Một hệ thống quản lý tài liệu cho phép bạn tổ chức các thông tin quan trọng, giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ trong môi trường doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý tài liệu hợp lý sẽ dễ sử dụng, an toàn và không có các tệp không cần thiết. 

Nếu bạn hoặc nhân viên trong công ty thường xuyên truy cập tài liệu, việc tạo ra một hệ thống có tổ chức là điều cần thiết. Nó cho phép bạn dễ dàng tìm thấy các tài liệu cũ hơn và thu thập các tệp liên quan một cách nhanh chóng. Dưới đây là 7 cách tạo chiến lược quản lý tài liệu cho giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Cùng Asia tìm hiểu ngay thôi nào!

1. Quản lý tài liệu là gì? 

Quản lý tài liệu là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ tổ chức nào. Hiện nay, các tổ chức có hai loại hệ thống quản lý tài liệu phổ biến đó là: Mô hình giấy và điện tử. Đối với bài viết này này, chúng ta sẽ khám phá 7 bước quản lý tài liệu đa kênh có thể cải thiện độ chính xác, giảm thời gian quay vòng và nâng cao dịch vụ của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc xây dựng một quy trình quản lý tài liệu hiệu quả 

Việc áp dụng các giải pháp quản lý tài liệu mới và sáng tạo có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn. Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều lợi ích mà một quy trình quản lý tài liệu tốt mang lại: 

• Tăng năng suất 
• Giảm không gian lưu trữ 
• Hợp lý hóa thủ tục 
• Tăng cường cung cấp tài liệu 
• Cung cấp bảo mật dữ liệu tốt hơn 
• Thúc đẩy tuân thủ tài liệu quy định 
• Giảm khả năng xảy ra lỗi của con người 
• Cải thiện kiểm soát tài liệu và tổ chức 

3. Điều gì xảy ra khi một danh nghiệp không có quy trình quản lý tài liệu phù hợp?

Nếu không có các quy trình và thủ tục quản lý bên ngoài hiệu quả, bạn có thể gặp rủi ro nhiều hơn là sự vô tổ chức thuần túy. Khi bạn áp dụng mô hình không bị trầy xước, bạn có thể thấy rằng: 

• Doanh số bán hàng của bạn giảm: Quá nhiều sai lầm có thể tránh được sẽ tác động tiêu cực đến doanh số bán hàng và doanh thu của bạn. Việc quản lý tài liệu kém sẽ khiến khách hàng tin rằng chất lượng dịch vụ của bạn đang giảm sút và không khuyến khích hộ kinh doanh với bạn. 
• Lỗi của bạn làm tăng chi phí kinh doanh: Dịch vụ quản lý tài liệu kém có thể gây ra tác động tài chính cho tổ chức. Thời gian là một nguồn tài nguyên vô cùng quý giá và việc phải in lại tài liệu, gửi thư xin lỗi và liên lạc với khách hàng để khắc phục lỗi thường có thể vượt quá thời gian và chi phí dự kiến ​​cho việc liên lạc ban đầu.
• Đánh mất lòng trung thành của khách hàn: Mất nhiều thời gian hơn để xây dựng lòng trung thành của khách hàng hơn là đánh mất nó. Nếu bạn không thể cung cấp đúng thông tin cho khách hàng của mình, họ sẽ không còn tin rằng bạn có thể cung cấp dịch vụ được yêu cầu và do đó, họ sẽ tìm kiếm một công ty khác có thể. 
• Doanh nghiệp trở nên không đáng tin cậy: Khách hàng tin tưởng bạn xử lý dữ liệu nhạy cảm của họ một cách cẩn thận và gửi thư một cách an toàn. Do đó, tất cả các thông tin liên lạc ra bên ngoài phải được gửi một cách an toàn và chính xác. Một khi bạn gửi cho khách hàng thông tin không chính xác, họ sẽ coi tổ chức của bạn là không đáng tin cậy.

4. 7 bước để tạo và triển khai chiến lược quản lý tài liệu

4.1. Xác định chịu trách nhiệm của từng cá nhân 

Khi tạo và thực hiện bất kỳ chiến lược nào, điều quan trọng là phải biết ai là người chịu trách nhiệm theo dõi chiến lược đó từ đầu đến cuối. Để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và quy trình trong toàn tổ chức đều được tính đến khi phát triển tài liệu của bạn, bạn sẽ muốn thành lập một nhóm dự án để giám sát.

Nhóm dự án này sẽ bao gồm các cá nhân từ mọi khía cạnh của tổ chức (hành chính, phòng ban, vị trí chuyên môn,… Mỗi thành viên trong đội sẽ đóng vai trò trung gian hòa giải giữa đội và nhóm mà họ đại diện. Họ sẽ xác định tài liệu nào từ nhóm của họ phải được lưu, tài liệu nào có thể bị loại bỏ và cũng sẽ ghi lại cách bộ phận của họ xử lý tài liệu.

4.2. Đánh giá hệ thống hồ sơ hiện tại và xác định yêu cầu chiến lược

Khi tổ chức của bạn đã thành lập nhóm, họ sẽ cần:

• Đánh giá hệ thống nộp và lưu giữ tài liệu hiện tại, cả giấy và điện tử.
• Xác định cách tài liệu được nhận, xử lý, xem xét, lưu trữ và cuối cùng là xóa hoặc cập nhật trong toàn tổ chức.
• Chọn 1-2 phòng ban làm dự án thử nghiệm. Điều này sẽ giúp nhóm phát triển một phương pháp khám phá cách mỗi bộ phận xử lý tài liệu của mình.
• Hãy chắc chắn ghi lại từng bước trên đường đi. Có thể hữu ích nếu bạn có một tấm bảng trắng lớn hoặc một cuộn giấy thủ công để viết.
• Quyết định xem toàn bộ quá trình phát triển và triển khai chiến lược sẽ được nhóm dự án thực hiện nội bộ hay bên ngoài với sự trợ giúp của một công ty quản lý tài liệu.
• Chỉ ra những gì cần thiết để thực hiện chiến lược tài liệu đến khi hoàn thành. Đó có thể là các giải pháp mới để lưu trữ và truy cập tài liệu điện tử, cách chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, thêm bớt các bước trong quy trình xử lý tài liệu để nâng cao hiệu quả. 

