Bạn đang tìm kiếm một hệ thống CRM phù hợp cho doanh nghiệp nhưng lại choáng ngợp trước vô vàn lựa chọn trên thị trường? Điều này hoàn toàn dễ hiểu. Thực tế, không phải CRM nào cũng giống nhau, và việc hiểu rõ phân loại CRM sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

Theo nghiên cứu của Gartner, doanh nghiệp sử dụng đúng loại CRM có thể tăng năng suất bán hàng lên tới 34% và cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 27%. Con số ấn tượng phải không? Nhưng để đạt được điều đó, bạn cần biết rõ mình đang cần gì và CRM nào phù hợp nhất.

Bài viết này Asiasoft sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại CRM phổ biến hiện nay, từ đó tự tin lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình. Không lan man, không lý thuyết suông – chỉ có những thông tin thực chiến và hữu ích nhất.

1. Các loại hệ thống CRM phổ biến hiện nay

1.1. CRM On-Premises – Giải pháp cho doanh nghiệp cần kiểm soát tuyệt đối

Phân loại CRM: CRM On-Premises là hệ thống được cài đặt và vận hành trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn sở hữu và kiểm soát dữ liệu, phần mềm cũng như toàn bộ hạ tầng công nghệ.

Ưu điểm nổi bật:

• Quyền kiểm soát tuyệt đối: Doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng, không phụ thuộc vào bên thứ ba. Điều này đặc biệt quan trọng với các ngành có yêu cầu bảo mật cao như ngân hàng, tài chính, y tế.
• Tùy chỉnh sâu: Có thể điều chỉnh hệ thống theo đúng quy trình kinh doanh đặc thù, không bị giới hạn bởi khung sẵn có của nhà cung cấp.
• Không phụ thuộc internet: Hệ thống vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi mất kết nối mạng, phù hợp với doanh nghiệp hoạt động ở vùng có hạ tầng internet không ổn định.

Hạn chế cần lưu ý:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Bạn cần đầu tư vào máy chủ, thiết bị mạng, phần mềm bản quyền và cả đội ngũ IT chuyên trách để vận hành, bảo trì.
• Khó mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, việc nâng cấp hạ tầng, thêm người dùng đòi hỏi chi phí và thời gian đáng kể.
• Hạn chế truy cập từ xa: Nhân viên khó làm việc linh hoạt từ bên ngoài văn phòng trừ khi có VPN hoặc giải pháp kết nối an toàn.

Phân loại CRM CRM On-Premises phù hợp với các tập đoàn lớn, doanh nghiệp có quy mô ổn định, ngân sách đầu tư dài hạn và đòi hỏi kiểm soát tối đa về dữ liệu.

1.2. Phân loại CRM On-Cloud – Xu hướng phổ biến nhất hiện nay

Phân loại CRM: Khác với On-Premises, CRM On-Cloud được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây. Bạn không cần đầu tư hạ tầng, chỉ cần kết nối internet là có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

Theo báo cáo của Gartner, đến năm 2025, hơn 85% doanh nghiệp trên thế giới sẽ chuyển sang sử dụng CRM dựa trên đám mây. Con số này cho thấy sức hút mạnh mẽ của mô hình này.

Ưu điểm vượt trội:

• Chi phí hợp lý: Thanh toán theo mô hình thuê bao (subscription), không cần đầu tư lớn ban đầu. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiếp cận dễ dàng hơn.
• Triển khai nhanh: Chỉ cần vài ngày là có thể đưa hệ thống vào sử dụng, không phải chờ đợi cài đặt phần cứng hay cấu hình phức tạp.
• Truy cập linh hoạt: Nhân viên bán hàng có thể làm việc từ xa, cập nhật thông tin khách hàng ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng khi đang gặp gỡ đối tác.
• Cập nhật tự động: Nhà cung cấp thường xuyên nâng cấp tính năng, vá lỗi bảo mật mà doanh nghiệp không cần làm gì thêm.
• Mở rộng dễ dàng: Khi số lượng người dùng tăng, bạn chỉ cần nâng cấp gói dịch vụ mà không phải lo về vấn đề hạ tầng.

Hạn chế:

• Phụ thuộc internet: Nếu mất kết nối, bạn sẽ không thể truy cập hệ thống. Tuy nhiên, nhiều CRM hiện đại đã hỗ trợ chế độ offline để giảm thiểu rủi ro này.
• Bảo mật phụ thuộc nhà cung cấp: Dữ liệu được lưu trữ trên server của bên thứ ba, nên bạn cần chọn nhà cung cấp uy tín, có chứng chỉ bảo mật quốc tế.

