Bạn đã bao giờ cảm thấy thất vọng vì gặp phải những nhầm lẫn khi giao tiếp tại nơi làm việc chưa? Bài viết sẽ giúp bạn vượt qua các thách thức truyền thông nội bộ bằng cách thực hiện các phương pháp và sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả. Cùng AsiaSoft theo dõi ngay thôi nào!

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là xương sống giúp mọi tổ chức hoạt động trôi chảy, vì nó giúp trao đổi thông tin và thông điệp tốt hơn trong nơi làm việc hoặc tổ chức, sử dụng nhiều phương tiện khác nhau như email, bản ghi nhớ, gặp mặt trực tiếp, họp trực tuyến, mạng nội bộ, hoặc nhắn tin nhanh. 

Đó là một thực tiễn quan trọng giúp gắn kết mọi người lại với nhau và đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm, cùng hướng tới một mục tiêu chung.

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Một cuộc khảo sát của Dynamic Signal cho thấy gần 80% nhân viên cảm thấy căng thẳng vì giao tiếp không hiệu quả, trong khi 78% tin rằng việc cải thiện giao tiếp và gắn kết của nhân viên nên là ưu tiên cao hơn đối với công ty hiện tại của họ. 

Giao tiếp nội bộ hiệu quả là rất quan trọng để xây dựng sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Giữ cho mọi người được thông báo và cập nhật, nó giúp tạo ra ý thức rõ ràng về mục đích, gắn kết các cá nhân với các mục tiêu chung của công ty. Chúng ta hãy xem tổng quan nhanh về những lợi ích chính của nó:

2.1 Tăng cường tinh thần hợp tác giữa các thành viên 

Nhóm của bạn có biết điểm mạnh và điểm yếu của nhau không, và họ có cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng nhau không?

Đặt câu hỏi này cho chính mình: Nếu họ không nhận thức được vai trò, phong cách làm việc của nhau,.. thì chắc chắn có một khoảng cách giao tiếp nội bộ. 

Theo tôi, điều rất quan trọng là phải thông báo cho mọi người trong nhóm và tổ chức thảo luận thường xuyên về nhiệm vụ được giao để mọi người thoải mái hơn với nhau. 

2.2 Xây dựng niềm tin và sự minh bạch

Tôi cũng đã thấy rõ ràng nhiều sự cố tại nơi làm việc của mình, nơi mà việc không minh bạch có thể gây ra sự chậm trễ cho dự án, hiểu lầm và đôi khi thậm chí là xung đột.

Truyền thông nội bộ thúc đẩy sự minh bạch tại nơi làm việc đảm bảo sự tin tưởng giữa người với người trong một môi trường làm việc chung. Nhân viên có nhiều khả năng tin tưởng một doanh nghiệp và hướng tới thành công nếu họ tin rằng các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp cởi mở, trung thực và gắn kết với họ.

2.3 Tăng năng suất của nhân viên

Truyền thông nội bộ phục vụ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách tạo ra một môi trường mở, trong đó nhân viên có thể thảo luận và đề xuất ý tưởng của họ. Nhân viên có nhiều khả năng cảm thấy được kết nối với tổ chức hơn khi họ tin rằng suy nghĩ của họ được đánh giá cao. Điều này có thể giúp thúc đẩy sự tham gia và năng suất của nhân viên.

2.4 Cải thiện văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc hình thành hành vi, thái độ và giá trị của nhân viên. Giao tiếp nội bộ là điều cần thiết để nuôi dưỡng một nền văn hóa tích cực, vì nó cho phép nhân viên cộng tác, chia sẻ kiến ​​thức và cập nhật tin tức và cập nhật của công ty. Bằng cách ưu tiên giới thiệu và giao tiếp nội bộ, các tổ chức có thể tạo ra một nền văn hóa hỗ trợ sự tham gia của nhân viên, năng suất và thành công chung.

Vì vậy, chúng ta không thể lơ là việc thúc đẩy truyền thông nội bộ trong văn phòng. Đó là một phần văn hóa của tổ chức. Nhưng bạn có biết, giao tiếp nội bộ cũng không hề dễ dàng? Có rất nhiều rào cản cản đường. 

3. Các rào cản giao tiếp nội bộ chính là gì?

Khi nói đến các rào cản giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc, những điều này dễ thấy hơn bao giờ hết. Nơi làm việc đa thế hệ, sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, lực lượng lao động phân tán và những kỳ vọng khác nhau của nhân viên chỉ là một vài trong số những rào cản giao tiếp đã phát triển trong những năm gần đây.

Tôi đang nói về năm rào cản hàng đầu đối với sự giao tiếp thành công và sự gắn kết của nhân viên mà cá nhân tôi đã trải nghiệm và quan sát.

3.1 Rào cản con người

Giao tiếp nội bộ là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, nhưng các rào cản con người thường có thể làm giảm hiệu quả của nó. 

