Sổ sách kế toán kép là một hệ thống sổ sách kế toán cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về các giao dịch tài chính của bạn trong nháy mắt. Hệ thống sổ sách kế toán kép cũng tuân thủ các quy tắc và yêu cầu của các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).

Đối với những người mới làm quen với nghề kế toán, việc ghi sổ kế toán kép có thể có vẻ phức tạp. Vì vậy AsiaSoft sẽ chia sẽ Sổ sách kế toán kép là gì? Cách thức hoạt động của phương pháp ghi sổ kép là gì ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Kế toán kép là gì?

Ghi sổ kép là một phương pháp ghi sổ kế toán. Giống như sổ sách kế toán một lần, mục tiêu của việc ghi sổ kế toán kép là cân bằng sổ sách của bạn. 

Một mục tiêu khác của ghi sổ kế toán kép là hạch toán tất cả các khoản ghi nợ và ghi có. Các khoản ghi nợ và tín dụng xuất hiện trên các mục giao dịch trong sổ sách kế toán kép và mỗi mục có một số quy tắc quan trọng. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, điều quan trọng là phải hiểu các quy tắc cơ bản chi phối các khoản ghi nợ và ghi có trong sổ sách kế toán kép.

2. Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng kế toán kép

Kế toán ghi sổ kép quá có lợi nếu bạn điều hành một công ty đại chúng hoặc doanh nghiệp tư nhân. Nhưng bạn thu được gì từ hệ thống ghi sổ kép ngoài sổ sách cân bằng? Dưới đây là những lợi ích chính của việc ghi sổ kế toán kép.

2.1. Có được bức tranh chính xác hơn về tài chính của bạn

Kế toán kép là phương pháp ghi chép mọi giao dịch tài chính vào ít nhất hai tài khoản, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ trong bản ghi tài chính của doanh nghiệp. Với việc mỗi giao dịch được phản ánh chi tiết trong ít nhất hai tài khoản, hệ thống kế toán kép cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động tài chính. Bản ghi chi tiết này không chỉ giúp theo dõi và kiểm soát một cách chặt chẽ mà còn là cơ sở để tạo ra các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ chính xác và minh bạch. Nhờ kế toán kép, doanh nghiệp có khả năng quản lý tài chính hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng đối với yêu cầu kiểm toán.

2.2. Tuân thủ các quy định của nhà nước

Ở Việt Nam, pháp luật yêu cầu kế toán kép đối với các doanh nghiệp giao dịch công khai để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống pháp luật và cơ cấu quản lý có thể có những điều chỉnh và đặc thù riêng.

Ở mức cơ bản, kế toán kép tại Việt Nam yêu cầu mỗi giao dịch tài chính được phản ánh vào ít nhất hai tài khoản, giúp đảm bảo tính đầy đủ và chính xác trong quản lý tài chính. Các doanh nghiệp giao dịch công khai cần tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và sử dụng hệ thống kế toán kép.

Việc áp dụng GAAP cũng là một phần quan trọng, vì nó tạo ra các nguyên tắc kế toán chung và tiêu chuẩn báo cáo tài chính mà tất cả các doanh nghiệp nên tuân thủ. Điều này giúp tạo ra sự nhất quán và tính so sánh giữa các báo cáo tài chính của các doanh nghiệp khác nhau, hỗ trợ quá trình đánh giá từ phía nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

2.3. Có thể mở rộng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô

Quy mô của doanh nghiệp không phải là yếu tố quyết định khi nói đến việc áp dụng hệ thống kế toán kép. Hệ thống này là một công cụ thiết thực giúp theo dõi các giao dịch kinh doanh, đồng thời linh hoạt đáp ứng với sự mở rộng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển và có nhiều tài khoản tài sản và chi phí hơn, việc thêm vào sổ cái chung có thể làm phức tạp quá trình quản lý sách kế toán, đặc biệt là khi sử dụng hệ thống nhập một lần. Hệ thống kế toán kép, ngược lại, cho phép doanh nghiệp mở rộng từ các tài khoản tài chính cốt lõi và linh hoạt thêm vào các tài khoản phụ khi cần thiết. Điều này giúp giảm bớt sự phức tạp và duy trì tính hiệu quả trong quản lý kế toán, bất kể quy mô doanh nghiệp là lớn hay nhỏ.

