Ma trận SWOT là một công cụ cực kỳ đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp bạn phát triển chiến lược kinh doanh của mình, cho dù bạn đang xây dựng một công ty khởi nghiệp hay đang hướng dẫn một công ty hiện có. Vậy SWOT là gì? Các bước ma trận SWOT như thế nào? Cùng Asia Soft tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nha!

1. Giới thiệu ý nghĩa của mô hình SWOT

Mẫu ma trận SWOT được cung cấp trong bảng trắng trực tuyến BoardMix rất đơn giản và rõ ràng, bốn chữ cái tương ứng với: S – Điểm mạnh, W – Điểm yếu, O – Cơ hội và T – Nguy cơ.

1.1. S – Lợi thế về sức mạnh

Đây là yếu tố bên trong của sản phẩm hoặc thương hiệu. Cái gọi là lợi thế đề cập đến USP của thương hiệu, giúp phân biệt nó với các đối thủ cạnh tranh, chẳng hạn như hình ảnh thương hiệu, chức năng sản phẩm, hệ thống dịch vụ khách hàng, v.v. Phân tích những điểm mạnh mà một thương hiệu mang lại giúp người quản lý sản phẩm hiểu được thương hiệu đó vượt trội như thế nào và ở đâu để họ có thể nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực đó.

1. Sản phẩm có USP rõ ràng không?
2. Sản phẩm có nội lực dồi dào để hỗ trợ không?
3. Sản phẩm có nguồn khách hàng trung thành không?
4. Điểm bán hàng độc đáo của sản phẩm là gì?

1.2. W – Điểm yếu bất lợi

Nó còn là yếu tố bên trong của sản phẩm, thương hiệu. Người quản lý sản phẩm cần chú ý áp dụng tư duy trung thực khi phân tích điểm yếu của thương hiệu.

1. Sản phẩm có bị thiếu hoặc bị hạn chế bởi một số yếu tố nhất định, chẳng hạn như kinh phí, thiết bị hoặc nhân sự không?
2. Có những lĩnh vực nào cần cải tiến trong quá trình sản xuất sản phẩm?
3. Đối thủ cạnh tranh của sản phẩm của bạn làm tốt hơn bạn ở điểm nào?

1.3. O – Cơ hội

Trong ma trận SWOT, phần này thường thuộc về các yếu tố bên ngoài, người quản lý sản phẩm phải chủ động xác định các cơ hội mà quá trình phát triển doanh nghiệp gặp phải, nắm bắt cơ hội và đạt được những bước nhảy vọt.

1. Thị trường sản phẩm có mở rộng không?
2. Có sự kiện mới nổi nào hiện nay mà các công ty có thể tận dụng không?
3. Những lợi thế nào của sản phẩm có thể chuyển đổi thành cơ hội thị trường?

1.4. T – Thách thức 

Các yếu tố bên ngoài cũng đề cập đến những trở ngại có thể tác động tiêu cực đến sản phẩm hoặc thương hiệu, chẳng hạn như những thay đổi của thị trường, thay đổi của chuỗi cung ứng, hành vi của người tiêu dùng và các yếu tố khác.

1. Có bất kỳ thay đổi hệ thống hiện tại nào sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm không?
2. Sản phẩm có đủ công suất để đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng trong thời gian dài không?

2. Thiết lập ma trận SWOT

Trong quá trình phân tích khả năng thích ứng, các nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp nên sử dụng bốn khái niệm cơ bản về tác động đòn bẩy, hạn chế, tính dễ bị tổn thương và vấn đề để phân tích mô hình này dựa trên việc xác định các biến số bên trong và bên ngoài khác nhau.

• Hiệu ứng đòn bẩy (S+O)

Đòn bẩy xảy ra khi sức mạnh bên trong và cơ hội bên ngoài gắn kết và thích ứng với nhau. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế bên trong của mình để tận dụng các cơ hội bên ngoài, từ đó tận dụng tối đa các cơ hội, lợi thế. Tuy nhiên, cơ hội thường thoáng qua nên các công ty phải nhạy bén nắm bắt cơ hội và nắm bắt cơ hội để tìm kiếm sự phát triển lớn hơn.

