OKRs là một phương pháp quản trị hiện đại được thiết kế với tư duy đột phá – không theo cấu trúc phân cấp truyền thống. Thay vào đó, OKRs hoạt động như một mạng lưới liên kết đa chiều, nơi mỗi thành viên đều chủ động tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu chung.

Tuy nhiên, với nhiều tổ chức mới bắt đầu, việc áp dụng OKRs có thể gặp không ít thách thức. Đội ngũ nhân viên cần thời gian để làm quen với việc xây dựng mục tiêu cá nhân dựa trên định hướng chung, trong khi các nhà quản lý phải học cách trao đổi, đàm phán một cách hiệu quả với từng thành viên.

Nhận thức được những khó khăn này, Asiasoft sẽ chia sẻ một quy trình 10 bước để xây dựng OKRs. Quy trình này được thiết kế đặc biệt để giúp các doanh nghiệp Việt Nam từng bước làm quen và triển khai thành công phương pháp quản trị tiên tiến này.

1. Giá trị vượt trội của phương pháp OKR trong quản trị doanh nghiệp

OKR không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý mục tiêu, mà còn là chất xúc tác mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển toàn diện của tổ chức. Hãy cùng khám phá những giá trị then chốt mà OKR mang lại:

• Tạo sự gắn kết sâu sắc trong tổ chức: OKR giúp xây dựng một tầm nhìn thống nhất, nơi mọi thành viên đều hiểu rõ và hướng về các mục tiêu chung. Điều này tạo nên một môi trường làm việc đoàn kết, nơi mọi nỗ lực cá nhân đều góp phần vào thành công chung của tổ chức.
• Định hướng nguồn lực vào các ưu tiên chiến lược: Bằng cách xác định rõ những mục tiêu quan trọng nhất, OKR giúp các nhóm và cá nhân tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến sự phát triển của tổ chức.
• Trao quyền và phát triển nhân tài: OKR khuyến khích sự chủ động và sáng tạo bằng cách trao quyền tự chủ cho nhân viên trong việc đề xuất và thực hiện các giải pháp. Điều này không chỉ nâng cao trách nhiệm mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân.
• Xây dựng văn hóa minh bạch: Thông qua việc chia sẻ mục tiêu và tiến độ công khai, OKR tạo nên một môi trường làm việc cởi mở và tin tưởng. Điều này thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban và cá nhân.
• Đo lường hiệu suất một cách khách quan: OKR cung cấp các chỉ số đo lường cụ thể, giúp đánh giá chính xác tiến độ và mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ đó, tổ chức có thể đưa ra các điều chỉnh kịp thời và hiệu quả.
• Thúc đẩy đột phá và vượt giới hạn: Bằng cách đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, OKR khuyến khích tư duy đổi mới và nỗ lực vượt qua giới hạn bản thân, dẫn đến những kết quả xuất sắc vượt ngoài kỳ vọng.

2. Thời điểm lý tưởng để thiết lập OKRs

Việc xây dựng OKRs đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thời gian hợp lý để đảm bảo chất lượng. Dựa trên thực tiễn triển khai tại nhiều doanh nghiệp, chu kỳ thiết lập OKRs nên được giới hạn trong khoảng 30 ngày, bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý và kết thúc vào ngày 15 của tháng đầu quý mới.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là quá trình này không nên kéo dài đến tận ngày cuối quý. Lý do là chúng ta cần thời gian để tổng hợp và phân tích đầy đủ các số liệu thực hiện của quý trước, từ đó có cơ sở vững chắc để đánh giá kết quả và lập kế hoạch cho quý tiếp theo.

Nhiều người thường lo ngại việc dành quá nhiều thời gian cho việc thiết lập OKRs sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Tuy nhiên, đầu tư thời gian thích đáng cho khâu lập kế hoạch sẽ giúp quá trình thực thi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn rất nhiều.

Điều đặc biệt là trong giai đoạn xây dựng OKRs, hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra bình thường. Đội ngũ nhân viên vẫn duy trì công việc hàng ngày song song với việc tham gia xây dựng mục tiêu. Qua mỗi chu kỳ, khi mọi người đã quen thuộc với phương pháp này, thời gian thiết lập OKRs sẽ được tối ưu hóa và rút ngắn đáng kể.

