Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt buộc các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đánh dấu bước tiến quan trọng trong lộ trình số hóa quản lý thuế. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ đang đối mặt với thách thức về chi phí đầu tư, hạn chế về kiến thức công nghệ và khó khăn trong quá trình vận hành. Để đảm bảo chính sách này thực sự hiệu quả và khả thi, cần những giải pháp thiết thực, dễ tiếp cận và phù hợp với điều kiện thực tế của từng đối tượng kinh doanh.

1. Bước ngoặt quản lý thuế mới từ ngày 01/07/2025

1.1. Thay đổi cơ bản trong quản lý thuế

Kể từ ngày 1/7/2025, hệ thống thuế Việt Nam sẽ chứng kiến một cuộc cách mạng khi phương thức quản lý thuế khoán chính thức bị xóa bỏ – đánh dấu thời khắc quan trọng trong lộ trình cải cách thuế quốc gia. Đây không đơn thuần là sự thay đổi về kỹ thuật tính thuế mà là bước chuyển đổi toàn diện, hướng tới một hệ thống tài chính minh bạch, công bằng và phù hợp với xu thế phát triển kinh tế hiện đại.

1.2. Phân loại đối tượng nộp thuế theo quy mô doanh thu

Theo Nghị quyết mới ban hành, cơ chế quản lý thuế mới sẽ phân loại rõ ràng các đối tượng nộp thuế dựa trên quy mô doanh thu, tạo ra một khung pháp lý linh hoạt và thích ứng với đa dạng hình thức kinh doanh tại Việt Nam. Cụ thể, hệ thống phân tầng thuế mới sẽ áp dụng như sau:

• Doanh thu dưới ngưỡng 200 triệu đồng/năm: Được miễn kê khai và nộp thuế – một chính sách hỗ trợ thiết thực cho các hộ siêu nhỏ, giúp họ giảm gánh nặng hành chính và tập trung phát triển kinh doanh
• Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm: Có quyền lựa chọn giữa hai phương pháp tính thuế, tạo sự linh hoạt trong quản lý tài chính
• Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc áp dụng các phương pháp quản lý thuế hiện đại, tương tự doanh nghiệp, với yêu cầu minh bạch và chi tiết hơn

1.3. Hạn chế của phương pháp thuế khoán

Thực trạng hiện nay cho thấy, đa số hộ kinh doanh vẫn đang áp dụng phương pháp thuế khoán – một cơ chế đã tồn tại nhiều năm nhưng bộc lộ nhiều hạn chế. Với cách tính đơn giản dựa trên khoản tiền cố định hoặc tỷ lệ % trên doanh thu ước tính, phương pháp này không phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh thực tế và tiềm ẩn nhiều bất cập.

Một khảo sát gần đây từ Tổng cục Thuế cho thấy, có tới 78% hộ kinh doanh hiện đang được áp thuế khoán với mức thuế thấp hơn đáng kể so với doanh thu thực tế. Điều này không chỉ gây thất thu ngân sách mà còn tạo ra sự bất bình đẳng giữa các đối tượng nộp thuế.

1.4. Phương pháp khấu trừ và những yêu cầu mới

Phương pháp khấu trừ – cách tính thuế mà hộ kinh doanh lớn sẽ phải áp dụng từ 1/7/2025 – đòi hỏi một hệ thống kế toán chuyên nghiệp, quản lý chặt chẽ doanh thu và chi phí. Thuế giá trị gia tăng sẽ được tính bằng cách lấy thuế đầu ra trừ đi thuế đầu vào, giúp phản ánh chính xác giá trị thực mà doanh nghiệp tạo ra, đồng thời thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được áp dụng trên lợi nhuận thực tế.

2. Rào cản đối với hộ kinh doanh khi triển khai HĐĐT từ máy tính tiền

Những thách thức thực tế khi áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tại các hộ kinh doanh.

