CMS, hay Hệ thống Quản lý Nội dung, là một công cụ quen thuộc đối với các webmaster, một phần không thể thiếu trong hoạt động marketing của họ suốt thời gian hoạt động của trang web. Tuy nhiên, nhiều quản trị viên website vẫn đau đầu với việc lựa chọn CMS phù hợp, đáp ứng được khả năng quản trị và hướng phát triển của doanh nghiệp.

Nhận thức về thách thức này, AsiaSoft muốn giới thiệu đôi chút về hệ thống quản lý nội dung (CMS) cũng như một số CMS phổ biến hiện nay. Điều này giúp quản trị viên và webmaster có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về các lựa chọn có sẵn để đưa ra quyết định đúng đắn cho sự phát triển của trang web và doanh nghiệp.

1. Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là gì?

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là một phần mềm hoặc ứng dụng web giúp người dùng tạo, quản lý và triển khai nội dung trên trang web một cách dễ dàng. CMS giúp người quản trị trang web quản lý cấu trúc, nội dung, và hình ảnh một cách hiệu quả mà không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về lập trình.

2. Các tính năng chính của hệ thống quản lý nội dung (CMS)

Các tính năng chính của hệ thống quản lý nội dung (CMS) bao gồm:

• Quản lý người dùng: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng CMS, việc quản lý nhiều người tham gia trở nên dễ dàng. CMS cho phép tạo và quản lý tài khoản người dùng với các cấp độ truy cập và quyền khác nhau.
• Tạo và chỉnh sửa nội dung: CMS cung cấp nhiều công cụ để tạo, chỉnh sửa, và xuất bản nhanh chóng các loại nội dung kỹ thuật số như văn bản, hình ảnh, và video.
• Kiểm soát phiên bản: Bạn có khả năng theo dõi và quản lý các thay đổi trên nội dung của mình. Điều này giúp dễ dàng quay lại phiên bản trước nếu cần.
• Mẫu và chủ đề: CMS cung cấp các mẫu và chủ đề thiết kế sẵn, giúp nhanh chóng tạo ra giao diện nhất quán cho trang web hoặc sản phẩm.
• Quản lý phương tiện: Bạn có thể dễ dàng quản lý và sắp xếp các nội dung phương tiện kỹ thuật số như hình ảnh và video thông qua CMS.
• Chức năng tìm kiếm: CMS hỗ trợ công cụ tìm kiếm và lọc nội dung, giúp bạn dễ dàng định vị và quản lý nội dung khi cần thiết.

3. Lợi ích của hệ thống quản lý nội dung

Một ưu điểm chính của CMS là tính chất hợp tác của nó. Nhiều biên tập viên có thể đóng góp, lên lịch hoặc quản lý nội dung sẽ được xuất bản. Vì giao diện người dùng thường dựa trên trình duyệt nên CMS có thể được truy cập từ mọi nơi bởi bất kỳ số lượng người dùng nào.

Ưu điểm lớn thứ hai của CMS là nó cho phép những người không rành về kỹ thuật, không biết ngôn ngữ lập trình dễ dàng tạo và quản lý nội dung của riêng họ. Trình chỉnh sửa kéo và thả của nền tảng quản lý nội dung thông thường cho phép người dùng nhập văn bản và tải hình ảnh lên mà không cần biết bất kỳ HTML hoặc CSS (ngôn ngữ lập trình) nào.

Khi một công ty sử dụng CMS để xuất bản các trang web của mình, nó sẽ giảm sự phụ thuộc vào các nhà phát triển giao diện người dùng để thực hiện các thay đổi đối với trang web, giúp việc xuất bản các trang web mới nhanh hơn và dễ dàng hơn, cải thiện trải nghiệm kỹ thuật số cho người dùng và khách truy cập.

Khi một công ty sử dụng CMS để xuất bản nội dung lên các kênh khác – như ứng dụng xã hội, ứng dụng di động và thương mại điện tử, điều đó có thể giảm đáng kể khối lượng phát triển mà công ty cần thực hiện và giúp phân phối nội dung đến các kênh khác nhau cùng một lúc dễ dàng hơn.