3. Quy trình 10 bước triển khai OKRs hiệu quả

Để áp dụng thành công phương pháp OKRs, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình có hệ thống và khoa học. Dưới đây là 10 bước then chốt giúp tổ chức xây dựng và triển khai OKRs một cách hiệu quả.

3.1. Bước 1: Thu thập ý tưởng về mục tiêu công ty

Thay vì áp đặt mục tiêu từ trên xuống, phương pháp này bắt đầu bằng việc lắng nghe tiếng nói từ mọi thành viên trong tổ chức. Mỗi nhân viên, với góc nhìn độc đáo từ vị trí công việc của mình, có thể đóng góp những ý tưởng giá trị cho định hướng phát triển chung.

Để thu thập ý kiến hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Tạo môi trường cởi mở: Khuyến khích mọi người tự do chia sẻ quan điểm mà không lo ngại về thứ bậc hay đánh giá.
• Đặt câu hỏi định hướng: “Nếu được trao quyền quyết định, bạn sẽ ưu tiên những mục tiêu nào để đưa công ty phát triển trong quý tới?”
• Tổ chức các phiên thảo luận: Kết hợp giữa họp nhóm và trao đổi cá nhân để thu thập đa dạng ý kiến.

3.2. Bước 2: Tinh lọc và định hình mục tiêu chiến lược

Giai đoạn này đòi hỏi ban lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược để chọn lọc và tổng hợp các ý tưởng thành những mục tiêu cốt lõi. Quá trình này cần đảm bảo:

• Tính khả thi: Mục tiêu phải vừa thách thức nhưng nằm trong khả năng thực hiện của tổ chức.
• Tính đột phá: Ưu tiên những mục tiêu tạo ra sự thay đổi đáng kể, không chỉ duy trì hiện trạng.
• Tính kết nối: Các mục tiêu phải liên kết chặt chẽ với tầm nhìn và chiến lược dài hạn của công ty.

3.3. Bước 3: Tự chủ sáng tạo – Mỗi thành viên xây dựng OKRs nháp

Bước này đánh dấu giai đoạn khởi động của quá trình sáng tạo cá nhân, nơi mỗi thành viên được trao quyền tự do thiết kế OKRs dựa trên góc nhìn độc đáo của mình.

• Khởi động sáng tạo cá nhân: Mỗi thành viên được tự do thiết kế OKRs dựa trên góc nhìn riêng, bắt đầu từ trang giấy trắng với định hướng chung từ mục tiêu công ty.
• Độc lập trong tư duy: Tránh tham khảo OKRs của đồng nghiệp và cấp trên để ngăn chặn hiện tượng “mỏ neo tư duy” – giới hạn sự sáng tạo của nhóm.
• Tổ chức buổi chia sẻ: Các nhóm họp để trình bày OKRs, tập trung vào việc mở rộng tầm nhìn và tìm điểm kết nối giữa các mục tiêu.
• Vai trò trưởng nhóm: Lắng nghe và tổng hợp OKRs của thành viên, điều chỉnh để phát huy thế mạnh cá nhân và sức mạnh tập thể.

Cần lưu ý rằng ở bước này, bộ OKRs của tổ chức vẫn đang trong quá trình hình thành. CEO mới chỉ đưa ra các mục tiêu tổng quát, chưa công bố bộ OKRs hoàn chỉnh. Đây là chiến lược có chủ đích, tạo không gian cho sự sáng tạo từ dưới lên – nơi mỗi thành viên đều có cơ hội đóng góp vào bức tranh lớn của tổ chức.

3.4. Bước 4: Đối thoại và Liên kết – Các trưởng nhóm hiệu chỉnh OKRs

Bước này đánh dấu giai đoạn then chốt của quá trình xây dựng OKRs, nơi các trưởng nhóm bắt đầu những cuộc đối thoại chiến lược 1:1. Mỗi cuộc họp là cơ hội để chia sẻ tầm nhìn, thảo luận về những ưu tiên của từng bộ phận và tìm kiếm điểm giao thoa trong mục tiêu.