Kỹ năng lắng nghe tích cực kém có thể dẫn đến hiểu lầm và giao tiếp sai, trong khi sự khác biệt trong phong cách giao tiếp có thể tạo ra những thách thức lớn hơn trong việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. 

Những thành kiến ​​và giả định cá nhân cũng có thể cản trở giao tiếp, vì các cá nhân có thể diễn giải thông tin khác nhau dựa trên niềm tin và kinh nghiệm của chính họ. 

Cùng với tất cả, sự thiếu tin tưởng trong một tổ chức có thể cản trở giao tiếp nội bộ hiệu quả, vì nhân viên có thể không cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến ​​​​hoặc mối quan tâm của mình. Điều quan trọng là các tổ chức phải giải quyết những rào cản con người này, cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ để cải thiện giao tiếp nội bộ và cuối cùng là thúc đẩy thành công.

3.2 Nhiều kênh truyền thông 

Nhiều kênh liên lạc, chẳng hạn như công cụ chia sẻ tài liệu, slack, email, mạng nội bộ, Microsoft Teams, nhắn tin và các kênh khác, có thể dẫn đến tình trạng quá tải thông tin, hiểu sai và thông điệp không nhất quán, dẫn đến mức độ tương tác và năng suất của nhân viên thấp hơn.

Khi hệ sinh thái truyền thông ngày càng trở nên phức tạp, nhân viên yêu cầu tổ chức của họ hoạt động trên đám mây và được tích hợp tốt. 

Chúng ta cần tìm ra cách kết hợp tất cả chúng vào một nền tảng giao tiếp nội bộ duy nhất.

3.3 Rào cản ngôn ngữ

Khi các cá nhân có ngôn ngữ mẹ đẻ khác nhau hoặc mức độ thông thạo ngôn ngữ chung khác nhau, điều đó có thể dẫn đến hiểu lầm, giao tiếp sai và giảm năng suất. 

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp đào tạo ngôn ngữ, sử dụng các công cụ có nhiều tính năng ngôn ngữ tích hợp sẵn, sử dụng hỗ trợ trực quan và cử chỉ, đồng thời khuyến khích các thành viên trong nhóm kiên nhẫn và thấu hiểu, tất cả những điều này có thể giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của rào cản ngôn ngữ đối với giao tiếp nội bộ.

3.4 Căng thẳng nơi làm việc

Khi nhân viên bị căng thẳng, họ có thể ít giao tiếp hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến sự hiểu lầm và giảm sự hợp tác. Ví dụ: nếu một nhân viên cảm thấy quá tải với khối lượng công việc của mình, họ có thể ít có khả năng trả lời email hoặc tin nhắn từ đồng nghiệp ngay lập tức, dẫn đến sự chậm trễ hoặc thông tin sai lệch.

3.5 Sự khác biệt của bộ phận ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ 

Khi các phòng ban khác nhau hoạt động với các ưu tiên và mục tiêu riêng, điều đó có thể tạo ra các rào cản và cản trở sự hợp tác hiệu quả. 

Bằng cách thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở và khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận, các tổ chức có thể phá vỡ các rào cản và cải thiện giao tiếp nội bộ. 

Bên cạnh đó bạn  cần xây dựng một chiến lược tổng thể để tăng cường truyền thông nội bộ. Chúng ta hãy xem xét chi tiết các chiến lược, thực tiễn và công cụ hiệu quả thực sự có thể giúp giảm thiểu những rào cản này.

4. Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất 

Chiến lược truyền thông nội bộ là một kế hoạch phác thảo cách truyền thông có thể được chia sẻ và phổ biến trong tổ chức. Điều này rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có cùng quan điểm và cùng làm việc hướng tới các mục tiêu giống nhau. Có rất nhiều cách tiếp cận, nhưng đây là năm chiến lược hiệu quả nhất mà tôi chia sẻ với bạn đã giúp tôi cải thiện khả năng giao tiếp của nhân viên:

4.1 Giao tiếp hai chiều

Giao tiếp hai chiều liên quan đến việc lắng nghe phản hồi của nhân viên và trả lời các mối quan tâm của họ. Điều này cho phép nhân viên cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, điều này có thể làm tăng sự hài lòng và năng suất trong công việc.

Bạn có thể cải thiện giao tiếp hai chiều thông qua các phương pháp khác nhau, như: 

• Sử dụng các kênh nội bộ như diễn đàn hoặc trò chuyện để khuyến khích các cuộc thảo luận giữa các nhân viên. Bạn có thể sử dụng một nền tảng cộng tác nhóm để giúp mọi người luôn cập nhật thông tin và duy trì liên lạc. 
• Tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên và khuyến khích các chính sách cởi mở nơi nhân viên có thể tiếp cận người quản lý để bày tỏ mối quan tâm hoặc ý tưởng của họ.

4.2 Tính minh bạch trong giao tiếp 

Tính minh bạch trong giao tiếp liên quan đến việc trung thực và cởi mở về thông tin được chia sẻ. 