CRM On-Cloud là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, hoặc bất kỳ tổ chức nào cần tính linh hoạt cao và tiết kiệm chi phí.

1.3. CRM mã nguồn mở (Open Source) – Tự do tùy biến nhưng cần kỹ năng IT

Phân loại CRM: CRM mã nguồn mở như SuiteCRM hay Odoo CRM cho phép doanh nghiệp tải về, sử dụng và chỉnh sửa mã nguồn miễn phí. Đây là giải pháp hấp dẫn nếu bạn có đội ngũ IT nội bộ đủ mạnh.

Ưu điểm:

• Chi phí bản quyền bằng 0: Bạn không phải trả phí sử dụng phần mềm, chỉ tốn chi phí triển khai và bảo trì.
• Tùy biến không giới hạn: Có thể điều chỉnh mọi tính năng, giao diện, quy trình theo ý muốn mà không bị ràng buộc bởi nhà cung cấp.
• Cộng đồng hỗ trợ lớn: Nhiều diễn đàn, tài liệu hướng dẫn và plugin miễn phí từ cộng đồng developer trên toàn thế giới.

Hạn chế:

• Đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật cao: Nếu không có chuyên gia IT, việc triển khai và vận hành sẽ rất khó khăn.
• Chi phí ẩn: Mặc dù phần mềm miễn phí, nhưng bạn vẫn phải trả tiền cho việc tùy chỉnh, hosting, bảo mật và bảo trì định kỳ.
• Thiếu hỗ trợ chính thức: Khi gặp sự cố nghiêm trọng, bạn chỉ có thể nhờ cộng đồng hoặc thuê bên thứ ba, không có hotline 24/7 từ nhà phát triển.

CRM mã nguồn mở phù hợp với startup công nghệ, doanh nghiệp có đội ngũ IT giỏi và muốn tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu.

1.4. Phân loại CRM đóng gói (Packaged CRM) – Giải pháp chuẩn hóa, nhanh chóng

CRM đóng gói là các phần mềm được phát triển sẵn với đầy đủ tính năng chuẩn, phù hợp với nhu cầu phổ biến của đa số doanh nghiệp. Bạn chỉ cần đăng ký, đào tạo nhân viên và bắt đầu sử dụng ngay.

Các hệ thống tiêu biểu như MISA AMIS CRM, Salesforce, HubSpot, Zoho CRM đều thuộc loại này.

Ưu điểm:

• Triển khai cực nhanh: Thường chỉ mất vài ngày đến vài tuần để đưa vào sử dụng chính thức.
• Tính năng đầy đủ: Bao gồm quản lý khách hàng, bán hàng, marketing, chăm sóc sau bán hàng, báo cáo phân tích… đáp ứng hầu hết nhu cầu cơ bản.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Nhà cung cấp luôn sẵn sàng hỗ trợ qua hotline, email, tài liệu hướng dẫn chi tiết và đào tạo trực tuyến.
• Cập nhật thường xuyên: Tính năng mới được bổ sung định kỳ mà không tốn thêm chi phí phát triển.

Hạn chế:

• Tùy chỉnh hạn chế: Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng có sẵn, không thể thay đổi sâu vào logic hệ thống.
• Chi phí dài hạn: Mô hình thuê bao có thể tốn kém nếu sử dụng trong nhiều năm, đặc biệt với doanh nghiệp có số lượng người dùng lớn.

CRM đóng gói là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn triển khai nhanh, không có đội ngũ IT mạnh và cần sự hỗ trợ tận tâm từ nhà cung cấp.

1.5. Phân loại CRM tùy chỉnh (Customize) – Giải pháp “may đo” cho doanh nghiệp lớn

CRM tùy chỉnh được phát triển riêng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu quy trình kinh doanh của bạn phức tạp, đặc thù và không phần mềm nào đáp ứng được, đây chính là giải pháp bạn cần.

Ví dụ, một tập đoàn bất động sản có quy trình quản lý khách hàng, quản lý dự án, phân chia hoa hồng rất đặc biệt có thể yêu cầu phát triển CRM riêng để tích hợp tất cả vào một hệ thống thống nhất.

