Bạn có biết rằng, quản lý mua hàng kém hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp “bốc hơi” từ 5-15% chi phí vận hành mỗi năm? Con số này đến từ khảo sát của Aberdeen Group – và thật ra, nó còn cao hơn nhiều nếu tính cả những sai sót không lường trước được.

Mình từng làm việc với một công ty sản xuất vừa và nhỏ. Họ không dùng phần mềm gì để quản lý mua hàng cả – toàn Excel, giấy tờ, và… nhớ. Kết quả? Đơn hàng trùng lặp, nhà cung cấp giao muộn không ai biết, và quan trọng nhất: không ai kiểm soát được chi phí thực tế.

Đó chính là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang dùng phần mềm quản lý mua hàng. Vậy nó thực sự là gì, và mang lại hiệu quả như thế nào? Cùng Asiasoft tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình thu mua – từ lúc đề xuất nhu cầu, so sánh báo giá, lập đơn hàng, đến khi nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

Nói đơn giản hơn: thay vì bạn phải nhớ từng đơn, từng nhà cung cấp, từng lần nhập kho bằng tay – thì phần mềm sẽ làm hết. Nó theo dõi mọi thứ theo thời gian thực, cảnh báo khi có sai lệch, và giúp bạn có cái nhìn tổng quan chỉ trong vài cú click.

Hệ thống này không chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn. Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới là người hưởng lợi nhiều nhất – vì nguồn lực hạn chế, càng cần quản lý chặt chẽ từng đồng chi tiêu.

2. Các tính năng chính của phần mềm quản lý mua hàng

3. Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý mua hàng?

3.1. Tự động hóa quy trình với phần mềm quản lý mua hàng 

Thay vì phải nhập liệu từng đơn hàng, gửi email xin phê duyệt, rồi đợi phản hồi – phần mềm sẽ tự động hóa toàn bộ flow này. Từ khi tạo yêu cầu mua hàng đến lúc được duyệt và gửi đến nhà cung cấp, mọi thứ diễn ra trong vài phút thay vì vài ngày.

Theo khảo sát của Ardent Partners, các công ty áp dụng tự động hóa mua hàng tiết kiệm được trung bình 60% thời gian xử lý so với phương pháp thủ công.

3.2. Minh bạch 100%

Một trong những vấn đề lớn nhất của quản lý mua hàng truyền thống là thiếu truy vết. Khi có sai sót, không ai biết nguyên nhân từ đâu. Với phần mềm, mọi hành động đều được ghi lại: ai đề xuất, ai duyệt, ai đặt hàng, hàng về khi nào.

Điều này không chỉ giúp bạn kiểm soát được quy trình mà còn tạo sự minh bạch tuyệt đối – đặc biệt quan trọng khi kiểm toán nội bộ hoặc báo cáo cho ban lãnh đạo.

3.3. Kiểm soát chi phí chặt chẽ

Bạn có biết mình đã chi bao nhiêu cho nhà cung cấp A trong quý vừa rồi không? Hay đơn hàng nào vượt ngân sách mà không ai hay biết? Nếu không có phần mềm, câu trả lời thường là “không chắc”.

Phần mềm quản lý mua hàng giúp bạn theo dõi từng khoản chi tiêu theo thời gian thực. Nó cảnh báo ngay khi có đơn hàng vượt budget, giúp bạn kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn và tránh tình trạng chi tiêu phát sinh không đáng có.

3.4. So sánh nhà cung cấp nhanh trên phần mềm quản lý mua hàng 

Trước đây, việc so sánh báo giá từ 3–5 nhà cung cấp có thể mất cả ngày. Giờ đây, bạn chỉ cần gửi yêu cầu báo giá qua hệ thống, và phần mềm sẽ tự động tổng hợp, so sánh theo giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán.

Kết quả? Bạn tiết kiệm được thời gian và có cơ sở dữ liệu rõ ràng để đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp.

3.5. Đồng bộ kho

Một trong những lợi ích mà ít người nghĩ đến là khả năng đồng bộ giữa mua hàng và quản lý kho. Khi hàng về, hệ thống tự động cập nhật tồn kho – không cần nhập tay, không lo sai số.

Nhờ đó, bạn luôn nắm được lượng hàng thực tế, tránh mua thừa (gây lãng phí vốn) hoặc thiếu hàng đột ngột (ảnh hưởng sản xuất).

3.6. Báo cáo tức thì

Cuối cùng, phần mềm quản lý mua hàng cung cấp hàng loạt báo cáo chi tiết: chi phí theo tháng, theo nhà cung cấp, theo mặt hàng, hiệu suất giao hàng, tỷ lệ đơn hàng chậm trễ…

Thay vì phải ngồi tổng hợp Excel mất cả tuần, bạn có ngay báo cáo trực quan chỉ trong vài cú click. Đây chính là nền tảng để bạn đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên số liệu thực tế, không phải “cảm giác”.