Chính sách triển khai HĐĐT có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền là bước tiến quan trọng trong công cuộc số hóa quản lý thuế, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh thu. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh – đặc biệt là các đơn vị quy mô nhỏ – đang phải đối mặt với hàng loạt khó khăn đáng kể:

2.1. Gánh nặng đầu tư tài chính ban đầu

Bảng trên tổng hợp các khoản chi phí cơ bản mà hộ kinh doanh phải đầu tư khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Đây là gánh nặng tài chính đáng kể, đặc biệt đối với các hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu vừa đạt mức 1 tỷ đồng/năm.

2.2. Rào cản kiến thức số trong thời đại chuyển đổi

Thiếu kiến thức công nghệ là rào cản lớn cho hộ kinh doanh truyền thống khi chuyển đổi số. Quen với cách quản lý “giấy bút – sổ sách”, nhiều chủ cửa hàng lúng túng trước hệ thống phần mềm quản lý và quy trình hóa đơn điện tử mới.

Quá trình chuyển từ thủ công sang số không chỉ cần thời gian làm quen mà còn tạo áp lực khi vẫn phải duy trì kinh doanh hàng ngày. Lo ngại vận hành sai quy trình, xuất nhầm hóa đơn hoặc mất dữ liệu khiến nhiều hộ kinh doanh e ngại số hóa, dù đây là yêu cầu bắt buộc theo luật.

2.3. Hạ tầng công nghệ: Điểm nghẽn của quá trình chuyển đổi

Bên cạnh yếu tố con người, nhiều hộ kinh doanh còn đối mặt với thách thức đáng kể từ cơ sở hạ tầng kỹ thuật và điều kiện công nghệ chưa đồng bộ:

• Thiết bị lạc hậu, không tương thích: Nhiều hộ kinh doanh nhỏ đang dùng thiết bị cũ, cấu hình yếu hoặc thiếu máy in hóa đơn chuyên dụng, khiến việc đáp ứng yêu cầu của hệ thống HĐĐT không thể thực hiện nếu không đầu tư mới.
• Bất ổn trong kết nối internet: Tại vùng xa và chợ truyền thống, mạng thường không ổn định, gây khó khăn khi truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nhiều hộ chưa nhận thức tầm quan trọng của kết nối ổn định khi triển khai HĐĐT.
• Thiếu hụt nhân lực kỹ thuật: Khác với doanh nghiệp lớn, hộ kinh doanh thường không có nhân viên CNTT, khiến họ bất lực khi hệ thống gặp sự cố. Việc tự xử lý hoặc chờ đợi hỗ trợ không chỉ tốn thời gian mà còn gián đoạn kinh doanh, ảnh hưởng doanh thu.
• Vướng mắc trong tích hợp hệ thống: Nhiều phần mềm quản lý bán hàng không tương thích với nền tảng HĐĐT, buộc hộ kinh doanh phải chọn: thay đổi toàn bộ hệ thống hoặc tìm giải pháp nâng cấp – cả hai đều tốn kém.

2.4. Rào cản nhận thức pháp lý: Khi quy định vượt quá tầm hiểu biết

Rào cản chính với hộ kinh doanh là khoảng cách giữa quy định pháp lý phức tạp và khả năng hiểu đúng các quy định này. Đặc biệt với người kinh doanh nhỏ lẻ, tập trung vào buôn bán hàng ngày, việc nắm bắt hệ thống văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử rất khó khăn. Cụ thể, nhiều hộ kinh doanh còn mơ hồ về:

• Phạm vi áp dụng và lộ trình triển khai: Chưa xác định rõ liệu doanh nghiệp mình có thuộc đối tượng bắt buộc, thời hạn cụ thể phải hoàn thành việc chuyển đổi, và những trường hợp ngoại lệ được phép trì hoãn.
• Quy trình hành chính: Nhiều hộ kinh doanh bối rối không biết bắt đầu từ đâu – đăng ký với cơ quan thuế như thế nào, cần chuẩn bị những giấy tờ gì, hay liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ra sao để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc: Thiếu hiểu biết về các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống máy tính tiền kết nối với hóa đơn điện tử, dẫn đến việc lựa chọn thiết bị, phần mềm không đáp ứng quy chuẩn, gây lãng phí nguồn lực đầu tư.
• Quy định về lưu trữ và báo cáo: Chưa nắm rõ trách nhiệm bảo quản, thời gian lưu trữ bắt buộc, và quy trình báo cáo định kỳ với cơ quan thuế, dẫn đến nguy cơ vi phạm không đáng có.
• Hệ thống chế tài và xử phạt: Thiếu thông tin về mức độ nghiêm trọng của các hành vi vi phạm như: không xuất hóa đơn kịp thời, thông tin không chính xác, hay gửi dữ liệu trễ hạn – những lỗi mà hộ kinh doanh nhỏ dễ mắc phải khi mới tiếp cận hệ thống.

2.5. Quá trình triển khai hóa đơn điện tử còn thiếu hệ thống hỗ trợ trực tiếp

Quá trình triển khai hóa đơn điện tử còn thiếu hệ thống hỗ trợ trực tiếp, dễ tiếp cận cho hộ kinh doanh như:

• Hộ kinh doanh phải tự tìm hiểu qua kênh trực tuyến với ngôn ngữ kỹ thuật phức tạp, không phù hợp với người chưa có nền tảng công nghệ. Tài liệu hướng dẫn thiếu trực quan và khó áp dụng vào thực tế kinh doanh đa dạng.
• Khi gặp lỗi kỹ thuật, hộ kinh doanh thường “bế tắc” – không biết liên hệ ai để được hỗ trợ kịp thời. Hotline thuế thường quá tải, trong khi hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm lại hạn chế về phạm vi và thời gian.
• Thiếu đồng hành từ đội ngũ chuyên môn khiến việc khắc phục sự cố kéo dài, gián đoạn kinh doanh và giảm niềm tin vào hệ thống mới. Đây là lý do nhiều hộ trì hoãn áp dụng công nghệ mới dù biết đó là quy định bắt buộc.

2.6. Những rào cản tâm lý và vận hành khó vượt qua

Ngoài những thách thức về kỹ thuật và pháp lý, các hộ kinh doanh còn phải đối mặt với hàng loạt rào cản tinh tế hơn, nhưng không kém phần quan trọng:

• Tâm lý bảo thủ trước thay đổi: Sau nhiều năm, thậm chí hàng thập kỷ kinh doanh với phương thức thủ công quen thuộc, việc phải thay đổi toàn bộ quy trình tạo ra một áp lực tâm lý đáng kể. Nhiều chủ kinh doanh cảm thấy bị đẩy ra khỏi vùng an toàn, đặc biệt với những người lớn tuổi đã định hình thói quen làm việc lâu năm.
• Lo ngại về an toàn thông tin: Khi mọi dữ liệu kinh doanh được số hóa và kết nối mạng, nỗi lo về rủi ro bảo mật dữ liệu trở nên hiện hữu. Nhiều hộ kinh doanh lo ngại thông tin khách hàng, doanh số bán hàng và bí quyết kinh doanh có thể bị xâm phạm, ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh hoặc thậm chí dẫn đến những rủi ro pháp lý không lường trước.
• Thách thức trong tích hợp hệ thống: Sự thiếu đồng bộ giữa phần mềm hóa đơn điện tử và các hệ thống quản lý bán hàng, kế toán hiện có tạo ra những điểm đứt gãy trong quy trình vận hành. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính chính xác mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả quản lý hàng tồn kho và dòng tiền kinh doanh.

3. Giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

3.1. Tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Với thời hạn áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh cần nhanh chóng chuẩn bị để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Dưới đây là lộ trình hành động chi tiết gồm 4 bước thiết yếu:

Để triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền một cách hiệu quả, anh/chị hộ kinh doanh cần đầu tư vào hệ thống thiết bị đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật:

• Thiết bị có kết nối Internet: Có thể là thiết bị di động thông minh, máy tính bảng, máy tính để bàn hoặc thiết bị chuyên dụng, đảm bảo kết nối ổn định để truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.
• Máy POS (Point of Sale): Phù hợp với các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê cần xử lý thanh toán nhanh chóng và in hóa đơn tại chỗ.
• Hệ thống máy tính tiền chuyên dụng: Thiết kế riêng cho việc quản lý giao dịch bán hàng và tích hợp sẵn các tính năng xuất hóa đơn điện tử theo quy định.

3.2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – Hướng dẫn chi tiết

Đối tượng áp dụng: Tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải thực hiện đăng ký.

Thời hạn cuối cùng: 31/05/2025 – đảm bảo đăng ký trước hạn để tránh các rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Cổng đăng ký chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn – Trang web chính thức của Tổng cục Thuế dành riêng cho việc quản lý hóa đơn điện tử.

Quy trình đăng ký chi tiết: Thực hiện theo 8 bước sau để hoàn tất quá trình đăng ký một cách nhanh chóng và chính xác:

3.3. Chuyển đổi phương pháp tính thuế 

• Thời hạn đăng ký: Cần hoàn tất trước ngày 31/5/2025 để đảm bảo đủ thời gian hệ thống cập nhật và xử lý thông tin.
• Biểu mẫu chuẩn: Sử dụng Mẫu số 08-MST được ban hành theo Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế.
• Nội dung chính: Đăng ký chuyển đổi từ phương pháp nộp thuế khoán truyền thống sang phương pháp kê khai theo từng giao dịch thực tế.

Lưu ý quan trọng: Việc chuyển đổi phương pháp tính thuế là bước không thể thiếu khi triển khai hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh cần nộp mẫu 08-MST tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin đăng ký thuế. Quá trình này đánh dấu sự thay đổi căn bản trong cách thức quản lý thuế của đơn vị.

3.4. Quy trình kê khai thuế sau khi chuyển đổi 

• Biểu mẫu kê khai: Áp dụng mẫu 01/CNKD được ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC – mẫu thiết kế đặc biệt cho cá nhân kinh doanh.
• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: (Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý Thuế 2019)
• Kê khai theo tháng: Nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng liền kề sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Kê khai theo quý: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Cổng kê khai thuế: Thực hiện kê khai trực tuyến tại www.thuedientu.gdt.gov.vn/icanhan – Cổng thông tin điện tử dành riêng cho cá nhân kinh doanh.

4. Lợi ích dài hạn khi áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Mặc dù quá trình triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đòi hỏi nỗ lực và đầu tư ban đầu, những lợi ích lâu dài mà nó mang lại cho hộ kinh doanh là không thể phủ nhận:

• Tối ưu hóa quy trình quản lý: Tự động hóa việc lập và quản lý hóa đơn giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Giảm chi phí vận hành dài hạn: Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn giấy truyền thống, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng chứng từ.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Việc áp dụng công nghệ tiên tiến giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
• Thuận lợi trong việc mở rộng kinh doanh: Hệ thống quản lý hiện đại tạo nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai.

Quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tuy có những thách thức ban đầu, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lộ trình triển khai hợp lý như đã trình bày, các hộ kinh doanh hoàn toàn có thể vượt qua giai đoạn chuyển tiếp này một cách suôn sẻ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn là bước đi tất yếu giúp hộ kinh doanh hòa nhịp với xu thế phát triển chung của nền kinh tế. Những hộ kinh doanh chủ động trong quá trình chuyển đổi này sẽ có lợi thế cạnh tranh và cơ hội phát triển bền vững trong thời đại số.

Hãy liên hệ với Asiasoft – đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, để được hỗ trợ triển khai nhanh chóng và hiệu quả. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng quý hộ kinh doanh trong suốt quá trình chuyển đổi.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://asiasoft.com.vn/
• Hotline: 0909605913.
• Email: info@asiasoft.com.vn