Người quản lý thường xem CRM và CMS là công cụ tùy chọn hoặc đối lập. Đúng là cả hai công cụ CRM và CMS đều phục vụ các mục đích khác nhau; tuy nhiên, việc sử dụng chúng đồng thời có thể thúc đẩy nỗ lực quản lý dữ liệu khách hàng của bạn một cách triệt để.

Trong bài viết này, AsiaSoft sẽ đi sâu tìm hiểu những khác biệt chính giữa CRM và CMS và tìm hiểu công cụ nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Cùng theo dõi ngay trong bài viết dưới đây!

1. CRM là gì?

1.1 CRM là gì?

Phần mềm CRM hoặc Quản lý quan hệ khách hàng trao quyền cho các tổ chức quản lý quy trình bán hàng và tương tác với khách hàng của họ. Với công cụ này, bạn có thể:

• Lưu trữ dữ liệu khách hàng quan trọng trong cơ sở dữ liệu tập trung
• Theo dõi cuộc trò chuyện trên các điểm tiếp xúc
• Thúc đẩy các tương tác có tổ chức và có mục tiêu
• Giám sát quá trình bán hàng

Nền tảng CRM mạnh mẽ được tích hợp nhiều chức năng khác nhau (đọc: phân tích khách hàng, quản lý liên hệ, tự động hóa bán hàng và tiếp thị,…). 

1.2. Các loại CRM hiện nay 

Cách bạn muốn sử dụng CRM phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi loại CRM phục vụ một mục đích riêng biệt, vì vậy, quyết định lựa chọn giải pháp nào phù hợp là quan trọng. Bạn cần đánh giá quy trình kinh doanh, mục tiêu chiến lược, và nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp để chọn loại CRM phù hợp.

Dưới đây là một số loại CRM phổ biến:

1.3. Lợi ích khi sử dụng CRM cho doanh nghiệp

CRM mang lại nhiều lợi ích cho bất kỳ người quản lý dự án nào:

• Quản lý khách hàng được đơn giản hóa: Hãy coi CRM như một sổ liên hệ bạn có thể liên hệ nhưng trên cơ sở steroid. Nó tập trung tất cả thông tin khách hàng vào một nơi để bạn có thể truy cập và quản lý thông tin đó mà không cần tốn nhiều công sức. Hãy tạm biệt việc duyệt qua bảng tính hoặc vô số chuỗi email để tìm thấy thứ bạn cần!
• Mối quan hệ khách hàng được nâng cao: CRM cũng giúp bạn đối xử với mỗi khách hàng như một VIP. Việc ghi nhớ các sở thích và tương tác của họ cũng dễ dàng như kiểm tra lịch sử cuộc gọi trên điện thoại của bạn. Điều này tạo dựng niềm tin và khiến họ quay trở lại để xem thêm.
• Quy trình bán hàng hiệu quả: Hãy tưởng tượng việc tự động hóa các tác vụ bán hàng lặp đi lặp lại như gửi email tiếp theo hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng. Nghe có vẻ hay phải không? CRM bên cạnh bạn giống như một trợ lý ảo siêu hiệu quả giúp nhóm của bạn có thêm thời gian để làm những công việc có ý nghĩa hơn và tự mình đảm nhận những công việc nặng nhọc.
• Chiến dịch tiếp thị được cải thiện: Hãy hình dung thế này: Bạn gửi email tiếp thị và hệ thống tự động theo dõi ai mở chúng và những gì họ nhấp vào. Nó giống như biết phần nào trên bảng quảng cáo của bạn được chú ý nhiều nhất. Ngoài ra, công cụ này còn cho phép bạn tinh chỉnh các chiến lược của mình để đạt được tác động tối đa.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: CRM là quả cầu pha lê của bạn. Nó xử lý các con số và cho bạn biết doanh nghiệp của bạn đang hướng tới đâu để bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt và dựa trên ROI, đồng thời khiến các bên liên quan của bạn hài lòng!
• Cộng tác nhóm: Với CRM, mọi người đều ở trên cùng một trang (theo nghĩa đen). Nó giống như một tài liệu Google Doc được chia sẻ được khuếch đại với những thông tin cần thiết về khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng nâng cao: Hãy coi CRM như siêu anh hùng hỗ trợ khách hàng của bạn. Nó trang bị cho nhóm của bạn tất cả thông tin khách hàng mà họ cần để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Suy cho cùng, khách hàng sẽ thích thú khi bạn ghi nhớ những tương tác trước đây của họ và CRM cho phép bạn làm điều đó!
• Năng suất tăng: Cuối cùng, CRM sẽ giải quyết những công việc nhàm chán (đọc: nhập dữ liệu). Công cụ này có thể xử lý tất cả công việc liên quan đến dữ liệu để bạn có thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề một cách sáng tạo!

