Giải pháp ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp, được sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh của một công ty hoặc tổ chức. Khi quy mô và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp phát triển, sẽ có những dấu hiệu cho thấy hệ thống và quy trình cũ không còn phù hợp nữa.

Việc xem xét triển khai một hệ thống ERP là một giải pháp được lựa chọn lúc này.

Giải pháp ERP – Sự lựa chọn then chốt tháo gỡ khó khăn

Sự đa năng, linh hoạt và thông minh của giải pháp ERP giúp doanh nghiệp tăng cao khả năng quản lý tối đa. Giải pháp này hoàn toàn có thể đồng bộ hóa và tổ chức các hoạt động vận hành, từ quản lý tài chính, nhân sự đến quản lý chuỗi cung ứng.

Trong bối cảnh công ty đang hoạt động trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh, việc có một phần mềm quản lý ERP hiện đại và phù hợp trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Sẽ có những dấu hiệu “mách nước” cho công ty có thể nhận ra được doanh nghiệp mình đang cần một hệ thống ERP lúc này hay không.

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang cần áp dụng ERP để quản lý

1. Quy trình kinh doanh không khớp

Nếu công ty gặp phải sự không phù hợp trong quy trình kinh doanh, như:

• Sự thiếu hụt, chia sẻ  thông tin giữa các bộ phận không hiệu quả
• Các hoạt động, quy trình kinh doanh không được đồng bộ

Đó có thể là dấu hiệu cho thấy công ty cần áp dụng triển khai hệ thống ERP để tạo sự liên kết và đồng bộ hóa thông tin.

2. Tăng cường quy trình tự động hóa

Nếu công ty muốn tối ưu quy trình làm việc và giảm công sức thủ công, việc triển khai ERP có thể giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh như đặt hàng, quản lý kho, hoặc thanh toán tài chính, từ đó mang lại sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Hệ thống ERP sẽ cung cấp một bộ công cụ phần mềm toàn diện để quản lý, điều phối và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình kế toán, quản lý quá trình sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng và nhiều công việc khác. Điều này giúp tăng cường năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, và cải thiện sự hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

3. Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Phần mềm ERP giúp công ty quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và đáng tin cậy khi:

• Thông tin khách hàng bị lộn xộn, sai sót
• Dữ liệu tài chính không chính xác
• Tổ chức lưu trữ thông tin không hiệu quả

4. Khó truy cập dữ liệu

Khi doanh nghiệp phát triển, lượng thông tin cần xử lý cũng tăng lên. Vấn đề đối mặt là khi cần truy cập thông tin hoặc tạo báo cáo nhanh chóng, việc tổng hợp dữ liệu rất tốn thời gian.

Một giải pháp ERP tích hợp có thể xử lý lượng dữ liệu lớn, giúp tăng cường khả năng xử lý thông tin một cách hiệu quả, giảm bớt các công đoạn làm thủ công và đảm bảo tổng hợp dữ liệu diễn ra nhanh chóng, giúp tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

5. Hệ thống quản lý không đồng nhất

Trong một doanh nghiệp, các bộ phận khác nhau thường sử dụng các phần mềm riêng biệt để quản lý và xử lý thông tin. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tương tác dữ liệu giữa các phần mềm, gây sự không nhất quán và thiếu chính xác.

Một giải pháp phần mềm ERP có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp các hệ thống hiện có thành một hệ thống duy nhất, tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung, giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin từ nhiều phòng ban và quy trình khác nhau trong công ty.

6. Hạn chế lưu trữ dữ liệu khách hàng và tồn kho

Khi doanh nghiệp mở rộng, tình hình tồn kho và dữ liệu khách hàng có thể trở nên phức tạp. Điều này có thể gây ra nhiều thách thức, như:

• Nhân viên bán hàng tốn thời gian để yêu cầu thông tin và đưa ra dự báo.
• Chuỗi cung ứng chưa được tự động hóa, dẫn đến phản ứng chậm chạp.
• Quản lý tồn kho trở nên quá tải.

