Số hóa tài liệu là cụm từ không còn xa lạ với bất kỳ doanh nghiệp nào trong kỷ nguyên 4.0, nhất là khi cuộc đua cạnh tranh ngày càng khốc liệt bởi hàng loạt đơn vị đã và đang tăng tốc trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung làm bước đệm cho quá trình chuyển đổi số toàn diện.

Mặc dù thuật ngữ số hóa được nhắc tới nhiều trong khối doanh nghiệp, tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn chưa thực sự hiểu đúng – trúng – chính xác về giải pháp số hóa với một số hiểu lầm phổ biến có thể kể đến như:

Số hóa chỉ là scan tài liệu

Scan tài liệu chỉ là một bước trong quá trình số hóa tài liệu tổng thể, giúp chuyển dữ liệu từ dạng giấy sang dạng ảnh. Nếu chỉ scan đơn thuần, dữ liệu ảnh sẽ không thể khai thác và sử dụng tác vụ như tìm kiếm, trích xuất hay chỉnh sửa.

Một quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp bao gồm nhiều công đoạn như thu thập tài liệu giấy, phân loại & chỉnh lý, scan tài liệu, kiểm tra file đầu ra 2 lần, nhận dạng kí tự và kết xuất thông tin

Số hóa chỉ là về tài liệu

Sự thật cho thấy rằng trong doanh nghiệp có nhiều tài liệu không nhất thiết phải số hóa. Điều doanh nghiệp cần làm ngay hôm nay là sắp xếp, tổng hợp những tài liệu quan trọng cần sử dụng thường xuyên, lưu trữ lâu dài, loại bỏ các tài liệu đã không còn giá trị hoặc bị trùng lặp.

Từ đó, xác định những tài liệu cần được số hóa, giúp tối ưu thời gian và chi phí triển khai thay vì số hóa toàn bộ tài liệu hiện có.

Số hóa yêu cầu số hóa tất cả mọi tài liệu hiện có

Nhiều người lầm tưởng số hóa chỉ đơn thuần là số hóa tài liệu hay chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử. Nhưng trong thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa bản đồ (GIS), số hóa vật thể 3D và số hóa quy trình thủ tục trong tổ chức, từ đó cải thiện phương thức vận hành kinh doanh, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân sự hay trải nghiệm của khách hàng.

Số hóa là đề xuất của riêng phòng IT – CNTT

Một doanh nghiệp hiện đại thường được cấu thành từ nhiều phòng ban như : CNTT, Tài chính kế toán, Hành chính-Nhân sự, Marketing, Kinh doanh, Mua sắm,… Trong quá trình hoạt động, các phòng ban này sẽ phát sinh một lượng lớn tài liệu giấy được tích trữ qua nhiều năm, cũng như gặp khó khăn trong việc xử lý các quy trình thủ công.

Vậy nên phòng ban nào trong doanh nghiệp cũng có thể chủ động đề xuất triển khai số hóa để cải thiện việc lưu trữ tài liệu, xử lý thủ tục, hay khai thác dữ liệu hiệu quả hơn chứ không chỉ phòng IT-CNTT.

Số hóa là chuyển đổi số

Số hoá là một cụm từ được nhắc đến song song với chuyển đổi số trong những năm gần đây. Nhưng nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số là một. Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, số hóa mới chỉ là bước đầu tiên để tạo lập dữ liệu điện tử, còn việc lưu trữ CSDL dùng chung, xử lý, khai thác và vận dụng kết quả dữ liệu vào tự động hóa thông minh doanh nghiệp, giúp đem tới hiệu quả vận hành vượt trội mới là chuyển đổi số toàn diện (lấy dữ liệu làm trung tâm). Doanh nghiệp cần phân biệt rõ điều này để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có trong việc xây dựng chiến lược CĐS hoặc ngộ nhận đã CĐS thành công khi mới chỉ hoàn thành khâu số hóa.

Số hóa là dễ và doanh nghiệp có thể tự triển khai

Số hóa là khâu đầu tiên, đóng vai trò to lớn trong việc xây dựng CSDL dùng chung của doanh nghiệp. Chính vì thế nó cần được thực hiện chính xác, thận trọng và khoa học. Nếu tự triển khai số hóa, doanh nghiệp chưa chắc đã tối ưu chi phí mà còn phải đối mặt với rủi ro cao về tỉ lệ sai sót do thiếu kinh nghiệm và phương pháp thực hiện, tốn nhiều thời gian triển khai do không phải lĩnh vực chuyên trách,…

Chính vì thế doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa uy tín, giàu kinh nghiệm triển khai với đội ngũ nhân sự, chuyên gia và hệ thống trang thiết bị chuyên dụng.

Số hóa tốn kém nhiều chi phí và thời gian của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu của các đơn vị chuyên trách (thuê ngoài) sẽ tốn kém nhiều chi phí so với việc tự triển khai. Tuy nhiên trên thực tế, với một đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa và chuyển đổi số cho hơn 10.000 khách hàng trên toàn quốc, AsiaSoft dễ dàng tối ưu chi phí và thời gian để mang lại chất lượng dự án số hóa tốt nhất dành cho khách hàng.

Số hóa tài liệu tổng thể trên quy mô toàn doanh nghiệp là một khoản đầu tư xứng đáng, mang đến lợi ích lâu dài, bền vững cho tổ chức, giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số thành công và đem lại hiệu quả cao trong công tác vận hành.