Tóm lại, công cụ CRM cho phép bạn mở rộng quy mô và phát triển khi doanh nghiệp của bạn mở rộng. Hộp công cụ có thể mở rộng này đảm bảo khách hàng của bạn luôn trung thành trong suốt vòng đời của họ.

1.4. Khi nào nên sử dụng CRM?

Sử dụng CRM (Customer Relationship Management – Quản lý mối quan hệ khách hàng) là lựa chọn hợp lý khi:

• Doanh nghiệp tăng trưởng và cần quản lý mối quan hệ khách hàng một cách hiệu quả.
• Có nhu cầu tăng cường tương tác và giao tiếp với khách hàng.
• Quy mô dự án và mối quan hệ khách hàng tăng lên.
• Muốn phân tích dữ liệu để đối mặt với xu hướng và thị trường.
• Cần tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Tương tác nội bộ cần được tối ưu hóa giữa các bộ phận.
• Mục tiêu xây dựng mối quan hệ dài hạn và cung cấp dịch vụ tận tâm.

Nhớ rằng, sử dụng CRM không chỉ là về công nghệ, mà còn về việc thiết lập quy trình kinh doanh rõ ràng và đào tạo nhân viên. Nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện trên, việc triển khai CRM có thể là một quyết định chiến lược.

2. Hệ thống quản lý nội dung CMS (Content Management System) 

2.1. CMS là gì?

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là một ứng dụng phần mềm giúp người dùng tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung kỹ thuật số một cách hiệu quả. Chúng giúp đơn giản hóa quy trình tạo và xuất bản nội dung, cho phép người dùng tập trung vào việc sản xuất thông tin thay vì phải lo lắng về các khía cạnh kỹ thuật phức tạp. CMS có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, từ quản lý trang web và blog đến tài liệu và bài viết, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường khả năng quản lý nội dung kỹ thuật số.

2.1. Khi nào sử dụng công cụ CMS?

Bạn nên cân nhắc sử dụng CMS khi cần:

• Thường xuyên cập nhật và xuất bản nội dung trực tuyến.
• Cộng tác với nhiều người dùng/người đóng góp.
• Quản lý một trang web hoặc blog mà không cần chuyên môn kỹ thuật.
• Đảm bảo thiết kế và cấu trúc nhất quán trên nội dung kỹ thuật số của bạn.
• Tối ưu hóa nội dung của bạn cho các công cụ tìm kiếm để cải thiện khả năng hiển thị.

Sử dụng CMS đặc biệt hữu ích khi bạn muốn quản lý và duy trì nội dung một cách thuận tiện, đồng thời giữ cho trang web hoặc ứng dụng của bạn luôn cập nhật và linh hoạt.