2.4. Kế toán kép giúp ngăn chặn gian lận nhờ ít lỗi hơn

Vì giao dịch phải được nhập hai lần nên hệ thống giúp xác định lỗi và ngăn chặn gian lận. Ngoài ra, vì có hồ sơ rõ ràng và chi tiết về tất cả giao dịch tài chính nên nhân viên hoặc quản lý cấp trên khó thao túng hoặc che giấu thông tin hơn. 

Kế toán ghi sổ kép cũng có thể được tích hợp với các hệ thống theo dõi tài chính khác để cung cấp thêm các lớp bảo mật và ngăn chặn gian lận. Một số hệ thống kế toán sẽ cho phép dữ liệu giao dịch thẻ của bạn đồng bộ hóa với tài khoản của bạn. hệ thống kế toán, đảm bảo sơ đồ tài khoản của bạn giống nhau trên bảng. 

2.5. Đơn giản hóa nghiệp vụ thuế và kiểm toán

Việc lập báo cáo tài chính cho nghiệp cụ thuế dễ dàng hơn nhiều với hệ thống sổ sách kế toán kép. Biết tất cả các tài khoản của bạn được sắp xếp và chính xác sẽ tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong quá trình chuẩn bị thuế vì nó cung cấp một quy trình kiểm toán rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn được kiểm toán, kiểm toán viên sẽ xác minh báo cáo tài chính và giao dịch của bạn dễ dàng hơn nhiều. 

2.6. Thu hút nhà đầu tư và tạo dựng niềm tin với các bên liên quan

Với kế toán kép, bạn có thể tạo báo cáo tài chính đáng tin cậy phản ánh chính xác tình hình tài chính của họ, giúp các nhà đầu tư thấy được khả năng tài chính của bạn và đưa ra quyết định sáng suốt về việc đầu tư vào công ty. 

Ngoài ra, tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tài chính do kế toán ghi sổ kép cung cấp giúp tạo dựng niềm tin với các bên liên quan như cơ quan quản lý, chủ nợ và khách hàng. Bằng cách duy trì hồ sơ tài chính chính xác và báo cáo minh bạch, doanh nghiệp có thể thể hiện cam kết của mình về tính liêm chính và trách nhiệm tài chính.

3. Kế toán kép hoạt động như thế nào?

Ghi nợ và ghi có là hai khái niệm cơ bản trong kế toán, và cách chúng tác động đến số dư tài khoản phụ thuộc vào loại tài khoản được giao dịch. Trong nền kế toán, việc liên kết ghi nợ với việc giảm số dư ngân hàng và ghi có với việc thêm tiền vào tài khoản giúp theo dõi các giao dịch tài chính.

Doanh nghiệp thường sử dụng năm tài khoản cơ bản để ghi lại các giao dịch tài chính. Những tài khoản này bao gồm mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, làm cho việc áp dụng phương pháp kế toán kép trở nên dễ dàng hơn. Các tài khoản cơ bản này có thể bao gồm:

• Tài khoản Thu Nhập: Ghi nợ khi có thu nhập và ghi có khi chi phí xuất hiện.
• Tài khoản Chi Phí: Ghi nợ khi chi phí xuất hiện và ghi có khi có thu nhập.
• Tài khoản Tài Sản: Ghi nợ khi tăng giá trị của tài sản và ghi có khi giảm giá trị.
• Tài khoản Nợ: Ghi nợ khi nợ tăng lên và ghi có khi nợ giảm đi.
• Tài khoản Vốn: Ghi nợ khi vốn tăng lên và ghi có khi vốn giảm xuống

Ngoài ra, bạn có thể có các loại tài khoản (hoặc tài khoản phụ) khác trong sơ đồ tài khoản tổng thể này, tùy thuộc vào số lượng giao dịch hoặc nhu cầu kinh doanh của bạn. Một ví dụ là các khoản phải thu thuộc tài sản.

