liên lạc, phối hợp và giải quyết vấn đề, dễ gây ra tình trạng giao hàng chậm trễ.

5. Sự khác biệt giữa quản lý hậu cần và quản lý vật liệu

Sự khác biệt giữa quản lý hậu cần và quản lý vật tư chủ yếu thể hiện ở ba khía cạnh: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý và cơ chế giá trị gia tăng.

5.1. Các đơn vị quản lý khác nhau

Chủ thể quản lý là người quản lý. Cơ quan quản lý nguyên vật liệu chính nằm trong doanh nghiệp sản xuất. Thông thường trong doanh nghiệp sẽ thành lập phòng nguyên vật liệu, bộ phận bảo quản và thu mua để quản lý nguyên vật liệu một cách thống nhất. Một số doanh nghiệp còn có trợ lý cho giám đốc nhà máy để giám sát việc thu mua, chất lượng, sản xuất, chế tạo và các mặt khác của nguyên liệu. Thực hiện điều phối và quản lý thống nhất. 

Trong quy trình quản lý nguyên vật liệu, bộ phận tài chính và bộ phận bán hàng của công ty thường không trực tiếp tham gia vào công việc quản lý nguyên vật liệu. Cơ quan quản lý chính của logistics thường nằm bên ngoài doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, do đó, các nhà quản lý logistics luôn thực hiện các hoạt động và tổ chức logistics ở góc độ vĩ mô hơn, giữa các doanh nghiệp. 

Ví dụ, những người quản lý dịch vụ hậu cần của bên thứ ba không thuộc về người sản xuất hay người tiêu dùng, thay vào đó, họ cung cấp dịch vụ cho cả cung và cầu từ góc độ của bên thứ ba, tìm kiếm sự cân bằng lợi ích và đạt được tình hình đôi bên cùng có lợi. Hệ thống tổ chức hậu cần của bên thứ ba thường được chia thành ba cấp độ: cấp ra quyết định, cấp quản lý và cấp thực hiện. Trong một doanh nghiệp logistics, tất cả các bộ phận đều tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động quản lý logistics.

5.2. Đối tượng quản lý khác nhau

Từ góc độ ý nghĩa ban đầu của logistics, đối tượng quản lý của logistics là sự lưu thông của hàng hóa, còn đối tượng quản lý của nguyên vật liệu là dòng nguyên liệu sản xuất, mặc dù cả hai đều là dòng nguyên liệu nhưng giữa chúng có nhiều điểm khác biệt.

• Khác nhau về đối tượng 

Đối với quản lý nguyên vật liệu, “vật” được quản lý chủ yếu đề cập đến nguyên liệu thô, bộ phận, bán thành phẩm. Giá trị và giá trị sử dụng của nguyên liệu chỉ có thể được phản ánh trong nội bộ doanh nghiệp sản xuất. 

Trong quá trình quản lý nguyên vật liệu, quyền sở hữu đối với “đối tượng” sẽ không xảy ra. Những thay đổi, đối với quản lý logistics, “đối tượng” được quản lý chủ yếu đề cập đến hàng hóa đi vào lĩnh vực lưu thông. Trong quá trình quản lý, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được hiện thực hóa thông qua quá trình chuyển giao không gian và thời gian của logistics Theo thời gian và không gian,

• Hướng dòng chảy khác nhau. 

Trong quản lý nguyên vật liệu, hướng dòng chảy của vật liệu được xác định dựa trên quy trình sản xuất. Khi quy trình sản xuất được xác định, hướng dòng chảy của nguyên liệu được xác định và dòng nguyên liệu luôn được thực hiện trong doanh nghiệp sản xuất; quản lý luồng hàng hóa luôn diễn ra từ phía cung sang phía cầu. Vì nhu cầu không chắc chắn nên luồng hàng hóa cũng không chắc chắn.

• Độ tin cậy là khác nhau. 

Trong quản lý logistics, dòng hàng hóa từ bên cung đến bên cầu thường bị ảnh hưởng bởi điều kiện giao thông, yếu tố con người, điều kiện thời tiết,… Mặc dù quá trình logistics được lên kế hoạch cẩn thận từ trước nhưng thời gian, tốc độ, chi phí, lưu lượng thực tế, và chất lượng hoàn thiện công tác hậu cần,… sẽ gặp phải tình trạng không chắc chắn và khó có độ chính xác cao. 

Trong quản lý nguyên vật liệu, quy trình sản xuất của các doanh nghiệp hiện đại hoàn toàn có thể đảm bảo dòng nguyên liệu chính xác, trừ khi có những lý do đặc biệt như hỏng máy móc, các tình huống ngoài ý muốn hiếm khi xảy ra.

Tham khảo chi tiết hơn tại: https://asiasoft.com.vn/