Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức.

Trong bài viết sau đây sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bản mô tả công việc chuẩn form và mẫu  bản mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất.

1. Bản mô tả công việc là gì? Vai trò của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc.

Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

• Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó hay không.
• Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.
• Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí rõ ràng khi đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.
• Đặc biệt, bản mô tả công việc càng quan trọng và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.

2. Những nội dung cần có trong bản mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bản mô tả công việc cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin chung về công việc: Bao gồm các thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc và các mối quan hệ (cấp trên/cấp dưới)
• Mục đích công việc: Là mô tả khái quát về những yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc.

Ví dụ: Mục đích công việc của Nhân viên nhân sự là: Giúp Trưởng phòng HCNS trong công tác tổ chức, quản lý bộ máy, quản lý lao động, quan hệ lao động; tuyển dụng; đào tạo; tiền lương và chế độ chính sách đảm bảo công ty có đủ nhân lực thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh.

• Các nhiệm vụ chính yếu: Đây là những hoạt động chính mà nhân viên sẽ thực hiện với một tần suất/chu kỳ nhất định để đạt được kết quả đầu ra cho công việc.

Ví dụ: Nhiệm vụ chính của Nhân viên nhân sự là: (1) Quản lý lao động, quản lý hồ sơ nhân sự, (2) Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, (3) Thực hiện công tác tiền lương và các chế độ chính sách,…

• Quyền hạn công việc: Các quyền hạn của người lao động trong quá trình làm việc, ví dụ như quyền được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
• Điều kiện làm việc: Là bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường làm việc hay phương tiện đi lại.
• Tiêu chuẩn công việc: Là các tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động để đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,..)

3. 5 bước xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc. Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực.

Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:

• Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
• Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
• Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
• Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng  quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

• Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
• Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
• Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:

• Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
• Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
• Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
• Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.

Nguồn: Sưu tầm