Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng, việc xác định và theo dõi các mục tiêu cụ thể là điều vô cùng quan trọng. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để làm điều này là sử dụng khung thiết lập mục tiêu OKR (Objectives and Key Results). OKR không chỉ giúp tổ chức tập trung vào những mục tiêu lớn mà còn đảm bảo mọi thành viên đều biết rõ nhiệm vụ của mình và đo lường được tiến độ. Hãy cùng Asiasoft tìm hiểu sâu hơn về OKR, lịch sử ra đời, cách thiết lập và những lợi ích mà phương pháp này mang lại.

1. OKR là gì?

OKR là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu giúp các tổ chức xác định và theo dõi các mục tiêu đầy tham vọng. OKR là viết tắt của “mục tiêu và kết quả chính” và khuôn khổ này bao gồm hai thành phần chính:

• Mục tiêu là những mục tiêu rõ ràng, đầy tham vọng, xác định những gì bạn muốn đạt được nâng cao nhận thức về thương hiệu, tạo ra lượng khí thải carbon thấp nhất trong ngành của bạn,…
• Kết quả chính là những kết quả cụ thể, có thể đo lường được, cho biết tiến độ đạt được mục tiêu thu hút một triệu lượt truy cập trang web, đảm bảo một phần tư vật liệu trong sản phẩm của bạn có thể phân hủy sinh học,…

OKR được thiết kế để giúp các tổ chức tập trung vào những gì quan trọng nhất và sắp xếp các nhóm của họ xung quanh các mục tiêu chung. Bằng cách đặt ra các mục tiêu đầy thách thức nhưng có thể đạt được và xác định các kết quả chính rõ ràng, có thể định lượng, các tổ chức có thể theo dõi tiến trình của mình, tự chịu trách nhiệm và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về nơi đầu tư thời gian và nguồn lực của mình.

OKR tuân theo một khuôn mẫu đơn giản nhưng vô cùng linh hoạt, có thể thay đổi để phù hợp với hầu hết mọi mục đích:

• Tôi sẽ [mục tiêu] được đo lường bằng [kết quả chính] .

OKR thường được thiết lập và xem xét theo quý, với các cuộc kiểm tra thường xuyên trong suốt quý để đảm bảo các nhóm đi đúng hướng và có thể điều chỉnh OKR theo quý khi cần.

2. Lịch sử ra đời của OKR

Vào những năm 1970, Andy Grove đã làm việc tại Intel để phát triển phương pháp luận OKR. John Doerr, người đã làm việc cho Grove tại Intel, đã giới thiệu OKR cho những người sáng lập Google, Larry Page và Sergey Brin, vào năm 1999. Như Doerr giải thích trong cuốn sách Measure What Matters của mình:

“Andy đã tạo ra hệ thống thiết lập mục tiêu này, trông có vẻ đơn giản nhưng lại hoàn toàn trái ngược với các hệ thống quản lý theo mục tiêu (MBO) thông thường, vốn có xu hướng áp dụng theo chiều từ trên xuống, theo thứ bậc, hàng năm và liên quan đến chế độ lương thưởng.”

Ý tưởng mang tính cách mạng của Grove là các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào kết quả thay vì quy trình. Thay vì nói với nhân viên chính xác phải làm gì, ông sẽ đặt cho họ một mục tiêu và để họ tự tìm cách đạt được mục tiêu đó. Grove ban đầu gọi phương pháp của mình là “Quản lý thông tin theo mục tiêu”, nhưng sau đó được đơn giản hóa thành “Mục tiêu và kết quả chính” ngày nay được biết đến nhiều hơn với tên gọi OKR.

3. Các bước thiết lập OKR hiệu quả

Bây giờ bạn đã hiểu các nguyên tắc chính để thiết lập OKR hiệu quả, hãy cùng đi sâu vào chi tiết về cách viết OKR tốt. Cho dù bạn đang viết OKR ở cấp công ty, cấp nhóm hay cấp cá nhân, quy trình đều tương tự nhau.