• Sự ức chế (W+O)

Ức chế có nghĩa là cản trở, ngăn chặn, ảnh hưởng và kiểm soát. Khi các cơ hội do môi trường mang lại không tương thích với lợi thế nội lực của công ty hoặc không thể chồng chéo lẫn nhau thì các lợi thế của công ty sẽ không được phát huy hết, cho dù chúng có lớn đến đâu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cung cấp, bổ sung một số nguồn lực nhất định để thúc đẩy việc chuyển hóa những bất lợi về nội lực thành lợi thế, nhằm phục vụ hoặc thích ứng với các cơ hội bên ngoài.

• Tính dễ bị tổn thương (S+T)

Tính dễ bị tổn thương có nghĩa là sự suy giảm, giảm mức độ hoặc cường độ của một lợi thế. Khi điều kiện môi trường đe dọa đến lợi thế của công ty thì lợi thế đó không thể được phát huy hết, dẫn đến tình trạng mong manh, trong đó lợi thế không được tối ưu. Trong kịch bản này, các công ty phải vượt qua các mối đe dọa để tận dụng lợi thế của mình.

• Vấn đề (W+T)

Khi những bất lợi bên trong doanh nghiệp gặp phải các mối đe dọa từ bên ngoài, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những thách thức nặng nề, nếu không xử lý đúng cách có thể đe dọa trực tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp.

3. Các bước ma trận SWOT

ma trận SWOT là đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của doanh nghiệp bạn. Nhưng nó còn hơn thế nữa. Nó cũng là một công cụ để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn một cách chiến lược.

Dưới đây là cách thực hiện ma trận SWOT đúng cách: 

• Xác định mục tiêu. Quyết định một dự án hoặc chiến lược quan trọng để phân tích và đặt nó ở đầu trang.
• Tạo một lưới. Vẽ một hình vuông lớn rồi chia nó thành bốn hình vuông nhỏ hơn.
• Dán nhãn cho mỗi hộp. Viết từ “Điểm mạnh” ở ô trên cùng bên trái, “Điểm yếu” ở ô trên cùng bên phải, “Cơ hội” ở ô dưới cùng bên trái và “Mối đe dọa” ở ô dưới cùng bên phải. Đây là các tiêu đề nên chúng phải được phân biệt với phần còn lại của văn bản bằng màu sắc hoặc cỡ chữ. 
• Thêm điểm mạnh và điểm yếu. Thêm các yếu tố ảnh hưởng đến dự án vào các ô thích hợp. Các thành phần của ma trận SWOT có thể mang tính chất định tính và giai thoại cũng như định lượng và thực nghiệm. Các yếu tố thường được liệt kê dưới dạng dấu đầu dòng.
• Đi đến kết luận. Phân tích sơ đồ SWOT đã hoàn thành. Hãy chắc chắn lưu ý nếu kết quả tích cực lớn hơn tiêu cực. Nếu họ làm vậy thì việc thực hiện mục tiêu có thể là một quyết định đúng đắn. Nếu không, có thể cần phải thực hiện các điều chỉnh, nếu không thì kế hoạch sẽ bị hủy bỏ.

4. Tại sao nên sử dụng ma trận SWOT?

ma trận SWOT không thể cung cấp giải pháp cho tất cả các vấn đề quan trọng của công ty. Mặt khác, tiến hành ma trận SWOT có nhiều ưu điểm và có thể đơn giản hóa việc ra quyết định chiến lược.

• ma trận SWOT có thể chia các vấn đề phức tạp thành các phần dễ quản lý hơn. 