4. Lưu đồ quy trình quản lý mua hàng: 8 bước chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí

Bạn đã bao giờ tự hỏi: tại sao doanh nghiệp của mình cứ “vỡ kế hoạch” mỗi khi mua hàng? Đơn hàng thì chậm, giá cả không rõ ràng, nhà cung cấp giao sai – và quan trọng nhất, không ai kiểm soát được tiền đi đâu hết.

Thật ra, vấn đề không phải ở người làm, mà ở chỗ: thiếu một quy trình chuẩn. Nếu mỗi lần mua hàng đều có lưu đồ rõ ràng, từ yêu cầu đến thanh toán, mọi thứ sẽ minh bạch và dễ quản lý hơn rất nhiều.

Dưới đây là 8 bước trong lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng.

4.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Mọi thứ bắt đầu từ đây. Bộ phận liên quan (có thể là sản xuất, kho, marketing…) phải nêu rõ họ cần gì, cần bao nhiêu, và khi nào cần có.

Việc cần làm:

• Liệt kê sản phẩm/dịch vụ cần mua: tên, mã hàng, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng
• Xác định thời gian cần có hàng (để tránh ảnh hưởng sản xuất hoặc kinh doanh)

Lưu ý: Đừng mơ hồ kiểu “cần khoảng 100 cái”. Phải ghi rõ: 100 chiếc, loại A, tiêu chuẩn X, giao trước ngày Y.

4.2. Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Nhiều doanh nghiệp chọn nhà cung cấp chỉ vì quen, hoặc vì giá rẻ nhất. Nhưng thực tế, giá rẻ chưa chắc đã tốt – quan trọng là chất lượng, uy tín, và khả năng giao hàng đúng hạn.

Việc cần làm:

• Tìm ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh (qua Google, sàn thương mại điện tử, triển lãm, hoặc giới thiệu)
• Đánh giá dựa trên: giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành, dịch vụ hỗ trợ

Lưu ý: Đừng chỉ nhìn vào giá. Hãy hỏi thêm về lịch sử giao hàng, đọc review từ khách cũ, hoặc yêu cầu mẫu thử.

4.3. Bước 3: Đàm phán và ký hợp đồng

Đã chọn được nhà cung cấp rồi, bước tiếp theo là đàm phán điều khoản và ký hợp đồng chính thức. Đây là bước rất quan trọng để tránh “nói không rõ, làm không đúng”.

Việc cần làm:

• Đàm phán về giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán (trả trước, trả sau, trả góp…)
• Thỏa thuận về chính sách bảo hành, đổi trả nếu có lỗi
• Lập hợp đồng mua bán chính thức, có chữ ký và con dấu

Lưu ý: Hợp đồng phải ghi rõ: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian giao, địa điểm giao, trách nhiệm từng bên. Đừng để mơ hồ.

4.4. Bước 4: Lập đơn đặt hàng (PO)

Sau khi ký hợp đồng, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) và gửi cho nhà cung cấp. Đây là văn bản xác nhận chính thức về đơn hàng.

Việc cần làm:

• Lập PO với đầy đủ thông tin: mã đơn hàng, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian giao, địa chỉ nhận hàng
• Gửi PO cho nhà cung cấp qua email hoặc hệ thống quản lý

Lưu ý: PO phải khớp 100% với hợp đồng. Nếu có sai lệch, phải sửa ngay trước khi gửi.

4.5. Bước 5: Phê duyệt đơn hàng trên phần mềm quản lý mua hàng 

Đơn hàng không thể “tự động” được gửi đi. Nó phải qua tay các cấp quản lý để phê duyệt về ngân sách và tính hợp lý.

Việc cần làm:

• Gửi PO lên cấp quản lý (trưởng phòng, giám đốc…) để phê duyệt
• Nếu giá trị đơn hàng lớn, có thể cần phê duyệt từ ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị

Lưu ý: Quy trình phê duyệt phải nhanh, rõ ràng. Nếu kéo dài, đơn hàng sẽ chậm và ảnh hưởng đến sản xuất.

4.6. Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho hoặc bộ phận mua hàng phải kiểm tra kỹ trước khi ký nhận.

Việc cần làm:

• Đối chiếu số lượng hàng thực tế với PO
• Kiểm tra chất lượng: có đúng spec không, có hư hỏng không, có đầy đủ phụ kiện/tài liệu không
• Kiểm tra hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ kèm theo

Lưu ý: Nếu phát hiện sai sót, phải ghi rõ vào biên bản và yêu cầu nhà cung cấp xử lý ngay. Đừng “ký trước, xử lý sau” – sau này sẽ rất khó đòi.