4. 4 loại hệ thống quản lý nội dung (CMS) phổ biến hiện nay

Hầu hết các CMS đều được chia thành hai phần chính: mặt trước và mặt sau. Mặt trước là nơi người dùng tương tác và trải nghiệm nội dung. Đây là nơi mà cấu trúc và kiểu dáng của trang web được xây dựng một cách rõ ràng. Giao diện người dùng thường sử dụng HTML, CSS và JavaScript để tạo ra trải nghiệm tương tác, đồng thời làm cho nội dung phong phú hơn và phản ánh đúng thương hiệu của công ty.

Phần sau của CMS là ứng dụng được sử dụng để quản lý và đăng nội dung mới lên trang web. Quá trình này thường bắt đầu bằng việc truy cập vào giao diện web, nơi bạn có thể dễ dàng thêm, tạo và xuất bản nội dung mà không cần biết đến HTML, CSS và JavaScript. Thay vào đó, bạn có thể tạo nội dung như khi sử dụng Microsoft Word, và sau đó, phần sau của CMS sẽ lưu trữ thông tin này trong cơ sở dữ liệu và đưa nó lên phần mặt trước của trang web.

Tổng cộng, cả hai phần của hệ thống này đều cấu thành một CMS, giúp bạn xuất bản nội dung mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu về công nghệ web hoặc phải xây dựng trang web từ đầu. Dưới đây là một số loại CMS khác nhau mà bạn có thể lựa chọn.

4.1. CMS kết hợp

Một CMS kết hợp thường được gọi là CMS truyền thống. Nó cung cấp một giao diện người dùng hoàn toàn có thể truy cập được để kết nối và sửa đổi cơ sở dữ liệu của trang web cũng như xuất bản nội dung lên giao diện người dùng được tạo kiểu.

Mặc dù CMS kết hợp là giải pháp tất cả trong một, nhưng điểm khác biệt chính giữa nó và CMS phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) là CMS kết hợp yêu cầu phải có dịch vụ lưu trữ web chuyên dụng để chạy. Mặc dù dịch vụ lưu trữ web tương đối rẻ nhưng điều quan trọng cần nhớ là CMS yêu cầu cài đặt và bảo trì các công nghệ cụ thể để phần mềm hoạt động.

Ngoài ra, một CMS được kết hợp có thể sẽ yêu cầu quản trị viên thiết lập và định cấu hình cài đặt hệ thống để sử dụng liên tục. WordPress là một ví dụ về CMS kết hợp, vì nó cung cấp gói hoàn chỉnh để người dùng cài đặt, khởi chạy trang web và xuất bản nội dung trong tương lai.

4.2. CMS SaaS

SaaS CMS cũng là một giải pháp hoàn chỉnh, toàn diện, nhưng không giống như CMS kết hợp, SaaS CMS được lưu trữ trên đám mây. Điều đó có nghĩa là nó không yêu cầu thiết lập, cài đặt thực tế hoặc lưu trữ web được cấu hình sẵn.

CMS dựa trên SaaS là ​​một giải pháp tuyệt vời cho các công ty cần sự hiện diện web đơn giản vì nó cung cấp tất cả các khả năng mà không cần bất kỳ chi phí nào về máy chủ hoặc lưu trữ web. Nó cho phép tất cả các loại người dùng nhanh chóng tạo trang web, quản lý nội dung và phân phối nội dung đó thông qua các kênh kỹ thuật số.

4.3. CMS tách rời

CMS tách rời là một kiểu giải pháp nâng cao trong đó phần trình bày của trang web được “tách rời” hoặc phân tách hoàn toàn khỏi phần cuối. Sự kết nối giữa phần trình bày và phần cuối được thực hiện thông qua hệ thống phân phối và giao tiếp qua giao diện lập trình ứng dụng (API).

Mô hình CMS tách rời mang lại sự linh hoạt cao hơn, cho phép tương tác linh hoạt với nội dung được tạo ở phía sau. Chẳng hạn, nếu một tổ chức muốn sử dụng nội dung của mình cho một ứng dụng di động mới, CMS tách rời trở thành lựa chọn hấp dẫn. Nó hỗ trợ nhiều ứng dụng có khả năng thích ứng ở mặt trước mà vẫn duy trì sự nhất quán của nội dung và thông tin ở mặt sau.