Việc lưu trữ dữ liệu khách hàng và tồn kho riêng biệt có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ bên trong doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Một giải pháp hệ thống ERP tốt có thể giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức này.

Nhân viên bán hàng sẽ có khả năng trả lời các câu hỏi liên quan đến đơn hàng của khách hàng mà không phải gọi điện để hỏi thông tin từ các bộ phận khác. Khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng và tình trạng tài khoản thông qua hệ thống website. Việc tích hợp thông tin nội bộ với các thiết bị nhỏ dễ dàng truy cập, thông tin được cập nhật liên tục từ bất kỳ đâu trở thành hiện thực. Cuối cùng, quản lý kho hàng sẽ cảm thấy việc theo dõi hàng tồn kho và đơn đặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với yêu cầu của thị trường.

7. Nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu

ERP cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp công ty có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, từ đó hỗ trợ quyết định chiến lược và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.

Hệ thống giúp thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, lên các báo cáo chi tiết để tạo ra thông tin quan trọng và hữu ích cho việc ra quyết định. Ban lãnh đạo có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh, xu hướng thị trường, và sự tương tác giữa các phòng ban và quy trình trong công ty.

Với dữ liệu này, các quản lý có đầy đủ thông tin để đưa ra những quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Công ty có thể sử dụng giải pháp ERP để theo dõi doanh thu, lợi nhuận, lượng tồn kho, và sự tiến độ của các dự án. Điều này giúp công ty có khả năng đưa ra quyết định thông minh, tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất kinh doanh.

8. Tối ưu hóa tài nguyên

Công cụ quản lý ERP giúp công ty tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như nhân lực, vật liệu, và thời gian làm việc. Điều này giúp giảm lãng phí và tăng cường năng suất làm việc, từ đó đảm bảo sự cạnh tranh và tăng trưởng bền vững.

Nhờ vào ERP, công ty có thể theo dõi và quản lý tài nguyên như nguyên vật liệu, quỹ hàng tồn kho, và nguồn nhân lực. Công ty có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.

Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo, giúp công ty hiểu rõ hơn về việc sử dụng tài nguyên, đề xuất những cải tiến và đưa ra quyết định chiến lược để tối ưu hóa tài nguyên.

9. Cải thiện công việc kế toán

Bộ phận kế toán là một trong những bộ phận quan trọng và nhạy cảm nhất trong doanh nghiệp. Nếu nhân viên kế toán của phải mất nhiều thời gian hàng tuần để nhập liệu tay từ các hóa đơn giấy, đơn đặt hàng và làm việc với vô số bảng tính, thì đây là lúc cần nghĩ đến một giải pháp tốt hơn.

Với toàn bộ thông tin tài chính được tổ chức trong cùng một hệ thống, nhân viên kế toán có thể giải phóng thời gian và tài nguyên từ các công việc nhập liệu thủ công, từ đó làm việc hiệu quả hơn và tạo ra các báo cáo quan trọng mà không gặp trễ hạn.

10. Quản lý IT phức tạp và áp lực

Quản lý hệ thống IT trong một doanh nghiệp với nhiều hệ thống khác nhau có thể gặp nhiều vấn đề phức tạp, tốn kém và tốn thời gian. Công việc điều chỉnh, tích hợp và bảo trì các hệ thống này đòi hỏi nguồn lực và sự chú ý. Các chi tiết và hoạt động quan trọng có thể bị bỏ sót, dẫn đến việc quản lý không hiệu quả của nguồn lực.

Bằng cách triển khai giải pháp ERP, công ty có thể tối ưu hóa việc quản lý và vận hành hệ thống IT, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu suất làm việc. Nó cũng giúp giảm bớt áp lực và căng thẳng đối với nhân viên IT, vì họ có một hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ để quản lý và giám sát công việc của mình.