Chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp phát đạt nằm ở việc duy trì dòng tiền mạnh. Chưa hết, việc các doanh nghiệp nhỏ áp dụng các biện pháp quản lý dòng tiền lành mạnh là một điều hiếm khi xảy ra, bằng chứng là hơn 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ trải qua ít nhất một cuộc khủng hoảng dòng tiền mỗi năm.

Vậy dòng tiền là gì và cách tốt nhất để quản lý chúng là gì? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của AsiaSoft để biết chi tiết.

1. Dòng tiền trong kinh doanh là gì? 

Dòng tiền là sự di chuyển của tiền tệ vào và ra khỏi doanh nghiệp, và nó phản ánh sự linh hoạt tài chính của công ty. Dòng tiền thường được chia thành hai loại: dòng tiền vào và dòng tiền ra.

• Dòng Tiền Vào (Dương): Đây là số tiền mà doanh nghiệp nhận được từ các nguồn thu nhập như doanh thu bán hàng, đầu tư, hay vay mượn. Dòng tiền vào bao gồm các yếu tố giúp tăng cường thanh khoản và sẵn sàng chi trả các chi phí hoặc đầu tư vào các hoạt động kinh doanh.
• Dòng Tiền Ra (Âm): Đây là số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho các chi phí hàng ngày như lương, chi phí sản xuất, tiền thuê nhà, và các khoản chi phí khác. Dòng tiền ra có thể cản trở khả năng thanh toán các nghĩa vụ tài chính và đầu tư cho tương lai.

Dòng tiền dương (khi dòng tiền vào lớn hơn dòng tiền ra) thể hiện khả năng của doanh nghiệp đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và tái đầu tư mà không làm suy giảm thanh khoản. Nó là một chỉ số quan trọng về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, vì nếu dòng tiền dương được duy trì, công ty có thể dễ dàng chi trả các chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh mà không phải đối mặt với vấn đề về thanh khoản.

2. Cách tốt nhất để theo dõi dòng tiền là gì?

Các công ty có thể theo dõi dòng tiền của mình bằng cách tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ (CFS). 

Trong báo cáo này, dòng tiền được phân thành ba loại:

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Nó chiếm lượng tiền mang vào công ty thông qua các hoạt động kinh doanh thường xuyên, cụ thể là sản xuất và bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ, v.v.
• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Nó thể hiện các dòng tiền liên quan đến hoạt động đầu tư, bao gồm mua bán tài sản cố định và đầu tư chứng khoán.
• Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Nó cho biết lượng tiền mặt ròng được sử dụng cho hoạt động tài trợ của công ty, chẳng hạn như phát hành vốn cổ phần và nợ, trả cổ tức, v.v.

3. Làm thế nào một doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền?

Một công ty tạo ra dòng tiền âm sẽ phải đối mặt với các vấn đề thanh khoản nghiêm trọng, chẳng hạn như khó khăn trong việc trả nợ và trả lương, tiền thuê nhà cũng như các chi phí hoạt động khác. Một nghiên cứu của Intuit ước tính rằng một phần ba doanh nghiệp nhỏ không thể thanh toán lãi do vấn đề về dòng tiền. Việc thiếu tiền mặt cũng hạn chế các kế hoạch chi tiêu vốn mà các công ty có thể theo đuổi để duy trì tăng trưởng trong tương lai và tạo ra sản phẩm mới.

Với kịch bản này, các nhà quản trị doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý tốt dòng tiền của mình để có thể hoạt động hiệu quả và duy trì sức khỏe tài chính cần thiết.

3.1. Tạo dự báo dòng tiền

Dự báo dòng tiền đóng vai trò là hệ thống cảnh báo sớm hiệu quả về khủng hoảng tiền mặt. Bạn nên lập ngân sách dòng tiền dựa trên xu hướng dòng tiền trước đây, tính đến các khoản mua hàng lớn, mùa bán hàng chậm và chi phí dự phòng.

Lưu ý đến các rủi ro kinh doanh như hủy đơn đặt hàng kinh doanh, trì hoãn thanh toán và sự chậm lại của toàn bộ nền kinh tế. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tiến hành phân tích kịch bản bằng mẫu Excel hoặc phần mềm kế toán.

3.2. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Luôn cập nhật báo cáo tài chính là điều cần thiết để theo dõi tình hình tiền mặt của doanh nghiệp bạn. Dự báo dòng tiền cần được theo dõi cùng với việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện lượng tiền mặt thực tế được tạo ra và chi tiêu trong năm tài chính. Một tuyên bố như vậy có thể được tạo ra thông qua hai phương pháp: trực tiếp và gián tiếp.

Trong khi phương pháp trực tiếp tính trực tiếp sự khác biệt giữa thu tiền mặt và thanh toán bằng tiền mặt thì phương pháp gián tiếp điều chỉnh thu nhập ròng để tính số dư tiền mặt cuối cùng. Phương pháp gián tiếp phổ biến hơn vì nó dựa trên phương pháp kế toán dồn tích và theo dõi tiền mặt được tạo ra từ hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đầu tư.