Mô hình này mang lại khả năng tương thích linh hoạt và quản lý nội dung hiệu quả, giúp tổ chức dễ dàng tích hợp và mở rộng ứng dụng của họ theo cách linh hoạt nhất.

4.4. CMS không đầu

CMS không đầu chỉ có hệ thống phụ trợ truy cập cơ sở dữ liệu và lưu trữ nội dung bằng ứng dụng web giao diện người dùng được xây dựng tùy chỉnh. Nó cung cấp tính linh hoạt cao hơn so với CMS tách rời, nhưng nó cũng đòi hỏi nhiều công việc hơn bất kỳ tùy chọn nào khác. CMS không đầu cũng thường yêu cầu nhà phát triển thiết kế, tạo và kết nối ứng dụng giao diện người dùng.

CMS không đầu là giải pháp tốt cho các tổ chức cần kiểm soát hoàn toàn và linh hoạt về cách truy cập nội dung của họ. Nó cung cấp khả năng lưu trữ nội dung và tổ chức đồng thời cho phép ứng dụng tùy chỉnh ở giao diện người dùng cho dù là trang web, ứng dụng dành cho thiết bị di động hay một số giao diện người dùng khác.

5. Các tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý nội dung CMS 

Việc tìm hiểu những tính năng nào của CMS quan trọng đối với doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng những tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý nội dung. Việc tận dụng sự so sánh song song giữa các giải pháp và sản phẩm quản lý nội dung có thể hữu ích cho quá trình ra quyết định của bạn. Tuy nhiên, câu hỏi cốt lõi là tính năng nào là cốt lõi của bất kỳ giải pháp nào?

5.1. Quản lý nội dung dựa trên vai trò

Có nhiều loại vai trò khác nhau trong bất kỳ Hệ thống quản lý nội dung nào. Hiểu cách chúng hoạt động cùng nhau là điều cần thiết để cung cấp cho người dùng quyền truy cập để thực hiện nhiệm vụ của họ và truy cập nội dung kỹ thuật số phù hợp. Những phạm vi này từ vai trò tổ chức điển hình đến vai trò quản lý ứng dụng, so sánh nhiệm vụ và tính năng theo vai trò ứng dụng, đến vai trò loại tài nguyên (quyền), quyết định những gì người dùng có thể xem và thực hiện với nội dung, bao gồm tài liệu, trang web hoặc mẫu.

5.2. Quản lý tài sản kỹ thuật số

Các hệ thống quản lý nội dung như của Oracle cung cấp khả năng mạnh mẽ để quản lý tất cả tài sản kỹ thuật số của bạn để sử dụng trong các kênh tiếp thị khác nhau, bao gồm trang web, tài liệu tiếp thị, chiến dịch email, cửa hàng trực tuyến, tìm kiếm có trả tiền và blog. Nó cung cấp một trung tâm nội dung tập trung cho tất cả nội dung của bạn, nơi bạn có thể sắp xếp chúng thành các kho lưu trữ và bộ sưu tập, đồng thời tạo các quy tắc và quy trình làm việc để xác định cách sử dụng nội dung và ở đâu.

Việc tạo loại nội dung để xác định thông tin bạn cần thu thập khi người dùng tạo nội dung là điều quan trọng đối với bất kỳ CMS nào. Các loại nội dung kỹ thuật số sẽ xác định các thuộc tính tùy chỉnh cần thiết cho nội dung kỹ thuật số của bạn (tệp, hình ảnh và video).

5.3. Quản lý nội dung trên đám mây

Giống như của chúng tôi, điều quan trọng là chuyển việc quản lý nội dung của bạn lên đám mây, tập trung tất cả nội dung của bạn vào một nơi và làm cho nội dung đó có thể truy cập được ở mọi nơi.

Bạn có thể nhóm các tệp của mình vào các thư mục để thực hiện các thao tác quản lý tệp hàng ngày, bao gồm sao chép, di chuyển, xóa, theo cách tương tự như trên hệ thống và kiến ​​trúc cục bộ của bạn. Vì tất cả các tệp nội dung đều nằm trên đám mây nên người dùng sẽ truy cập chúng ở mọi nơi, kể cả thiết bị di động.