Ưu điểm:

• Tùy biến 100%: Mọi tính năng, giao diện, quy trình đều được thiết kế theo đúng yêu cầu của bạn.
• Tích hợp sâu: Dễ dàng kết nối với các hệ thống nội bộ khác như ERP, kế toán, quản lý kho, website…
• Lợi thế cạnh tranh: Hệ thống độc quyền giúp bạn tối ưu quy trình, tăng hiệu suất theo cách mà đối thủ không thể sao chép.

Hạn chế:

• Chi phí cực cao: Phát triển từ đầu đòi hỏi ngân sách lớn, thời gian dài (có khi đến 6-12 tháng) và đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu.
• Rủi ro kỹ thuật: Nếu đội ngũ phát triển không đủ năng lực, dự án có thể thất bại hoặc không đáp ứng kỳ vọng.
• Bảo trì phức tạp: Mọi nâng cấp, sửa lỗi đều phải thông qua đội ngũ phát triển, không thể tự động như CRM đóng gói.

CRM tùy chỉnh dành cho các tập đoàn lớn, doanh nghiệp có ngân sách dồi dào và quy trình kinh doanh đủ đặc thù để biện minh cho khoản đầu tư lớn này.

2. Bảng so sánh 5 loại hệ thống CRM

Để giúp bạn hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa các loại CRM, dưới đây là bảng so sánh chi tiết về ưu nhược điểm, chi phí, khả năng tùy chỉnh và đối tượng phù hợp của từng loại:

Sau khi tìm hiểu chi tiết về 5 loại CRM phổ biến, bạn có thể đang thắc mắc: “Vậy loại nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình?” Dưới đây là những gợi ý nhanh giúp bạn định hướng lựa chọn dựa trên đặc điểm và nhu cầu cụ thể:

• Nếu bạn là startup hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ: Chọn CRM On-Cloud hoặc CRM đóng gói để triển khai nhanh, chi phí hợp lý và dễ sử dụng.
• Nếu ngân sách hạn chế nhưng có đội ngũ IT giỏi: Thử nghiệm CRM mã nguồn mở để tiết kiệm chi phí bản quyền và tùy chỉnh theo nhu cầu.
• Nếu làm trong ngành yêu cầu bảo mật cao: Ưu tiên CRM On-Premises để kiểm soát tuyệt đối dữ liệu khách hàng.
• Nếu có quy trình kinh doanh rất đặc thù: Đầu tư vào CRM tùy chỉnh để có giải pháp “may đo” phù hợp 100% với nhu cầu.

3. Kết luận phân loại CRM

Việc chọn đúng hệ thống CRM không chỉ là quyết định công nghệ – đó là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và tăng trưởng của doanh nghiệp. Một hệ thống phù hợp sẽ giúp bạn:

• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Từ việc thu thập thông tin khách hàng đến chốt đơn hàng đều được tự động hóa và minh bạch.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chăm sóc đúng người, đúng thời điểm với dữ liệu được quản lý tập trung.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo chi tiết giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực.

Tuy nhiên, với vô vàn lựa chọn trên thị trường, việc tìm ra giải pháp CRM phù hợp nhất không hề đơn giản. Bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố: ngân sách, quy mô, quy trình kinh doanh, năng lực IT nội bộ, và khả năng mở rộng trong tương lai.

Đó chính là lý do Asiasoft ra đời – để đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tìm ra giải pháp CRM tối ưu nhất.

Asiasoft – Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong hành trình số hóa

• Giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu: Không áp đặt giải pháp có sẵn – chúng tôi tư vấn và triển khai CRM phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.
• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Đã triển khai thành công hàng trăm dự án CRM cho doanh nghiệp đa ngành nghề – từ bán lẻ, sản xuất đến dịch vụ.
• Hỗ trợ liên tục sau triển khai: Chúng tôi cam kết đồng hành lâu dài, hỗ trợ vận hành và tối ưu hóa hệ thống một cách liên tục sau khi triển khai.
• Chi phí hợp lý, ROI rõ ràng: Đảm bảo doanh nghiệp thu về lợi ích thiết thực, không lãng phí ngân sách vào công cụ không phù hợp.

Liên hệ ngay với chuyên gia của Asiasoft để được tư vấn miễn phí về giải pháp CRM phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn: 0909605913

Đừng để khách hàng tiềm năng lọt qua tay – hãy để CRM giúp bạn quản lý, chăm sóc và phát triển doanh nghiệp bền vững!