Thực hiện theo các bước sau để viết OKR rõ ràng và hấp dẫn:

3.1. Bước 1: Bắt đầu với mục tiêu của bạn

Để viết OKR, hãy bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn. Bắt đầu bằng từ “mục tiêu”, sau đó nêu mục tiêu của bạn một cách rõ ràng, ngắn gọn. Sử dụng ngôn ngữ hướng đến hành động, đầy khát vọng, truyền cảm hứng và thúc đẩy, và tập trung vào các kết quả có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được thay vì các hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan. Đặt mục tiêu cho 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ (công ty, nhóm, cá nhân).

Ví dụ:

• “Mục tiêu: Trở thành công ty dẫn đầu thị trường về phần mềm quản lý dự án dựa trên nền tảng đám mây.”

3.2. Bước 2: Xác định 3-5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu

Bên dưới mỗi mục tiêu, hãy liệt kê các kết quả chính của bạn với cụm từ “kết quả chính”. Các kết quả chính phải cụ thể, có thể đo lường được và có thời hạn, và chúng phải sử dụng kết hợp các số liệu định lượng và định tính. Mỗi kết quả chính phải có mục tiêu rõ ràng để đo lường thành công và phải được giao cho một chủ sở hữu duy nhất để đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Ví dụ:

• Kết quả chính 1: Tăng thị phần từ 15% lên 30% vào cuối năm tài chính.
• Kết quả chính 2: Đạt Điểm khuyến khích người dùng ròng là 60+ vào cuối Quý 3.
• Kết quả chính 3: Ra mắt ba tính năng sản phẩm mới mỗi quý dựa trên phản hồi của người dùng và dữ liệu sử dụng.
• Kết quả chính 4: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ miễn phí sang trả phí từ 5% lên 15% vào cuối quý 4.

3.3. Bước 3: Xem xét và tinh chỉnh OKR

Sau khi bạn đã soạn thảo OKR, hãy xem xét và tinh chỉnh chúng để đảm bảo chúng có tham vọng nhưng có thể đạt được. Kiểm tra áp lực các kết quả chính của bạn để đảm bảo chúng thực sự có thể đo lường được và có mục tiêu rõ ràng. Nhận phản hồi từ các bên liên quan chính và các thành viên trong nhóm, và sửa đổi OKR của bạn dựa trên ý kiến đóng góp và các ưu tiên thay đổi của họ.

3.4. Bước 4: Giao tiếp và theo dõi tiến độ

Cuối cùng, hãy truyền đạt OKR của bạn đến tất cả các nhóm và cá nhân có liên quan và đảm bảo mọi người hiểu cách công việc của họ đóng góp vào các mục tiêu. Sử dụng công cụ hoặc bảng tính OKR để theo dõi tiến độ và duy trì khả năng hiển thị, đồng thời lên lịch kiểm tra thường xuyên để xem xét tiến độ, giải quyết các trở ngại và cập nhật mục tiêu khi cần. Hãy ăn mừng thành công và học hỏi từ những thất bại trong suốt quá trình.

Bằng cách tuân theo các hướng dẫn và thông lệ tốt nhất này, bạn có thể viết OKR hiệu quả giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng nhất và thúc đẩy kết quả có thể đo lường được cho tổ chức của bạn. Cho dù bạn là công ty khởi nghiệp hay công ty đã thành lập, việc triển khai phương pháp OKR có thể giúp bạn đưa hiệu suất của mình lên một tầm cao mới và đạt được các mục tiêu đầy tham vọng.

4. Ví dụ về OKR

Objectives and Key Results (OKRs) là một khung thiết lập mục tiêu mạnh mẽ có thể thúc đẩy sự liên kết, trách nhiệm và kết quả có thể đo lường được trong một tổ chức. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng và tham vọng và xác định các kết quả chính cụ thể và có thể đo lường, các tổ chức có thể đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung và có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về OKRs ở các cấp độ khác nhau trong một tổ chức, từ mục tiêu toàn công ty đến mục tiêu cụ thể của nhóm.

4.1. OKR cấp độ công ty

Ví dụ 1: Allbirds

Mục tiêu: Đạt được dấu chân carbon thấp nhất trong ngành của chúng tôi.

