Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự hợp tác là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công. Khi đối mặt với việc lựa chọn giữa việc sử dụng Email hoặc các công cụ  quản lý dự án, có một số điểm bạn cần xem xét.

Cộng tác qua Email là cách phổ biến để các nhóm làm việc cùng nhau trong nhiều thập kỷ. Nhưng khi công việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến và các dự án trở nên phức tạp hơn, Email bắt đầu bộc lộ những hạn chế của nó.

Mặt khác, các công cụ quản lý dự án cải thiện sự hợp tác. 83% nhân viên dựa vào việc sử dụng công nghệ để cộng tác. Và 79% những người chủ yếu sử dụng công cụ quản lý dự án để giao tiếp trong nhóm cho biết điều đó giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.

Vì vậy, trong bài viết này, AsiaSoft sẽ làm sáng tỏ việc sử dụng Email so với cộng tác với công cụ quản lý dự án. Tôi sẽ nói về những mặt tích cực và tiêu cực của cả hai phương thức hợp tác. Từ đó giúp bạn có thể quyết định đâu là lựa chọn tốt hơn cho tổ chức của bạn để cộng tác dự án.

1. Cộng tác qua Email là gì?

Cộng tác qua Email là quá trình làm việc cùng nhau trong một dự án bằng cách sử dụng Email. Nó liên quan đến tất cả các yếu tố hợp tác nhóm điển hình như thảo luận, chia sẻ thông tin và gửi tệp.

Email ban đầu được thiết kế để chia sẻ tập tin và tin nhắn vào năm 1965 bởi Viện Công nghệ Massachusetts (MIT). Nhưng sớm hơn, nó đã trở thành phương thức giao tiếp điện tử chính thức đầu tiên ở nơi làm việc và vẫn được sử dụng.

2. Lợi ích của việc sử dụng Email để quản lý dự án 

Việc sử dụng Email để quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích. Hãy xem xét một số lợi ích chính.      

2.1. Email miễn phí

Một trong những lý do lớn nhất khiến các doanh nghiệp sử dụng Email để giao tiếp và cộng tác trong các dự án là vì Email miễn phí. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một tài khoản Email. Bạn có thể gửi Email cho bất kỳ ai từ một người đến 10.000 người trở lên bằng cách sử dụng internet chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. 

Các nhà cung cấp dịch vụ chính thống như Gmail, Outlook và Yahoo sẽ không tính phí cho bạn bất kỳ khoản phí nào khi sử dụng dịch vụ Email của họ cho mục đích cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, các tính năng cao cấp dành cho doanh nghiệp có sẵn trong gói trả phí.

2.2. Email cho phép bạn thêm tệp đính kèm  

Lý do chính khiến Email trở nên phổ biến là bạn có thể thêm tệp đính kèm vào Email của mình. Hãy nhớ rằng tại thời điểm đó, bạn chưa có ứng dụng lưu trữ dựa trên đám mây.

Do đó, Email cho phép bạn dễ dàng chia sẻ các tập tin liên quan đến dự án trong khi phân công nhiệm vụ cho mọi người. Nó hỗ trợ hầu hết các định dạng tệp như.pdf,.xlxs và.jpeg.       

2.3. Email có thể truy cập được ở mọi nơi

Điều tốt nhất về Email là nó không giới hạn ranh giới địa lý. Bạn có thể chia sẻ Email với hàng trăm người, sống ở các múi giờ khác nhau cùng một lúc. 

Ngoài ra, so với các phương thức liên lạc khác như hội nghị âm thanh hoặc video, bạn không phải lo lắng về yêu cầu về tính khả dụng để nhận cuộc gọi của mình. Tất cả thông tin có thể được gửi đến hộp thư đến cùng một lúc.

2.4. Gửi tài liệu mọi thứ qua Email

Email đã hoạt động thành công như một bản ghi các cuộc trò chuyện trong nhiều năm. Nó ghi lại mọi thứ để tham khảo và cho phép lấy thông tin trong tương lai. 