4.7. Bước 7: Thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi nhận hàng và xác nhận không có vấn đề gì, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán theo điều khoản hợp đồng.

Việc cần làm:

• Lập phiếu chi hoặc chuyển khoản cho nhà cung cấp
• Lưu lại hóa đơn VAT, biên lai thanh toán

Lưu ý: Thanh toán đúng hạn giúp giữ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp – họ sẽ ưu tiên bạn trong các đợt giao hàng tiếp theo.

4.8. Bước 8: Lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý mua hàng 

Cuối cùng, tất cả tài liệu liên quan đến đơn hàng phải được lưu trữ có hệ thống: hợp đồng, PO, biên bản nhận hàng, hóa đơn, biên lai thanh toán…

Việc cần làm:

• Scan hoặc lưu bản gốc vào hệ thống quản lý tài liệu
• Phân loại theo mã đơn hàng, nhà cung cấp, hoặc thời gian

Lưu ý: Nếu có tranh chấp hoặc kiểm toán, bạn sẽ cần những tài liệu này. Đừng để “tìm không ra” khi cần.

Nhìn qua thì 8 bước này có vẻ dài, nhưng thực tế, khi áp dụng thành quen, bạn sẽ thấy mọi thứ trôi chảy và ít sai sót hơn rất nhiều.

Và nếu bạn muốn tự động hóa quy trình này, hãy cân nhắc dùng phần mềm quản lý mua hàng – nó giúp bạn kiểm soát từng bước, phê duyệt nhanh, và báo cáo chi tiết chỉ trong vài giây.

5. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm mua hàng như thế nào?

Thật ra, việc chọn phần mềm quản lý mua hàng không khó – nhưng nếu chọn sai, bạn sẽ mất cả thời gian lẫn tiền bạc mà không thấy hiệu quả gì. Mình từng thấy nhiều doanh nghiệp “mắc bẫy” khi chỉ nghe nhà cung cấp giới thiệu mà không kiểm chứng kỹ.

Vậy tiêu chí nào thực sự quan trọng khi chọn phần mềm? Dưới đây là 5 điểm mà bạn không nên bỏ qua:

5.1. Đủ tính năng cốt lõi và có thể tùy chỉnh khi cần

Phần mềm phải đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản: quản lý nhà cung cấp, lập đơn hàng, theo dõi nhập kho, báo cáo chi phí. Nhưng quan trọng hơn, nó phải linh hoạt – vì mỗi doanh nghiệp có cách vận hành khác nhau.

Ví dụ: Có doanh nghiệp cần duyệt đơn hàng qua 3 cấp, có nơi chỉ cần 1 người. Nếu phần mềm không cho phép tùy chỉnh quy trình, bạn sẽ phải “nhồi nhét” công việc vào những mẫu có sẵn – rất mất thời gian.

5.2. Tích hợp được với hệ thống hiện tại

Phần mềm quản lý mua hàng không thể hoạt động “cô lập”. Nó phải kết nối được với phần mềm kế toán, quản lý kho, ERP, hoặc thậm chí CRM để đồng bộ dữ liệu.

Nếu không tích hợp được, bạn sẽ phải nhập liệu thủ công nhiều lần – tốn công sức và dễ sai sót. Hỏi nhà cung cấp kỹ về khả năng này trước khi quyết định nhé!

5.3. Giao diện đơn giản, nhân viên dùng được ngay

Một phần mềm “xịn” nhưng giao diện rối rắm thì… vô dụng. Nhân viên phải mất vài tuần mới quen, hoặc tệ hơn – họ từ chối dùng và quay lại Excel.

Mình khuyên bạn nên xin phiên bản dùng thử và để 2–3 nhân viên thực tế trải nghiệm. Nếu họ thấy khó dùng, đừng chọn.

5.4. Bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt

Dữ liệu mua hàng chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm: giá nhập, nhà cung cấp, hợp đồng… Nếu bị rò rỉ, hậu quả rất nghiêm trọng.

Hãy chọn phần mềm có: mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng rõ ràng, sao lưu tự động. Đừng tiết kiệm ở mảng này.

5.5. Chi phí hợp lý + hỗ trợ kỹ thuật tốt

Chi phí không chỉ là giá mua phần mềm. Bạn còn phải tính: chi phí triển khai, đào tạo, bảo trì hàng năm.

Và quan trọng không kém: nhà cung cấp có hỗ trợ nhanh không? Có hotline 24/7 không? Có đội ngũ kỹ thuật am hiểu nghiệp vụ không?

Thật ra, mình từng thấy công ty chọn phần mềm rẻ nhưng khi gặp lỗi, phải chờ 3–5 ngày mới có người xử lý. Kết quả? Quy trình mua hàng tê liệt luôn.

