Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và nhu cầu tiêu dùng ngày càng đa dạng, các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dược phẩm cần một giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả. Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp Asia for Pharma ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình từ quản lý kế hoạch kinh doanh, chiết khấu, khuyến mãi, cung ứng vật tư đến quản lý sản xuất và tồn kho. Phần mềm không chỉ cung cấp một hệ thống quản lý tập trung và kế thừa mà còn hỗ trợ các doanh nghiệp dược phẩm duy trì sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong thị trường.

1. Mục tiêu & đối tượng sử dụng

• Mục tiêu của giải pháp phần mềm là quản lý các hoạt động của doanh nghiêp theo một quy trình thống nhất và có tính kế thừa: Quản lý kế hoạch & quy trình kinh doanh (báo giá à đơn đặt hàng à giao hàng à hóa đơn); Quản lý các hình thức chiết khấu, khuyến mãi; Quản lý cung ứng vật tư & kế hoạch sản xuất; Quản lý nhập – xuất – tồn kho; quản lý nhân sự & tính lương cho nhân viên…
• Đơn vị tham khảo và sử dụng giải pháp là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & TM dược phẩm

2. Các phân hệ nghiệp vụ

Hệ thống giải pháp bao gồm nhiều phân hệ, các phân hệ có thể hoạt động độc lập hoặc chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống quản lý tập trung và kế thừa.

• Quản trị hệ thống
• Các tính năng đặc thù
  • Quản lý kinh doanh – phân phối
  • Quản lý các hình thức chiết khấu, khuyến mãi
  • Quản lý kế hoạch sản xuất
• Các phân hệ khác
  • Quản lý tài chính – kế toán
    • Tiền mặt & ngân hàng
    • Mua hàng/dịch vụ và công nợ phải trả
    • Bán hàng/dịch vụ và công nợ phải thu
    • Quản lý chi phí & giá thành
    • Hàng tồn kho
    • TSCĐ&CCDC
    • Tổng hợp & BCTC, BC thuế
  • Quản lý nhân sự – tính lương

3. Mô hình quản lý tổng quát

4. Chi tiết tính năng

4.1. Quản lý kinh doanh & phân phối

Quản lý bán hàng theo khách hàng và theo trình dược viên (TDV):

• Khách hàng được chia theo nhiều tiêu chí quản lý khác nhau: Theo khu vực, theo tỉnh thành, theo tính chất họat động, theo kênh phân phối.
• Khách hàng theo miền (Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam,..).
• Chi tiết theo khu vực của từng miền (Đồng Bằng Sông Hồng, Đông Bắc, Tây Bắc, Bắc Trung Bộ, Duyên Hải Nam Trung Bộ, Tây Nam Bộ, Đông Nam Bộ,…).
• Chi tiết theo Tỉnh Thành ( Riêng Tp. HCM thì quản lý theo quận huyện)
• Chi tiết theo Trình Dược Viên: mỗi TDV sẽ phụ trách một số khách hàng theo quy định và được phân theo nhóm: Có thể lọc doanh số khách hàng theo TDV.
• Kênh ETC/OTC/Siêu thị. Có thể lọc doanh số khách hàng theo kênh.
• Khu vực/ tỉnh thành/ quận huyện.
• Xây dựng danh mục TDV theo từng nhóm đối tượng khách hàng theo khu vực. Ví dụ: TDV quản lý khối nhà thuốc và khối bệnh viện của khu vực Tp. Hồ Chí Minh.

Quản lý thông tin hàng hóa vật tư và nhập – xuất tồn:

• Hàng hóa – vật tư được quản lý chi tiết tồn kho theo 02 đơn vị tính (hộp – gói) hay 03 đơn vị tính (Hộp – vĩ – viên) tùy thuộc từng loại mặt hàng. Các mặt hàng khác nhau sẽ có đơn vị tính khác nhau.
• Các báo cáo nhập xuất tồn thể hiện tồn chi tiết từng đơn vị tính hay tất cả đơn vị tính, chi tiết theo từng lô và hạn sử dụng.
• Quản lý và cảnh báo hàng tồn tối thiểu, tối đa: lên báo cáo thống kê lượng hàng tồn trên mức tối đa và cận mức tối thiểu.
• Báo cáo thống kê hàng tồn cận date, đến date và hết date.

Cho phép khai báo, quản lý giá bán theo từng mặt hàng và nhóm đối tượng khách hàng:

• Quản lý giá bán chung cho tất cả các khách hàng và giá bán riêng cho từng đối tượng khách hàng.
• Quản lý giá bán trên hóa đơn theo từng mặt hàng/ từng đối tượng khách hàng/ kênh (ETC = BV, PK /OTC = Nhà thuốc), ngành hàng (Thuốc, TPCN, Y cụ).

