Trong quá trình quản lý công việc, mỗi một doanh nghiệp, một nhà quản trị sẽ áp dụng một phương pháp quản lý riêng sao cho phù hợp với đặc điểm, mô hình doanh nghiệp của mình. Có khá nhiều phương pháp để quản trị công việc như: Kanban, mô hình Scrum, MBO,.. Trong bài viết này, ta hãy cùng tìm hiểu phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật Kanban. Vậy kanban là gì và cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc, dự án như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

I- Tìm hiểu chung về Kanban

Kanban là một hệ thống quản lý công việc. Phương pháp này được Taiichi Ohno tìm ra để giải quyết vấn đề khi nào cần sản xuất, khi nào nên dừng sau khi ông nhận ra công nhân tại Toyota có lối suy nghĩ “sản xuất càng nhiều càng tốt” dù điều đó gây ra sự lãng phí và khiến doanh nghiệp bị thua lỗ.

1. Kanban là gì?

Kanban – Xuất phát từ tiếng Nhật có nghĩa là “ biển quảng cáo”, có nguồn gốc tại Toyota vào những năm 1940. Kanban là phương pháp quản lý công việc giúp bạn chia nhỏ các đầu việc để có thể theo dõi, hình dung trạng thái hiện tại của một dự án. Thông qua Kanban, các cá nhân cũng có thể xác định được tiến độ công việc và năng lực làm việc của một nhóm người lao động làm việc trong cùng một chiến dịch.

2. Lợi ích của Kanban đối với doanh nghiệp

Trong công cuộc chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay, việc ứng dụng các phương pháp quản lý thông minh giúp cho các doanh nghiệp nói chung và các nhà quản lý nói riêng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Một trong những phương pháp quản lý đó có thể kể đến Kanban – phương pháp quản lý công việc rất phổ biến trong môi trường doanh nghiệp tại Nhật Bản.

Sau khi đã tìm hiểu Kanban là gì, vậy bạn có đặt câu hỏi tại sao doanh nghiệp của bạn lại nên sử dụng Kanban?

• Theo dõi tiến độ công việc cụ thể hơn: Quản lý dự án bằng Kanban sẽ giúp các cá nhân có một cái nhìn trực quan về công việc giúp người lao động nắm bắt được lộ trình để có thể hoàn thành mục tiêu.
• Chủ động trong công việc: Nhiệm vụ của mỗi cá nhân luôn được cập nhập trạng thái một cách minh bạch, chính xác giúp người tham gia dự án có thể xác định rõ tiến độ công việc mà không cần có người quản lý giám sát, nhắc nhở. Hay có thể nói, người tham gia sẽ tự quản lý chính mình.
• Công việc được “kéo” theo khả năng cho phép, năng lực làm việc của mỗi cá nhân thay vì “đẩy” vào quy trình công việc khi bị yêu cầu.

3. Phân loại Kanban

Là một phương pháp giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, vậy phương pháp này sẽ phù hợp với các loại công việc nào, ta có thể xét tới 5 loại thẻ Kanban sau:

• Transport Kanban (Kanban vận chuyển): Thẻ Kanban được dùng để báo cho công đoạn trước được chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
• Production Kanban ( Kanban sản xuất): Được dùng để báo cáo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất lượng hàng hoá để bù vào số hàng đã xuất đi.
• Supplier Kanban (Kanban cung ứng): Loại thẻ để dùng báo cáo cho nhà cung ứng nguyên vật liệu.
• Temporaly Kanban (Kanban tạm thời): Kanban được phát hành có thời hạn trong trường hợp đột xuất thiếu hàng.
• Signal Kanban ( Kanban tín hiệu): Là loại thẻ Kanban được dùng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

II- Các nguyên tắc cơ bản của Kanban

Được tạo ra như một công cụ quản lý công việc trên nền tảng kết hợp quy trình không bị gián đoạn, theo đuổi những gì mang tính tiến hoá và cải tiến liên tục. Vậy, ta hãy xét tới các nguyên tắc để tạo ra phương pháp quản lý này:

1. Bắt đầu với những gì bạn có hiện tại

Kanban là một phương pháp quản lý mang tính linh hoạt, sử dụng trên quy trình xử lí công việc với nguyên tắc không làm gián đoạn những gì sẵn có. Bên cạnh đó, nó còn giúp đánh giá, nêu bật vấn đề cần giải quyết và lập kế hoạch thay đổi mà không gây gián đoạn tới tiến trình xử lí công việc nhất có thể.

Kanban là gì? Cách bắt đầu với những gì có hiện tại

2. Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hoá. 

Với việc sử dụng phương pháp quản lý Kanban, doanh nghiệp bạn sẽ được khuyến khích có các thay đổi nhỏ, giúp liên tục gia tăng và tiến hoá chứ không nên thay đổi lớn chỉ trong một lần bởi sẽ mang lại sự lo sợ do không chắc chắn. Và những thay đổi nhỏ này thường được triển khai bằng hình thức cộng tác và phản hồi, nó gần như trở thành một quy trình lặp đi lặp lại để giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển.

3. Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại. 

Khác với những phương pháp quản lý khác, khi sử dụng Kanban, bạn không bị áp đặt hay bắt buộc phải thay đổi mà sẽ tìm cách nghiên cứu, hợp tác cùng nhau để thay đổi một cách chính xác theo hướng tăng dần.

4. Khuyến khích năng lực chủ động ở các cấp.

Mỗi cá nhân đều có thể là một nhà quản lý, lãnh đạo xuất hiện ở các cấp và khả năng lãnh đạo xuất phát từ những hiểu biết hằng ngày và hành động để cải thiện chất lượng làm việc của họ. Vì vậy, phương pháp Kanban khuyến khích mọi người hành động như một nhà lãnh đạo và chia sẻ các ý tưởng để đạt được hiệu suất tối ưu ở các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp.

