Google Sheets là gì? Cách sử dụng GG Sheet đơn giản
Google Sheets là ứng dụng bảng tính được người dùng biết đến và sử dụng rất phổ biến hiện nay. Để biết được chi tiết hơn về ứng dụng này, hãy tham khảo ngay bài hướng dẫn Google Sheets là gì? Cách sử dụng GG Sheet đơn giản, nhanh chóng nhất dưới đây của Asia Soft nha.

1. Google Sheets là gì?
Google Sheets là một ứng dụng bảng tính dựa trên web miễn phí được Google cung cấp trong dịch vụ Google Drive. Ứng dụng này cũng có sẵn dưới dạng Web dành cho máy tính để bàn trên ChromeOS và dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động trên Android, Windows, iOS và BlackBerry. Dịch vụ Google Drive cũng lưu trữ các sản phẩm khác của Google như Google Docs, Slides và Forms.
GG Sheet cho phép người dùng chỉnh sửa, sắp xếp và phân tích các loại thông tin khác nhau. Nó cho phép cộng tác và nhiều người dùng có thể chỉnh sửa và định dạng tệp trong thời gian thực và mọi thay đổi được thực hiện đối với bảng tính đều có thể được theo dõi bằng lịch sử sửa đổi.
2. Các tính năng của Google Sheets
2.1. Chỉnh sửa
Một trong những tính năng chính của Google Sheets là nó cho phép cộng tác chỉnh sửa bảng tính trong thời gian thực. Thay vì gửi một tài liệu qua email cho nhiều người, nhiều người dùng có thể mở và chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc. Người dùng có thể xem mọi thay đổi do các cộng tác viên khác thực hiện và tất cả thay đổi sẽ tự động được lưu vào máy chủ Google.
Google Sheets cũng bao gồm tính năng trò chuyện trên thanh bên cho phép cộng tác viên thảo luận về các chỉnh sửa trong thời gian thực và đưa ra đề xuất về một số thay đổi nhất định. Mọi thay đổi mà cộng tác viên thực hiện đều có thể được theo dõi bằng tính năng Lịch sử sửa đổi. Người chỉnh sửa có thể xem lại các chỉnh sửa trước đây và hoàn nguyên mọi thay đổi không mong muốn.
2.2. Khám phá

Tính năng Khám phá trong GG Sheet được giới thiệu lần đầu tiên vào tháng 9 năm 2016 và sử dụng công nghệ máy học để mang lại các chức năng bổ sung. Tính năng này cung cấp nhiều thông tin dựa trên dữ liệu được thêm vào bảng tính và có thể tự động cập nhật tùy theo dữ liệu được chọn.
Với tính năng KHÁM PHÁ, người dùng có thể đặt câu hỏi, xây dựng biểu đồ, trực quan hóa dữ liệu, tạo bảng tổng hợp và định dạng bảng tính với các màu khác nhau. Ví dụ: Nếu bạn đang chuẩn bị ngân sách hàng tháng và đã thêm tất cả các chi phí vào bảng tính, bạn có thể sử dụng tính năng KHÁM PHÁ để biết chi phí của các chi phí cụ thể như thực phẩm, du lịch, quần áo,…
Trên thanh bên, có một hộp để bạn có thể nhập câu hỏi và hộp này sẽ trả về câu trả lời. Khi bạn cuộn xuống sâu hơn trong bảng Khám phá, sẽ có một danh sách các biểu đồ được đề xuất đại diện cho dữ liệu được nhập trong bảng tính và bạn có thể chọn giữa bảng tổng hợp, biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ thanh.
>> Xem thêm: 10 phương pháp hay cần cân nhắc trước khi triển khai Ladipage
2.3. Chỉnh sửa ngoại tuyến
Google Sheets hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến và người dùng có thể chỉnh sửa bảng tính ngoại tuyến trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động. Trên máy tính để bàn, người dùng cần sử dụng trình duyệt Chrome và cài đặt tiện ích mở rộng “Google Docs offline” của Chrome để kích hoạt tính năng chỉnh sửa ngoại tuyến cho Google Sheets và các ứng dụng khác của Google. Khi sử dụng di động, người dùng cần sử dụng ứng dụng di động Google Sheets dành cho Android và iOS, ứng dụng này hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến.
2.4. Các định dạng tệp được hỗ trợ

Google Sheets hỗ trợ nhiều định dạng tệp bảng tính và loại tệp. Người dùng có thể mở, chỉnh sửa, lưu hoặc xuất bảng tính và tệp tài liệu vào Google Sheet. Một số định dạng có thể xem và chuyển đổi sang Google Sheet bao gồm:
- .xlsx
- .xls
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltxm
- .para
- .csv
- .tsv
2.5. Tích hợp với các sản phẩm khác của Google
Google Sheets có thể được tích hợp với các sản phẩm khác của Google như Google Biểu mẫu, Google Finance, Google Dịch và Google Bản vẽ. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo cuộc thăm dò ý kiến hoặc bảng câu hỏi, bạn có thể nhập câu hỏi vào Google Biểu mẫu, sau đó nhập Google Biểu mẫu vào Google Sheet.