Điều quan trọng là chia sẻ tất cả thông tin liên quan với nhân viên, ngay cả khi đó là tin xấu, để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Khi nhân viên cảm thấy như họ đang được theo dõi, điều đó sẽ tạo dựng niềm tin và giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực. 

Cố gắng làm theo các điểm dưới đây để xây dựng tính minh bạch hiệu quả:

1. Chính sách mở cửa: Khuyến khích các nhà quản lý áp dụng chính sách mở cửa, trong đó nhân viên cảm thấy thoải mái khi tiếp cận họ với các câu hỏi, mối quan tâm hoặc phản hồi bất cứ lúc nào. 
2. Các cuộc họp nhóm thường xuyên: Các cuộc họp nhóm thường xuyên có thể được sử dụng để chia sẻ thông tin, thảo luận về tiến độ và lên ý tưởng. Những cuộc họp này có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất quan điểm và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
3. Số liệu hiệu suất: Thực hiện các số liệu hiệu suất được truyền đạt rõ ràng tới tất cả nhân viên. Điều này có thể bao gồm các mục tiêu cụ thể, thời hạn và điểm chuẩn để thành công. 

4.3 Sử dụng các công cụ cộng tác giúp nâng cao hiệu quả làm việc 

Các công cụ cộng tác như phần mềm quản lý dự án, ứng dụng nhắn tin và nền tảng hội nghị truyền hình có thể giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. 

Chẳng hạn, một nhóm từ xa có thể sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình để tiến hành các cuộc họp ảo, chia sẻ màn hình và thảo luận về các dự án đang diễn ra. Tương tự như vậy, các công cụ cộng tác nhóm và quản lý dự án như Asia Enterprise  giúp phối hợp tốt hơn với các thành viên trong nhóm.

4.4 Tăng cường sự tin tưởng trong doanh nghiệp 

Để tăng cường “mối quan hệ tin tưởng” trong một tổ chức, điều quan trọng là phải nhận ra rằng nhân viên thường có niềm tin lớn hơn vào người giám sát trực tiếp của họ so với các cá nhân khác. 

Mối quan hệ này có thể được sử dụng để thúc đẩy giao tiếp cởi mở, đặc biệt là trong những thời điểm không chắc chắn hoặc những tình huống có thể tạo ra hiểu lầm.

Đảm bảo:

• Hãy trung thực khi nói đến thông tin bất lợi; tập trung vào thông tin liên lạc để loại bỏ sự nhầm lẫn.
• Truyền đạt sự thật và tập trung vào các thông tin liên lạc cung cấp ‘sự thật’.
• Giữ lời hứa của bạn, không bao giờ hứa hẹn quá mức và tránh đưa ra những cam kết mà bạn không thể thực hiện.

4.5 Khảo sát nhân viên định kỳ giúp tăng cường truyền thông nội bộ 

Bằng cách thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên về các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của công ty, ban quản lý có thể thu được những hiểu biết có giá trị, phản hồi mang tính xây dựng về những lĩnh vực mà giao tiếp có thể được cải thiện. Có nhiều loại khảo sát nhân viên, chẳng hạn như khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, v.v. mà bạn có thể thực hiện.

Cuộc khảo sát có thể bao gồm các câu hỏi như:

• Bạn có cảm thấy đầy đủ thông tin về tin tức và cập nhật của công ty không?
• Bạn có thường xuyên nhận được phản hồi về công việc của mình không?
• Bạn có cảm thấy rằng ý kiến ​​và ý tưởng của bạn được ban quản lý đánh giá cao không?

Đây là một số chiến lược hữu ích để đưa truyền thông nội bộ vào hoạt động. Tuy nhiên, để duy trì luồng giao tiếp này, bạn cũng cần tuân theo một số thông lệ trong công việc hàng ngày. Chúng ta hãy xem những thực hành này là gì:

Phần kết luận

Không còn nghi ngờ gì nữa, giao tiếp nội bộ là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào để thúc đẩy sự hợp tác, gắn kết và hiểu biết giữa các nhân viên. Bằng cách sử dụng các công cụ hiệu quả như công cụ cộng tác, công cụ quản lý dự án và công cụ hội nghị truyền hình, cùng với các phương pháp và chiến lược hiệu quả đã nói ở trên, bạn đảm bảo rằng nhân viên của mình có cùng quan điểm, làm việc hướng tới cùng mục tiêu, đồng thời cảm thấy được trân trọng và lắng nghe.

Asia Enterprise  có thể hỗ trợ cải thiện tổ chức nội bộ trong một tổ chức với các tính năng tuyệt vời như quản lý tác vụ, cộng tác nhóm và thảo luận dự án nhóm, cho phép các nhóm giao tiếp và cộng tác hiệu quả ở một nơi. Với Asia Enterprise , các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình giao tiếp của họ, cải thiện năng suất và tạo môi trường làm việc tích cực.