Bằng cách tham khảo các Email, bạn có thể biết ai đã nói gì. Nó giúp giải quyết các vấn đề 1 cách hiệu quả.           

2.5. Email quen thuộc  

Hầu như không có ai sử dụng internet mà không có tài khoản Gmail. Mọi người sử dụng Gmail trong cuộc sống hàng ngày để đăng ký và đăng nhập vào ứng dụng cũng như mục đích sử dụng cá nhân. Vì vậy, họ đã quen thuộc với nó. 

Điều này làm cho Email dễ dàng được áp dụng như một giải pháp cộng tác tại nơi làm việc. Bạn không cần phải đầu tư vào việc đào tạo cá nhân và chờ họ học cách sử dụng Email.

3. Hạn chế của việc sử dụng Email để giao tiếp và cộng tác trong các dự án 

Mặc dù có những điều tốt đẹp về Email nhưng nó cũng có một số hạn chế nghiêm trọng. Hãy xem một số hạn chế chính của Email:     

3.1. Email gây nhầm lẫn trong giao tiếp 

Email phù hợp cho giao tiếp một chiều, nhưng không phù hợp cho giao tiếp nhóm theo thời gian thực. Cuộc thảo luận về nhiệm vụ được giao bằng Email giữa các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng trở thành một chủ đề dài. 

Và sẽ rất khó để theo dõi cuộc trò chuyện. Điều này dẫn đến thông tin sai lệch và làm tăng nguy cơ mắc sai lầm tốn kém.    

3.2. Email không được thiết kế để quản lý tài liệu 

Chia sẻ tài liệu là yếu tố chính của sự hợp tác dự án. Email cho phép bạn chia sẻ tập tin nhưng nó thiếu tính năng quản lý tài liệu tập trung. Mỗi khi cần tìm một tài liệu liên quan đến nhiệm vụ, bạn phải tìm kiếm trong hộp thư đến của mình. 

Điều này gây lãng phí thời gian và gây khó khăn cho việc tìm kiếm, sắp xếp và chia sẻ tài liệu.

Và nếu bạn cần một tài liệu được chia sẻ từ lâu, có thể mất hàng giờ để tìm kiếm trong hộp thư đến, xét đến khối lượng Email khổng lồ mà một người nhận được trong một ngày (120 Email mỗi ngày). 

3.3. Email lãng phí thời gian khi phân công nhiệm vụ  

Email có vai trò quan trọng trong việc phân công nhiệm vụ trong các dự án, nhưng nó cũng có nhược điểm khiến cho việc này trở nên không hiệu quả trong môi trường cạnh tranh ngày nay.

• Phân công nhiệm vụ: Email thường được sử dụng để gửi thông điệp liên quan đến việc phân công nhiệm vụ. Tuy nhiên, quá trình soạn thảo Email, việc gửi thông điệp, việc đính kèm tệp và chờ đợi phản hồi có thể mất thời gian.
• Chờ đợi xác nhận và hiểu rõ yêu cầu: Thường xuyên, việc phải chờ đợi xác nhận từ các thành viên nhóm rằng họ đã nhận được Email và hiểu rõ yêu cầu nhiệm vụ có thể tạo ra sự trễ trên quỹ thời gian.

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nơi cạnh tranh ngày càng gay gắt và năng suất là yếu tố quan trọng, việc phụ thuộc hoàn toàn vào Email để phân công nhiệm vụ có thể không phù hợp. Mô hình này có thể dẫn đến sự trì hoãn, hiểu nhầm và giảm hiệu suất làm việc.

3.4. Email khiến việc theo dõi tiến độ trở nên khó khăn  

Email khiến bạn khó kiểm soát vì tất cả thông tin nằm rải rác trong hộp thư đến của bạn. Bạn không có cách nào để theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao theo thời gian thực; ngoài việc đi hỏi từng thành viên trong nhóm. Điều này dẫn đến sự hỗn loạn hoàn toàn, thiếu minh bạch và khả năng cộng tác dự án kém.      