2.6. Nhập liệu và quản lý dữ liệu
Một trong những tính năng cơ bản nhất của Google Sheets đó là nhập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
- Tự động điền và sắp xếp số liệu trong các ô
- Tự động sắp xếp và lọc dữ liệu theo những tiêu chí khác nhau.
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu một cách gọn gàng và dễ nhìn hơn từ đó giúp tìm kiếm và xử lý thông tin được hiệu quả.
2.7. Khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ
Google Sheets có khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, trong đó có cả tiếng Việt, từ đó bạn có thể làm việc trên Google Sheets một cách thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó nhờ tính năng này bạn có thể làm việc với các đồng nghiệp và đối tác quốc tế một cách thuận tiện.
2.8. Chia sẻ dữ liệu trực tuyến một cách dễ dàng
Chia sẻ dữ liệu trực tuyến một cách linh hoạt là một trong những ưu điểm nổi bật khác của Google Sheets. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc teamwork, cộng tác với đồng
nghiệp, hoặc bạn có thể chia sẻ thông tin với bạn bè và các thành trong gia đình.
3. Cách sử dụng Google Sheets

3.1. Cách sử dụng Google Sheets
Google Sheets là một ứng dụng miễn phí, có thể truy cập trên trình duyệt web Chrome hoặc ứng dụng GG Sheet trên nền tảng Android hoặc iOS. Người dùng cần có tài khoản Google miễn phí để bắt đầu. Để tạo một Trang tính Google Excel mới, hãy làm theo các bước sau:
- Đi tới Trang tổng quan của Google Drive và nhấp vào nút “Mới” ở góc trên cùng bên trái và chọn Google Sheets.
- Mở thanh menu trong cửa sổ bảng tính, đi tới Tệp rồi Mới. Nó sẽ tạo một bảng tính trống, giao diện sẽ như sau:
Để đổi tên bảng tính, hãy nhấp vào trường ở góc trên cùng bên trái, có tiêu đề “Bảng tính không có tiêu đề” và nhập tên bạn muốn. Khi một bảng tính Google mới được tạo, nó sẽ tự động được lưu vào thư mục gốc trên ổ đĩa của bạn. Để di chuyển bảng tính sang thư mục khác, hãy nhấp và giữ tệp rồi kéo tệp đó vào thư mục ưa thích.
Ngoài ra Google Sheet cho phép người dùng thực hiện những việc sau:
- Chỉnh sửa và định dạng bảng tính: Các mục trong bảng tính có thể được thêm, chỉnh sửa, định dạng và áp dụng cho các công thức và hàm thông qua Google Sheets.
- Phân tích: GG Sheet có thể trực quan hóa dữ liệu bảng tính dưới dạng biểu đồ, đồ thị và bảng.
- Chia sẻ: Người dùng có thể chia sẻ tài liệu và thư mục Google Sheets với người khác để cộng tác theo thời gian thực.
- In và tải xuống: Người dùng có thể mở và nhập tệp Google Sheets sang các định dạng tài liệu khác, bao gồm Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Adobe PDF và PNG (Portable Network Graphics).
3.2. Một số thuật ngữ phổ biến trên Sheet
Sau đây là một số thuật ngữ phổ biến được liên kết với bảng tính Google:
- Ô: Một điểm dữ liệu duy nhất.
- Cột: Một dãy ô dọc chạy xuống từ đầu trang tính.
- Hàng: Một dãy ô nằm ngang chạy ngang từ phía bên trái của trang tính.
- Phạm vi: Lựa chọn nhiều ô chạy trên một cột, hàng hoặc kết hợp cả hai.
- Chức năng: Một tính năng tích hợp trong Google Sheet dùng để tính toán giá trị và thao tác dữ liệu.
- Công thức: Sự kết hợp của các hàm, cột, hàng, ô và phạm vi được sử dụng để thu được kết quả cuối cùng cụ thể.
- Bảng tính: Tập hợp các cột và hàng tạo nên một bảng tính.
- Bảng tính: Toàn bộ tài liệu chứa các trang tính Google Excel. Một bảng tính có thể có nhiều bảng tính.
