Sổ sách kế toán và hồ sơ tài chính đều quan trọng trong quản lý tài chính và đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ, và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy đâu phương pháp tốt nhất để lưu trữ hồ sơ, chứng từ trong doanh nghiệp? Cùng AsiaSoft tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao việc lưu trữ hồ sơ lại quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ?

Việc lưu giữ hồ sơ là một phần quan trọng của quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Dưới đây là một số lý do vì sao việc này quan trọng:

Tuân thủ pháp luật:

• Nghệ thuật kế toán: Việc lưu trữ hồ sơ đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc và quy tắc kế toán, giúp tránh các vấn đề pháp lý và nắm vững tình hình tài chính.
• Điều luật thuế: Các cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giữ lại hồ sơ tài chính để kiểm tra và xác minh thông tin về thu nhập, chi phí, và các vấn đề thuế khác.

Đánh giá hiệu suất kinh doanh: Hồ sơ tài chính giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất kinh doanh, xác định các vấn đề và cơ hội, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược.

Kiểm toán và đối soát: Việc giữ lại hồ sơ là quan trọng trong các quá trình kiểm toán nội bộ và bên ngoại, giúp đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Chứng minh tài chính cho ngân hàng và nhà đầu tư:

• Vay vốn: Khi cần vay vốn, ngân hàng thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ tài chính để đánh giá khả năng trả nợ và độ ổn định tài chính.
• Hấp dẫn nhà đầu tư: Các nhà đầu tư cũng quan tâm đến sự minh bạch và ổn định tài chính, do đó, hồ sơ tài chính sẽ hỗ trợ trong quá trình tìm kiếm đối tác đầu tư.

Phòng ngừa rủi ro và kiểm soát chi phí:

• Phòng ngừa rủi ro tài chính: Việc giữ lại hồ sơ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và dự đoán dòng tiền, từ đó phòng ngừa rủi ro tài chính và giữ vững ổn định.
• Kiểm soát chi phí: Theo dõi chi phí qua hồ sơ tài chính giúp đưa ra quyết định hiệu quả về chi tiêu và tối ưu hóa nguồn lực.

Hỗ trợ quyết định chiến lược: Hồ sơ tài chính cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định chiến lược, giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình và tương lai của mình.

Tóm lại, việc lưu giữ hồ sơ là cơ bản cho sự minh bạch, tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả của doanh nghiệp nhỏ, đồng thời hỗ trợ trong quá trình tìm kiếm nguồn vốn và xây dựng sự tin cậy từ phía ngân hàng, nhà đầu tư, và đối tác kinh doanh.

2. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp 

Bạn có thể lưu giữ hồ sơ hóa đơn, thanh toán và các giao dịch kinh doanh khác ở dạng bản sao điện tử hoặc bản cứng.

Việc lưu giữ hồ sơ điện tử sẽ giúp bạn tiến hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày và đáp ứng các nghĩa vụ về thuế và hưu bổng của mình.

Bằng cách sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử thích hợp, bạn có thể:

• Tự động tính toán số tiền và cung cấp các báo cáo làm sẵn
• Tạo hóa đơn, tóm tắt và báo cáo cần thiết cho Thuế hàng hóa và dịch vụ (GST) và Thuế thu nhập
• Tìm hiểu về mức thuế suất, luật thuế và phán quyết mới nhất
• Báo cáo trực tuyến một số thông tin nhất định cho chúng tôi
• Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý
• Sao lưu tập tin trong trường hợp xảy ra tai nạn như lũ lụt, hỏa hoạn hoặc trộm cắp.

Bằng cách thực hiện những bước trên, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả, giúp tăng cường sự tổ chức, bảo mật thông tin và sẵn sàng đối mặt với các thách thức liên quan đến quản lý hồ sơ.

3. Làm cách nào để đảm bảo tính chính xác của sổ sách trong doanh nghiệp

Đối với hầu hết mọi doanh nghiệp, việc lưu trữ hồ sơ, thực hiện kế toán nhanh và chính xác là vấn đề vô cùng quan trọng. 