5.4. Hợp tác nội dung

“Hợp tác nội dung” là quá trình tận dụng lợi ích của việc lưu trữ nội dung trên đám mây và chia sẻ nó dễ dàng với người khác. Khi tổ chức lưu trữ nội dung trên đám mây, họ có khả năng chia sẻ tài sản hoặc thư mục với những người khác, cả bên trong và bên ngoài tổ chức.

Việc chia sẻ nội dung giúp tạo ra sự linh hoạt, cho phép mọi người truy cập thông tin mới nhất mọi nơi và mọi lúc. Bất kỳ ai nhận được sự chia sẻ đều có quyền truy cập vào nội dung, giúp họ cập nhật thông tin theo thời gian thực và theo địa điểm của mình.

Quá trình chia sẻ này không chỉ là về việc cung cấp quyền truy cập, mà còn liên quan đến việc ghi lại màu sắc của nội dung. Điều này có nghĩa là người dùng có khả năng theo dõi cách và khi nào một mục nào đó được chia sẻ và truy cập. Điều này giúp tăng cường quản lý và kiểm soát về mặt thời gian và quyền lực đối với nội dung được chia sẻ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và làm việc nhóm.

5.5. Xây dựng trang web

Với các giải pháp quản lý nội dung, bạn có thể nhanh chóng xây dựng và xuất bản các trang web tiếp thị, trợ giúp và cộng đồng từ ý tưởng đến ra mắt với những trải nghiệm trực tuyến hấp dẫn. Quá trình xây dựng trang web được tích hợp hoàn toàn trên toàn bộ nội dung, cộng tác và thiết kế thông qua một môi trường biên soạn và xuất bản duy nhất.

Các giải pháp dựa trên đám mây giúp bạn dễ dàng bắt đầu nhanh chóng bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn, thành phần kéo và thả (WYSIWYG), bố cục trang mẫu và chủ đề trang web để tập hợp trang web từ các khối xây dựng được xác định trước. Hoặc nhà phát triển của bạn có thể tạo các thiết kế tùy chỉnh, bao gồm các mẫu, chủ đề hoặc thành phần để tạo ra trải nghiệm trực tuyến độc đáo.

6. Tiêu chí đánh giá xem CMS có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

CMS làm cho nội dung dễ được tìm thấy hơn bằng cách giải quyết sáu lĩnh vực chính trong quản lý nội dung:

• Quản trị nội dung: Có các chính sách và thủ tục bắt buộc áp dụng để tạo và quản lý nội dung không?
• Kiến trúc thông tin để gắn thẻ: Nội dung hiện tại và nội dung mới có được phân loại và gắn thẻ theo cách mà mọi người đều hiểu không?
• Quy trình kinh doanh để quản lý nội dung: Quy trình công việc có được chuẩn hóa và tự động hóa không?
• Trải nghiệm người dùng đối với nội dung: Các bên liên quan chính (từ nhân viên đến khách hàng) tìm thấy thông tin họ cần bằng cách nào?
• Công nghệ và ứng dụng: Công nghệ hiện tại có được sử dụng đúng cách không? Những cải tiến hoặc hệ thống mới nào sẽ hợp lý hóa luồng thông tin với mức độ bảo mật tối ưu? Bạn có hệ thống quản lý nội dung dựa trên đám mây không?
• Giá trị kinh doanh của CMS: Dữ liệu và nội dung của bạn có thể được quản lý hiệu quả và an toàn hơn không? Các hướng dẫn quy định hiện hành có được tuân thủ không?

Phần kết luận

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) đã trải qua nhiều thay đổi tích cực trong thời gian gần đây. Trước đây, chúng có những hạn chế như thiết kế khó khăn, tốn thời gian triển khai và đòi hỏi nhiều kiến thức kỹ thuật. Hiện nay, nhờ vào các công cụ xây dựng trang web hiện đại, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra một trang web chuyên nghiệp mà không cần mất quá nhiều thời gian. Khi bạn quyết định chọn CMS nào phù hợp, có một số yếu tố cần xem xét, bao gồm giai đoạn kinh doanh, loại hình doanh nghiệp và ngân sách của bạn. 

Bây giờ, hãy bắt đầu tối ưu hóa quy trình quản lý nội dung của bạn để đạt được trải nghiệm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!