Quản lý kế hoạch kinh doanh:

• Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết cho từng mặt hàng/nhóm mặt hàng theo thời gian.
• Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết cho từng đối tượng: khách hàng/nhóm khách hàng/trình dược viên.
• Báo cáo so sánh tình hình thực hiện so với kế hoạch.

Quản lý các hình thức chiết khấu, khuyến mãi:

• Chiết khấu theo hóa đơn bán hàng hoặc theo mặt hàng.
• Xây dựng các chương trình khuyến mãi theo từng sản phẩm và có hiệu lực theo thời gian.
• Khuyến mãi theo từng phiếu xuất/ phiếu giao hàng
• Một mặt hàng có thể có nhiều hình thức khuyến mãi trong cùng một khỏan thời gian.
• Cho phép người dùng chọn từng chương trình khuyến mãi cho từng mặt hàng bán trong hóa đơn → Chương trình sẽ tự động tính ra các sản phẩm khuyến mãi theo chương trình khuyến mãi.

Có hai hình thức khuyến mãi:

• • Khuyến mãi tính điểm:
    • Mỗi mặt hàng sẽ có số điểm tương ứng. Căn cứ vào số điểm đạt được khi mua hàng khách hàng có thể chọn những sản phẩm tương ứng với số điểm đó
    • Chương trình cho phép kiểm tra số điểm được tặng có phù hợp với giá trị sản phẩm mà khách hàng chọn hay không.
  • Khuyến mãi tặng phẩm:
    • Mỗi số lượng sản phẩm bán ra của từng mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng sẽ được tặng những sản phẩm khác nhau.
    • Khi khách hàng mua sản phẩm thì căn cứ vào số lượng mua sản phẩm theo qui định của chương trình khuyến mãi đã khai báo để tính tặng phẩm tương ứng. Nếu khách hàng mua cùng số lượng, cùng sản phẩm mà có nhiều lựa chọn thì khách hàng được quyền chọn các hình thức khuyến mãi khác nhau.
  • Quản lý, thống kê và lên báo cáo doanh số hàng bán của từng chương trình khuyến mãi hoặc doanh số của từng mặt hàng trên từng chương trình khuyến mãi.
  • Tự động lên báo cáo so sánh doanh số của từng chương trình khuyến mãi theo điều kiện:
    • Báo cáo so sánh doanh số toàn quốc hoặc từng vùng giữa các chương trình khuyến mãi.
    • Báo cáo so sánh doanh số chi tiết theo từng sản phẩm giữa các chương trình khuyến mãi.
    • Báo cáo so sánh doanh số giữa các chương trình khuyến mãi theo thời gian.
  • Hệ thống tự động lên các báo cáo theo dõi nhập xuất tồn hàng khuyến mãi theo từng chương trình theo thời gian.

4.2. Quản lý kế hoạch sản xuất

Mô hình:

Thiết lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng:

• Lập kế hoạch sản xuất tháng, quý.
• Bổ sung kế hoạch sản xuất.
• Cho phép người dùng cân đối nhu cầu và hàng dự trữ để thiết lập kế hoạch sản xuất.
• Cho phép người dùng điều chỉnh kế hoạch theo từng thời điểm.
• Đối chiếu, kiểm soát tình hình sản xuất so với kế hoạch.

Thiết lập bộ định mức sản xuất cho từng sản phẩm/ nhóm sản phẩm:

• Thiết lập bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu theo sản phẩm/ đơn hàng.
• Cân đối nhu cầu vật tư theo nhu cầu sản xuất.
• Báo cáo thống kê nguyên vật liệu sử dụng
• Báo cáo đánh giá tình hình sử dụng NVL

Lập lệnh sản xuất:

• Thiết lập lệnh sản xuất theo đơn hàng hoặc theo sản phẩm
• Ghi nhận vật tư sản xuất theo lệnh sản xuất
• Ghi nhận vật tư xuất theo phân xưởng
• Đối chiếu việc thực hiện so với kế hoạch theo thời gian.

Báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất

• Báo cáo kế hoạch sản xuất theo đơn hàng.
• Báo cáo kế hoạch sản xuất theo tháng/ quý/ năm
• Báo cáo quá trình thay đổi kế hoạch
• Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tháng/quý/ năm
• Báo cáo tổng hợp phát sinh mặt hàng/ đơn hàng/ phân xưởng sản xuất.

Kết xuất dữ liệu với bộ phận kế toán để tính giá thành sản xuất của từng sản phẩm, đơn hàng