Để hợp tác dự án thành công, bạn cần biết tiến độ của mọi nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm.

3.5. Email không được bảo mật  

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Email không an toàn. Các cuộc tấn công lừa đảo sử dụng Email không cần phải giới thiệu. Ngoài ra, việc dựa vào Email để cộng tác trong dự án sẽ khiến bạn dễ bị tấn công hơn. 

Đó là bởi vì khi bạn nhận được một lượng lớn Email trong hộp thư đến của mình, gần như không thể xác định được Email spam từ Email công việc. Người ta có thể dễ dàng mở những Email spam như vậy và gây nguy hiểm cho vấn đề bảo mật thông tin của tổ chức.   

4. Cộng tác công cụ quản lý dự án là gì?

Cộng tác với công cụ quản lý dự án là cách cùng nhau làm việc trong một dự án bằng phần mềm quản lý dự án (PM). Nó cung cấp cho bạn nhiều tính năng để giúp bạn làm việc cùng nhau và quản lý dự án. 

Các tính năng hàng đầu bao gồm quản lý tác vụ tập trung, theo dõi tác vụ, báo cáo dự án, theo dõi thời gian, lập ngân sách và lập hóa đơn, liên lạc nhóm theo thời gian thực, quản lý tài liệu và quản lý quan hệ khách hàng.  

Phần mềm PM là một cách cộng tác tiên tiến trong các dự án. Nó khắc phục những hạn chế của Email và Bảng tính mà người ta gặp phải khi làm việc và cộng tác trong các dự án với một nhóm. 

5. Lợi ích của việc sử dụng công cụ quản lý dự án 

Hầu hết các tổ chức thành công hàng đầu đều sử dụng phần mềm quản lý dự án để cộng tác trong các dự án và quản lý công việc. Dưới đây là những lợi ích chính của việc sử dụng công cụ quản lý dự án để cộng tác dự án:  

5.1. Tránh xung đột với quản lý tác vụ tập trung    

Phần mềm quản lý dự án cung cấp cho bạn một nền tảng tập trung để tạo, ủy quyền, theo dõi và cộng tác thực hiện các nhiệm vụ với nhóm của bạn. Bạn tạo một nhiệm vụ, thêm chi tiết, giao nhiệm vụ đó cho thành viên nhóm và theo dõi tiến trình trong thời gian thực.   

Mỗi thành viên trong nhóm đều có tài khoản riêng để truy cập phần mềm PM. Một thành viên trong nhóm sử dụng thông tin đăng nhập để đăng nhập vào tài khoản và thực hiện nhiệm vụ được giao.       

Điều này giúp bạn giảm sự phụ thuộc vào Email để cộng tác dự án. Không cần phải viết Email để tạo, chia sẻ và cộng tác thực hiện nhiệm vụ với các thành viên trong nhóm.

5.2. Loại bỏ sự nhầm lẫn bằng cách giao tiếp hợp lý

Hầu hết các phần mềm PM trên thị trường đều cung cấp cho bạn nhiều kênh để liên lạc với nhóm của bạn. 

Ví dụ: bạn có được một cuộc trò chuyện tích hợp để liên lạc với các thành viên trong nhóm của mình trong thời gian thực. Bạn có nhận xét nhiệm vụ nội tuyến cho giao tiếp cụ thể của nhiệm vụ. Và bạn có thể tạo một nhóm để thảo luận với khách hàng.       

Điều này giúp bạn hợp lý hóa việc liên lạc trong nhóm và tránh nhầm lẫn. Bạn không còn dựa vào Email để liên lạc với nhóm nữa.    

5.3. Tiết kiệm thời gian và công sức chia sẻ file 

Một lợi thế lớn khác của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án để cộng tác dự án là nó tạo ra một nền tảng tập trung để quản lý tài liệu. Nó cho phép bạn đính kèm tài liệu trực tiếp vào nhiệm vụ để chia sẻ với người khác. 