3.3. Phân tích phương sai

Mục đích chính của việc tạo dự báo dòng tiền là so sánh dự đoán của bạn với hiệu suất thực tế. Trong trường hợp có sự khác biệt trọng yếu, các công ty có thể phân tích xem liệu sự khác biệt đó là do những dự báo kém có thể cần phải điều chỉnh thêm hay do công ty thực hiện các biện pháp quản lý tiền mặt kém.

Trong trường hợp thứ hai, công ty có thể thực hiện các biện pháp khắc phục để cải thiện dòng tiền vào bằng cách đẩy nhanh các khoản phải thu, cắt giảm chi phí hoặc thậm chí vay vốn trước khi mọi việc vượt quá tầm kiểm soát.

Đó là một cách tốt để theo dõi số dư tiền mặt của bạn hàng tuần hoặc hàng tháng để đảm bảo không có sự khác biệt trọng yếu giữa dòng tiền thực tế và dự báo.

4. Làm thế nào để cải thiện dòng tiền của công ty?

Dòng tiền âm kéo dài hơn sáu tháng có thể đặt doanh nghiệp trong tình trạng tài chính khó khăn. Khi mắc phải tình trạng này, việc ra quyết định kinh doanh và thực hiện đầu tư cho tương lai sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Để cải thiện tình hình dòng tiền, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp cụ thể. 

4.1. Duy trì một tài khoản ngân hàng riêng

Không có gì lạ khi các chủ doanh nghiệp nhỏ khởi động lại quá trình thiết lập của họ. Vấn đề nảy sinh khi không có sự tách biệt giữa chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh. Vì vậy, bước đầu tiên để đảm bảo quản lý dòng tiền tốt hơn là tạo một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các chi phí của mình và tận dụng mọi phương tiện thấu chi khi cần thiết. Các ngân hàng thường cung cấp các dịch vụ đặc biệt cho khách hàng doanh nghiệp của họ. Tiến thêm một bước nữa bằng cách phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp và sử dụng các báo cáo quản lý hàng tháng để quản lý mua hàng hiệu quả.

4.2. Đẩy nhanh việc thanh toán cho nhà cung cấp

Một nghiên cứu cho thấy rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận được khoản thanh toán trung bình sau độ trễ 5,8 ngày, điều này có thể khiến họ phải trả tới hàng tỷ đồng hàng năm. Trong một số trường hợp, hơn 12% hóa đơn được thanh toán sau một tháng trì hoãn.

Vì vậy, cách tốt nhất để quản lý dòng tiền trong những trường hợp như vậy là gửi hóa đơn và lời nhắc cho khách hàng một cách nhanh chóng. Có tùy chọn cho nhà cung cấp thực hiện thanh toán điện tử và phạt những người trả chậm bằng cách tính lãi. Sự thay đổi trong chính sách thanh toán này có thể sẽ cho phép bạn tiếp cận tiền của mình nhanh hơn và tránh tình trạng thiếu tiền mặt.

4.3. Tăng doanh số bán hàng

Cách dễ nhất để tăng doanh thu có thể được thực hiện thông qua một số phương pháp, bao gồm thu hút nhiều khách hàng hơn bằng cách tiếp thị trên nhiều nền tảng khác nhau hoặc tăng giá, miễn là chúng vẫn có tính cạnh tranh theo tiêu chuẩn ngành. Bạn cũng có thể theo đuổi các cơ hội bán thêm để nâng cao giá trị đơn hàng trung bình.

4.4. Cân nhắc kỹ lưỡng khi mua hoặc thuê tài sản 

Việc tài trợ (hoặc vay vốn) để mua tài sản dài hạn có thể đặt ra một áp lực lớn đối với dòng tiền của doanh nghiệp. Khi bạn mua một tài sản lớn, như máy móc, thiết bị, hoặc bất kỳ nguồn lực nào có giá trị cao, việc thanh toán một lượng tiền lớn một lần có thể làm giảm đáng kể dòng tiền tự do của bạn.

Thay vào đó, việc tài trợ cho phép bạn phân chia chi phí lớn thành các khoản thanh toán nhỏ hơn theo thời gian. Điều này giúp giữ cho dòng tiền ra của bạn ổn định hơn và dễ dàng quản lý trong từng giai đoạn.

Một cách tiếp cận khác là thuê tài sản thay vì mua. Khi bạn thuê, bạn chỉ cần chi trả một khoản phí thuê thường kỳ thay vì phải chi trả toàn bộ giá trị của tài sản. Việc này giúp giảm áp lực tài chính ngay từ đầu và giữ cho dòng tiền của bạn linh hoạt hơn.

Quyết định giữa việc mua và việc thuê có thể được đưa ra thông qua việc so sánh chi phí tổng cộng, bao gồm cả chi phí lãi (nếu có), chi phí duy trì, và các yếu tố khác. Việc này giúp bạn quản lý tốt hơn dòng tiền của mình, tránh tình trạng mất cân đối và duy trì tính ổn định tài chính trong thời gian dài.

