Để hạn chế rào cản giao tiếp nơi công sở, các văn phòng ngày nay đều có xu hướng thiết kế mở thay vì bị ngăn cản bằng tường hoặc cánh cửa. Trên thực tế, theo thống kê của hiệp hội Quản lý cơ sở vật chất quốc tế, có 70% văn phòng hiện nay đang được xây dựng theo cấu trúc mở. Tuy nhiên, việc này không thực sự cải thiện được tinh thần hợp tác giữa các nhân viên.

Nếu chỉ thay đổi cấu trúc của văn phòng là chưa đủ, hơn thế nữa, nhà quản lý cần lên kế hoạch thay đổi chính sách có chủ đích và kết hợp một số yếu tố bất ngờ.

1. Bố trí lại không gian đóng

Hầu hết đa số mọi người cho rằng không gian mở giúp nhân viên thảo luận nhiều hơn nhưng thực chất những tiếng ồn và hình ảnh xung quanh có thể khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập hoặc mất tập trung, từ đó làm giảm năng suất lao động. Khi có đủ không gian yên tĩnh, nhân viên có thể tập trung làm việc và thoải mái bước ra khỏi vỏ bọc của chính mình khi ở trong môi trường tập thể.

Lúc này, những bước tường ngăn cách giữa phòng hội nghị và văn phòng riêng đã hình thành khái niệm giờ họp. Nó giúp cho nhân viên có quyền lựa chọn thời điểm cần tương tác với người khác thay vì luôn có rất nhiều người ồn ào trong không gian mở.

2. Xây dựng các kênh giao tiếp không đồng bộ

Nhiều văn phòng đã triển khai các ứng dụng tin nhắn, lưu trữ tài liệu chung của công ty và các phần mềm quản trị dự án để cải thiện tinh thần làm việc nhóm. Nhưng như vậy là chưa đủ, bạn nên đặt thêm kỳ vọng về cách nhân viên sử dụng những công cụ đó như thế nào. Họ nên hiểu việc sử dụng ứng dụng tin nhắn như Skype cần có sự giám sát của người quản lý.

Giao tiếp không đồng bộ được xây dựng dựa trên mô hình giao tiếp giữa các bộ phận của một máy tính. Thông tin được gửi đi khi bộ phận này cảm thấy thuận tiện, còn bộ phận kia chỉ đón nhận và phản hồi nếu thấy phù hợp. Bằng cách đó, công việc đang làm của người nhận không bị ngắt quãng, giúp cho các thành viên trong nhóm tập trung hơn vào việc quan trọng.

Các công ty thể hiện sự tôn trọng với luồng công việc của mỗi nhân viên bằng cách cho phép họ tùy ý thay đổi cài đặt thông báo khi sử dụng wiki, email, ứng dụng chat, bảng Kanban và các phần mềm quản lý công việc. Người dùng có thể đặt trạng thái không làm phiền để không nhận các thông báo gây phiền toái, đồng thời sử dụng một hệ thống xử lý hàng loạt những giao tiếp thứ cấp không quan trọng.

Giao tiếp không đồng bộ giúp nhân viên có thế tập trung vào công việc mà không bị bỏ lỡ các quyết định quan trọng. Việc cho phép nhân viên giao tiếp trong khung thời gian nhất định mang ý nghĩa thông điệp nhắc nhở, rằng họ hãy tập trung vào công việc thay vì bị phân tâm bởi nói chuyện ngoài lề.

3. Chính sách chỉ họp khi đã làm xong kế hoạch

Một cuộc họp mà không có kế hoạch từ trước là cơn ác mộng tồi tệ của rất người. Cho dù đó là một cuộc họp nhỏ hoặc không chính thức, cũng nên có sẵn ít nhất một outline để người chủ trì và người tham dự đều nhẹ nhõm hơn. Kế hoạch cuộc họp giúp cho nhân viên chú trọng hơn vào kết quả. Những nhóm đã chuẩn bị từ trước và chia sẻ kế hoạch trong cuộc họp sẽ đi đúng hướng hơn, đồng thời hạn chế được sự xao nhãng gây ra thời gian chết hoặc những xích mích vô ích. Hãy xây dựng những chính sách cụ thể cho cuộc họp và cách giải quyết bất đồng quan điểm, từ đó nhân viên sẽ biết cách xử lý những tình huống phát sinh.