III. Các thực hành cốt lõi của phương pháp Kanban

Khi áp dụng Kanban vào quá trình làm việc của một doanh nghiệp hay một nhóm công việc, mọi tổ chức đều phải  cẩn thận với các bước thực hành. Thông thường, các nhà quản trị nên nắm rõ sáu yếu tố thực hành cốt lõi của phương pháp để có thể thực hành thành công. Vậy, ở phần này ta hãy cùng nhau tìm hiểu và xem xét kĩ hơn về các yếu tố kể trên.

1. Hình dung quy trình làm việc

Kanban giúp các nhóm xác định rõ các công việc phải thực hiện để hoàn thành dự án trước khi nó được khởi chạy bằng việc phân tách dự án thành từng mảnh nhỏ. Để có thể áp dụng Kanban vào quy trình quản lý công việc, bạn sẽ cần có các thẻ và các cột. Nếu như mỗi cột trong quy trình đại diện cho một bước làm việc thì mỗi thẻ lại là một hạng mục công việc cần thực hiện. Sử dụng Kanban sẽ giúp xác định rõ quy trình thực tế của dự án đã đi tới giai đoạn nào.

Đơn giản nhất, sẽ có 3 cột đơn giản được tạo: To-do (Việc cần làm), In progress (Đang tiến hành), Done (Hoàn thành).

Kanban là gì – Hình dung quy trình làm việc với Kanban

Khi bạn bắt đầu công việc X, bạn sẽ kéo thẻ từ mục To-do ( Việc cần làm) sang In progress ( Đang tiến hành) và sẽ kéo sang mục Done ( Hoàn thành) sau khi hoàn tất nhiệm vụ. Nhờ đó bạn có thể xác định tiến trình công việc và phát hiện điểm tắc nghẽn (Block). Tuỳ thuộc vào mỗi nhóm làm việc và mỗi dự án, số cột trong một bảng Kanban có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào quy trình cụ thể.

2. Hạn chế công việc đang thực hiện (WIP)

Bằng việc sử dụng Kanban là gì, bạn có thể đảm bảo một số lượng cụ thể các mục công việc đang được xử lí tại một thời điểm nhất định. Nếu không giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện, việc chuyển nhóm công việc giữa chừng sẽ gây hại cho quá trình chung của dự án, tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả. Đặt giới hạn tối đa cho mỗi giai đoạn để đảm bảo rằng thẻ chỉ có thể được “kéo” sang mục tiếp theo khi có đủ nguồn lực để thực hiện. Với việc giới hạn công việc đang được thực hiện như vậy sẽ giúp phát hiện ra những vấn đề còn tồn đọng, khó giải quyết để có thể kịp thời xử lý.

3. Tập trung vào dòng chảy

Phương pháp quản lý Kanban là phương pháp quản lý tập trung vào công việc chứ không phải con người. Vì vậy, sự dịch chuyển của các hạng mục công việc là điều được chú ý nhất khi sử dụng phương pháp này. Với Kanban, bằng việc phân chia rõ ràng các đầu mục công việc trước khi thực hiện sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác nhất quy trình làm việc. Bằng cách tập trung vào tiến độ dịch chuyển các hạng mục, bạn còn có thể phát hiện các vấn đề còn khó xử lý và nghĩ ra giải pháp xử lý nó. Thay vì việc tập trung vào một cá nhân cụ thể, việc tập trung vào các hạng mục công việc, sẽ giúp quy trình xử lý công việc được trôi chảy, thông suốt hơn.

4. Chính sách rõ ràng

Việc sử dụng phương pháp quản lý Kanban, sẽ giúp người tham gia có sự nhận thức rõ ràng về những gì mình phải thực hiện và hiểu được mục tiêu chung mà dự án hướng tới là gì. Và bên cạnh đó, nó còn giúp giảm bớt các công việc bị lặp lại, giúp rút gọn quy trình, nâng cao hiệu quả đạt được.

5. Vòng lặp phản hồi

Đối với các nhóm dự án hay với các công ty, việc có một vòng lặp sẽ giúp công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn, tất cả công việc sẽ được thực hiện như một chu trình quen thuộc. Mỗi dự án có một bảng Kanban riêng và sẽ tạo thành hệ thống Kanban trong một doanh nghiệp. Và với việc sử dụng hệ thống Kanban một cách trôi chảy như vậy sẽ giúp cải thiện bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

6. Cải tiến liên tục

Đây là nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban. Bằng việc cải thiện từ những gì nhỏ nhất, liên tục thay đổi, cải thiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển hơn. Mặc dù đã nắm vững sáu điều cốt lõi trên nhưng để có thể áp dụng thành công vào việc quản lí công việc hay không thì lại là cả một quá trình mà các nhà quản trị cần tốn thời gian và công sức để có thể đạt được. Vì vậy, để có thể có cái nhìn tổng quát hơn về Phương pháp quản lí công việc Kanban, ta hãy xét tới Ưu và nhược điểm của nó.

1. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

Ưu điểm

• Xác định cụ thể quy trình sản xuất, có sự kết nối giữa các giai đoạn.
• Cho thấy vấn đề còn giải quyết chưa xong
• Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao
• Giảm số lượng hàng tồn kho, không gây lãng phí nguyên vật liệu, hao tổn cho doanh nghiệp

Nhược điểm

• Với việc hàng tồn kho thấp, nên doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng được với những đơn hàng có biên độ dao động lớn.
• Sự rối loạn trong nội bộ công ty sẽ gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống Kanban