>>> Xem thêm: Landing Page là gì? Các loại Landing Page thường gặp
4. Sự khác biệt biệt của Google Sheets với Excel

Google Sheet thường được so sánh với Microsoft Office Excel vì cả hai đều là ứng dụng bảng tính có nhiều tính năng cốt lõi giống nhau. Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa Google Sheet và Excel:
- Giá: Google Sheet dành cho mục đích sử dụng cá nhân là miễn phí, trong khi Excel yêu cầu đăng ký Office 365. Google Sheet dành cho doanh nghiệp có nhiều tính năng bổ sung cần phải đăng ký Google Workspace.
- Đám mây và không có đám mây: Google Sheets là một ứng dụng web dựa trên đám mây, trong khi Microsoft 365 được truy cập qua internet bằng trình duyệt web.
- Sự hợp tác: Thông thường, Google Sheets được ưa thích để cộng tác vì nó hoàn toàn dựa trên web. Mặc dù Excel có phiên bản trực tuyến nhưng nó không có đầy đủ chức năng.
- Xử lí dữ liệu: Tốc độ và hiệu suất của Google Sheet có thể bị giới hạn do kết nối Internet hoặc nếu gần đạt đến giới hạn bộ nhớ tối đa. Excel có thể lưu trữ 17 triệu ô, trái ngược với giới hạn trên Google Sheets là 5 triệu ô.
- Đặc trưng: Mặc dù GG Sheet có các tính năng cốt lõi của ứng dụng bảng tính nhưng các dịch vụ của nó khá cơ bản. Excel có nhiều tính năng và chức năng hơn cho các mục đích chuyên biệt, cũng như nhiều tùy chọn tùy chỉnh và công thức tích hợp hơn.
- Hội nhập: Excel tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft, chẳng hạn như Power BI. Mặc dù Google Sheets tích hợp với các ứng dụng web của Google như Google Drive nhưng chúng ít phổ biến hơn trong cài đặt doanh nghiệp.
- Sự ủng hộ: Cả Trang tính và Excel đều có cộng đồng hỗ trợ rộng rãi. Google cung cấp các bài viết trợ giúp và diễn đàn cộng đồng tương tác dành cho Trang tính. Microsoft cung cấp diễn đàn trợ giúp cộng đồng và trung tâm học tập dành riêng cho Excel.
Google Sheets là một ứng dụng web dựa trên đám mây thường được so sánh với Microsoft Excel. Mặc dù nó có thể giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng và cung cấp nhiều chức năng bảng tính cốt lõi của Excel, nhưng nó sẽ kém lý tưởng hơn khi cần đến các chức năng chuyên biệt.
5. Ứng dụng của Google Sheets trong công việc và cuộc sống
Bạn có thể dùng Google Sheet để thực hiện tất cả các công việc có liên quan tới số liệu như việc thu thập và phân tích dữ liệu. Bên cạnh đó bạn còn có thể tạo các sơ đồ, bảng biểu phục vụ cho việc theo dõi công việc và cuộc sống hàng ngày một cách hiệu quả:
Công việc | Tính Năng |
Quản lý dự án |
|
Quản lý tài chính |
|
Marketing |
|
Quản lý kho hàng |
|
Thu thập dữ liệu |
|
Lập kế hoạch |
|
Quản lý danh sách mua sắm |
|
Giảng dạy và học tập |
|
Quản lý dữ liệu cá nhân |
|
6. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Google Sheets cơ bản

Google Sheets là công cụ xử lý bảng tính trực tuyến mạnh mẽ, cho phép bạn tự động hóa tính toán phức tạp với các công thức và hàm số. Dưới đây là những hàm thiết yếu mà bạn cần nắm vững để khai thác tối đa tiềm năng của Google Sheets:
6.1. Công thức tính toán cơ bản
Hàm | Chức năng | Cú pháp mẫu | Ứng dụng thực tế |
SUM | Tính tổng các giá trị | =SUM(A1:A10) | Tổng hợp doanh thu, chi phí |
AVERAGE | Tính trung bình cộng | =AVERAGE(B1:B5) | Điểm trung bình, mức tiêu thụ trung bình |
MAX/MIN | Tìm giá trị lớn/nhỏ nhất | =MAX(C1:C20) =MIN(C1:C20) | Doanh số cao nhất, chi phí thấp nhất |
COUNT | Đếm số ô có dữ liệu | =COUNT(D1:D15) | Đếm số nhân viên, số sản phẩm |
Mẹo: Kết hợp các hàm này để tạo các báo cáo thống kê nhanh chóng, chẳng hạn như tính tỷ lệ phần trăm với công thức =SUM(A1:A5)/SUM(B1:B5)*100
6.2. Hàm IF – Hỗ trợ ra quyết định thông minh
Hàm IF trong Google Sheets giống như một “bộ não” nhỏ có khả năng phân tích điều kiện và đưa ra kết quả phù hợp. Đây là công cụ đắc lực khi bạn muốn tự động hóa các quyết định dựa trên dữ liệu.
