Bất kỳ hệ thống doanh nghiệp đầy đủ nào cũng là một sự đầu tư nguy hiểm. Với sự phức tạp, việc có một ít kinh nghiệm về hoạt động kinh doanh là không hề đủ. Phần một, hai và ba, chúng ta đã bàn luận tới những lỗi nguy hiểm thường gặp phải trong quá trình lựa chọn, kết nối và sử dụng các gói ERP.

Bất kỳ hệ thống doanh nghiệp đầy đủ nào cũng là một sự đầu tư nguy hiểm. Với sự phức tập, việc có một ít kinh nghiệm về hoạt động kinh doanh là không hề đủ. Phần một, hai và ba, chúng ta đã bàn luận tới những lỗi nguy hiểm thường gặp phải trong quá trình lựa chọn, kết nối và sử dụng các gói ERP.

1. Không chuẩn bị kế hoạch hồi phục

Một kế hoạch phục hồi là tập hợp các công cụ để phòng ngừa trường hợp hệ thống ERP xảy ra lỗi. Mặc dù các mô hình cơ bản đều có các kế hoạch này, trong mỗi trường hợp duy nhất của doanh nghiệp và cho từng hệ thống ERP, một kế hoạch khôi phục sẽ yêu cầu những khác biệt nhất định và không thể thay thế được.

Chính vì vậy, không xây dựng một kế hoạch khôi phục chi tiết – hoặc không có kế hoạch chuẩn bị cẩn thận – có thể dẫn tới hỗn loạn bán hàng và thâm hụt trong khi nhân viên đang cố gắng tìm ra lỗi để sửa chữa.

Khi xem xét các rủi ro có thể xảy ra, giúp các nhà quản lý có thể dự đoán và phòng tránh được, “phòng bệnh còn hơn chữa bệnh”.

2. Xác định và phân loại các mối đe dọa.

Nỗi khiếp sợ lớn nhất đối với một hệ thống ERP là khi toàn bộ hệ thống không hoạt động, nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất, như là tải dữ liệu, duy trì sản xuất. Sau đó chuyển sang các phụ trợ như là thanh toán và kế toán, và rồi mở rộng tới các quy trình quản trị khác.

Như đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp là khác nhau, điều quan trọng với một tổ chức  là giải quyết các vấn đề liên quan tới thanh toán và kế toán trước khi sang các vấn đề khác. Khi không biết đâu là việc cần làm trước tiên, người quản lý cần sắp xếp các việc tương tự lại với nhau sau đó phân loại ra để xem xét việc nào trước, việc nào sau khi ERP bị lỗi. Đảm bảo chắc chắn rằng quyết định đó là đúng, nếu không muốn phải đối mắt với việc thâm hụt, lỗ vốn.

3. Tạo một sơ đồ phục hồi

Cần tạo ra một sơ đồ phục hồi cơ bản để dựa vào đó xây dựng các kế hoạch phục hồi chi tiết cho hệ thống ERP. Tất nhiên, sơ đồ này có thể dựa theo các kinh nghiệm của quản trị viên mà không cần theo một mẫu nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung, một doanh nghiệp nên làm theo 3 bước sau:

• Bước 1: Kết nối với đội ngũ hỗ trợ và nguồn nhân lực.
  • Lập danh sách những người cần liên hệ nếu có lỗi xảy ra với hệ thống ERP.
  • Đề ra các giải pháp phù hợp dựa theo các thông tin liên quan tới những khu vực bị ảnh hưởng.
  • Chỉ định rõ từng người quản lý cho mỗi một nhiệm vụ/ khu vực trong suốt quá trình phục hồi.
  • Xây dựng bảng kiểm tra cho từng trường hợp.
  • Đảm bảo chắc chắn rằng các quản lý hoặc nhân viên đều có trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ/ khu vực và từng chữ ký cho bảng kiểm tra.
• Bước 2: Chi tiết nhất có thể

Đáng buồn thay, hầu hết các lỗi ERP yêu cầu một quá trình phục hồi, và trong quá trình này, các kế hoạch phục hồi tốn nhiều thời gian hơn là thiệt hại nhiều hơn mà các doanh nghiệp cần đối phó. Do đó, sơ đồ phục hồi nên chi tiết nhất có thể – cho cả quá trình, hệ thống hoặc nguồn nhân lực, và nhân viên của bạn sẽ biết cần làm gì trong suốt quá trình này.

• Bước 3: Tạo danh sách phản hồi thực tế

Danh sách này thực sự là cốt lõi của kế hoạch phục hồi bởi vì các hệ thống không có khả năng tự sửa chữa nếu không có con người. Chính vì vậy, khi phục hồi hệ thống, điều tốt nhất là đảm bảo rằng tất cả mọt người có liên quan cần phải được thông báo.

Nếu bạn nghĩ nhân viên các phòng ban nên có trong danh sách thì nên kiểm tra danh sách đó cẩn thận, sau đó xem lại thường xuyên để đảm bảo mức độ liên quan và chính xác.

• Bước 4: Tạo cơ hội để kiểm tra kế hoạch phục hồi của bạn

Thứ nhất, khi kiểm tra kế hoạch phục hồi trong một hoặc nhiều tình huống khẩn cấp, nhóm ERP trở nên nhạy cảm hơn với bản chất của các nhiệm vụ trong danh sách. Hơn thế nữa, họ có thể phản ứng hiệu quả hơn là không biết kế hoạch cho tới khi toàn bộ hệ thống ERP bị hỏng.

Thứ hai, các thành viên trong nhóm sẽ phải chuẩn bị và không e sợ khi hệ thống ERP không hoạt động. Vì vậy, họ có đủ bình tĩnh để đưa ra quyết định dưới áp lực cao.

Tóm lại, trong phần này cần xác định rõ 4 lỗi thường gặp khi lựa chọn ERP, bao gồm cả những lỗi có thể xảy ra từ khâu thiết kế tới cài đặt, sử dụng và kiểm tra. Tôi hi vọng rằng các bài viết sẽ giúp bạn có những lời khuyên hay khi sử dụng hệ thống ERP. Giúp công việc được năng suất và hiệu quả hơn.

Nguồn: http://blog.trginternational.com