Để hiểu những gì cần ghi nợ và ghi có, hãy nhớ ba quy tắc chính:

1. Khoản ghi nợ luôn được ghi ở bên trái của giao dịch và khoản ghi có luôn được ghi ở bên phải. 
2. Đối với tài khoản tài sản và chi phí, bạn ghi nợ để tăng chúng và ghi có để giảm.
3. Đối với các tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu và thu nhập, bạn ghi có để tăng và ghi nợ để giảm chúng.

4. Ví dụ về kế toán kép

Dưới đây là một số tình huống kinh doanh thực tế để đơn giản hóa khái niệm này hơn nữa. Trong tất cả những điều này, bạn sẽ áp dụng các quy tắc trên để thực hiện ghi sổ kế toán kép.

4.1. Tình huống 1 về kế toán kép

Doanh nghiệp của bạn mua một chiếc máy tính xách tay với giá 20.000.000 VND và thanh toán bằng tiền mặt.

Trong giao dịch này, bạn mua một tài sản (máy tính xách tay) bằng một tài sản khác (tiền mặt). Vì bạn ghi nợ nội dung để tăng tài sản và ghi có để giảm tài sản đó, nên bạn sẽ ghi nợ “Máy tính” để phản ánh mức tăng và ghi có “Tiền mặt” để hiển thị mức giảm:

4.2. Tình huống 2

Một khách hàng mua máy làm kem của bạn với giá 500.000.000 VND tiền mặt.

Tại đây bạn bán một chiếc máy làm kem (doanh thu từ việc bán) và tiền mặt (tài sản) của bạn tăng lên. Vì doanh thu được nhập vào cột tín dụng để hiển thị mức tăng và tài sản được nhập vào cột ghi nợ khi nó tăng nên giao dịch này sẽ giống như sau:

4.3. Tình huống 3 về kế toán kép

Doanh nghiệp của bạn vay ngân hàng trị giá 1.000.000.000 VND.

Ở đây khoản vay là một dạng nợ phải trả, khi tăng lên ghi có, còn tiền mặt là tài sản, khi tăng lên ghi vào cột Nợ, giao dịch này sẽ được ghi như sau:

4.4. Tình huống 4 

Bạn trả lương 500.000.000 VND cho nhân viên.

Trả lương là sự gia tăng chi phí kinh doanh (chi phí) phát sinh để sản xuất doanh thu hoặc dịch vụ và giảm tiền mặt (tài sản). Do đó, giao dịch này sẽ ghi nợ vào tài khoản chi phí để phản ánh sự gia tăng và ghi có vào tài khoản tài sản để thể hiện sự sụt giảm.

Kết luận 

Rõ ràng là việc ghi sổ kế toán kép rất phức tạp nhưng cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính của công ty bạn bằng cách theo dõi vốn chủ sở hữu, thua lỗ, lợi nhuận, tài sản và nợ phải trả. Bằng cách làm theo phương pháp này, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ quy định GAAP và hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của mình.

Việc điều hướng trong thế giới phức tạp của phương pháp ghi sổ kế toán kép có thể là một thách thức, đặc biệt đối với những người mới làm quen với nó. Bạn nên làm việc với chuyên gia kế toán doanh nghiệp nhỏ, những người có thể mang lại lợi ích to lớn. Những nhân viên kế toán hoặc kế toán có kinh nghiệm có thể giúp đơn giản hóa quy trình này và đảm bảo tính chính xác. Họ cũng có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về dữ liệu tài chính của bạn. Bằng cách thuê các chuyên gia thực hiện những công việc này, bạn có thể tập trung hơn vào các hoạt động cốt lõi của họ mà vẫn yên tâm rằng hồ sơ tài chính của họ được sắp xếp hợp lý.