4.5. Tạo dự trữ tiền mặt

Một phương pháp quản lý dòng tiền lành mạnh là tạo một quỹ dự phòng chứa số tiền tương đương với ít nhất ba đến sáu tháng vốn lưu động chi phí. Quỹ như vậy sẽ rất hữu ích trong những trường hợp khẩn cấp và khó khăn về kinh tế (tín hiệu: COVID-19). Dự trữ tiền mặt có thể được duy trì dưới dạng tiền mặt, thấu chi hoặc hạn mức tín dụng quay vòng.

 4.6. Loại bỏ những chi phí không cần thiết

Một cách tốt khác để quản lý dòng tiền của bạn một cách hiệu quả là cắt giảm chi tiêu quá mức. 

Ví dụ: Nếu chiến lược tiếp thị của bạn không hiệu quả trong việc tăng doanh số bán hàng, hãy cắt giảm ngân sách tiếp thị và thiết kế lại chiến lược của bạn. Tương tự, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách thuê ngoài các chức năng không cốt lõi hoặc tự động hóa các hoạt động, tiết kiệm chi phí nhân viên.

4.7. Đầu tư và tăng trưởng tiền mặt của bạn

Đầu tư tiền mặt là chiến lược giữ và tăng cường dòng tiền doanh nghiệp, sử dụng các công cụ linh hoạt như tài khoản thị trường tiền tệ và tài khoản tiết kiệm. Chứng chỉ tiền gửi (CD) cung cấp lãi suất cao nhưng yêu cầu giữ đến hạn. Đối với tình huống cần duy trì dòng tiền linh hoạt, tránh đầu tư vào quỹ có thời hạn khóa để tránh rủi ro thanh toán trước. Việc duy trì dự trữ tiền mặt và cắt giảm chi phí không cần thiết cũng là cách quan trọng để cải thiện tình hình dòng tiền của doanh nghiệp.

5. 5 phương pháp quản lý tiền mặt hiệu quả

Dòng tiền có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách sử dụng các phương pháp quản lý tiền mặt để đạt được thành công tài chính hơn nữa. 

5 phương pháp quản lý tiền mặt hàng đầu như sau:

• Lập kế hoạch tài chính: Nó đòi hỏi phải hình thành các kế hoạch chiến lược, xác định nguồn và cách sử dụng vốn cũng như phát triển ngân sách thực tế. Các công ty cũng có thể lập kế hoạch thuế khi tính toán dòng tiền ra của mình. Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn giúp bạn có vị thế vững chắc hơn vì nó cho phép bạn luôn ghi nhớ những điều quan trọng và tập trung vào mục tiêu bạn muốn đạt được.
• Kiểm soát ngân sách: Ngân sách nêu ra những kỳ vọng về thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Bằng cách lập ngân sách tiền mặt, ngân sách dự án và ngân sách hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ có thể đảm bảo mục tiêu của mình và thực hiện các hành động khắc phục trong trường hợp có sự khác biệt lớn.
• Quản lý chi phí: Công cụ này hỗ trợ các công ty theo dõi các chi phí mà nhân viên yêu cầu, chẳng hạn như chi phí đi lại và giải trí. Phần mềm quản lý chi phí đảm bảo doanh nghiệp không bội chi trong khi đẩy nhanh quá trình xác thực yêu cầu bồi thường và hoàn trả.
• Quản lý tiền lương: Nó hỗ trợ các công ty quản lý và tự động hóa việc trả lương cho nhân viên, đồng thời duy trì hồ sơ tài chính về tổng thu nhập và các khoản khấu trừ. Những người kinh doanh có thể đánh giá những hồ sơ này để xác định xem liệu họ có thu được lợi nhuận lớn nhất hay không và liệu có thể tiết kiệm chi phí bằng cách thuê ngoài hoặc thuê theo hợp đồng hay không.
• Quản lý hàng tồn kho: Các công ty có thể đạt được khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực bằng cách tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp giữ mức tồn kho ở mức thấp vì các công ty có thể xác định được mặt hàng nào đang bán chạy và hàng hóa nào đang cản trở vốn. Bằng cách xử lý hàng tồn kho không hiệu quả và chỉ mua số lượng nguyên liệu thô họ cần, các công ty có thể hợp lý hóa dòng tiền của mình.

Kết luận 

Dòng tiền kém có thể làm giảm đáng kể cơ hội tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn. Không có đủ tiền mặt tại một thời điểm nhất định có thể khiến bạn không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình và tạo ra các chi phí không cần thiết do thanh toán trễ.

Ngoài tính hiệu quả của kế hoạch kinh doanh, thành công tài chính lâu dài còn là yếu tố quản lý dòng tiền tốt. Cách tốt nhất để quản lý dòng tiền trong khi tốn ít thời gian hơn cho kế toán là sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền và các công cụ tự động theo dõi chi phí, đánh dấu hàng tồn kho không hiệu quả, và nhà cung cấp hóa đơn kịp thời.