• Kết quả chính 1: Đạt được chuỗi cung ứng và cơ sở hạ tầng vận chuyển không có chất thải 100%.
• Kết quả chính 2: Thanh toán 100% bù đắp carbon cho lượng khí thải carbon dioxide đã tính toán.
• Kết quả chính 3: Đảm bảo 25% vật liệu có thể phân hủy.
• Kết quả chính 4: Đảm bảo 75% vật liệu có thể phân hủy sinh học.

OKR cấp công ty của Allbirds tập trung vào tính bền vững và tác động môi trường, thể hiện cam kết của họ trong việc giảm dấu chân carbon và thúc đẩy các thực hành thân thiện với môi trường trong ngành của họ. Bằng cách đặt ra các kết quả chính tham vọng, họ nhằm đạt được tiến bộ đáng kể đối với mục tiêu tổng thể của mình.

Ví dụ 2: Zume Pizza

Mục tiêu: Làm hài lòng khách hàng. Đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi hài lòng đến mức họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc đặt thêm pizza và chia sẻ về trải nghiệm của họ với bạn bè.

• Kết quả chính 1: Đạt được Điểm số Quảng cáo ròng (NPS) từ 42 trở lên.
• Kết quả chính 2: Duy trì xếp hạng đơn hàng 4,6/5,0 hoặc cao hơn.
• Kết quả chính 3: Đảm bảo rằng 75% khách hàng thích Zume hơn đối thủ cạnh tranh trong một thử nghiệm vị giác mù.

OKR của Zume Pizza nhằm tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng bằng cách tập trung vào phản hồi và sở thích của khách hàng có thể đo lường được. Những kết quả chính này giúp công ty đánh giá hiệu quả của dịch vụ và chất lượng sản phẩm của họ, đảm bảo rằng họ đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng.

4.2. OKR Cấp Độ Nhóm

Khi chúng ta chuyển từ OKR toàn công ty sang các mục tiêu cụ thể của từng đội nhóm, chúng ta thấy cách khung này có thể được điều chỉnh để hướng dẫn công việc chức năng trong các bộ phận khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về OKR ở cấp độ đội nhóm:

OKR Đội Marketing

Mục Tiêu: Tăng cường nhận diện thương hiệu

• Kết Quả Chính 1: Thu hút 1 triệu khách truy cập trang web.
• Kết Quả Chính 2: Tạo ra 50,000 tương tác trên mạng xã hội.
• Kết Quả Chính 3: Đạt được 20% tăng cường đề cập thương hiệu trong các ấn phẩm ngành.

OKR của đội marketing tập trung vào việc nâng cao tầm nhìn và sự nhận biết của thương hiệu. Bằng cách đặt ra các kết quả chính liên quan đến lưu lượng truy cập trang web, tương tác trên mạng xã hội và đề cập trong ngành, đội nhóm có thể theo dõi tiến độ của họ trong việc tăng cường nhận diện thương hiệu.

OKR Đội Bán Hàng

Mục Tiêu: Tăng doanh thu bán hàng

• Kết Quả Chính 1: Tăng doanh số hàng quý lên 25%.
• Kết Quả Chính 2: Thu hút 50 khách hàng doanh nghiệp mới.
• Kết Quả Chính 3: Giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ xuống 10%.

OKR của đội bán hàng nhằm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và mở rộng cơ sở khách hàng. Các kết quả chính tập trung vào các mục tiêu bán hàng có thể đo lường, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng, đảm bảo rằng đội nhóm ưu tiên các hoạt động góp phần vào những kết quả này.

4.3. OKR Cấp Cá Nhân

Ở cấp độ cá nhân, OKR có thể giúp nhân viên điều chỉnh các mục tiêu cá nhân của họ với các mục tiêu rộng hơn của đội nhóm và tổ chức. Dưới đây là một ví dụ về OKR cá nhân:

OKR Kỹ Sư Phần Mềm

Mục Tiêu: Cải thiện hiệu suất sản phẩm

• Kết Quả Chính 1: Giảm thời gian tải trang xuống 30%.
• Kết Quả Chính 2: Giảm số lỗi nghiêm trọng xuống 50%.
• Kết Quả Chính 3: Triển khai ba tính năng cải thiện hiệu suất.

OKR cá nhân này dành cho kỹ sư phần mềm tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và độ tin cậy của sản phẩm. Các kết quả chính cụ thể và có thể đo lường, cung cấp các mục tiêu rõ ràng cho kỹ sư đạt được.