Tất cả các tài liệu liên quan đến nhiệm vụ đều có mặt ở một nơi trung tâm. Nó giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và truy cập tài liệu. 

Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Không còn phải tìm kiếm qua hộp thư đến để tìm tài liệu. Dễ dàng chia sẻ tài liệu từ máy tính hoặc bộ lưu trữ đám mây của bạn.

5.4. Mang lại sự minh bạch    

Điều tốt nhất khi sử dụng công cụ quản lý dự án là nó đưa tất cả hoạt động làm việc nhóm đến một nơi minh bạch và tập trung. Điều này tạo ra một nguồn sự thật cho tất cả mọi người. Bạn có thể xem ai đang làm việc gì, trạng thái công việc hiện tại và ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ.

Nó giúp bạn dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của mọi thành viên trong nhóm. Bạn có thể kiểm soát tốt hơn các dự án để hoàn thành chúng đúng thời hạn và trong ngân sách.

5.5. Các chức năng nâng cao để quản lý dự án và tài nguyên  

Phần mềm quản lý dự án tiên tiến hơn và có khả năng hơn nhiều so với Email và bảng tính để quản lý và cộng tác dự án. Nó cung cấp cho bạn nhiều tính năng như báo cáo dự án, theo dõi thời gian, quản lý tài nguyên, lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch ngân sách. 

Điều này giúp bạn quản lý dự án tốt hơn và đảm bảo tài nguyên được sử dụng hiệu quả nhất.   

6. Hạn chế của việc sử dụng các công cụ quản lý dự án 

Công cụ quản lý dự án là một cách tuyệt vời để cộng tác trong các dự án. Nó làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng, nhưng nó phải trả giá.

6.1. Phần mềm quản lý dự án không miễn phí

Phần mềm quản lý dự án không miễn phí như Email. Nó tính phí cho bạn. Hầu hết phần mềm PM đều có sẵn dưới dạng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SAAS). Vì vậy, bạn phải trả một khoản phí định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm. 

Một số phần mềm cung cấp gói miễn phí nhưng thường là phiên bản cơ bản của sản phẩm.    

6.2. Phần mềm quản lý dự án cần có lộ trình học tập 

Không phải tất cả mọi người đều có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý dự án. Vì vậy, bạn cần đào tạo mọi người cách sử dụng công cụ quản lý dự án. Phải mất thời gian để tìm hiểu và thích nghi hoàn toàn với công cụ này. 

Ngoài ra, việc sử dụng công cụ PM không có bất kỳ hạn chế lớn nào.   

8. So sánh Email với công cụ quản lý dự án

9. Nên sử dụng Email hay công cụ quản lý dự án?

Email không được thiết kế để cộng tác dự án. Điều đó được thể hiện rõ ràng khi so sánh với một công cụ quản lý dự án. Các công cụ quản lý dự án cung cấp giải pháp tốt hơn nhiều.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn ngừng sử dụng Email ngay lập tức. Bạn chỉ cần biết nơi nào nên sử dụng Email và nơi nào không sử dụng Email.   

Ví dụ: để liên lạc với khách hàng bên ngoài và liên lạc cá nhân, bí mật và chính thức, Email là công cụ tốt nhất để liên lạc.   

Tuy nhiên, đối với hoạt động cộng tác trong dự án mà bạn phải làm việc với nhiều thành viên trong nhóm, chia sẻ tệp, theo dõi tiến độ và tham gia thảo luận thì Email không phải là lựa chọn phù hợp.

Bạn cần một công cụ quản lý dự án giúp bạn cộng tác trên các dự án một cách hiệu quả và hiệu suất, đồng thời giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng. 

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu, tôi có thể giúp bạn với một trong những giải pháp quản lý dự án dễ sử dụng, mạnh mẽ và thân thiện với ngân sách nhất – Asia Enterprise. 

Xem chi tiết tại đây: https://asiasoft.com.vn/product/phan-mem-ke-toan-va-quan-tri-doanh-nghiepasia-enterprsie-21/