Khi phải đối mặt với một lựa chọn khó khăn, có thể có rất nhiều sự kiện cần xử lý và các yếu tố quan trọng cần xem xét. Nếu bạn tiến hành ma trận SWOT bằng cách hợp lý hóa tất cả các khái niệm và sắp xếp các điểm chính theo mức độ ưu tiên, bạn có thể tóm tắt các vấn đề phức tạp và có khả năng đáng sợ thành một báo cáo dễ hiểu hơn.

• ma trận SWOT yêu cầu cân nhắc bên ngoài. 

Khi đưa ra lựa chọn, công ty nên cố gắng tránh sự cám dỗ chỉ tập trung vào động lực bên trong. Mặt khác, kết quả của các quyết định kinh doanh thường có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của công ty. ma trận SWOT phân tích các yếu tố bên trong mà tổ chức có thể điều chỉnh, cũng như các yếu tố bên ngoài có thể khó kiểm soát hơn.

• Bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho hầu hết mọi câu hỏi kinh doanh bằng cách tiến hành ma trận SWOT. 

Phân tích có thể được tiến hành trên một cá nhân, một nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, nó cho phép phân tích toàn bộ dòng sản phẩm, sửa đổi thương hiệu, tăng trưởng khu vực hoặc mua lại. ma trận SWOT là một kỹ thuật linh hoạt có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.

• ma trận SWOT sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin từ bên trong tổ chức để xác định điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Để xác định những khả năng và mối nguy hiểm tiềm ẩn, tổ chức cũng cần thu thập thông tin từ các nguồn bên ngoài về các thị trường lớn, đối thủ cạnh tranh và áp lực kinh tế vĩ mô. Một ma trận SWOT vững chắc sẽ tập hợp nhiều quan điểm khác nhau thay vì dựa vào một nguồn thông tin duy nhất, có khả năng thiên vị.

• Việc chuẩn bị ma trận SWOT có thể không cần quá nhiều tiền. 

Không phải tất cả các báo cáo SWOT đều cần mang tính kỹ thuật cao; do đó, nhiều thành viên trong nhóm khác nhau có thể tham gia vào quá trình phát triển của họ mà không cần đào tạo trước hoặc tư vấn từ bên ngoài.

5. Hạn chế của mô hình SWOT

Giống như nhiều mô hình chiến lược khác, mô hình SWOT đã được McKinsey đề xuất từ ​​lâu và có những hạn chế của thời đại. Trước đây, các công ty có thể quan tâm nhiều hơn đến chi phí và chất lượng, nhưng hiện nay các công ty có thể chú trọng hơn vào các quy trình tổ chức. Ví dụ, khi máy đánh chữ điện được thay thế bằng máy in, chúng sẽ được biến đổi như thế nào? Nó nên là máy in hay các sản phẩm liên quan đến cơ điện tử khác? Từ ma trận SWOT, lợi thế của các nhà sản xuất máy đánh chữ điện nằm ở cơ điện nhưng có nhiều cơ hội hơn để phát triển máy in. Kết quả là, một số phát triển thành máy in và chết một cách thảm hại; một số phát triển sang sản xuất dao cạo râu và rất thành công. Nó phụ thuộc vào việc bạn muốn chiến lược tăng trưởng dựa trên cơ hội hay chiến lược tăng trưởng dựa trên năng lực. SWOT không tính đến sự chủ động thay đổi hiện trạng của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tạo ra những lợi thế cần thiết bằng cách tìm kiếm các nguồn lực mới, từ đó đạt được các mục tiêu chiến lược mà trước đây không thể đạt được.

Trong quá trình sử dụng phương pháp ma trận SWOT, bạn có thể gặp phải một số vấn đề, đó là khả năng thích ứng của nó. Bởi vì có rất nhiều tình huống có thể sử dụng ma trận SWOT nên nó phải có khả năng thích ứng. Tuy nhiên, điều này cũng có thể dẫn tới những bất thường. Các vấn đề do ma trận SWOT cơ bản gây ra có thể được giải quyết bằng ma trận SWOT POWER nâng cao hơn.