Kế hoạch trước buổi họp cũng khiến thời gian làm việc cá nhân có ý nghĩa hơn, tạo cơ hội cho nhân viên lên ý tưởng trước khi họp và xác định phạm vi công việc của bản thân. Việc cộng tác dễ dàng hơn cũng là kết quả tốt đẹp nếu mọi người đều biết đâu là điều cần thực hiện. Sau khi hoàn thành kế hoạch, hãy để nhân viên có thời gian làm các đầu việc cá nhân. Bạn có thể lên lịch trước cho các cuộc họp tiếp theo để giải quyết những vấn đề mới.

4. Xây dựng cơ sở hạ tầng để làm việc từ xa

Công cuộc tìm kiếm các ứng viên tiềm năng đang ngày càng khó khăn hơn bao giờ hết. Vì vậy, việc đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên là vấn đề cần thiết với bộ phận nhân sự. Làm việc tại nhà hoặc tại một không gian nào khác có thể khiến nhân viên hạnh phúc hơn và làm tăng năng suất làm việc, đồng thời hạn chế sự phiền nhiễu ở công ty ví dụ như bộ phận kinh doanh.

Nếu cho phép chính sách làm việc tại nhà hoặc từ xa, sức mạnh giao tiếp và tinh thần làm việc nhóm cần được coi là một phần trong văn hóa công ty. Hãy sử dụng phần mềm nhắn tin, chia sẻ màn hình, truy cập máy tính từ xa, công cụ quản lý dự án và áp dụng các nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả để họ lại gần nhau hơn dù không ở cạnh nhau ngoài đời thực.

Ngoài nhân viên, bạn hãy đảm bảo các cấp quản lý và ban điều hành cũng biết cách sử dụng công nghệ từ xa để thoải mái tương tác với cấp dưới. Có thể sử dụng gọi điện video để check in buổi họp hàng tuần và xây dựng các kênh nhắn tin để cả nhóm trao đổi với nhau. Hãy cho phép họ tự lập nhóm chat để chia sẻ sở thích vào giờ giải lao, qua đó hình thành văn hóa tương tác và giữ chân nhân viên.

Chúng sẽ nhắc nhở mỗi chúng ta rằng đồng nghiệp quan trọng hơn công việc bởi họ cũng là người. Sự gần gũi với đồng nghiệp ở xa giúp xây dựng lòng cảm thông, từ đó tránh được những rắc rối khi làm việc nhóm cùng nhau.

5. Xây dựng mối quan hệ qua những buổi nói chuyện thẳng thắn

Cho dù làm việc nhóm ở văn phòng hay từ xa, giữa thời gian thực hay thời gian không đồng bộ, trong văn phòng hội nghị hay trong một không gian mở, việc xây dựng chính sách giao tiếp cởi mở và trung thực là rất quan trọng. Xung đột và chỉ trính là điều không thể tránh khỏi nhưng cả nhóm có thể hạn chế tối đa chúng nếu biết giao tiếp với nhau bằng trí tuệ cảm xúc.

Bằng cách lên kế hoạch cho những điều không thể tránh khỏi, bạn có thể đảm bảo những đoạn hội thoại thẳng thắn luôn đi kèm sự tinh tế nhất định. Nhờ đó, chúng giúp xây dựng kết nối giữa các thành viên thay vì tàn phá các mối quan hệ. Hãy chỉ định ra người có vai trò hòa giải trong nhóm, lên kế hoạch cho các buổi workshop về kỹ năng giao tiếp và thảo luận về những phong cách giao tiếp khác nhau.