Khi sổ sách của bạn được duy trì chính xác, đó sẽ là nền tảng để đánh giá hiệu suất tài chính của công ty. Những con số không chỉ là các dữ liệu cụ thể, mà còn là những câu chuyện, liệu bạn đang tiến triển, đối mặt với khó khăn hay chỉ đơn giản là đang duy trì được sự ổn định. Cung cấp thông tin này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để đưa ra những quyết định cẩn trọng về hướng đi và chiến lược trong tương lai của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi những con số không chính xác, khi bạn buộc phải dựa vào những thông tin sai sót để đưa ra quyết định của mình, điều đó cũng giống như việc điều khiển một con tàu một cách mù quáng mà không có la bàn, thước đo độ cao hay thậm chí là các ngôi sao trên bầu trời. Nói một cách đơn giản, nếu muốn thành công, việc đảm bảo tính chính xác của kế toán là điều tối quan trọng. Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về các phương pháp khả thi mà bạn có thể triển khai để cải thiện hệ thống sổ sách kế toán của mình.

1. Quản lý mọi chi phí kinh doanh 

Là một doanh nghiệp mới, quản lý mọi chi phí kinh doanh và theo dõi dòng tiền là quan trọng để cải thiện hiển thị và định vị của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa khả năng thanh toán nợ và quản lý tín dụng chịu thuế.

Cách bạn ghi chép chi phí phụ thuộc vào phương pháp kế toán của bạn. Trong kế toán dồn tích, doanh thu được ghi nhận khi kiếm được, không phải khi thanh toán. Sổ sách sẽ bao gồm các khoản phải thu và phải trả, giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng sinh lời và dòng tiền của công ty.

Ngược lại, kế toán cơ sở tiền mặt ghi lại chỉ các giao dịch đã thanh toán hoặc nhận được. Mặc dù phương pháp này có thể hiệu quả ban đầu, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, việc chuyển sang kế toán dồn tích sẽ mang lại cái nhìn dài hạn chính xác hơn về tình hình tài chính của công ty.

 2. Ghi sổ kế toán

Việc duy trì sổ sách kế toán chính xác là quan trọng không kém việc ghi chép nghiêm ngặt. Cơ quan thuế như IRS (Cơ quan Thuế Thu Nhập Liên Bang Hoa Kỳ) cũng ghi chú rằng giữ các tài liệu này là vô cùng quan trọng vì chúng hỗ trợ việc xác định các mục trong sổ sách và tờ khai thuế của bạn.

Doanh nghiệp của bẹn nên giữ những hồ sơ nào? Những tài liệu quan trọng nên giữ bao gồm:

• Hóa đơn mua hàng 
• Chi phí kinh doanh
• Ghi chép về doanh thu
• Chi phí đi lại, giải trí và di chuyển
• Tài sản
• Thuế việc làm

May mắn thay, ngày nay, phần mềm kế toán chất lượng cao có thể quét, tải lên và tự động phân loại tất cả các biên lai liên quan của doanh nghiệp.

3. Sử dụng phần mềm quản lý 

Nếu bạn vẫn đang thực hiện công việc kế toán bằng cách thủ công, thì đây là thời điểm lý tưởng để đưa ra sự thay đổi. Ngay cả những bảng tính Excel cơ bản cũng không đáp ứng đủ sự phức tạp mà các doanh nghiệp hiện đại đang đặt ra cho đội ngũ kế toán của họ.

Việc nhập dữ liệu thủ công không chỉ hiệu suất kém, mà còn dễ gây ra sai sót do sự can thiệp của con người, và điều quan trọng là nó không mang lại đủ quyền kiểm soát và khả năng hiển thị thông tin quan trọng cho những quyết định chiến lược của các nhà quản lý tài chính.