5.6. Quản lý mua hàng hiệu quả

Bạn có bao giờ tự hỏi: tại sao cùng là quản lý mua hàng, nhưng có doanh nghiệp kiểm soát chi phí “như dao cạo”, còn có nơi thì… “tiền chảy máu” mà không biết chảy ở đâu?

Câu trả lời nằm ở cách bạn quản trị quy trình. Và trong thời đại số, nếu bạn vẫn dựa vào Excel + email + “nhớ trong đầu” – thì thật ra, bạn đang để mất rất nhiều cơ hội tối ưu.

Đó là lý do Asia Enterprise phát triển giải pháp ERP Quản lý Mua hàng chuyên biệt – không chỉ là phần mềm, mà là một hệ thống giúp bạn kiểm soát toàn bộ chu trình từ yêu cầu đến thanh toán, đúng người, đúng lúc, đúng giá.

6. Tại sao doanh nghiệp Việt cần một giải pháp “ăn khớp” với thực tế?

Nhiều phần mềm quốc tế rất mạnh – nhưng lại không phù hợp với cách làm việc của doanh nghiệp Việt Nam. Ví dụ: quy trình phê duyệt đơn hàng phức tạp, cần duyệt qua nhiều cấp; hoặc nhà cung cấp thường thay đổi giá linh hoạt theo từng đợt mua.

Asia Enterprise hiểu điều đó. Chúng tôi xây dựng hệ thống dựa trên kinh nghiệm thực tế triển khai cho hơn 10.000 doanh nghiệp Việt – từ sản xuất, phân phối đến thương mại và logistics.

6.1. Những tính năng cốt lõi giúp bạn làm chủ quy trình mua hàng

• Quản lý yêu cầu mua hàng (PR) thông minh: Từ khi bộ phận đề xuất đến khi được duyệt – mọi thứ đều minh bạch, có lịch sử, không bỏ sót.
• So sánh báo giá tự động: Nhập báo giá từ nhiều nhà cung cấp, hệ thống tự động phân tích và gợi ý lựa chọn tối ưu nhất về giá và điều kiện.
• Quản lý đơn hàng (PO) linh hoạt: Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, nhận thông báo khi có chậm trễ hoặc thay đổi.
• Kiểm soát nhập kho chặt chẽ: So sánh số lượng, chất lượng thực tế với đơn hàng, phát hiện sai lệch ngay lập tức.
• Tự động hóa thanh toán: Đối chiếu hóa đơn với đơn hàng và phiếu nhập, giảm thiểu sai sót khi thanh toán cho nhà cung cấp.
• Phân quyền rõ ràng: Mỗi người chỉ thấy và làm đúng công việc của mình – tăng bảo mật và giảm rủi ro nội bộ.

6.2. Lợi ích thực tế mà khách hàng đã đạt được

• Giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 5-7 ngày xuống còn 1-2 ngày nhờ tự động hóa phê duyệt.
• Tiết kiệm chi phí mua hàng trung bình 8-12% nhờ so sánh giá tốt hơn và phát hiện trùng lặp đơn hàng.
• Tăng độ chính xác lên 95% khi đối chiếu giữa đơn hàng – nhập kho – thanh toán.
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Thật ra, nhiều khách hàng của chúng tôi từng nghĩ: “Mình làm thủ công vẫn ổn mà, cần gì phần mềm?” – cho đến khi họ thử triển khai và nhận ra rằng: những gì họ nghĩ là “ổn” thực ra đang khiến doanh nghiệp mất rất nhiều tiền mà không hay biết.

6.3. Tại sao nên chọn Asia Enterprise?

• Hiểu rõ thị trường Việt: Giải pháp được thiết kế dựa trên đặc thù doanh nghiệp Việt Nam, không phải “nhập khẩu nguyên xi”.
• Triển khai nhanh: Chỉ với thời gian ngắn là có thể đưa hệ thống vào vận hành, không làm gián đoạn công việc.
• Hỗ trợ tận tâm: Đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng 24/7, hotline 1900 63 66 89 luôn lắng nghe và xử lý nhanh chóng.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối dễ dàng với hệ thống kế toán, kho, ERP hiện tại của bạn.
• Chi phí hợp lý: Gói giải pháp linh hoạt, phù hợp từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến tập đoàn lớn.

Kết luận: Quản lý mua hàng không chỉ là “mua đúng – mua đủ” – mà còn là mua thông minh, kiểm soát chặt, tối ưu chi phí. Và để làm được điều đó, bạn cần một hệ thống đủ mạnh, đủ linh hoạt và thực sự hiểu doanh nghiệp Việt.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý mua hàng hiệu quả – hãy để Asia Enterprise đồng hành cùng bạn.

Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm Demo:

• Website: https://asiasoft.com.vn/
• Hotline: 1900 63 66 89