Điểm đặc biệt của giai đoạn này là việc xây dựng các liên kết chéo – những mối quan hệ hỗ trợ qua lại giữa các phòng ban. Khi một trưởng nhóm nhận thấy mục tiêu của mình cần sự hỗ trợ từ bộ phận khác, họ sẽ chủ động đề xuất và đàm phán để tạo ra cam kết hợp tác cụ thể.

3.5. Bước 5: Điều phối và Tổng hợp – Giám đốc xây dựng OKRs tổng thể

Đây là giai đoạn quan trọng khi tầm nhìn từ cơ sở được chuyển hóa thành chiến lược tổng thể. Giám đốc sẽ tổ chức các cuộc đối thoại sâu rộng, bao gồm họp riêng với từng trưởng nhóm và các phiên thảo luận tập thể, để nắm bắt đầy đủ định hướng và nhu cầu của các bộ phận.

Trong vai trò người điều phối cao nhất, Giám đốc cần phải:

• Phân tích và tổng hợp các OKRs từ các nhóm để nhận diện xu hướng chung và điểm khác biệt
• Cân đối nguồn lực và ưu tiên giữa các bộ phận để đảm bảo tính khả thi của mục tiêu chung
• Xác định những cơ hội hợp tác tiềm năng giữa các phòng ban mà có thể bị bỏ sót

Dựa trên những phân tích này, Giám đốc sẽ xây dựng bộ OKRs tổng thể – một bản thiết kế chi tiết phản ánh tham vọng của tổ chức, đồng thời tôn trọng và phát huy được thế mạnh của từng bộ phận.

Điểm đặc biệt của phương pháp này là tạo ra sự cân bằng giữa tầm nhìn chiến lược từ cấp cao và sáng kiến từ cơ sở. Khi công bố bộ OKRs hoàn chỉnh, Giám đốc không chỉ đơn thuần đưa ra chỉ tiêu, mà còn truyền tải một thông điệp rõ ràng về hướng phát triển và giá trị cốt lõi của tổ chức.

3.6. Bước 6: Đánh giá và hoàn thiện OKRs

Sau khi xây dựng xong bộ OKRs ban đầu, bước tiếp theo là đánh giá toàn diện và tinh chỉnh để đảm bảo chất lượng. Đây là giai đoạn quan trọng giúp phát hiện và khắc phục những điểm yếu tiềm ẩn trước khi triển khai chính thức.

3.7. Bước 7: Thiết lập hệ thống theo dõi

Xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá tiến độ OKRs là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công. Hệ thống này cần đáp ứng ba tiêu chí cơ bản:

• Cập nhật thường xuyên và kịp thời về tiến độ thực hiện
• Minh bạch trong việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận
• Khả năng phát hiện sớm các vấn đề để có biện pháp điều chỉnh phù hợp

3.8. Bước 8: Tổ chức đào tạo và hướng dẫn

Để đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ và áp dụng hiệu quả phương pháp OKRs, tổ chức cần:

• Tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu về phương pháp OKRs
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu
• Thành lập đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để giải đáp thắc mắc

3.9. Bước 9: Kiểm tra và đánh giá chất lượng

Việc kiểm tra chất lượng OKRs là bước không thể thiếu để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Quá trình này cần tập trung vào:

• Đánh giá tính SMART của các mục tiêu (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
• Kiểm tra sự liên kết giữa các OKRs ở các cấp độ khác nhau
• Xem xét tính khả thi và mức độ thách thức của các mục tiêu

Đối với những OKRs chưa đạt yêu cầu, cần có sự điều chỉnh kịp thời thông qua:

• Tổ chức các buổi tư vấn trực tiếp với người phụ trách
• Cung cấp các ví dụ cụ thể về OKRs tốt trong lĩnh vực tương tự
• Hỗ trợ điều chỉnh và hoàn thiện cho đến khi đạt chuẩn

3.10. Bước 10: Công bố và triển khai

Giai đoạn cuối cùng là công bố chính thức và bắt đầu triển khai OKRs trong toàn tổ chức. Điều quan trọng là tạo được không khí hào hứng và cam kết từ mọi thành viên thông qua:

• Tổ chức sự kiện ra mắt OKRs một cách ấn tượng và chuyên nghiệp
• Xây dựng kế hoạch theo dõi và hỗ trợ triển khai chi tiết
• Thiết lập các kênh phản hồi để liên tục cải thiện hệ thống

4. Tiêu chí then chốt trong việc thiết lập OKRs hiệu quả

4.1. Tính cá nhân hóa và trách nhiệm

Mỗi cá nhân trong tổ chức đều là chủ nhân của bộ OKRs riêng, từ CEO đến nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra trách nhiệm cá nhân rõ ràng mà còn đảm bảo mọi mục tiêu đều được “may đo” phù hợp với vai trò và năng lực của từng người. Khi mỗi người làm chủ OKRs của mình, họ sẽ có động lực mạnh mẽ hơn để hoàn thành mục tiêu.

4.2. Tính minh bạch toàn diện

Sức mạnh của OKRs nằm ở tính minh bạch tuyệt đối. Mọi thành viên đều có thể theo dõi OKRs của nhau, từ nhân viên mới đến CEO. Sự minh bạch này tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, thúc đẩy sự hợp tác và học hỏi lẫn nhau. Khi mọi người đều thấy được bức tranh tổng thể, họ sẽ hiểu rõ hơn về đóng góp của mình vào thành công chung của tổ chức.

4.3. Mô hình 3 chiều độc đáo

OKRs vận hành theo một mô hình đột phá 3 chiều: từ trên xuống, từ dưới lên và ngang hàng. Đây không đơn thuần là một hệ thống phân cấp cứng nhắc, mà là một mạng lưới liên kết linh hoạt. Ban lãnh đạo đưa ra định hướng chiến lược, nhưng 50-60% OKRs được hình thành từ sáng kiến của nhân viên. Cách tiếp cận này tạo ra sự cân bằng hoàn hảo giữa tầm nhìn chiến lược và sáng tạo từ cơ sở.

5. Một số lưu ý  khi xây dựng phương pháp OKR trong doanh nghiệp 

5.1. Thời gian biểu là kim chỉ nam

Một lịch trình chi tiết và công khai cho việc xây dựng OKRs là nền tảng của sự thành công. Khi mọi người đều nắm rõ các mốc thời gian quan trọng, quá trình triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ và đồng bộ hơn.

5.2. Cam kết là chìa khóa thành công

Sự cam kết mạnh mẽ từ mỗi thành viên trong tổ chức không chỉ là trách nhiệm mà còn là động lực để hoàn thành OKRs đúng hạn. Điều này tạo nên một văn hóa làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

5.3. Vai trò thiết yếu của đội ngũ OKRs Guard

Một nhóm chuyên trách về OKRs đóng vai trò như người điều phối và cố vấn, đảm bảo chất lượng và tiến độ của toàn bộ quá trình. Họ không chỉ giám sát mà còn hỗ trợ tích cực để mọi người có thể viết OKRs hiệu quả.

5.4. Tính kỷ luật trong thực thi

Việc hoàn thành OKRs đúng hạn không chỉ là yêu cầu về mặt thời gian mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với cam kết chung của tổ chức. Điều này tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mọi người đều ý thức được tầm quan trọng của tiến độ và trách nhiệm cá nhân.

6. Kết luận

Việc xây dựng và triển khai OKRs là một hành trình đầy thách thức nhưng đáng giá. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi phương pháp quản trị, việc áp dụng OKRs đòi hỏi sự kiên nhẫn, cam kết và nỗ lực từ tất cả các thành viên trong tổ chức.

Quy trình 10 bước được trình bày trong bài viết này là một lộ trình thực tế, được thiết kế dựa trên đặc thù văn hóa và môi trường kinh doanh của Việt Nam. Mỗi bước đi được cân nhắc kỹ lưỡng, tạo nền tảng vững chắc cho việc triển khai OKRs một cách hiệu quả và bền vững.

Thông qua việc áp dụng phương pháp OKRs 3 chiều, các doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị mà còn xây dựng được một văn hóa làm việc đổi mới, minh bạch và gắn kết. Đây chính là chìa khóa để các tổ chức phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên số, nơi sự thay đổi và đổi mới là điều kiện sống còn.