Cú pháp: =IF(điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)
Thành phần | Mô tả | Ví dụ thực tế |
Điều kiện | Biểu thức logic cần kiểm tra | A1>10, B2=”Hoàn thành”, C3<=D3 |
Giá trị nếu đúng | Kết quả khi điều kiện đúng | “Đạt”, “Hoàn thành”, “Lợi nhuận” |
Giá trị nếu sai | Kết quả khi điều kiện sai | “Chưa đạt”, “Đang xử lý”, “Lỗ” |
Ứng dụng thực tế:
- Phân loại học sinh: =IF(E2>=8,”Giỏi”,IF(E2>=7,”Khá”,IF(E2>=5,”Trung bình”,”Yếu”)))
- Đánh giá hiệu suất: =IF(F3>90%,”Xuất sắc”,IF(F3>75%,”Tốt”,IF(F3>60%,”Đạt yêu cầu”,”Cần cải thiện”)))
- Kiểm tra tồn kho: =IF(G4<10,”Cần nhập thêm hàng”,”Đủ hàng”)
6.3. VLOOKUP – Tìm kiếm dữ liệu chuyên nghiệp
Hàm VLOOKUP như một thám tử điêu luyện, giúp bạn tìm và trích xuất thông tin từ kho dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và chính xác.
Cú pháp: =VLOOKUP(giá_trị_cần_tìm, phạm_vi_dữ_liệu, cột_cần_lấy_giá_trị, [chế_độ_tìm_kiếm])
Tham số | Chức năng | Lưu ý quan trọng |
giá_trị_cần_tìm | Giá trị bạn muốn tìm kiếm | Có thể là giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu ô |
phạm_vi_dữ_liệu | Khu vực dữ liệu để tìm kiếm | Giá trị cần tìm PHẢI nằm ở cột đầu tiên của phạm vi |
cột_cần_lấy_giá_trị | Cột chứa thông tin bạn muốn trả về | Đếm từ cột trái nhất của phạm vi, bắt đầu từ 1 |
chế_độ_tìm_kiếm | Chế độ tìm kiếm (TRUE/FALSE) | FALSE: tìm chính xác, TRUE: tìm gần đúng |
Tình huống áp dụng thực tế:
- Quản lý kho hàng: Tìm giá sản phẩm dựa vào mã với =VLOOKUP(A2,SảnPhẩm!A2:C100,3,FALSE)
- Quản lý nhân sự: Truy xuất thông tin nhân viên bằng mã số với =VLOOKUP(D5,NhânViên!A:E,5,FALSE)
- Tìm kiếm thông tin khách hàng: Lấy số điện thoại khách hàng theo tên với =VLOOKUP(F3,KháchHàng!A:D,4,FALSE)
Lưu ý quan trọng: VLOOKUP chỉ tìm kiếm từ trái sang phải và giá trị cần tìm phải nằm ở cột đầu tiên của phạm vi dữ liệu. Nếu cần tìm kiếm phức tạp hơn, hãy cân nhắc sử dụng kết hợp với INDEX và MATCH.
Với ba nhóm hàm cơ bản này, bạn đã có thể xây dựng các bảng tính thông minh và tự động hóa nhiều tác vụ trong công việc hàng ngày. Thực hành thường xuyên sẽ giúp bạn thành thạo và khai thác tối đa sức mạnh của Google Sheets!
6.4 Lưu và tải dữ liệu về máy tính
Để lưu và tải dữ liệu từ Google Sheets về máy tính của bạn, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính Google Sheets mà bạn muốn tải về.
- Nhấp vào nút “Tệp” ở góc trái trên cùng.
- Chọn “Tải xuống” trong menu thả xuống.
- Chọn định dạng tệp mà bạn muốn lưu. Google Sheets cho phép bạn tải về dưới dạng Excel (XLSX), PDF, CSV, và nhiều định dạng khác.
- Dựa vào định dạng bạn chọn, tệp sẽ tự động tải về máy tính của bạn và lưu trong thư mục mặc định.
Kết luận
Google Sheets không chỉ là công cụ xử lý bảng tính đơn thuần mà còn là người đồng hành đắc lực trong việc phân tích dữ liệu, quản lý tài chính và tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày. Với khả năng chia sẻ dễ dàng, làm việc nhóm theo thời gian thực và bộ công cụ hàm số mạnh mẽ, Google Sheets đã trở thành giải pháp không thể thiếu cho cá nhân lẫn doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Những kỹ năng Google Sheets bạn trang bị hôm nay sẽ là nền tảng vững chắc cho sự thành công trong công việc ngày mai. Dù bạn là người mới làm quen hay đã có kinh nghiệm sử dụng bảng tính, việc nắm vững các chức năng cơ bản đến nâng cao sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách thông minh và hiệu quả hơn.