Cách tiếp cận thủ công này không chỉ tốn thời gian và nguồn lực mà còn đe dọa tính tuân thủ với các quy định, tạo điều kiện cho sự không hài lòng từ phía nhân viên. Thay vào đó, việc triển khai phần mềm kế toán hiện đại là một bước quan trọng để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sự chính xác và hiệu suất cao hơn trong công việc kế toán của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, như đã đề cập, có những công nghệ kế toán hiện đại được thiết kế để phù hợp với các doanh nghiệp cả lớn và nhỏ. Lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp bạn có thể kể đến Asia Enterprise. Phần mềm này có thể trao quyền cho doanh nghiệp của bạn bằng cách:

• Thúc đẩy tính chính xác của dữ liệu
• Tạo tự động hóa kế toán
• Tạo báo cáo tài chính
• Tiết kiệm thời gian nhập liệu
• Theo dõi thu nhập và chi tiêu
• Gửi và thanh toán hóa đơn
• Đơn giản hóa bảng lương
• Cung cấp những hiểu biết có thể hành động
• Hợp lý hóa việc kê khai thuế

4. Tách biệt chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh

Trong giai đoạn đầu của sự phát triển của doanh nghiệp, thường xuất hiện sự lệch lạc giữa tình hình tài chính cá nhân của chủ sở hữu và tài chính của công ty. Điều này tạo ra sự rối loạn trong nguồn tài chính, làm cho việc đánh giá chính xác tình trạng của công ty trở nên phức tạp hơn nhiều.

Mặc dù việc chấp nhận tiền vào tài khoản cá nhân có thể mang lại sự thuận tiện ngay từ ban đầu, nhưng bằng cách ngừng hỗ trợ ngay bây giờ và duy trì hai tài khoản hoàn toàn độc lập, bạn có thể tránh được những vấn đề kế toán phức tạp. Bằng cách thiết lập một tài khoản dành riêng cho công ty, bạn có thể:

Theo dõi dòng tiền kinh doanh hiệu quả hơn:

• Giúp bạn theo dõi một cách chặt chẽ dòng tiền của công ty.
• Tạo cơ hội để xây dựng bức tranh chi tiết về dòng tiền, quản lý bảng cân đối kế toán và thực hiện dự báo tài chính.

Tăng cường hiệu quả kế toán:

• Khi đến thời điểm tính thuế, việc xác định và cung cấp dữ liệu tài chính liên quan trở nên dễ dàng hơn vì không cần phải phân loại giữa các chi phí cá nhân và kinh doanh.

Bảo vệ khỏi trách nhiệm pháp lý:

• Ngăn chặn tình trạng tài chính không chính xác có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc nộp thuế và gây ra kiểm toán cho công ty.
• Đối với các doanh nghiệp được đăng ký là LLC hoặc công ty, việc giữ tài chính cá nhân và doanh nghiệp riêng biệt có thể loại bỏ trách nhiệm hữu hạn cá nhân của chủ sở hữu.

5. Lưu trữ hồ sơ bằng cách sao lưu dữ liệu của bạn

Trong tình huống mà thảm họa thiên nhiên xảy ra hoặc mạng của bạn bị tấn công bởi tin tặc, hệ thống dữ liệu tài chính và kế toán của bạn có thể đối mặt với nhiều rủi ro. Dưới đây là mô tả về tình huống và biện pháp bảo vệ:

Thảm họa thiên nhiên:

• Tình huống: Môi trường tự nhiên như động đất, lụt lội, hoặc các thảm họa khác có thể gây tổn thất nặng nề cho dữ liệu vật lý và điện tử.
• Biện pháp bảo vệ: Sao lưu dữ liệu vào nền đám mây siêu bảo mật, giúp bảo vệ thông tin tài chính khỏi mất mát khi có thảm họa.

Tấn công mạng và tin tặc:

• Tình huống: Cuộc tấn công mạng có thể dẫn đến mất mát dữ liệu, sự thay đổi thông tin hay thậm chí là lừa đảo tài chính.
• Biện pháp bảo vệ: Duy trì bản sao an toàn của tất cả tài liệu tài chính trong môi trường đám mây siêu bảo mật giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không bị thất lạc hay biến đổi một cách không đáng kể.