4.3. Xác định từng nhóm tài liệu

Giờ đây, nhóm dự án đã hiểu về cách tổ chức của bạn xử lý tài liệu của mình, đã đến lúc xác định loại tài liệu mà họ đang xử lý và cách chúng được sử dụng. Nhóm dự án sẽ kiểm kê các tài liệu trong văn phòng của mỗi bộ phận. Hãy nhớ kiểm tra mọi vị trí, bao gồm tủ quần áo, văn phòng trống và bất kỳ tài liệu khu vực nào khác có thể đã được lưu trữ kém. 

Việc kiểm kê sẽ xác định nguyên vật liệu nào:

• Hồ sơ
• Những tài liệu tham khảo
• Giấy tờ tùy thân
• Nhân bản các tài liệu
• Thông tin khách hàng
• Các hình thức

Trong quá trình này, nhóm dự án có thể phát hiện ra rằng họ cần nhiều tài nguyên hơn để lập tài liệu, sắp xếp và lưu trữ mọi thứ một cách đầy đủ. Nếu đây là trường hợp, yêu cầu nhóm sửa lại kết quả của họ từ bước 2.

Bản kiểm kê này sẽ hữu ích trong việc xác định các loại tài liệu mà tổ chức của bạn xử lý hàng ngày, những hồ sơ nào cần phải có sẵn ngay lập tức và những hồ sơ nào sẽ không.

4.4. Thiết lập các thủ tục và yêu cầu

Khi nhóm đã kiểm kê xong, cần xác định:

• Cách thức lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tập trung, tại một địa điểm duy nhất hoặc phi tập trung và được lưu trữ tại các trạm làm việc riêng lẻ.
• Bản nháp, giấy tờ làm việc và bản sao tài liệu sẽ được xử lý như thế nào.
• Hệ thống nào sẽ được thiết lập để quản lý và lưu trữ tài liệu: HHệ thống tệp vật lý, hệ thống điện tử hoặc kết hợp cả hai.

Lưu ý: Khi tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, điều quan trọng là phải có một hệ thống cho phép khả năng xử lý công việc, lập chỉ mục dữ liệu, khả năng tách biệt và bảo mật hồ sơ – chỉ cho phép những người cần truy cập và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn.

4.5. Chuẩn bị chiến lược

Giờ đây, nhóm dự án đã biết các loại tài liệu mà tổ chức của họ xử lý, mục đích chúng phục vụ và vị trí hiện tại của chúng, tiếp đó doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng chiến lược: 

• Cách các tài liệu sẽ được nhận, xử lý, xem xét, lưu trữ, truy xuất và cuối cùng là xóa khỏi hệ thống.
• Quy trình này sẽ được tiêu chuẩn hóa trên toàn tổ chức hay được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của từng bộ phận.
• Xử lý tài liệu khi chúng không còn cần thiết trong văn phòng.

4.6. Dọn dẹp các tài liệu không cần thiết

Sau khi phác thảo được phát triển, đã đến lúc loại bỏ sự lộn xộn và những tệp rác chiếm dung lượng và có khả năng gây ra rủi ro trách nhiệm pháp lý. Nhóm dự án sẽ bắt đầu xác định và có khả năng loại bỏ tất cả các tài liệu không cần thiết đã được phát hiện trong quá trình kiểm kê và cuối cùng sẽ giao nhiệm vụ đó cho các nhóm tương ứng của họ.

Bạn có thể chọn chuyển các tài liệu đã ghi ngày tháng vào kho lưu trữ của công ty để tạo lịch sử hồ sơ – điều mà hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện tự động. Các tùy chọn khác cho các tài liệu cũ và không cần thiết có thể và nên được phát triển dựa trên nhu cầu và nghĩa vụ pháp lý của tổ chức bạn.

4.7. Sắp xếp tài liệu và duy trì quy trình

Cuối cùng cũng đến lúc thực hiện chiến lược quản lý tài liệu của bạn.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử, hãy di chuyển các tài liệu điện tử hiện tại vào hệ thống. Sau khi mọi thứ được tổ chức, điều quan trọng là nhân viên phải tuân theo chiến lược và cập nhật tất cả các hồ sơ. 

Hãy chắc chắn rằng:

• Bảo vệ hồ sơ: Giới hạn quyền truy cập chỉ cho những người cần nó. Một hệ thống điện tử sẽ được thiết lập với các quyền bảo mật.
• Có một hệ thống kiểm tra để theo dõi các chỉnh sửa đối với tài liệu và những người đã thực hiện các chỉnh sửa đó.
• Xóa các tài liệu đã hết thời gian lưu giữ để tránh rủi ro kiện tụng hoặc tuân thủ.

Tất cả những thứ này ngay lập tức có sẵn thông qua một hệ thống quản lý tài liệu điện tử với thiết lập tối thiểu. Việc thực hiện quy trình này trở nên khó khăn với hệ thống quản lý giấy tờ và không mang lại hiệu quả, giảm chi phí, khả năng tuân thủ và kiểm toán.