2.3. CMS có thể tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Tương tự như CRM của bạn, CMS có thể mang lại lợi ích quản lý nội dung 360 độ như:

• Cập nhật nội dung dễ dàng: Hãy tưởng tượng có một trang web dễ chỉnh sửa như một tài liệu. Với CMS, điều này trở nên khả thi vì bạn có thể thực hiện thay đổi nội dung mà không cần bất kỳ bí quyết kỹ thuật nào. Việc này đơn giản như việc cập nhật trạng thái trên mạng xã hội của bạn!
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hãy nghĩ xem sẽ mất bao lâu nếu bạn phải thuê một nhà phát triển web mỗi lần bạn muốn thay đổi hình ảnh hoặc cập nhật bài đăng trên blog. Với CMS trực quan và thân thiện với người dùng, bạn tiết kiệm cả thời gian, tiền bạc và tự mình thực hiện các thay đổi!
• Xây dựng thương hiệu nhất quán: CMS đảm bảo rằng trang web của bạn luôn trông (và có cảm giác) giống như khi bạn kiểm soát dữ liệu được hiển thị cho người đọc cuối.< /span>
• Cộng tác dễ dàng: CMS cũng cho phép nhóm của bạn truy cập và chỉnh sửa nội dung cùng một lúc. Nó tương tự như làm việc trên Google Tài liệu.
• Chuyên môn về SEO: Nền tảng CMS thường đi kèm với công cụ SEO tích hợp sẵn để giúp trang web của bạn thăng hạng ngày càng cao hơn trên các công cụ tìm kiếm.
• Bảo mật và cập nhật: Khi nói đến việc đảm bảo bảo mật trang web, CMS có thể cung cấp các bản cập nhật bảo mật thường xuyên và giữ an toàn cho trang web của bạn.
• Khả năng phản hồi trên thiết bị di động: Hầu hết các nền tảng CMS đều cung cấp các chủ đề sẵn sàng cho thiết bị di động để trang web của bạn trông đẹp mắt trên mọi thiết bị.
• Sức mạnh của plugin: Bạn cần thêm chức năng? Hãy coi plugin CMS như những khối Lego – bạn có thể sử dụng các tính năng mới mà không cần thiết kế lại toàn bộ trang web của mình.

CMS rất phù hợp cho tất cả các yêu cầu về hệ thống quản lý nội dung của bạn. Bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình và trích xuất các báo cáo có giá trị về nội dung hấp dẫn so với nội dung không chuyển đổi!

3. So sánh sự khác biệt của CRM vs CMS

Bây giờ, hãy so sánh CRM với CMS về các tính năng chính, trường hợp sử dụng, khả năng, hạn chế,…

4. CRM hay CMS sẽ phù hợp với bạn?

CRM (Customer Relationship Management) và CMS (Content Management System) đều là công nghệ quan trọng, nhưng chúng phục vụ mục đích khác nhau trong quản lý doanh nghiệp trực tuyến. Dưới đây là sự so sánh giữa CRM và CMS:

CRM (Customer Relationship Management):

• Mục Đích Chính: Tập trung vào quản lý và tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng.
• Chức Năng: Lưu trữ thông tin về khách hàng, theo dõi tương tác, quản lý bán hàng, và cung cấp thông tin để cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Trường Hợp Sử Dụng: Doanh nghiệp muốn tăng cường quản lý mối quan hệ và tăng cường doanh số bán hàng.

CMS (Content Management System):

• Mục Đích Chính: Quản lý, xuất bản, và tổ chức nội dung trên trang web.
• Chức Năng: Tạo, chỉnh sửa, và quản lý nội dung trực tuyến, bao gồm cả hình ảnh, video, bài viết, và trang web.
• Trường Hợp Sử Dụng: Doanh nghiệp muốn quản lý và cập nhật nội dung trên trang web, blog, hay các nền tảng trực tuyến khác.

Lựa chọn giữa CRM và CMS phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh cụ thể:

• Nếu mối quan hệ khách hàng là ưu tiên hàng đầu và bạn muốn theo dõi thông tin cá nhân và tương tác với khách hàng, thì CRM là lựa chọn tốt.
• Nếu quản lý nội dung trên trang web và tạo trải nghiệm người dùng tốt là ưu tiên, CMS sẽ phù hợp.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng cả hai để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa quản lý mối quan hệ và nội dung trực tuyến.