Hà Nội: 0936.348.626

TP Hồ Chí Minh: 0909.605.913

Đà Nẵng: 0935.072.299

04 June, 2018

Cách lưu trữ chứng từ kế toán mà mọi kế toán cần biết

Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT
Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này.
Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
– Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
– Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.

Bộ 2: Các tờ khai thuế khác:
Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.

Bộ 3: Chứng từ ngân hàng:
Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi:
Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.
• Đối với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

Bộ 4: Phiếu thu, chi tiền
Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:
Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)

Bộ 5: Phiếu nhập, xuất kho
Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:
Cụ thể:
Phiếu nhập kho:
+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)
+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

Bộ 6: Hợp đồng mua vào bán ra
Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

Bộ 7: Sổ sách kế toán
Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.

Bộ 8: Hồ sơ tài sản cố định
Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.

Bộ 9: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:
– Hồ sơ của từng nhân viên;
– Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
– Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
– Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
…..

Bộ 10: Các hồ sơ khác
Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập xuất khẩu, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT như 06,08, công văn báo giá…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít.
Trên đây là 10 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp khoa học.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn phần nào trong công việc kế toán của mình.

Nguồn: Gia đình kế toán

Tin Tức Khác

02 April, 2021

Checklist các công cụ chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong bối cảnh hiện nay, tầm quan trọng của…

02 April, 2021

Hệ thống ERP là gì? Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP1

Xu hướng ứng dụng ERP (phần mềm Hoạch định nguồn lực…

14 May, 2020

Lợi ích của hệ thống Phần mềm quản lý doanh nghiệp – ERP cho doanh nghiệp

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource…

12 February, 2020

Trường hợp nào thì kê khai thuế theo tháng/theo quý

Theo quy định tại điều 15 Thông tư số…

16 December, 2019

Khuyến cáo về việc triển khai Hóa đơn điện tử

Thông tin mới nhất về việc áp dụng triển…

29 October, 2019

Hết năm 2019, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp Hà Nội

Công ty đang sử dụng hóa đơn giấy, sắp…

24 September, 2019

Xuất hóa đơn vào ngày nghỉ thì có hợp lệ?

hiều người mặc định chủ nhật hoặc ngày lễ…

17 July, 2019

Tiền nghỉ mát, du lịch có phải nộp thuế TNCN không?

Tiền nghỉ mát, du lịch có phải nộp thuế…

26 February, 2019

Chi phí loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí loại trừ khi tính thuế thu nhập…