Sao lưu dữ liệu:

• Tình huống: Nếu không có bản sao lưu, mất mát dữ liệu do thiên tai hoặc tấn công mạng có thể gây nguy cơ lớn cho hoạt động kinh doanh của bạn.
• Biện pháp bảo vệ: Duy trì bản sao của tất cả dữ liệu tài chính và kế toán tại đám mây giúp đảm bảo tính nguyên vẹn và khả năng khôi phục nhanh chóng khi có sự cố.

Bằng cách này, bạn có thể yên tâm về việc bảo vệ thông tin tài chính và kế toán của công ty khỏi các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo khả năng tái tạo dữ liệu một cách hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.

4. Những loại hồ sơ cần được doanh nghiệp lữu trữ?

Doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ hồ sơ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý tài chính hiệu quả và phục vụ các mục đích quản lý khác nhau. 

Dưới đây là một số loại hồ sơ quan trọng mà doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ:

Hồ sơ thuế:

• Bao gồm các tài liệu liên quan đến khai thuế, hóa đơn, biên lai và bảng lương.
• Bảo quản tất cả các hồ sơ liên quan đến thuế, bao gồm cả các bản khai thuế và bản kê khai thuế GTGT (nếu áp dụng).

Hồ sơ tài chính:

• Bao gồm các bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và báo cáo kết quả kinh doanh.
• Đảm bảo bảo quản các hồ sơ tài chính hàng năm và theo dõi các biến động tài chính.

Hồ sơ nhân sự:

• Bao gồm thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, bảng lương và các hồ sơ đào tạo.
• Đảm bảo giữ các hồ sơ nhân sự theo yêu cầu pháp lý và để theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên.

Hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp:

• Bao gồm thông tin liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp, hợp đồng mua bán, hóa đơn và thỏa thuận.
• Đảm bảo lưu giữ thông tin về quan hệ kinh doanh và các điều khoản hợp đồng.

Hồ sơ pháp lý:

• Bao gồm các văn bản liên quan đến việc đăng ký doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và các văn bản pháp lý khác.
• Đảm bảo lưu giữ các tài liệu quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp.

Hồ sơ quảng cáo và tiếp thị:

• Bao gồm chiến lược quảng cáo, mẫu quảng cáo, và các chiến dịch tiếp thị.
• Bảo quản các hồ sơ này để theo dõi hiệu suất quảng cáo và tiếp thị.

Hồ sơ bảo hiểm:

• Bao gồm các hợp đồng bảo hiểm, chính sách và thông tin liên quan đến bảo hiểm kinh doanh.
• Đảm bảo rằng bạn có thể truy cập nhanh chóng thông tin bảo hiểm khi cần thiết.

Hồ sơ về sản phẩm và dịch vụ:

• Bao gồm thông tin về sản phẩm và dịch vụ, bảng giá và thông tin về chất lượng.
• Đảm bảo theo dõi và cập nhật thông tin về các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Bằng cách giữ gìn và tổ chức những loại hồ sơ này, doanh nghiệp nhỏ có thể giảm rủi ro, đáp ứng yêu cầu pháp lý, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển doanh nghiệp.

Kết luận 

Lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp không chỉ là một nhiệm vụ hằng ngày mà còn là yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi một hệ thống lưu trữ được xây dựng trên các nguyên tắc như bảo mật cao, dễ dàng truy cập và tìm kiếm, tuân thủ pháp luật và chuẩn mực ngành, quản lý thông tin đa dạng, chiến lược dự phòng và khôi phục dữ liệu, hạn chế truy cập, khả năng mở rộng và tương thích, đào tạo nhân viên và tạo ra một môi trường minh bạch và hiệu quả. Tổng cộng, lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin, đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả cho yêu cầu thông tin, và hỗ trợ quản lý doanh nghiệp một cách linh hoạt và chặt chẽ.