5. Lợi ích của OKR

Mục tiêu và Kết quả chính (OKRs) là một khung thiết lập mục tiêu mạnh mẽ có thể thúc đẩy sự liên kết, trách nhiệm và kết quả đo lường trong một tổ chức. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng và tham vọng cũng như xác định các kết quả chính cụ thể, có thể đo lường được, các tổ chức có thể đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung và có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc triển khai OKRs:

5.1. Liên kết và tập trung

OKRs giúp các tổ chức liên kết các nhóm và tài nguyên của họ xung quanh các mục tiêu quan trọng nhất. Bằng cách xác định rõ mục tiêu và kết quả chính, mọi người trong tổ chức hiểu những gì cần đạt được và công việc của họ đóng góp như thế nào vào các mục tiêu lớn hơn. Sự liên kết này đảm bảo rằng tất cả các nỗ lực đều tập trung vào các ưu tiên quan trọng nhất, giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên vào các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

5.2. Minh bạch và trách nhiệm

OKRs tạo ra một môi trường minh bạch, nơi các mục tiêu và tiến độ được hiển thị cho mọi người trong tổ chức. Sự minh bạch này thúc đẩy văn hóa trách nhiệm, khi cá nhân và các nhóm có thể thấy công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến sự thành công tổng thể của tổ chức. Các cuộc kiểm tra và đánh giá OKRs thường xuyên đảm bảo rằng mọi người đều có trách nhiệm với nhiệm vụ của họ và có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì đúng hướng.

5.3. Tiến độ đo lường được

Một trong những lợi ích chính của OKRs là sự tập trung vào các kết quả đo lường được. Các kết quả chính là cụ thể và có thể định lượng được, cho phép các tổ chức theo dõi tiến độ và đo lường thành công một cách khách quan. Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu này cho phép các nhóm đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên các chỉ số hiệu suất thực tế, thay vì dựa vào các đánh giá chủ quan hoặc giả định.

5.4. Nâng cao tinh thần và thúc đẩy hiệu suất của nhân viên

OKRs được thiết kế để tham vọng và thử thách, điều này có thể thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên cố gắng đạt được sự xuất sắc. Khi các cá nhân hiểu công việc của họ đóng góp như thế nào vào các mục tiêu có ý nghĩa, họ có nhiều khả năng cảm thấy tham gia và cam kết với nhiệm vụ của mình hơn. Cảm giác mục đích và thành tựu từ việc đạt được OKRs có thể nâng cao tinh thần và thúc đẩy hiệu suất cao hơn.

5.5. Linh hoạt và thích ứng

Khung OKR rất linh hoạt và có thể thích ứng để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu độc đáo của các tổ chức khác nhau. OKRs có thể được đặt ở các cấp độ khác nhau, từ mục tiêu cấp công ty đến mục tiêu cá nhân, và có thể được điều chỉnh khi các ưu tiên thay đổi. Sự thích ứng này cho phép các tổ chức phản ứng nhanh chóng với các cơ hội hoặc thách thức mới và đảm bảo rằng mục tiêu của họ vẫn có liên quan và có thể đạt được.

6. Cải tiến Liên tục

OKRs thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục bằng cách khuyến khích sự phản ánh và lặp lại thường xuyên. Vào cuối mỗi chu kỳ OKR, các nhóm xem xét tiến trình của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Quá trình đánh giá và tinh chỉnh này giúp các tổ chức học hỏi từ kinh nghiệm của họ, tinh chỉnh chiến lược của họ và đạt được kết quả tốt hơn theo thời gian.

Kết luận

Khung OKR mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức, từ việc tạo sự liên kết chiến lược và tăng cường trách nhiệm, đến khả năng đo lường tiến độ và thúc đẩy động lực trong công việc. Bằng cách đặt ra các mục tiêu tham vọng và kết quả cụ thể, các tổ chức có thể duy trì sự tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất, tạo ra môi trường làm việc minh bạch và trách nhiệm, và không ngừng cải tiến. Áp dụng OKR giúp các doanh nghiệp đạt được kết quả vượt trội và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.